Brief regering : Meerjarenplannen digitale informatiehuishouding

32 802
Toepassing van de Wet open overheid

26 643
Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 344
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 11 december 2023

Hierbij bied ik u, mede namens de Staatssecretaris Cultuur en Media, de meerjarenplannen
digitale informatiehuishouding aan.

Op grond van artikel 6.2 van de Wet open overheid (Woo) hebben we, als verantwoordelijke
bewindspersonen voor de Woo, de Archiefwet en de rijksbrede informatiehuishouding,
de wettelijke taak gekregen om een meerjarenplan op te stellen over de wijze waarop
bestuursorganen hun digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk maken. Daarnaast
wordt met deze meerjarenplannen ook uitvoering gegeven aan de motie van het lid Leijten.1 Het Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding Rijksoverheid betreft ook
de actualisatie van het actieplan informatiehuishouding Open op Orde.2

Hieronder beschrijven we de opgave en de relatie tussen de meerjarenplannen van de
verschillende overheden. Verder belichten we een aantal prioriteiten die de basis
vormen voor de nadere samenwerking tussen de verschillende overheden. Tot slot kijken
we vooruit op de implementatie en het vervolg van de plannen.

De gezamenlijke opgave

De samenleving en de maatschappelijke opgaven van deze tijd vragen om een responsieve
overheid. Dat is een overheid die naast de burger staat, en zich richt op de behoeften
van de samenleving, die betrouwbaar en toegankelijk is en in dialoog en interactie
is met haar inwoners. Dit wordt echter niet altijd zo ervaren en is dan ook geen vanzelfsprekendheid.
Daarom zetten we als overheid op verschillende terreinen stappen om dit te verbeteren.
Deze meerjarenplannen gaan over de maatregelen die we nemen op het gebied van informatiehuishouding
en openbaarmaking. Een goede informatiehuishouding en openbaarmaking zijn namelijk
belangrijke voorwaarden voor een responsieve overheid.

De digitalisering heeft geleid tot nieuwe manieren van communicatie en een exponentiële
groei van informatie. Dit brengt nieuwe vraagstukken en dilemma’s met zich mee. Dit
heeft te maken met het beheer van grote hoeveelheden informatie, zowel ten behoeve
van archivering als openbaarmaking.

Veel ambtenaren werken aan maatschappelijke vraagstukken, bijvoorbeeld op het gebied
van stikstof, wonen, energie en armoede. Dit doen zij vanuit verschillende organisaties
en organisatieonderdelen. Het is van belang dat de informatie die hierbij gemaakt
en gebruikt wordt, goed bewaard blijft en gedeeld kan worden wanneer nodig en/of wenselijk.
Deze informatie kan bijvoorbeeld nodig zijn bij het maken van beleid, om te gebruiken
bij besluitvorming, bij de uitvoering van beleid en bij inspecties. Ook is deze informatie
essentieel om inzicht te krijgen in hoe besluitvorming tot stand is gekomen, bijvoorbeeld
in het kader van een Woo-verzoek of actieve openbaarmaking.

Dit vraagt om een goede informatiehuishouding. Daarmee kunnen ambtenaren hun taken
op een professionele manier uitvoeren, kunnen maatschappelijke vraagstukken integraal
en met het oog op de samenleving worden opgepakt en kunnen we open zijn over de manier
waarop we de vraagstukken aanpakken. Het op orde brengen van de informatiehuishouding
houdt in dat gearchiveerde informatie vindbaar is en ontsloten kan worden, niet alleen
na overdracht aan het archief, maar juist in de fase daarvoor. Hiervoor is het ook
van belang dat overheden samenwerken met elkaar en met de maatschappij. Alleen op
die manier worden we een overheid die zich richt op de behoeften van de samenleving,
die betrouwbaar en toegankelijk is en open staat voor dialoog en interactie.

Ruim een jaar na inwerkingtreding van de Woo is geconstateerd dat de uitvoering van
deze wet op onderdelen knelt. Er wordt daarom een invoeringstoets uitgevoerd. Met
deze invoeringstoets is in kaart gebracht welke knelpunten gebruikers en uitvoerders
ervaren bij de Woo. Op basis van deze invoeringstoets en na inwinning van advies bij
het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding en de regeringscommissaris
Informatiehuishouding zullen, indien nodig, maatregelen worden genomen om de uitvoering
en uitvoerbaarheid van de Woo te verbeteren.

Samenwerking

In de vier meerjarenplannen is beschreven hoe we als overheid digitale overheidsinformatie
duurzaam toegankelijk willen maken. De verschillende overheden kennen daarbij elk
hun eigen opgaven en accenten. In samenspraak met de koepels van de medeoverheden
(VNG, IPO en UvW3) is er daarom voor gekozen om de meerjarenplannen van de verschillende bestuurslagen
(gemeenten, provincies, waterschappen en Rijk) gezamenlijk aan te bieden aan uw Kamer.
Op die manier bouwen we voort op de al ingezette initiatieven en doen we recht aan
de verschillen. Tegelijkertijd zijn er ook veel overeenkomsten. Daarom vinden we het
belangrijk om verder samen op te trekken en van elkaar te leren. We hebben afgesproken
om de komende jaren overheidsbreed nauwer samen te werken, waarbij we ons de komende
tijd richten op de volgende prioriteiten:

1. Samen toewerken naar tijdige (wettelijke) afhandeling van Woo-verzoeken.

2. Gezamenlijk optrekken in het vinden van oplossingen voor e-mail- en chatberichtenarchivering.

3. Onderzoeken of/hoe we overheidsbreed verder kunnen komen tot (gebruik van bestaande)
gedeelde standaarden (voor bijvoorbeeld metadata (MDTO), IT-architectuur en informatiemodellen).

Vervolg

Wij realiseren ons dat we als overheid voor een grote opgave staan en dat de aanbieding
van deze meerjarenplannen geen eindstation is. Door de waterschappen, provincies,
gemeenten en Rijksoverheid wordt al hard gewerkt aan het uitvoeren van de plannen,
dit is cruciaal om digitale overheidsinformatie daadwerkelijk duurzaam toegankelijk
te maken. Daarbij moet er ook aandacht zijn voor ambtelijk-bestuurlijke bewustwording;
het is van belang dat iedereen binnen de overheid zich bewust is van de eigen rol
in deze opgave en welke bijdrage hierin verwacht wordt. De opgave is een ingewikkeld,
meerjarig traject en vraagt een forse inspanning van de verschillende overheden. Door
samen te werken met medeoverheden zal duidelijk moeten worden wat we van elkaar kunnen
leren en waar we samen kunnen werken.

De waterschappen, provincies, gemeenten en Rijksoverheid hebben de plannen opgesteld
vanuit hun eigen opgaven. De plannen van de verschillende bestuurslagen zijn daarom
op een andere manier opgebouwd, op een ander moment opgesteld, kennen hun eigen accenten
en hebben een eigen ritme voor actualisatie en verantwoording. Het plan van de waterschappen
is vastgesteld in 2020 en is nog actueel. Via de waterschapspiegel (bedrijfsvergelijking)
wordt een aantal indicatoren voor de voortgang bijgehouden die ook terug te vinden
zijn in de openbaarheidsparagraaf. Het plan van de provincies is in juli 2023 vastgesteld.
Vanaf het voorjaar van 2023 zal de VNG jaarlijks monitoren op de voortgang van de
implementatie van de Woo bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Op basis
van de resultaten zal bepaald worden of het meerjarenplan van de gemeenten geactualiseerd
gaat worden, dat is op zijn vroegst eind 2024. Het meerjarenplan van de Rijksoverheid
wordt elke twee jaar bijgewerkt en er zal jaarlijks over de voortgang worden gerapporteerd
in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk.

Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding

De meerjarenplannen zijn gelijktijdig aangeboden aan het Adviescollege Openbaarheid
en Informatiehuishouding (ACOI). Het ACOI heeft op grond van de Woo de wettelijke
taken gekregen om te adviseren over aanpassing van het meerjarenplan en toe te zien
op de uitvoering daarvan. Het advies van het ACOI zien wij als een belangrijke stap
voor de actualisatie en doorontwikkeling van de meerjarenplannen.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
A.C. van Huffelen