Brief regering : Afschaffen minutenregistratie wijkverpleging

Nr. 434
BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 4 december 2018

Meerdere malen heb ik met uw Kamer van gedachten gewisseld over de minutenregistratie
in de wijkverpleging. Ik vind dit één van de belangrijkste elementen uit het actieplan
(Ont)Regel de zorg, dat ik in mei 2018 samen met mijn collega-bewindspersonen aan
uw Kamer heb gezonden (Kamerstuk 29 515, nr. 424). De minutenregistratie leidt tot veel onnodige administratieve lasten, minder werkplezier
en verspilling van waardevolle tijd. Tijd die iedereen liever aan goede zorg besteedt.

«We moeten af van de 5-minutenregistratie. Zodat we de tijd die we kwijt zijn met
registreren en declareren, kunnen besteden aan dat wat we willen doen. Waarvoor ons
hart klopt, waarvoor we opgeleid zijn, waar we goed in zijn, onze passie: het verplegen
en verzorgen van mensen thuis.»

Uit: «Weg met de vijfminutenregistratie», Pauline Arts (wijkverpleegkundige, 19 juni
2017

Afschaffen van minutenregistratie in de wijkverpleging

Graag informeer ik u over de afspraken die zijn gemaakt tussen wijkverpleegkundigen1, zorgaanbieders, zorgverzekeraars, accountants, NZa en VWS om het jaar 2019 te gebruiken
om de minutenregistratie als onnodige administratieve last voor zorgprofessionals in de wijkverpleging definitief uit
te bannen. Met deze afspraken wordt een alternatieve registratiestandaard geïntroduceerd en worden (aanbieders van) wijkverpleegkundigen maximaal
ondersteund om deze nieuwe registratiestandaard op korte termijn in hun organisatie
in te voeren.

Per 1 januari 2019 geldt zorgplan=planning=realisatie, tenzij als alternatief voor de minutenregistratie; een registratiestandaard, die afgeleid
wordt van de planning en waarbij de zorginhoud leidend is. Het gebruik van deze alternatieve
registratiestandaard vraagt het nodige van aanbieders en zorgverzekeraars. Nog niet
iedereen is daar klaar voor. Daar heb ik begrip voor. Een deel van de aanbieders is
al in staat om begin 2019 de nieuwe registratiestandaard te gebruiken. Zij zullen
hier direct mee aan de slag gaan. Overige aanbieders krijgen tot 1 januari 2020 de
tijd om organisatieprocessen op orde te krijgen en de nieuwe standaard te implementeren.
Aanbieders die al regelarm werken (die de minutenregistratie bijvoorbeeld hebben opgelost
met een vorm van een pasjessysteem of gebruik maken van experimentele bekostiging),
mogen zo blijven werken.

Wat is nodig?

Een verplichting vanuit wet- en regelgeving bestond al niet meer. Maar in de praktijk
werd er onvoldoende comfort gevoeld om de minutenregistratie los te laten. Dit comfort
wordt nu geboden door het aanreiken van een alternatieve registratiestandaard: zorgplan
= planning = realisatie, tenzij, met een uitwerking die aangeeft wat van iedere partij
wordt gevraagd. Maar we zijn er niet met het aanpassen van de regelgeving en het aanbieden
van een alternatieve registratiestandaard. We moeten ervoor te zorgen dat de registratiestandaard
in de praktijk ook echt gebruikt gaat worden en wijkverpleegkundigen geen regeldruk
meer ervaren van minutenregistratie. Dat doen we door:

1. Aangepaste regelgeving

2. Een andere inrichting en helderheid over controles door verzekeraars, accountants
en NZa

3. Een handreiking alternatieve registratiestandaard

4. Een ervaringenbox voor wijkverpleegkundigen en hun collega’s

5. Een overzicht met FAQ’s voor zorgaanbieders

6. Een praktijkteam VWS en NZa

7. Monitoring

In de rest van deze brief zal ik de alternatieve registratiestandaard en deze stappen
nader toelichten.

Zorgplan = planning = realisatie, tenzij

We kunnen de ervaren regeldruk alleen terugbrengen en daarmee de kwaliteit van zorg
verhogen, als zorgprofessionals weer zorg kunnen verlenen in plaats van urenlijstjes
bijhouden. Met deze alternatieve registratiestandaard gaan we terug naar het vertrouwen
op het professionele handelen van zorgprofessionals. Voor het werken volgens «zorgplan=planning=realisatie,
tenzij» is de zorginhoud namelijk leidend. Het gaat daarbij om informatie die de wijkverpleegkundige
in het kader van goede zorgverlening sowieso al vastlegt. Voor de verslaglegging hiervan
baseren we ons op de normen van de beroepsgroep. Bekostiging en declaratie op tijd
blijft, maar op basis van de planning die vooraf wordt gemaakt. De wijkverpleegkundige
hoeft hierdoor niet meer achteraf tot op de minuut te registeren welke zorg is geleverd.
Dat scheelt veel tijd, die aan cliënten besteed kan worden.

Aan de slag

Om het werken met deze alternatieve registratiestandaard mogelijk te maken heeft de
NZa de nieuwe werkwijze verwerkt in de (1) regelgeving: sinds 1 juli 2018 is de aangepaste Nadere Regel Verpleging en Verzorging gepubliceerd.

De nieuwe regelgeving gaat per 1 januari 2019 in werking, waardoor het per 1 januari
mogelijk is om de alternatieve registratiestandaard te gaan gebruiken.

Het gaan gebruiken van deze nieuwe registratiestandaard vraagt het nodige van aanbieders
en zorgverzekeraars. Om deze werkwijze overal in te voeren, is het nodig dat de werkwijze
van zorgaanbieders en zorgverzekeraars aansluit op de alternatieve registratiestandaard.
Zorgaanbieders moeten zorgen voor goede bedrijfsvoering en de interne controle daarop.
Om zorgaanbieders daarin te ondersteunen bieden de accountants half december 2018
(2a) inzicht in wat een goede administratieve organisatie behelst. Zorgverzekeraars vragen in het kader van controles niet méér uit dan is
afgesproken op basis van goede verslaglegging (richtlijn beroepsgroep). Zij hanteren
een transparante en getrapte controlesystematiek, gericht op organisatieniveau en
waarbij ruimte is voor leren en verbeteren. Deze controlesystematiek leggen zij vast
in de (2b) handleiding materiële controle, die in het eerste kwartaal 2019 wordt opgeleverd. Deze controlesystematiek geldt
voor gecontracteerde aanbieders. De NZa heeft deze manier van werken door verzekeraars
onderschreven in een (2c) brief (zie bijlage I)2.

Maar daarmee zijn we er nog niet. Om definitief te kunnen stoppen met de minutenregistratie
is het van belang dat wijkverpleegkundigen, zorgaanbieders, accountants en zorgverzekeraars
stap voor stap worden meegenomen in hoe ze de alternatieve registratiestandaard in hun organisatie kunnen gebruiken.
Dat begint met een (3) handreiking, waarin de registratiestandaard in detail is uitgewerkt. De handreiking legt uit
hoe de registratiestandaard in de praktijk kan worden toegepast. In de handreiking staat ook een groot aantal casusvoorbeelden uit de praktijk, zodat ook in complexe
situaties de handreiking kan helpen.

Casusvoorbeeld uit de handreiking

Mevrouw Jansen wordt thuis verpleegd. Ze is 40 jaar en is ernstig ziek. Mevrouw heeft
borstkanker in een gevorderd stadium. Ze ligt veel op bed en is erg moe. Ze heeft
onlangs nog een chemotherapiekuur gehad die lichamelijk en geestelijk erg veel van
haar gevergd heeft. De dokter heeft haar twee maanden geleden verteld dat ze niet
zal herstellen.

Mevrouw is geïndiceerd voor twee keer een half uur per dag thuiszorg waarin zowel
persoonlijke verzorging als verpleegkundige zorg wordt geboden. De feitelijk benodigde
tijd kan per dag sterk verschillen, afhankelijk van de omstandigheden, hoe zij zich
voelt bijvoorbeeld voor en na de chemo en de aanwezigheid van mantelzorg. In de actuele
planning van de routes wordt daarmee zoveel mogelijk rekening gehouden.

Voorheen: Bij de minutenregistratie hield de wijkverpleegkundige per zorgmoment bij
hoe lang de geleverde zorg duurde.

Nu: De omstandigheden van het zorgmoment worden benoemd in de voortgangsrapportage
en de planning wordt indien nodig aangepast. De wijkverpleegkundige hoeft dus niet
meer per elk zorgmoment achteraf te registreren. De (gecorrigeerde) planning vormt
de basis voor declaratie. Het zorgplan wordt niet aangepast, hierin zijn de onzekerheden
met betrekking tot de mantelzorg en de zorg nodig na chemo al initieel opgenomen.

Wijkverpleegkundigen, aanbieders en verzekeraars kunnen daarbij tegen knelpunten aanlopen.
Of er zijn nog steeds wijkverpleegkundigen die administratieve lasten ervaren van
minutenregistratie. Om deze ervaringen te kunnen delen en extra ondersteuning te krijgen,
richten de brancheverenigingen voor wijkverpleegkundigen, zorgaanbieders en zorgverzekeraars
helpdesken in. Wijkverpleegkundigen kunnen hun ervaringen met het wel of niet schrappen
van de minutenregistratie delen in een zogenaamde (4) Ervaringenbox; een helpdesk van V&VN. Ook zorgverzekeraars en zorgaanbieders kunnen bij hun brancheorganisatie
terecht voor het delen van goede voorbeelden en het delen van ervaringen. Daarnaast
worden voor zorgaanbieders (5) FAQ’s opgesteld die, afhankelijk van de situaties waar zorgaanbieders tegenaan lopen, worden
aangevuld en komt er een online platform waar zorgaanbieders hun ervaringen kunnen
delen met elkaar.

Mochten we op basis van dit inzicht in ervaringen en signalen uit de praktijk zien
dat het ergens niet goed gaat, dan kan het (6) praktijkteam van VWS en NZa worden ingezet. Dit praktijkteam zal het gesprek aangaan met wijkverpleegkundigen,
zorgaanbieders en zorgverzekeraars. Om hen te ondersteunen bij het invoeren van de
nieuwe registratiestandaard en eventuele problemen op te lossen.

Om tijdig te volgen of de minutenregistratie inderdaad na 2019 ten einde is, zullen
we gedurende 2019 (7) periodiek inventariseren in hoeverre zorgaanbieders de registratiestandaard «zorgplan=planning=realisatie,
tenzij» in de praktijk gebruiken, hoe het in de praktijk uitpakt voor zorgprofessionals,
of het er geen verschuiving van administratieve lasten plaatsvindt, of materiële controles
aansluiten op de gemaakte afspraken en wat de verdere ervaringen zijn met de invoering
en toepassing.

Vertrouwen op de professional

Met het werken met deze alternatieve registratiestandaard geven we wijkverpleegkundigen
hun vak weer terug. In plaats van vertrouwen op registraties gaan we over op het vertrouwen
op de professionaliteit van de wijkverpleegkundige. En vertrouwen in elkaar. Om dit
vertrouwen te bekrachtigen hebben Verpleegkundigen & Verzorgenden Nederland, ActiZ,
Zorgthuisnl, Zorgverzekeraars Nederland, Nederlandse Zorgautoriteit en het Ministerie
van VWS een convenant getekend (zie bijlage II)3, waarin zij zich eraan hebben verbonden dat wijkverpleegkundigen na 2019 geen administratieve
lasten meer ervaren van minutenregistraties. Want alleen samen kunnen we ervoor zorgen
dat we de minutenregistratie niet alleen gaan schrappen, maar er ook daadwerkelijk
mee gaan kappen.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
H.M. de Jonge