Brief regering : Voortgang financieel beheer ministerie van VWS

Nr. 216 BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 12 april 2023

Tijdens het wetgevingsoverleg over het jaarverslag 2021 d.d. 30 juni 2022 (Kamerstuk
36 100 XVI, nr. 14) is met uw Kamer gesproken over het (financieel) beheer1 en het programma dat binnen het Ministerie van VWS inzet op structurele verbeteringen
met aandacht en oog voor de organisatie en de veranderkundige opgave die dit vergt.
In de vorige voortgangsrapportage (Kamerstuk 36 200 XVI, nr. 11) en tijdens het wetgevingsoverleg heb ik u geïnformeerd dat de focus van het programma
is komen te liggen op de borging van het financieel beheer in de gehele organisatie.

Met deze brief geef ik uitvoering aan de motie van het lid Sneller c.s. (Kamerstuk
35 830 nr. 9) om u twee keer per jaar te informeren over de borging van het financieel beheer
en de gewijzigde motie van het lid Den Haan c.s. waarin wordt gevraagd in te gaan
op de gewenste cultuur (Kamerstuk 35 830, nr. 36) om het financieel beheer structureel te borgen. Focus van deze brief ligt op de
voortang van de verbetering van het financieel beheer en de opgave die het vraagt
van de organisatie. De formele verantwoording over het jaar 2022 vindt plaats in het
departementaal jaarverslag 2022 die uw Kamer op Verantwoordingsdag d.d. 17 mei zal
ontvangen.

Ik zal eerst ingaan op het algemene beeld van het financieel beheer om vervolgens
meer specifiek in te gaan op verschillende onderwerpen en af te sluiten met de acties
rondom de inrichting en cultuur van het financieel beheer.

Voortgang verbetering financieel beheer VWS

Hoewel het ministerie de afgelopen periode stappen heeft gezet om het beheer te versterken,
is tevens duidelijk dat de benodigde verandering de komende jaren nog bijzondere aandacht
vraagt. Het oplossen van de structurele kwetsbaarheden – die mede door de coronacrisis
zichtbaar zijn geworden – is een meerjarig traject dat de onverdeelde inzet van de
gehele organisatie vraagt. We zijn er dus nog niet. Om echt te komen tot een duurzaam
en robuust ingericht beheer is de komende periode blijvende aandacht en actie nodig.

Bij de start van het programma «Structurele en culturele borging financieel beheer»
(hierna het programma) zijn in 2022 verschillende producten uitgewerkt die een bijdrage
moeten gaan leveren aan een adequaat materieel-, inkoop- en subsidiebeheer. Hierbij
moet gedacht worden aan producten zoals een handboek subsidies en subsidiegids, de
subsidiemonitor, centraal contractenoverzicht, handreiking prestatieverklaring na
inkoop, handreiking instrumentkeuze en handreiking centrale regie materieel beheer.
Na het vaststellen van de diverse producten binnen de organisatie is – in opzet –
een belangrijke mijlpaal bereikt.

De cruciale fase van implementatie en het werkend krijgen van deze producten is voorzien
in 2023. Acties in deze implementatiefase zijn het beschikbaar maken, bekend stellen
en het monitoren van het daadwerkelijk gebruik van de producten. Op basis van deze
inzichten zal er altijd ruimte moeten zijn voor het eventueel bijsturen van producten.
Voor die producten waar nog nadere uitwerking of toelichting nodig is om te komen
tot een succesvolle implementatie wordt in het tweede kwartaal een implementatieplan
vastgesteld.

Tegelijk geldt dat veranderingen voor de culturele en gedragsaspecten een meerjarige
aanpak vergt. Producten bepalen niet het succes van het financieel beheer van een
organisatie, maar de wijze waarop deze door de medewerkers worden toegepast. Bij deze
meerjarige aanpak speelt de inrichting van de financiële functie een essentiële rol.
In 2022 is een eerste stap gezet met het uitwerken van functieprofielen voor de financieel
adviseurs en coördinerend financieel adviseur van de directies en directeuren-generaal.
Naast functieprofielen is ook de inrichting van de financiële functie in zijn geheel
onlosmakelijk verbonden met de versterkingsopgave. Besloten is om breder te kijken
naar de inrichting van de financiële functie. Mede op basis van deze exercitie zal
in 2023 worden onderzocht welke inrichting van de financiële functie het meest ondersteunend
is aan de veranderopgave waar het ministerie voor staat. Hiervoor wordt gekeken op
welke wijze andere departementen de financiële functie hebben ingericht (o.a. OCW
en BZK). De verkenning van de inrichtingsmogelijkheden moet eind tweede kwartaal gereed
zijn en afhankelijk van de gemaakte keuze wordt deze verder geïmplementeerd.

Momenteel wordt gewerkt aan de plannen van aanpak omtrent de verwachte bevindingen
van de Auditdienst Rijk (ADR) en onvolkomenheden van de Algemene Rekenkamer. In het
tweede kwartaal wordt voor elke bevinding een eigenaar benoemd en een plan van aanpak
opgesteld. Deze plannen van aanpak worden getoetst op doeltreffendheid (lost dit het
probleem op) en op concrete mijlpalen. De voortgang hiervan zal minimaal één keer
per kwartaal worden beoordeeld.

Dit jaar heb ik moeten constateren dat er nog veel correcties zijn in de financiële
administratie in de laatste fase van de financiële afsluiting. Om gedurende het jaar
te werken aan een juiste en volledige administratie wordt er daarom een plan uitgewerkt
om vanaf dit jaar op basis van tussentijdse standen van de verplichtingen, vorderingen
en voorschotten overleg te voeren tussen de directie FEZ en de directeuren van het
departement. Dit plan wordt vastgesteld in het tweede kwartaal.

Op fiscaal gebied heeft het Ministerie van VWS in 2022 aangetoond de zaken op orde
te hebben. Derhalve heeft het ministerie het vernieuwde convenant Horizontaal Toezicht
met de Belastingdienst in het eerste kwartaal 2023 mogen tekenen. Voor de bedrijfsvoering
van het ministerie houdt dit onder andere in dat VWS een gedocumenteerde fiscale strategie
heeft, een fiscale risicoanalyse heeft opgesteld en beschikt over een intern fiscaal
monitoringsysteem dat gericht is op de – met de Belastingdienst afgestemde – risico’s.

Om zo zeker als mogelijk te stellen dat hetgeen wat wij hebben gedaan en gaan doen
ook daadwerkelijk leidt tot een sterkere en betere organisatie heb ik aan de ADR gevraagd
om in 2023 een validatie uit te voeren naar de voortgang van het programma. Deze validatie
zal starten in het tweede kwartaal van dit jaar. Dit vanuit de volle overtuiging dat
we als ministerie sterker uit de coronapandemie zullen komen dan dat we erin zijn
gegaan.

Beheer en inzet van financiële instrumenten

Het programma richt zich onder andere op het beheer van de financiële instrumenten:
inkoop-, subsidie- en materieelbeheer.

1) Inkoopbeheer

In 2022 is verder gewerkt aan het versterken van het huidige inkoopbeheer met eerdergenoemde
producten. Daarnaast wordt aan de optimalisatie van het systeem gewerkt met het project
«Inkoop tot Betaling» (ITB). Momenteel bestaan er verschillende systemen voor het
contracteren en is geen directe aansluiting in de systemen tot het betalen van de
factuur van de inkoop. Dit leidt tot (ongewenste) procesvariatie. Het einddoel van
het project is het realiseren van een Source-to-Pay proces (dus contracteren en overgaan
tot betalen van de factuur in één systeem). Dit systeem zal alle eigen inkoopprocessen
ondersteunen behalve het inhuurproces en de inkopen die via de Rijksinkoopsamenwerking
(RIS) verlopen. Voor het inhuurproces was het ministerie reeds overgestapt naar een
nieuw systeem dat ook door andere ministeries wordt gebruikt.

Als tussenstap is een voorziening gerealiseerd om catalogusbestellingen, die tot 1 april
2022 door DigiInkoop werden ondersteund, te kunnen ondersteunen. Vanwege tijdsdruk
is besloten om dit op te vangen met de implementatie van «WijBestellen», hetgeen ook
door het Ministerie van SZW, Financiën en BZK wordt gebruikt. Parallel aan de implementatie
van «WijBestellen», is in 2022 een aanbesteding gestart voor Source-to-Pay software,
beoogd is om de overeenkomst in juni te tekenen. In 2024 wordt de uitrol van de nieuwe
Source-to-Pay software voorzien.

Gebruik uitzonderingsgrond dwingende spoed

Zoals toegezegd aan uw Kamer tijdens het wetgevingsoverleg over het jaarverslag 2021
d.d. 30 juni 2022, treft u hieronder de stand van zaken van het aantal inkoopprocedures
waarbij door het kerndepartement gebruik is gemaakt van de uitzonderingsgrond dwingende
spoed. Er is alleen voor d.d. 30 juni 2022 in meerdere gevallen gebruik gemaakt van
deze uitzonderingsgrond uit de Aanbestedingswet, omdat er situaties waren waarbij
het afwijken van de gebruikelijke aanbestedingsregels onvermijdelijk was.

Tabel 1. Gebruik dwingende spoed in 2022

Dossier

Realisatie 2022

Korte omschrijving reden van gebruik

Totstandkoming gehanteerde prijzen

Zelftesten onderwijs (38,8 mln. stuks)

€ 84,0 miljoen

Eind november 2021 is het zelftestbeleid in het onderwijs ingesteld aangezien het
van publiek belang was het onderwijs zo lang mogelijk open te houden. Door de opkomst
van de omikronvariant bleek uiteindelijk een tekort van zelftesten te ontstaan van
zes weken in 2022 tussen twee aanbestedingen in. De stijging in benodigde zelftesten
was niet te voorzien door VWS.

De plafondprijzen van de op dat moment lopende overeenkomsten zijn gecontinueerd voor
de overeenkomsten onder dwingende spoed.

Testcapaciteit overflow (75.000 stuks NAAT)

€ 41,3 miljoen

Met het ingaan van NAAT II contracten beschikte VWS over een analysecapaciteit van
100.000 coronatesten per dag. Door de omikronvariant en de daarmee verbonden hogere
besmettingscijfers was het noodzakelijk om aanvullend 75.000 extra testcapaciteit
per dag toe te voegen. Deze stijging was niet te voorzien door VWS.

De prijzen in deze contracten zijn het resultaat van één op één onderhandelingen met
drie hoogvolume labs.

Stichting Open Nederland (SON)

€ 12,5 miljoen

De Landelijke Coördinatiestructuur Testcapaciteit (LCT) heeft in oktober 2021 geadviseerd
om het takenpakket van SON bij Dienst Testen onder te brengen. Uit de uitvoeringstoets
blijkt dat een overdracht van de taken uitvoerbaar is, maar dat het te grote risico’s
voor de operationele continuïteit van testen voor toegang met zich meebrengt om dit
op korte termijn in te laten ingaan. Daarom is gekozen voor een verlengingsoptie met
SON op basis van dwingende spoed.

De prijs die SON hanteert is op basis van een Open House constructie.

Het gerealiseerde bedrag is in 2021 verstrekt op basis van een voorschot.

Verlengingen Landelijk Coördinatie Patiënten Spreiding

€ 6,0 miljoen

De LCPS is bij de start van de coronacrisis met de grootst mogelijke spoed opgericht.
Hierbij is ook gebruik gemaakt van de richtsnoeren van de Europese Commissie betreffende
gebruik van het kader voor overheidsopdrachten in de door Covid-19 veroorzaakte noodsituatie
(202/C108 1/01). Er is in 2022 sprake geweest van een verlenging van de overeenkomst.

De prijzen zijn tot stand gekomen na overleg tussen partijen. Dit is gedaan op basis
van de noodzakelijke kosten voor de operationele zaken (o.a. huisvestingskosten en
logistieke kosten)

Vaccinatie-implementatie zeevarenden

€ 0,6 miljoen

Door de opkomst van de omikronvariant is de boostercampagne voor coronavaccinaties
eerder gestart en versneld. Daarmee was er niet voldoende tijd om voor deze bijzondere
groep een aanbestedingsprocedure te doorlopen. De GGD gaf aan geen capaciteit te hebben
voor deze doelgroep. Daarom is besloten gebruik te maken van de route via de arbounie
waarmee de zeevarenden op korte termijn een boostervaccin konden ontvangen.

Het vaste uurtarief van de arbounie is gehanteerd, dit uurtarief is gedeeld door het
aantal ingeschatte vaccinaties per uur.

Coördinatie diagnostiek en medisch vervoer Oekraïense vluchtelingen

€ 0,1 miljoen

De gebeurtenissen in het kader van de Russische inval in Oekraïne hebben ertoe geleid
dat de reguliere termijnen van een aanbesteding niet toereikend waren. Het ging hier
om een uitzonderlijke situatie. De Landelijke Coördinatie Patiënten Spreiding (LCPS)
heeft de medische evacuaties gecoördineerd en de opvang en spreiding van patiënten
in goede banen geleid. Eurocross Assistance Netherlands B.V. (Eurocross) heeft de
diagnostiek en het internationaal medisch vervoer gecoördineerd.

Repatriëring is gebaseerd op 190 euro excl. BTW voor coördinatie voor vervoer van
een medische evacuee en de daadwerkelijk gemaakte repartriëringskosten per medische
evacuee.

Totstandkoming prijzen Open House constructies en niet reguliere inkopen

Naar aanleiding van interesse van uw Kamer over de totstandkoming van de prijzen bij
Open House constructies en niet regulier verlopen inkopen volgt hieronder nadere toelichting.

Een Open House constructie is een open toelatingssysteem voor de levering van (zorg)voorzieningen
op basis van een vooraf bekendgemaakte toelatingsprocedure. Binnen een Open House
constructie worden slechts geschiktheidseisen en/of minimumeisen gesteld. Hierbij
kan gedacht worden aan bijvoorbeeld de prijs, opleidingseisen en certificering. Vervolgens
kunnen aanbieders in beginsel gedurende de gehele looptijd van het systeem toetreden
en hun diensten aanbieden. De marktomstandigheden, de wijze van bekostiging, de samenstelling
van de populatie en de specifieke inkoopbehoefte hebben allemaal invloed op de keuze
voor Open House. Bij een Open House constructie moet de opdrachtgever, in dit geval
het Ministerie van VWS, zelf de kostprijs goed inschatten anders zal er geen toetreding
zijn vanuit de markt.

Naast Open House constructies bestaat ook de mogelijk tot niet regulier inkopen. VWS
volgt de aanbestedingswet omdat dit concurrentie/marktwerking voorstaat en leidt tot
een goede (markt)prijs. In de aanbestedingswet zijn echter ook gronden opgesomd waarbij
de aanbestedingswet niet van toepassing is en waarbij de aanbestedingswet in beginsel
van toepassing is. Dit zijn situaties waarbij een aanbestedende dienst mag afzien
van een gepubliceerde Europese aanbestedingsprocedure. Indien hier sprake van is,
gelden binnen VWS procedures die «checks and balances» met zich meebrengen.

a. Van belang is te realiseren dat voor elke inkoop meerdere medewerkers ten eerste een
raming maken van het doel en de bijbehorende benodigde middelen.

b. Als er twijfels zijn over een raming, kan een marktconsultatie of onderzoek uitgevoerd
worden.

c. Bij grote projecten wordt een offerte en vaak met een onderliggende begroting opgevraagd
die wordt beoordeeld en goedkeuring vereist van de manager.

d. Zelfs bij de meeste dwingende spoed corona inkopen was er op basis van de kennis en
kunde binnen het ministerie door een crisisteam een bandbreedte ingesteld waarbinnen
de offertes van de leveranciers moesten vallen. Indien die daarbuiten vielen, werden
die offertes afgewezen.

Naast aspecten a t/m d kan bij de bovengenoemde B categorie het ook voorkomen dat
het ministerie zelf drie leveranciers kiest en hen vraagt een offerte in te dienen.
Daarmee wordt ook enige marktwerking bevorderd.

2) Subsidiebeheer

Op het gebied van subsidiebeheer is in 2022 verder gewerkt aan het verminderen van
staatssteun en voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O), dit ook naar aanleiding
van de bevindingen van de ADR en de Algemene Rekenkamer uit eerdere jaren. Voorafgaand
aan publicatie en inwerkingtreding, worden alle nieuwe en verlengde subsidieregelingen
door het Expertisecentrum Subsidies (ECS) getoetst op rechtmatigheid en uitvoerbaarheid.
De staatssteuntoets is hier nadrukkelijk onderdeel van. Bij de verantwoording 2022
was er wederom budgettair minder onzekerheid over de rechtmatigheid vanwege staatssteun.

Uit intern onderzoek van VWS is gebleken dat de uitgevoerde M&O-risicoanalyses nog
verbeterd moeten worden. Om M&O te voorkomen houdt het Ministerie van VWS een overzicht
bij van onregelmatigheden bij subsidies. DUS-I zorgt voor het beheer van dit register.
In 2022 is bij DUS-I een meldpunt onregelmatigheden opgericht om de mogelijkheid te
bieden vermoedens van M&O te melden. Medio 2021 is op initiatief van het Ministerie
van Financiën een werkgroep gestart om de interdepartementale handreiking M&O te herschrijven.
In het derde kwartaal van 2022 is de interdepartementale handreiking M&O vastgesteld.

In 2023 wordt verder gewerkt aan het verbeteren en implementeren van de subsidiemonitor
om centraal toezicht te kunnen houden. In het tweede kwartaal wordt een volledig geïmplementeerde
monitor verwacht die ingaat op de lopende subsidieregelingen.

Verder is het Ministerie van VWS onderdeel van de taskforce uitkeringsstelsel. Met
de brief van 25 maart 20222 heeft de Minister van BZK het rapport over het uitkeringsstelsel van het Centrum
voor Onderzoek van de Economie van de Lagere Overheden (COELO) aan uw Kamer aangeboden.
Het rapport is richtinggevend voor de verdere uitwerking van de gewenste en benodigde
aanpassingen in het uitkeringsstelsel. De aanbevelingen uit het rapport zullen door
de interdepartementale Taskforce uitkeringsstelsel worden uitgewerkt en moeten leiden
tot het bereiken van de gestelde doelen:

• inrichting van de financiële verhoudingen passend bij de uitvoering door gemeenten
van hun maatschappelijke opgaven;

• verheldering over wat wel en niet mogelijk is binnen de Financiële-verhoudingswet;

• verminderen van de administratieve- en verantwoordingslast van de medeoverheden door
onder meer vermindering van het aantal specifieke uitkeringen.

In 2022 zijn de VNG en het IPO tot de Taskforce uitkeringsstelsel toegetreden en is
in deelprojecten aan de voorbereiding van de herziening van de Financiële-verhoudingswet
gewerkt.

Als laatste deel ik u mede over het subsidiebeheer dat, zoals toegezegd in de eerdere
voortgangsbrief van het financieel beheer van d.d. 18 november 2022, uw Kamer in 2023
wordt geïnformeerd over de voortgang van de fraudeaanpak betreffende de subsidieregeling
Coronabanen in de Zorg (COZO) 20213. Deze aanpak kent een strafrechtelijk en bestuursrechtelijk spoor. Wat betreft het
strafrechtelijke deel heeft De Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) op 7 maart 2023
melding gemaakt van aanhoudingen in het kader van de strafrechtelijke aanpak van COZO-fraude.4 Over de lopende bestuursrechtelijke aanpak van misbruik en oneigenlijk gebruik wordt
uw Kamer voor de zomer geïnformeerd.

3) Materieel beheer

De aanwijzing materieel beheer is in 2022 vastgesteld. Het Ministerie van VWS heeft
op centraal niveau inzicht in de voorraden via periodieke rapportages vanuit de decentrale
administraties van het CIBG/LCH, CIBG/BMC, het RIVM en Dienst Testen. Daarbij is het
goed om te vermelden dat de daadwerkelijke logistieke afhandeling van de voorraden
voor het merendeel bij externe dienstverleners is ondergebracht. De visie van het
ministerie voor het materieel beheer is om te voldoen aan de Rijksbrede regelgeving
die hiervoor gelden. De aanwijzing is gebaseerd op de aanwijzing materieel beheer
van het Ministerie van Defensie. De toevoeging van de aanwijzing zitten enerzijds
in de aangescherpte inkoopprocessen waarin o.a. meer aandacht gevraagd is voor de
prestatieverklaring en het formuleren van de voorwaarden waar een geleverde prestatie
aan moeten voldoen.

In 2022 zijn ook besluiten genomen om de aanwezige voorraden af te bouwen naar het
niveau van een veiligheidsvoorraad. Met Domein Roerende Zaken (DRZ) van het Ministerie
van Financiën is veelvuldig contact geweest ten behoeve van het afstoten en verwerken
van overtollige voorraden of voorraden waarvan de THT verstreken is. Zowel het CIBG
als Dienst Testen werken nauw samen met DRZ bij de afbouw en verwerking van de voorraden.
Ook het RIVM meldt vaccinverwerking bij DRZ.

Inrichting en cultuur financieel beheer

De veranderingen in de inrichting en cultuur vraagt de komende jaren blijvende grote
aandacht van het ministerie. De politieke en ambtelijke top van het ministerie onderschrijft
dit en draagt dit ook uit. Daarbij wordt geconstateerd dat cultuuraanpassingen complex
en langdurig zijn. Dit vraagt dat de noodzaak voor een gedegen financieel beheer «doorleefd»
moet worden in alle lagen van het departement. Hiertoe wordt gewerkt via de soft-controls
die in de rapportage van KPMG staan die al eerder met u is gedeeld (Kamerstuk 35 925 XVI, nr. 28). Hierbij moet u denken aan voorbeeldgedrag door de ambtelijke leiding, bespreken
waar dilemma’s zitten en medewerkers aanspreken bij ontoereikende kwaliteit van het
financieel beheer. De verbeteringen in de processen worden momenteel omgezet in eerdergenoemd
implementatieplan dat inspeelt op welke veranderingen in de organisatie en in gedrag
er nodig zijn om te komen tot de beoogde verbeteringen. Hierbij worden niet alleen
de medewerkers met een financiële functie maar juist ook medewerkers met een beleids-
of andere staffunctie meegenomen. Onderdeel van dit implementatieplan wordt ook een
communicatiestrategie. Hierbij wordt rekening gehouden met de verschillende doelgroepen
(medewerkers, financieel medewerkers, directeuren etc.) en wat van hen verwacht wordt
in deze verandering.

In 2022 is gewerkt aan het verbeteren en verduidelijken van de decentrale financiële
functie door rollen en verantwoordelijkheden te duiden. Deze verbetering en verduidelijking
draagt bij aan een cultuuraanpassing, het maakt ook het aanspreken op rollen en verantwoordelijkheden
mogelijk. Daarnaast wordt ook onderzocht hoe de inrichting van het financieel organisatiemodel
verder opgepakt kan worden zodat het financieel beheer verder wordt verbeterd. De
planning is dat de verkenning naar de inrichting van de financiële functie voor de
zomer gereed is.

Een concreet voorbeeld waar het financieel beheer verbeterd moet worden, is het niet
tijdig opleveren van het jaarverslag bij het Ministerie van Financiën. De aanlevering
is vastgesteld in de Rijksbegrotingsvoorschriften op 15 maart, maar is door correcties
vanuit het ministerie en noodzakelijke controle door de ADR, op 17 maart jl. definitief
aangeleverd. Uiteraard wordt bekeken wat nodig is om onnodige correcties op een laat
moment te voorkomen. Om gedurende het jaar te werken aan een juiste en volledige administratie
wordt er daarom een plan uitgewerkt om vanaf dit jaar op basis van tussentijdse standen
van de verplichtingen, vorderingen en voorschotten overleg te voeren tussen de directie
FEZ en de directeuren van het departement. Hierbij zal decentraal worden besproken
of de financiële administratie aansluit op de feitelijke uitvoering van de begroting.
Voorzien wordt dat dit plan, waar ook culturele aspecten onderdeel van zijn, in het
tweede kwartaal van dit jaar is vastgesteld.

Wat in 2023 wordt voortgezet zijn de gesprekken en sturing van de Planning & Control-cyclus
met elk kwartaal een gesprek op het hoogste ambtelijk niveau over risico’s voor de
bedrijfsvoering. Ook de wekelijkse aandacht in de Bestuursraad – waar de directeur
van de directie FEZ in plaatsneemt – wordt voortgezet. Verder zal in 2023 worden gestart
met een nieuwe opleiding op het gebied van subsidiebeheer binnen het Leer- en Ontwikkelplein
van VWS. De eerste opleiding is voorzien vanaf de zomer. Daarbuiten bekijk ik in samenwerking
met de Taskforce Verbetering Financieel beheer van het Ministerie van Financiën naar
een verdere concrete opleidingsbehoefte op het financieel beheer. Hiervoor staat – samen
met andere departementen – een overleg gepland in mei.

Er wordt in deze brief niet nadrukkelijk ingegaan op de verantwoording over het jaar
2022. De formele verantwoording over het jaar 2022 vindt plaats in het departementaal
jaarverslag 2022 die uw Kamer op Verantwoordingsdag d.d. 17 mei zal ontvangen. Ik
hecht er wel aan om nogmaals de eerder benoemde risico’s op onrechtmatigheden hierbij
onder uw aandacht te brengen. In mijn vorige brief heb ik uw Kamer gemeld dat er op
met name corona-gerelateerde dossiers afkomstig uit 2020 en 2021 (afgerekende voorschotten)
nog risico op onrechtmatigheden van € 5,9 miljard bestaat in de verantwoording 2022.

Gedurende de afgelopen maanden is dit risico niet weggenomen. In het komende jaarverslag
over 2022 wordt u hier verder over geïnformeerd.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, E.J. Kuipers

Bijlage Monitor

In het wetgevingsoverleg over het VWS-jaarverslag 2020 en de Slotwet 2020 d.d. 23 juni
2021 (Kamerstuk 35 830 XVI, nr. 24) is toegezegd dat een monitor zou worden opgesteld om de voortgang van het programma
inzichtelijk te maken. Naast de in de brief beschreven voortgang in kwalitatieve zin
zijn in onderstaande monitor enkele kengetallen en outcome-indicatoren opgenomen.
Deze sluiten, voor zover er beschikbare data aanwezig zijn, aan bij de bevindingen
van de ADR en AR en uw Kamer over het financieel beheer, subsidie- en inkoopbeheer.
De voorgestelde kengetallen en indicatoren geven een beeld van het financieel beheer.
Deze monitor is in ontwikkeling en kan hierdoor bij het volgende rapportagemoment
meer (ingevulde) kengetallen en/of indicatoren bevatten. Wanneer ik een indicator
niet met een getal kan duiden wordt overgegaan op drie categorieën: de juiste stappen
zijn gezet (opzet), of er is reeds overgegaan tot implementatie (bestaan) of er is
resultaat bereikt (werkend).

 

2020

2021

2022

Norm

1. Financieel beheer

 
 
 
 

Kengetallen

 
 
 
 

– aantal ISB’s ingediend omtrent corona1

5

14

8

–

– Herstelboekingen: #/€2

88/

€ 4,7 miljard

ca. 40 /

€ 2 miljard

48 /

€ 14,2 miljard

0

Indicator

 
 
 
 

– % verplichtingen aangegaan na melding aan parlement omtrent corona3

49%

98%

99,9%

100%

– Overschrijden tolerantiegrens artikelen4

7

6

3

0

– % tijdig betaalde facturen5

95%

94,6%

94,8%

95%

 
 
 
 
 

2. Subsidiebeheer incl. staatssteun

 
 
 
 

Kengetallen

 
 
 
 

– Actuele registers en lijsten van subsidieregelingen aanwezig6

Afwezig

Opzet

Opzet

Werkend

– Aantal nieuwe en gewijzigde subsidieregelingen

–

40

50

–

– Aanwezigheid actueel M&O-register7

Opzet

Bestaan

Bestaan

Werkend

Indicator

 
 
 
 

– % uitgevoerde staatssteuntoetsen

(van alle nieuwe en gewijzigde regelingen waarop een staatssteuntoets moet worden
uitgevoerd)8

100%

100%

100%

100%

– % regelingen met een risicoanalyse en controlebeleid (van alle nieuwe en gewijzigde
regelingen)9

–

92,5%

100%

100%

 
 
 
 
 

3. Inkoopbeheer

 
 
 
 

Kengetallen

 
 
 
 

– Actueel contractenregister aanwezig10

Afwezig

Opzet

Opzet

Werkend

– Validatie CoronIT11

Afwezig

In uitvoering

Aanwezig

Aanwezig

– Validatie inkopen VWS12

1. PBM

2. Beademingsapparatuur

3. desinfectant

Afwezig

Deels

1. Aanwezig

2. Grotendeels aanwezig

3. Aanwezig

Aanwezig

Aanwezig

– Validatie inkopen LCH13

Afwezig

Aanwezig

Aanwezig

Aanwezig

 
 
 
 
 

4. Structurele borging

 
 
 
 

Kengetallen

 
 
 
 

– Aantal aangenomen medewerkers (FTE)14

0

20

20

20/25

– Uitvoering P&C-cyclus15

Afwezig

Bestaan

Werkend

Werkend

– Ingerichte kennisbank16

Afwezig

Opzet

Opzet

Werkend

– Ex-ante, ex-durante en ex-post evaluaties structurele borging financieel beheer
VWS door externe partij17

–

Ex-ante uitgevoerd (KPMG)

Ex-ante uitgevoerd (KPMG),

ex-durante aangevraagd bij ADR

Uitgevoerd

X Noot

1

Kengetal. Het aantal ISB’s geeft een beeld van de hoeveelheid incidentele suppletoire
begrotingen die er zijn ingediend om te voldoen aan het budgetrecht van het parlement.
Er is evident geen norm, zolang wordt voldaan aan het informatie- en budgetrecht van
het parlement.

X Noot

2

Bij de totstandkoming van het Jaarverslag 2020 zijn in de laatst mogelijke periode
veel herstelboekingen gedaan. Dit zijn boekingen die op basis van de interne organisatie
en de ADR tot stand komen in de periode tot medio februari van het volgende jaar,
waarbij terugwerkend voor t-1 correcties worden aangebracht. Dit kengetal biedt inzicht
in het tijdig op orde hebben van de financiële administratie. Met het tijdig op orde
hebben van de financiële administratie zou je geen herstelboekingen nodig hebben in
de laatste fase, vandaar dat de norm 0 is. Inzet is het aantal correctieboekingen
en het daarbij behorende budgettaire beslag in 2022 te beperken, zeker ten opzichte
van 2020. In 2022 is dit bedrag veel hoger uitgevallen wegens een foutieve boeking
van € 6 miljard omtrent de zorgtoeslag, dit bedrag is een op- en afboeking geweest
van in totaal € 12,9 miljard.

X Noot

3

In 2020 is het parlement niet altijd tijdig geïnformeerd over aangegane verplichtingen.
In 2021 en 2022 zijn door middel van een handleiding (bij nieuw beleid tijdig het
parlement informeren en toepassing artikel 2.27, tweede lid, CW) en opstellen van
meerdere incidentele suppletoire begrotingen minder begrotingsonrechtmatigheden. De
norm is evident 100%, het informatie- en budgetrecht van het parlement is vastgelegd
in wet- en regelgeving en dient te worden nageleefd.

X Noot

4

Het overschrijden van de tolerantiegrens op begrotingsartikelniveau is een belangrijke
indicator voor het financieel beheer en de rechtmatigheid van de uitgaven. Daarmee
wordt aangegeven of er binnen de begroting van VWS geen toleranties in de rechtmatigheid
worden overschreven (per artikel). Ook hiervoor geldt een norm van 0.

X Noot

5

Binnen de overheid is de norm voor het tijdig betalen van facturen 95%. Met deze indicator
kan ook worden bezien of de financiële administratie ten aanzien van het betaalproces
op orde is.

X Noot

6

Voor het subsidiebeheer is het noodzakelijk om duidelijke registers te hebben en te
weten welke subsidieregelingen er zijn. Dit maakt de vormgeving van een adequaat subsidiebeheer
mogelijk (waaronder risicogerichte sturing). In 2020 ontbrak een actueel register
en er wordt gewerkt aan een actueel register.

X Noot

7

Er is een M&O-register aanwezig voor subsidies, maar zoals was opgenomen in de rapportage
van de ADR was deze niet actueel in 2020. In 2021 is het M&O register geactualiseerd.

X Noot

8

Voor alle regelingen waarvoor een staatssteuntoets geldt, moet deze zijn uitgevoerd.
Juist om tijdig te weten of er sprake is van mogelijke staatssteun of onzekerheid
hieromtrent. Dit borgt een rechtmatige uitvoering.

X Noot

9

Uitgangspunt is dat alle nieuwe en gewijzigde subsidieregelingen een risicoanalyse
en controlebeleid hebben en het beheer op orde is. In 2020 was dit niet het geval.
Met deze indicator wordt ingezet op het wegnemen van een bevinding ten aanzien van
het M&O beleid op het subsidiebeheer.

X Noot

10

Voor het inkoopbeleid geldt dat er een actueel contractregister aanwezig moet zijn.
Met het contractregister kan het inkoopbeheer verder vorm worden gegeven.

X Noot

11

Uitgaven van de GGD GHOR over 2020 waren onzeker, doordat het CoronIT systeem niet
was gevalideerd. Het systeem is begin 2022 gevalideerd. Uit deze evaluatie blijkt
echter dat er bevindingen zijn op het systeem, dit heeft als gevolg dat deze bevindingen
eerst weggewerkt dienen te worden alvorens de gegevens uit het systeem gebruikt kunnen
worden voor de jaarcontrole.

X Noot

12

In 2020 zijn er door VWS eigen inkopen gedaan (beschermingsmaterialen, beademingsapparatuur
en desinfectans). Met het valideren kan de onzekerheid over de voorraadadministratie
en bijbehorende uitgaven worden weggenomen en kan het materieel beheer verder vorm
worden gegeven.

X Noot

13

De validatie van de inkopen van het LCH/Mediq moet worden afgerond en is belangrijk
omdat vervolgens ook verstrekte voorschotten door VWS kunnen worden afgerekend. De
voorraad is inmiddels onder beheer van het CIBG.

X Noot

14

In het verbeterplan en in het wetgevingsoverleg over het VWS-jaarverslag en Slotwet
2020 is gesproken over een structurele versterking van de financiële functie met circa
20 tot 25 fte. Inmiddels zijn er 16 additionele fte’s aangenomen (los van vervanging
van medewerkers) en 4 tijdelijke externe krachten ingehuurd in 2022.

X Noot

15

Met de P&C cyclus wordt het financieel beheer binnen de VWS organisatie ingebed. In
2022 hebben elk kwartaal gesprekken plaatsgevonden en is de aanschrijving voor 2023
vervroegd.

X Noot

16

In het verbeterplan was opgenomen dat er een kennisbank zou worden opgezet. Het overleg,
en daarmee kennisdeling en -overdracht, is risicogericht versterkt in 2021. Voor de
structurele borging is het echter ook nodig om naast mondelinge overdracht ook documenten
centraal beschikbaar te stellen en daarmee de kennisbank te verwezenlijken.

X Noot

17

Er is door KPMG een ex-ante opdracht uitgevoerd. Gegeven dat de structurele borging
ook ingaat op wat er nodig is om het financieel beheer binnen het ministerie structureel
op orde te brengen wordt met deze indicator voorgesteld om niet alleen vooraf, maar
ook tijdens en na uitvoering van het programma een toets te laten doen. Tussentijds
zodat geleerd en bijgestuurd kan worden en achteraf om te beoordelen of de structurele
borging is bereikt. De ADR is gevraagd om de tussentijdse toets uit te voeren.