Brief regering : Reactie op BIT-advies vervolgonderzoek project Doorontwikkelen Applicatielandschap Bekostiging dd 25-09-2023

Nr. 1074
BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 16 oktober 2023

In deze brief geef ik mijn reactie op het «BIT-advies Doorontwikkelen Applicatielandschap
Bekostiging d.d. 25 september 2023» van het Adviescollege ICT-toetsing (hierna: Adviescollege).
Het BIT-advies stuur ik mee als bijlage bij deze brief.

Ik dank het Adviescollege voor het onderzoek en de adviezen. Bij het tot stand komen
van het advies heeft het Adviescollege de mogelijkheid gegeven aan DUO en het ministerie
om te reageren op de bevindingen. Dat heb ik op prijs gesteld. Het BIT-advies is zeer
kritisch over de voortgang van het IT-project en de gemaakte technologiekeuzes. Het
Adviescollege is van mening dat DUO zich klem heeft gezet en dat vernieuwing van de
ICT-systemen langer gaat duren en meer geld gaat kosten dan geraamd. Dat vind ik zorgwekkend.
De constateringen van het Adviescollege neem ik uiterst serieus, de adviezen neem
ik over. DUO maakt daarom dit najaar met het project pas op de plaats en laat een
grondige analyse uitvoeren over hoe het beste verdergegaan kan worden met de doorontwikkeling
van het applicatielandschap bekostiging. In deze brief geef ik een toelichting op
de opvolging van de adviezen.

Aanleiding

Doel van het project «Doorontwikkelen Applicatielandschap Bekostiging» (DAB) is om
de ICT-systemen (het «applicatielandschap») te moderniseren waarmee de Dienst Uitvoering
Onderwijs (DUO) de bekostigingsprocessen1 uitvoert voor alle onderwijssectoren. Het is een meerjarig project. Doel van het
project is om met het nieuwe systeem de continuïteit van de dienstverlening beter
te waarborgen, (wets-)wijzigingen beter te accommoderen en meer gebruiksgemak te leveren
voor medewerkers van DUO. Het systeem is operationeel voor het mbo, vo en ho. De overgang
van het oude systeem naar het nieuwe systeem is geruisloos verlopen voor de onderwijsinstellingen.
Medewerkers van DUO zijn tevreden over het nieuwe systeem. De bekostiging is te allen
tijde gegarandeerd.

Het Adviescollege heeft het onderdeel «bekostiging» van het project voor het eerst
getoetst in 2021. Mijn ambtsvoorganger heeft in haar reactie2 aangegeven niet alle adviezen op te volgen. In het commissiedebat DUO d.d. 7 april
2022 (Kamerstuk 26 643, nr. 847) heeft u daar uw zorgen over geuit. Ik heb in het debat toegezegd het Adviescollege
uit te nodigen voor een vervolgtoets. Die vervolgtoets heeft inmiddels plaatsgevonden.
Bijgevoegd BIT-advies is het resultaat van dat onderzoek. In het BIT-advies geeft
het Adviescollege 2 adviezen. Die volg ik beide op.

Advies 1: blijf professionalisering goed begeleiden

Het Adviescollege concludeert dat bij het DUO-brede professionaliseringstraject (via
het transitieplan) op managementniveau goede stappen zijn gezet. De transitie is nog
niet voltooid. DUO volgt het advies op om de bereikte resultaten ook toe te passen
op tactisch en operationeel niveau.

Het Adviescollege wijst terecht op het belang van goed beheer en onderhoud. DUO is
bezig met een herijking van het calculatiemodel voor beheer en onderhoud met als doel
om achterstalligheid zoals bij het oude componentenlandschap is ontstaan, te voorkomen.

Advies 2: kies een nieuwe aanpak bij bekostigen

Het Adviescollege vindt dat de voortgang van het IT-project achterblijft op de planning,
met de gekozen oplossing niet het gewenste resultaat bereikt wordt en het terugvalscenario
tekortschiet. Al met al concludeert het Adviescollege dat DUO zich heeft klemgezet.
Het College adviseert om 3 maatregelen te nemen. Dat advies neem ik over, want het
doel van de vernieuwing was juist om een klem door verouderde ICT te voorkomen. Ik
licht de maatregelen en de opvolging daarvan hieronder toe.

Zorg voor continuïteit van de bekostiging

Continuïteit van de dienstverlening heeft bij DUO altijd de hoogste prioriteit. Voor
de sectoren vo, mbo en ho zijn grote delen van het nieuwe systeem gereed en in productie
genomen. Met het oog op de continuïteit van de bekostiging zal voor de genoemde sectoren
de bekostiging met het nieuwe systeem plaatsvinden. De verdere ontwikkeling van het
nieuwe systeem voor de sector po is intussen gepauzeerd.

DUO investeert in het oude systeem om dit geschikt te houden als terugvaloptie voor
po en die onderdelen die nog niet geïmplementeerd zijn voor de andere sectoren. DUO
is bezig met het wegwerken van hacktest-, security- en ADR-bevindingen, en het up-to-date
brengen van programmaversies. Daarnaast werkt DUO aan het op orde brengen van de documentatie.

Kies een beheerste vernieuwingsaanpak

De zorgen van het Adviescollege zijn aanleiding om samen met een externe partij zo
snel mogelijk een fundamenteel onderzoek te laten doen naar de verdere ontwikkeling
van het applicatielandschap. Met dit onderzoek sluit ik aan bij het advies van het
Adviescollege. Dit onderzoek betreft in ieder geval analyse van de herbruikbaarheid
van de oude IT-systemen en de mogelijkheden om het proces bekostigen te vereenvoudigen
en daarmee wellicht ook de oplossingsrichting. Tevens kijkt het onderzoek naar de
geschiktheid van Blueriq als platform. Ik verwacht aan het einde van dit jaar de uitkomsten
van het onderzoek. Op basis van dat onderzoek zal besluitvorming plaatsvinden over
de verdere ontwikkeling van het applicatielandschap. De uitkomsten zal ik delen met
uw Kamer.

Investeer in ontwikkel- en beheerdeskundigheid

Terecht geeft het Adviescollege aan dat de organisatie voldoende ervaring en kunde
moet hebben, om zowel te kunnen zorgdragen voor de vernieuwing als voor de continuïteit.
DUO heeft daarom het team versterkt op het gebied van testen en kwaliteit in het algemeen.
Verder investeert DUO in de kwaliteit van de software o.a. via training van medewerkers,
tooling en het verbeterde gebruik van kaders bij de ontwikkeling van het IT-systeem.

Tot slot waardeer ik het aanbod van het Adviescollege voor een vervolg-onderzoek.
Het Adviescollege betrek ik graag al in een vroeg stadium bij de uitkomsten van de
analyse en de besluitvorming over de verdere ontwikkeling van het IT-systeem. In overleg
met het Adviescollege wordt een geschikt moment voor een vervolgonderzoek bepaald.

Conform de toezegging3 blijft uw Kamer de halfjaarlijkse voortgangsrapportages over het IT-project DAB ontvangen.

Mede namens de Minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs, De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
R.H. Dijkgraaf