Brief regering : Voortgang financieel beheer ministerie van VWS

Nr. 11
BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 5 oktober 2022

Tijdens het wetgevingsoverleg over het jaarverslag 2021 d.d. 30 juni 2022 (Kamerstuk
36 100 XVI, nr. 14) is met uw Kamer gesproken over het financieel beheer en het programma dat binnen
het ministerie inzet op structurele verbeteringen met aandacht en oog voor de organisatie
en de veranderkundige opgave die dit vergt. In de eerdere voortgangrapportage (Kamerstuk
35 925 XVI, nr. 185) en tijdens het wetgevingsoverleg heb ik u geïnformeerd dat de focus van het programma
is komen te liggen op de borging van het financieel beheer in de gehele organisatie.

Het programma «Verbetering financieel beheer VWS» is voortgezet onder de naam «Structurele
en culturele borging van het financieel beheer» (hierna: programma) om te markeren
dat de focus nu ligt op het verankeren van een beter financieel beheer. Dat vraagt
enerzijds om structuuraanpassingen maar het vergt ook meer aandacht en ander gedrag
en daarmee een cultuuraanpassing in alle geledingen van de organisatie. Zo worden
processen en werkwijzen in opzet en bestaan verbeterd. Daar waar nog grote risico’s
zijn ten aanzien van de corona-gerelateerde uitgaven in relatie tot het financieel
beheer, is in de lijnorganisatie het instrument «verscherpt toezicht» ingezet. Ook
in 2022 verwacht ik nog steeds een aantal grote onrechtmatigheden. Deze hangen grotendeels
samen met overeenkomsten die in 2020 en 2021 zijn afgesloten voor de beheersing van
corona.

Met deze brief geef ik voorts uitvoering aan de motie van het lid Sneller c.s. (Kamerstuk
35 830 nr. 9) om u twee keer per jaar te informeren over de borging van het financieel beheer
en de gewijzigde motie van het lid Den Haan c.s. waarin wordt gevraagd in te gaan
op de gewenste cultuur (Kamerstuk 35 830, nr. 36) om het financieel beheer structureel te borgen.

Status en programmering programma tweede helft 2022

Binnen het programma zijn er drie thema’s: 1) positionering, organisatie en bemensing;
2) beheer en inzet van financiële instrumenten en 3) interne beheersing. Vanuit deze
thema’s wordt gewerkt met een werkgroepenstructuur waarin financieel adviseurs vanuit
verschillende directies van het ministerie zijn vertegenwoordigd. De werkgroepen hebben
de opdracht om de aanbevelingen uit het eerder met u gedeelde KPMG-rapport (Kamerstuk
35 925 XVI, nr. 28) uit te werken en bevindingen van de Auditdienst Rijk (ADR) en Algemene Rekenkamer
over het financieel beheer uit de verantwoording 2020 en 2021 te adresseren.

De acties die op dit moment lopen hebben vooral betrekking op de «opzet» van het financieel
beheer. Het gaat dan om het aanscherpen van kaders, processen, instrumenten of verantwoordelijkheden
en de implementatie van aanpassingen in nieuwe werkwijzen. In de eerste helft van
2023 – de voorlopig laatste fase van het programma – zal het accent vooral liggen
op de werking en de prestaties van de nieuwe structuren.

Ik zal in deze brief achtereenvolgens de drie verschillende thema’s van het programma
behandelen.

Cultuur (werkgroep positionering, organisatie en bemensing)

De werkgroep positionering, organisatie en bemensing werkt aan de gewenste organisatorische
veranderingen van het financieel beheer. Daarbij wordt de governance van de financiële
functie (taken en verantwoordelijkheden) tegen het licht gehouden en wordt gekeken
naar de culturele kant (aandacht en gedrag) in de organisatie.

Het Ministerie van VWS heeft een krachtige decentrale «doeners»-mentaliteit en cultuur
die past bij de variatie in de beleidsterreinen en die in de coronacrisis er ook voor
zorgde dat in korte tijd beleid tot uitvoering kon komen. Tegelijkertijd zorgt deze
mentaliteit voor variatie in de uitvoering van beleid en een financiële functie die
niet voldoende eenduidig is. De werkgroep positionering gaat na waar meer uniformiteit
moet worden aangebracht. Ik wil hierbij benadrukken dat een eenduidige financiële
functie van groot belang is, temeer bij het Ministerie van VWS de verantwoordelijkheid
met name decentraal is belegd. Dit maakt ten eerste het financieel beheer voorspelbaarder
op het totaalniveau. Daarnaast moeten de controllers in de zogeheten «tweede lijn»
kunnen vertrouwen op eenduidige en tijdige informatie om hun controlewerkzaamheden
goed uit te kunnen voeren. De bestuursraad heeft opdracht gegeven om, via de werkgroep
positionering, organisatie en bemensing, met name de rol van de financieel adviseurs
in de eerste lijn opnieuw te definiëren. Deze opdracht wordt door de werkgroep aangevuld
met een beschrijving van de contouren van de gehele financiële kolom waarbij per functie
de rollen en verantwoordelijkheden worden beschreven. Na afstemming over de gewenste
contouren moet de implementatie ervan ertoe leiden dat er meer uniformiteit, een betere
samenwerking in de kolom en een meer beheersbare werkdruk ontstaat.

Veranderingen in de organisatie en de cultuur kunnen niet zonder de juiste «tone at
the top», waarbij de leiding van het departement zichtbare aandacht besteedt aan het
financieel beheer. De financiële vraagstukken waar het departement voor staat zijn
een vast onderwerp op de agenda van de bestuursraad.

De directeur van de directie FEZ neemt ook plaats in de bestuursraad en kan zodoende
op alle onderwerpen van belang vanuit zijn verantwoordelijkheid inbreng leveren.

Om de samenwerking tussen financiële professionals te versterken worden activiteiten
georganiseerd die als doel hebben om te verbinden, te reflecteren en kennis te delen.
De wens voor dergelijke activiteiten is door de VWS-medewerkers uitgesproken. Naar
aanleiding van deze wens is er voor de zomer een dag georganiseerd voor en door de
medewerkers met een financiële functie. Op deze dag zijn er workshops over verschillende
financiële onderwerpen gegeven om kennis met elkaar te delen en hebben de medewerkers
de kans gekregen te reflecteren op de afgelopen jaren en vooruit te blikken op mogelijke
verbeterpunten in de toekomst. Bij de bijeenkomst werd aandacht gevraagd voor bredere
verspreiding van kennis en aandacht voor communicatie. De eerste stappen om hier verbetering
in aan te brengen zijn genomen. Zo is er een online groep gecreëerd waar berichten
geplaatst en documenten gedeeld worden die betrekking hebben op de werkzaamheden van
VWS-medewerkers met een financiële functie. Financieel adviseurs kunnen elkaar, ook
via dit platform, vinden als persoon en als professional. Daarnaast vinden ze kaders
en kennis met betrekking tot het financieel management. In het najaar van 2022 worden
vervolgbijeenkomsten georganiseerd ten behoeve van de verbinding tussen de financieel
adviseurs en de kennisdeling. Ook worden er trainingen georganiseerd om kennis actief
te delen.

Bij de uitvoering van het programma zie ik momenteel een tweetal risico’s die zich
kunnen voordoen. Allereerst is voldoende managementaandacht en een blijvende focus
van belang. Het financieel beheer verdient blijvende aandacht, ook als de hectiek
van andere onderwerpen deze aandacht dreigen te verstoren. In de coronapandemie hebben
we kunnen zien hoe moeilijk het is om fouten die aan de voorkant zijn ontstaan vervolgens
in de verantwoording te herstellen. Ook nu wordt nog aan zaken uit 2020 en 2021 gewerkt.
Zien dat gedane zaken soms niet te herstellen zijn werkt demotiverend. Vandaar dat
we werken aan een afwikkeling van de dossiers uit eerdere jaren om in 2023 verder
te kunnen zonder deze «zware bagage». Een tweede risico is de bemensing binnen de
financiële functie. De huidige arbeidsmarkt is krap en daarmee is het niet altijd
mogelijk om tijdig de benodigde financiële mensen aan te trekken. Deze opgave geldt
overigens niet alleen voor het Ministerie van VWS, maar ook voor andere departementen
en zal ook onderwerp zijn in de nieuw opgerichte Taskforce Verbetering Financieel
Beheer1 van het Ministerie van Financiën.

Beheer en inzet van financiële instrumenten

Het tweede thema binnen het programma richt zich op het beheer van de financiële instrumenten:
inkoop-, subsidie- en materieelbeheer. Voor deze instrumenten zijn werkgroepen ingericht
waar de bevindingen en aanbevelingen van de ADR en Algemene Rekenkamer worden aangepakt.

Inkoopbeheer

De werkgroep inkoopbeheer werkt aan een aantal concrete producten ten behoeve van
het structureel verbeteren en borgen van het inkoopbeheer. Een probleem dat al is
aangepakt is het inzicht in afwijkingen van wet- en regelgeving met betrekking tot
de inkopen, hiertoe heeft het Ministerie van VWS een interne afwijkingsprocedure die
in 2022 is aangescherpt. Daarbij is zowel aandacht voor het volgen van de juiste procedure,
als het opstellen van een plan van aanpak om in de toekomst een soortgelijke onrechtmatigheid
te voorkomen.

Nu werkt het Ministerie van VWS aan het beter onderbouwen van geleverde diensten en
goederen (prestatieverklaring), een centraal en volledig geautomatiseerd contractenregister,
een verbetering van de spendanalyse en vastlegging van de instrumentkeuze.

Er is onderzoek uitgevoerd naar de risico’s in het proces met betrekking tot inkopen
en inhuur door het Ministerie van VWS. Om de gedetecteerde risico’s te beheersen worden
drie momenten in het inkoopproces ingebouwd om de controle te versterken: 1) wanneer
één van de risico’s zich voordoet moet de specificatie/onderlegger voor de prestatieverklaring
benoemd worden in de contracten; 2) de financieel adviseur wordt verantwoordelijk
gemaakt om in elke overeenkomst de risicoparagraaf te toetsen; 3) de prestatieverklaarder
wordt gewezen op zijn verantwoordelijkheid (en ontvangt uitleg hierover). Met deze
aanvullende stappen wordt beoogd het inkoopproces dusdanig te beheersen dat de prestatieverklaring
aansluit bij de inkoop en de betaling.

In voorbereiding op een volledig geautomatiseerd centraal register in 2024 heeft de
werkgroep de huidige beschikbare inkoopoverzichten binnen het Ministerie van VWS in
kaart gebracht. Deze overzichten zullen samengevoegd moeten worden om een centraal
contractenregister te kunnen gaan vormen. Eén van de doelen van een centraal contractenregister
is het (indien nodig en mogelijk) op tijd contracten te verlengen en daarmee het risico
voor het te laat starten van een eventuele aanbestedingsprocedure te beperken.

Het ministerie wil de spendanalyses verder verbeteren zodat ze een volledig overzicht
geven. De spendanalyse levert managementinformatie op waarmee de organisatie het inkoopbeleid
kan toetsen op afwijkingen en waar mogelijk kan verbeteren. In de huidige analyse
wordt risicogericht gekeken (de grootste posten tot 90% van de uitgaven en per kolom
tot 80%). De planning is om in januari 2023 een volledige spendanalyse over heel het
jaar 2022 op te leveren.

Als laatste heeft de werkgroep een format opgesteld waarin een medewerker makkelijker
de keuze kan maken welk instrument kan worden ingezet om beleid tot uitvoering te
laten komen (subsidie, inkoop of bijdrage).

Gebruik uitzonderingsgrond dwingende spoed

Zoals toegezegd aan uw Kamer tijdens het wetgevingsoverleg over het jaarverslag 2021
d.d. 30 juni 2022, treft u hieronder de stand van zaken van het aantal inkoopprocedures
waarbij gebruik is gemaakt van de uitzonderingsgrond dwingende spoed. Er is in 2022
in meerdere gevallen gebruik gemaakt van deze uitzonderingsgrond uit de Aanbestedingswet,
omdat er situaties waren waarbij het afwijken van de gebruikelijke aanbestedingsregels
onvermijdelijk was. Zo is door de oorlog in Oekraïne een situatie ontstaan die snel
handelen strikt noodzakelijk maakte. Voor de coördinatie en opvang van medische evacuees
evenals het transport uit de Oekraïne zijn opdrachten verstrekt op grond van dwingende
spoed als bedoeld in de Aanbestedingswet. Voor de corona-gerelateerde inkopen (test-
en analysecapaciteit) is begin 2022 gebruik gemaakt van de uitzonderingsgrond als
gevolg van de opkomst van de omikronvariant (in combinatie met andere feiten en omstandigheden).

Tabel 1. Gebruik dwingende spoed kerndepartement in 2022

Dossier

Budgettaire omvang

Testcapaciteit overflow (75.000 stuks NAAT)

€ 252,0 mln.

Zelftesten onderwijs (38 mln. stuks)

€ 84,0 mln.

Coördinatie diagnostiek en medisch vervoer Oekraïense vluchtelingen

€ 8,9 mln.

Vaccinatie-implementatie zeevarenden

€ 1,1 mln.

Verlengingen Landelijk Coördinatie Patiënten Spreiding

€ 11,5 mln (o.b.v. voorschotten)

Overeenkomst Stichting Open Nederland

na afrekening vast te stellen

Corona-gerelateerde inkopen

Bij specifiek de corona-gerelateerde inkopen is gebleken dat dossiervorming niet op
orde is. Bij het doorlopen van een aanbestedingsprocedure heeft dossiervorming veel
aandacht gekregen in 2022, waarbij rechtmatigheid, herleidbaarheid en compleetheid
de uitgangspunten zijn. In de uitvoering van de overeenkomst is bovendien de prestatieverklaring
een belangrijk aspect voor de financiële afronding en daarmee de rechtmatigheid van
de opdracht. Ten opzichte van 2021 zijn er ten aanzien van de prestatieverklaring
verbeterslagen gemaakt. Er zijn bijvoorbeeld op het dossier zelftesten heldere processen
opgesteld als het gaat om het koppelen van pakbonnummers aan facturen. De aangepaste
procedure is getoetst op de leveringen van 2021/2022 en er kan geconcludeerd worden
dat met de doorgevoerde verbeteringen de betalingen van leveringen van zelftesten
100% rechtmatig gebeuren.

Subsidiebeheer

De problemen die geconstateerd zijn met betrekking tot het subsidiebeheer bestaan
uit het nog onvoldoende uitwerken van risicoanalyses en controlebeleid met betrekking
op misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O), het verbeteren van de staatssteuntoets en
deze toepassen op andere geldstromen waar het risico op staatssteun speelt. Binnen
de werkgroep subsidiebeheer wordt gewerkt aan producten die bijdragen aan een gestructureerd
subsidieproces waarbij er aandacht is voor mogelijke risico’s.

Misbruik en oneigenlijk gebruik

Om mogelijke risico's op misbruik, oneigenlijk gebruik en fraude te identificeren
wordt bij het ontwikkelen van een subsidieregeling een risicoanalyse uitgevoerd en
schriftelijk vastgelegd. Voor de risicoanalyse wordt een standaard format gebruikt
dat is geactualiseerd in september 2022. Het M&O-register is verder ontwikkeld en
wordt periodiek bijgehouden. Hierin wordt geregistreerd of de subsidie voldoet aan
de meldingsplicht en worden eventuele M&O- en/of frauderisico’s opgenomen. Ook is
een voorportaal van het M&O-register gecreëerd waarin vermoedens worden geregistreerd.
Om medewerkers hierover te informeren zijn risicomanagementtrainingen gegeven op de
Rijksacademie van het Ministerie van Financiën.

Staatssteun

Wat betreft staatssteun is het Ministerie van VWS in 2017 gestart met een verbetertraject
ten aanzien van staatssteuntoetsing. Dit was primair gericht op nieuwe subsidieregelingen.
In 2020 is de administratieve organisatie staatssteun van het Ministerie van VWS geactualiseerd
en daar wordt sindsdien naar gehandeld. Dit bij elkaar betekent dat vanaf 2018 alle
nieuwe subsidieregelingen en wijzigingen of herzieningen ervan en alle instellingssubsidies
en projectsubsidies standaard op staatssteun worden getoetst.

Bij de verantwoording 2021 was er budgettair minder onzekerheid over de rechtmatigheid
vanwege staatssteun en deze zal naar verwachting ook dit jaar verder afnemen.

Taskforce financiering gemeenten

Sinds dit voorjaar is er een taskforce gestart waarin verschillende departementen
aansluiten om de gemeentelijke financiering te bespreken en waar nodig te verbeteren.
Aanleiding hiervan was dat de Algemene Rekenkamer het gebruik van een decentralisatie
uitkering (DU) als onrechtmatig heeft betiteld indien er eisen worden gekoppeld aan
de inzet van een DU. De taskforce ziet erop toe dat de gemeentelijke financieringen
rechtmatig verlopen en voldoen aan de eisen van de nieuwe financieringssystematiek.
Hiermee zet ook het Ministerie van VWS in op een rechtmatige financiering naar gemeenten.

Materieel beheer

De geconstateerde problemen in het materieel beheer richten zich bij het Ministerie
van VWS op het ontbreken van een centraal zicht op de voorraden en een formele centrale
regie, risicoanalyse, richtlijnen en toezicht. Deze problematiek wordt nogmaals benadrukt
in het rapport «Focus op strategische voorraden» van de Algemene Rekenkamer. In het
najaar van 2021 is door de directie FEZ gestart met het inrichten van centraal materieel
beheer. Er is een aanwijzing materieel beheer opgesteld die door de werkgroep Materieel
beheer in juli 2022 afgerond is. In de werkgroep wordt samen met betrokken medewerkers
uit verschillende organisatieonderdelen de aanwijzing verder uitgewerkt tot een kader
dat met ingang van 2023 het materieel beheer van VWS regelt.

Inmiddels heeft het Ministerie VWS een volledig overzicht van de beheerde materiële
goederen waarbij ook bekend is waar de goederen zich bevinden, wie verantwoordelijk
is voor het inkoopcontract, wie bestellingen plaatst en de prestatieverklaring vastlegt
ten behoeve van betaling. Het betreft de volgende categorieën vanuit het Ministerie
van VWS:

– Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM)

– Testen, inclusief laboratorium(verbruiks)artikelen

– Beademingsapparatuur

– Desinfectantia

– Vaccins

– Medicinale cannabis

en de goederen waar het RIVM uit hoofde van haar opdracht vanuit het Ministerie van
VWS voorraden voor aanhoudt:

– Vaccins voor de nationale vaccinatieprogramma’s

– Strategische vaccinvoorraden voor crisissen en pandemieën

– Strategische voorraden geneesmiddelen

– Sera en antidota voor calamiteiten

– Medische hulpmiddelen (bijv. injectienaalden.

Dienst Testen geeft wekelijks inzicht in de stand van de testvoorraden, Het RIVM en
CIBG verstrekken periodiek (maandelijks of per kwartaal) rapportages aan hun aansturende
directies (GMT en DGV). Het overgrote deel van de materialen zijn opgeslagen bij professionele
marktpartijen die de goederenontvangst en distributie afhandelen.

GMT heeft het CIBG opdracht gegeven om de bestaande voorraden PBM af te bouwen tot
een «ijzeren voorraad» van zes maanden (maximaal) gebruik. Per juli 2022 zijn de contracten
van AstraZeneca en Janssen volledig uitgenut en worden alleen nog grote aantallen
vaccins van Pfizer en Moderna ontvangen. Van de vaccinvoorraden in Nederland heeft
het RIVM een volledig overzicht. De overige vaccinvoorraden worden aangehouden bij
de verschillende producenten in het buitenland of zijn overgedragen aan Gavi (de uitvoeringsorganisatie
van Covax) ter donatie. Van de beademingsapparatuur is een inventarisatie beschikbaar
en is er een verband gelegd tussen bestelling, betalen en levering. Hiermee is centraal
inzicht en regie verkregen.

Ook is er een centraal overleg opgestart met Domeinen Roerende Zaken (DRZ) van het
Ministerie van Financiën over de procedures en afwikkeling van vervreemding van goederen,
via donatie, schenking of verwerking in verband met THT-datum overschrijding of andere
oorzaken.

Interne beheersing

Het derde thema van het programma is interne beheersing. Interne beheersing gaat over
het toezicht op de lijnverantwoordelijkheden in het financieel beheer en het beheersen
van risico’s. Dit wordt uitgewerkt door het verder versterken van de planning & control
cyclus, een betere opvolging van interne audits en het adequaat inrichten van control
en toezicht.

Planning & control cyclus

Een planning & control cyclus moet gedurende het jaar toezien op de realisatie van
financiële plannen. Daarbij gaat het niet alleen om de budgetrealisatie, maar ook
om de beheersing van uitvoeringsrisico’s bij de inzet van beleidsinstrumenten zoals
subsidies of opdrachten. De versterking van de planning & control cyclus is in 2021
al opgepakt. In 2022 zijn de volgende stappen gezet:

1. De aanschrijving voor de jaar- en bestedingsplannen is vervroegd om zo voorafgaand
aan het aankomende jaar inzicht te hebben in de grootste financiële beleids- en bedrijfsvoeringrisico’s.
Deze moeten zowel in het jaarplan als in het bestedingsplan terugkomen. Dit dient
als start van het inrichten c.q. voeren van risicomanagement voor het aankomende jaar.

2. Voor de jaarplangesprekken en voortgangsgesprekken is in 2022 een start gemaakt met
gestructureerd risicomanagement. De tijdens dit jaarplangesprek besproken risico’s
zijn vervolgens gemonitord en tijdens het voortgangsgesprek nogmaals besproken. Ook
nieuwe gesignaleerde risico’s worden geadresseerd. Deze gesprekken zijn in maart 2022
begonnen en worden elk kwartaal periodiek herhaald. Voor de jaarplannen van 2023 worden
de jaarplangesprekken in december gevoerd en de voortgangsgesprekken vervolgens per
kwartaal vanaf maart.

Interne audits

Om een centraal overzicht te hebben van alle interne en externe bevindingen is er
een bevindingenmonitor opgesteld. In deze monitor zijn alle externe bevindingen (van
de ADR en Algemene Rekenkamer) verwerkt waarbij wordt aangegeven welke directie(s)
betrokken is (zijn) en wat het plan van aanpak is om de bevinding op te lossen. Aan
de hand van dit overzicht kan er gemonitord worden of de aanpak volgens schema verloopt.
Interne bevindingen uit de interne controles en de P&C-cyclus zullen in de loop van
2023 ook in de monitor worden opgenomen.

Er wordt daarnaast gewerkt aan een bedrijfsvoeringsmonitor waarin op verschillende
onderdelen van het financieel beheer risico’s en afwijkingen worden bijgehouden. Deze
monitor vormt de basis voor het gesprek met managers zodat er waar nodig tijdig bijgestuurd
kan worden. In september is voorts geïnventariseerd welke interne controles er uitgevoerd
moeten worden op de financiële administratie en de daarbij vereiste dossiervorming.

Verscherpt toezicht

Onderdeel van interne beheersing is tevens nadenken over instrumentarium voor controle
en toezicht. Het afgelopen half jaar is het instrument «verscherpt toezicht» (hierna
VT) ingericht als een aanvullend instrument op de reguliere wijze van controle en
toezicht vanuit de directie FEZ. Verscherpt toezicht wil zeggen dat bij hoge risico’s
op onrechtmatigheden bij organisatieonderdelen of dossiers er extra waarborgen worden
ingebouwd in de financiële besluitvorming, uitvoering en verantwoording ter voorkoming
van mogelijke onrechtmatigheden. VT dwingt om bij iedere beslissing vooraf goed na
te denken over de gevolgen voor de uitvoering en de verantwoording van de uitgaven
die ermee gemoeid zijn. Het instrument VT is dit jaar voor het eerst gebruikt en nog
in ontwikkeling.

Het instrument VT valt uiteen in twee onderdelen: (1) op organisatieonderdelen en
(2) op risicovolle dossiers. VT op organisatieonderdelen richt zich op de voorbereiding
en uitvoering van beleid. Bij de beleidsvoorbereiding wordt de tweedelijnscontrole
(FEZ als concerncontroller) nauwer betrokken, zodat FEZ in staat is om tijdig bij
te sturen voordat er onomkeerbare en mogelijke onrechtmatige stappen worden genomen.
Bij de uitvoering van beleid dient voorafgaand bij elke voorgenomen nieuwe verplichting
boven de € 33 duizend en elke voorgenomen betaling boven de € 1 miljoen een aantal
controleformats ingevuld te worden. Deze controleformats zijn geënt op bevindingen
van de ADR. Deze formats worden aangeleverd bij het team VT, na het akkoord van dit
team kan er worden overgegaan tot het aangaan van een verplichting of betaling.

Het instrument VT is van toepassing op vier directies binnen het Ministerie van VWS,
die zich bezig houden met het corona beleid. Door de aanpak van VT is er vanuit de
eerste en tweedelijnscontrole meer grip op de mogelijke risico’s.

Daarnaast zijn acht risicovolle dossiers onder VT gesteld: GGD GHOR, meerkosten GGD’en,
Stichting Open Nederland (SON), laboratoria, zelftesten en de subsidieregelingen Opschaling
Curatieve Zorg, COZO en bonus voor zorgprofessionals. Het betreft hier voornamelijk
nog af te rekenen voorschotten voor overeenkomsten uit 2020 en 2021 voor een totaalbedrag
van € 5,9 miljard. Het doel bij deze dossiers is om tot een afwikkeling te komen die
zoveel als mogelijk rechtmatig is. Dit zal niet in alle gevallen mogelijk zijn.

Vervolgstappen

Ik wil nogmaals benadrukken dat met het voortzetten van het programma het ministerie
verder werkt aan het verbeteren van het financieel beheer. Vanuit de drie thema’s
wordt gestructureerd gewerkt aan de opzet van gedegen processen en inrichting van
het financieel beheer. Opzet en bestaan hiervan is de focus voor 2022. Vervolgens
zal in de eerste helft van 2023 het programma zich richten op de werking van deze
processen.

De monitoring is daarbij van belang om de resultaten van de verbeteringen inzichtelijk
te maken en te kunnen delen, ook met uw Kamer. Daarnaast blijft het zaak om ook op
de korte termijn door te gaan met de afwikkeling van de dossiers uit de jaren 2020
en 2021. Ik zal uw Kamer in het voorjaar van 2023 een nieuwe voortgangsrapportage
sturen.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
E.J. Kuipers

BIJLAGE 1 MONITOR

In het wetgevingsoverleg over het VWS-jaarverslag 2020 en de Slotwet 2020 d.d. 30 juni
2021 is toegezegd dat een monitor zou worden opgesteld om de voortgang van het programma
inzichtelijk te maken. Naast de in de brief beschreven voortgang in kwalitatieve zin
zijn in onderstaande monitor enkele kengetallen en outcome-indicatoren opgenomen.
Deze sluiten, voor zover er beschikbare data aanwezig zijn, aan bij de bevindingen
van de ADR en AR en uw Kamer over het financieel beheer, subsidie- en inkoopbeheer.
De voorgestelde kengetallen en indicatoren geven een beeld van het financieel beheer.
Deze monitor is in ontwikkeling en kan hierdoor bij het volgende rapportagemoment
meer (ingevulde) kengetallen en/of indicatoren bevatten. Wanneer ik een indicator
niet met een getal kan duiden wordt overgegaan op drie categorieën: de juiste stappen
zijn gezet (opzet), of er is reeds overgegaan tot implementatie (bestaan) of er is
resultaat bereikt (werkend).

 

2020

2021

2022 (peildatum 1 september)

Norm

1. Financieel beheer

 
 
 
 

Kengetallen

 
 
 
 

– aantal ISB’s ingediend omtrent corona1

5

14

7

–

– Herstelboekingen: #/€2

88/

€ 4,7 miljard

ca. 40/€ 2 miljard

n.t.b.

0

Indicator

 
 
 
 

– % verplichtingen aangegaan na melding aan parlement omtrent corona3

49%

98%

n.t.b.

100%

– Overschrijden tolerantiegrens artikelen4

7

6

n.t.b.

0

– % tijdig betaalde facturen5

95%

94,6%

n.t.b.

95%

 
 
 
 
 

2. Subsidiebeheer incl. staatssteun

 
 
 
 

Kengetallen

 
 
 
 

– Actuele registers en lijsten van subsidieregelingen aanwezig6

Afwezig

Opzet

Opzet

Werkend

– Aantal nieuwe en gewijzigde subsidieregelingen

–

40

n.t.b.

–

– Aanwezigheid actueel M&O-register7

Opzet

Bestaan

Bestaan

Werkend

Indicator

 
 
 
 

– % uitgevoerde staatssteuntoetsen

(van alle nieuwe en gewijzigde regelingen waarop een staatssteuntoets moet worden
uitgevoerd)8

100%

100%

n.t.b.

100%

– % regelingen met een risicoanalyse en controlebeleid (van alle nieuwe en gewijzigde
regelingen)9

–

92,5%

n.t.b.

100%

 
 
 
 
 

3. Inkoopbeheer

 
 
 
 

Kengetallen

 
 
 
 

– Actueel contractenregister aanwezig10

Afwezig

Opzet

Opzet

Werkend

– Validatie CORON-IT11

Afwezig

In uitvoering

Aanwezig

Aanwezig

– Validatie inkopen Ministerie van VWS12

– 1. PBM

2. Beademingsapparatuur

3. desinfectant

Afwezig

Deels

1. Aanwezig

2. grotendeels aanwezig

3. Aanwezig

Aanwezig

Aanwezig

– Validatie inkopen LCH13

Afwezig

Aanwezig

Aanwezig

Aanwezig

 
 
 
 
 

4. Structurele borging

 
 
 
 

Kengetallen

 
 
 
 

– Aantal aangenomen medewerkers (FTE)14

0

20

20

20/25

– Uitvoering P&C-cyclus15

Afwezig

Bestaan

Bestaan

Werkend

– Ingerichte kennisbank16

Afwezig

Opzet

Opzet

Werkend

– Ex-ante, ex-durante en ex-post evaluaties structurele borging financieel beheer
VWS door externe partij17

–

Ex-ante uitgevoerd (KPMG)

Ex-ante uitgevoerd (KPMG)

Uitgevoerd

X Noot

1

Kengetal. Het aantal ISB’s geeft een beeld van de hoeveelheid incidentele suppletoire
begrotingen die er zijn ingediend om te voldoen aan het budgetrecht van het parlement.
Er is evident geen norm, zolang wordt voldaan aan het informatie- en budgetrecht van
het parlement.

X Noot

2

Bij de totstandkoming van het Jaarverslag 2020 zijn in de laatst mogelijke periode
veel herstelboekingen gedaan. Dit zijn boekingen die op basis van de interne organisatie
en de ADR tot stand komen in de periode tot medio februari van het volgende jaar,
waarbij terugwerkend voor t-1 correcties worden aangebracht. Dit kengetal biedt inzicht
in het tijdig op orde hebben van de financiële administratie. Met het tijdig op orde
hebben van de financiële administratie zou je geen herstelboekingen nodig hebben in
de laatste fase, vandaar dat de norm 0 is. Inzet is het aantal correctieboekingen
en het daarbij behorende budgettaire beslag in 2022 te beperken, zeker ten opzichte
van 2020.

X Noot

3

In 2020 is het parlement niet altijd tijdig geïnformeerd over aangegane verplichtingen.
In 2021 zijn door middel van een handleiding (bij nieuw beleid tijdig het parlement
informeren en toepassing artikel 2.27, tweede lid, CW) en opstellen van meerdere incidentele
suppletoire begrotingen minder begrotingsonrechtmatigheden. De norm is evident 100%,
het informatie- en budgetrecht van het parlement is vastgelegd in wet- en regelgeving
en dient te worden nageleefd.

X Noot

4

Het overschrijden van de tolerantiegrens op begrotingsartikelniveau is een belangrijke
indicator voor het financieel beheer en de rechtmatigheid van de uitgaven. Daarmee
wordt aangegeven of er binnen de begroting van het Ministerie van VWS geen toleranties
in de rechtmatigheid worden overschreven (per artikel). In het verantwoordingsonderzoek
van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag 2020 is opgenomen dat er in 2020 7
artikelen waren waar de tolerantiegrens is overschreden. Ook hiervoor geldt een norm
van 0.

X Noot

5

Binnen de overheid is de norm voor het tijdig betalen van facturen 95%. Met deze indicator
kan ook worden bezien of de financiële administratie ten aanzien van het betaalproces
op orde is.

X Noot

6

Voor het subsidiebeheer is het noodzakelijk om duidelijke registers te hebben en te
weten welke subsidieregelingen er zijn. Dit maakt de vormgeving van een adequaat subsidiebeheer
mogelijk (waaronder risicogerichte sturing). In 2020 ontbrak een actueel register
en er wordt gewerkt aan een actueel register.

X Noot

7

Er is een M&O-register aanwezig voor subsidies, maar zoals was opgenomen in de rapportage
van de ADR was deze niet actueel in 2020. In 2021 is het M&O register geactualiseerd.

X Noot

8

Voor alle regelingen waarvoor een staatssteuntoets geldt, moet deze zijn uitgevoerd.
Juist om tijdig te weten of er sprake is van mogelijke staatssteun of onzekerheid
hieromtrent. Dit borgt een rechtmatige uitvoering.

X Noot

9

Uitgangspunt is dat alle nieuwe en gewijzigde subsidieregelingen een risicoanalyse
en controlebeleid hebben en het beheer op orde is. In 2020 was dit niet het geval
en dit moet op orde worden gebracht in 2021. Met deze indicator wordt ingezet op het
wegnemen van een bevinding ten aanzien van het M&O beleid op het subsidiebeheer.

X Noot

10

Voor het inkoopbeleid geldt dat er een actueel contractregister aanwezig moet zijn.
Met het contractregister kan het inkoopbeheer verder vorm worden gegeven. Het is daarom
een belangrijk kengetal.

X Noot

11

Uitgaven van de GGD GHOR over 2020 waren onzeker, doordat het coron-it systeem niet
was gevalideerd. Het systeem is begin 2022 gevalideerd. Uit deze evaluatie blijkt
echter dat er bevindingen zijn op het systeem, dit heeft als gevolg dat deze bevindingen
eerst weggewerkt dienen te worden alvorens de gegevens uit het systeem gebruikt kunnen
worden voor de jaarcontrole.

X Noot

12

In 2020 zijn er door het Ministerie van VWS eigen inkopen gedaan (beschermingsmaterialen,
beademingsapparatuur en desinfectans). Met het valideren kan de onzekerheid over de
voorraadadministratie en bijbehorende uitgaven worden weggenomen en kan het materieel
beheer verder vorm worden gegeven.

X Noot

13

De validatie van de inkopen van het LCH/Mediq moet worden afgerond en is belangrijk
omdat vervolgens ook verstrekte voorschotten door het Ministerie van VWS kunnen worden
afgerekend. Inmiddels is € 1,25 miljard (= voorschotten 2020) van de totale € 1,5
miljard aan voorschotten Mediq afgehandeld. De voorraad is inmiddels onder beheer
van het CIBG.

X Noot

14

In het verbeterplan en in het wetgevingsoverleg over het VWS-jaarverslag en Slotwet
2020 is gesproken over een structurele versterking van de financiële functie met circa
20 tot 25 fte. Inmiddels zijn er 16 additionele fte’s aangenomen (los van vervanging
van medewerkers) en 4 tijdelijke externe krachten ingehuurd in 2022.

X Noot

15

Met de P&C cyclus wordt het financieel beheer binnen de VWS organisatie ingebed.

X Noot

16

In het verbeterplan was opgenomen dat er een kennisbank zou worden opgezet. Het overleg,
en daarmee kennisdeling en -overdracht, is risicogericht versterkt in 2021. Voor de
structurele borging is het echter ook nodig om naast mondelinge overdracht ook documenten
centraal beschikbaar te stellen en daarmee de kennisbank te verwezenlijken.

X Noot

17

Er is door KPMG een ex-ante opdracht uitgevoerd. Gegeven dat de structurele borging
ook ingaat op wat er nodig is om het financieel beheer binnen het ministerie structureel
op orde te brengen wordt met deze indicator voorgesteld om niet alleen vooraf, maar
ook tijdens en na uitvoering van het programma een toets te laten doen. Tussentijds
zodat geleerd en bijgestuurd kan worden en achteraf om te beoordelen of de structurele
borging is bereikt.