Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Strolenberg over ‘een centraal digitaal en openbaar register van alle personen in Nederland die een koninklijke onderscheidingen hebben gekregen’

Antwoord van Minister Bruins Slot (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) (ontvangen
2 februari 2023). Zie ook Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2022–2023, nr. 1121.

Vraag 1

Wat is de reden dat er thans geen centraal, digitaal en openbaar register is van alle
personen in Nederland die een koninklijke onderscheiding hebben gekregen?

Antwoord 1

Er bestaat een centraal digitaal register van gedecoreerden. Dit register is in beheer
van de Kanselarij. Een openbaar register is dit niet en voor een dergelijk gebruik
ook ongeschikt. Er staan in dit register veel privacygevoelige persoonsgegevens die
niet zonder toestemming van de gedecoreerde openbaar mogen worden gemaakt. Het aanwijzen
van een register als openbaar register moet bovendien in een formele wet zijn geregeld.
Dat is niet het geval.

Vraag 2

In hoeverre klopt het dat om een centraal, digitaal en openbaar register mogelijk
te maken eerst een wettelijke grondslag nodig is? In hoeverre speelt de Uitvoeringswet
Algemene Verordening gegevensbescherming hierbij een rol? Zijn er andere wettelijke
belemmeringen voor een centraal, digitaal en openbaar register van alle gedecoreerde
personen in Nederland? Zo ja, welke?

Antwoord 2

In een centraal, digitaal en openbaar register worden persoonsgegevens verwerkt van
gedecoreerden. Hierop zijn de Algemene Verordening gegevensbescherming en de Uitvoeringswet
AVG van toepassing. In beginsel is voor overheidsorganisaties voor het verwerken van
persoonsgegevens een wettelijke grondslag nodig. Wanneer een wettelijke grondslag
ontbreekt, mogen persoonsgegevens alsnog verwerkt worden als de betrokkene (in dit
geval de gedecoreerde) daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Het gebruiken
van toestemming als grondslag om gegevens te verwerken heeft in dit geval echter niet
de voorkeur. Dit zou betekenen dat een administratie moet worden bijgehouden waaruit
blijkt dat de gedecoreerden toestemming hebben gegeven voor de verwerking van de in
het register opgenomen persoonsgegevens. En dat wanneer de toestemming wordt ingetrokken
de betreffende persoonsgegevens moeten worden verwijderd. Een dergelijke administratie
is gelet op de grote hoeveelheid gegevens bewerkelijk en de kans op fouten reëel.
Daarmee weegt het belang dat zou zijn gediend met een openbaar register in onvoldoende
mate op tegen de daaruit voortvloeiende gevolgen voor de uitvoeringspraktijk.

Vraag 3

Klopt het dat de gegevens met betrekking tot koninklijke onderscheidingen die bij
het Nationaal Archief zijn gearchiveerd alleen betrekking hebben op personen die zijn
overleden in de periode 1815–1993? Worden daarin ook de gegevens opgenomen van personen
die na 1993 zijn overleden? Zo neen, waarom niet?

Antwoord 3

Het archief Kanselarij der Nederlandse Orden van het Nationaal Archief bevat gegevens
over gedecoreerden in de periode 1815–1993. Van deze personen was het bij de overdracht
in 2005 bekend dat zij zijn overleden. De gegevens van de in 2005 nog levende personen
berusten nog bij de Kanselarij, evenals die van overleden personen wier overlijden
in 2005 nog niet aan de Kanselarij was gemeld. Ook de gegevens van personen waarvan
het overlijden in 2005 niet met een hoge mate van waarschijnlijkheid kon worden vermoed,
zijn (nog) niet overgedragen aan het Nationaal Archief. De gegevens bij het nationaal
archief worden aangevuld zodra een nieuwe overdracht plaatsvindt.

Vraag 4

Als een centraal, digitaal en openbaar register van alle personen die een koninklijke
onderscheiding hebben gekregen niet is toegestaan, hoe verhoudt dat zich dan tot de
speciale editie van de Staatscourant, waarin jaarlijks de namen van alle gedecoreerde
personen worden vermeld? Hoe verhoudt dat zich voorts tot de lijsten met de namen
van de gedecoreerden van de gemeenten die elk jaar worden gepubliceerd, aan de media
worden verstrekt en op de websites van gemeenten worden geplaatst? Speelt het privacyaspect hier niet? Zo neen, waarom niet?

Antwoord 4

De speciale editie van de Staatscourant gebeurt op grond van artikel 17 van het Reglement
op de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau, dat voor Ministers
de plicht schept de verlening van een onderscheiding binnen een maand na verlening
te publiceren in de Staatscourant. Gemeenten publiceren hieruit om te informeren welke
inwoners zijn gedecoreerd. De wetgeving regelt niet het verzamelen van alle gegevens
in een openbaar te doorzoeken register. Overigens wordt momenteel een wetsvoorstel
voorbereid, waarin in den brede een nadere explicitering plaatsvindt van de grondslagen
voor gegevensverwerking in het decoratiestelsel in het licht van de thans geldende
privacyregelgeving.

Vraag 5

Is wel eens overwogen om een centraal, digitaal en openbaar register te maken met
daarin de namen van degenen die een koninklijke onderscheiding hebben gekregen? Zo
nee, waarom niet? In hoeverre is daarbij overwogen om dat te doen met toestemming
van de gedecoreerden? In hoeverre is daarbij overwogen om gedecoreerden zelf de keus
te geven om al dan niet in zo’n register te willen staan (een soort opt-outsysteem)?

Antwoord 5

Zie antwoord op vraag 2.

Vraag 6

Bent u bereid om te onderzoeken hoe een centraal, digitaal en openbaar register met
daarin de namen van diegenen die een koninklijke onderscheiding hebben gekregen tot
stand kan komen? Kan het huidige register met gedecoreerden bij het Nationaal Archief
hiervoor geschikt en zowel beheerstechnisch als economische interessant zijn? Zo neen,
waarom niet?

Antwoord 6

Het huidige register bij het Nationaal Archief zou gebruikt kunnen worden voor zover
de gedecoreerde overleden is. Voor de totstandkoming van een openbaar register is
op dit moment geen noodzaak of aanleiding.