Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Madlener over de trage afhandeling van verzoeken op basis van de Wet openbaarheid van bestuur bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Antwoord van Minister Harbers (Infrastructuur en Waterstaat) (ontvangen 17 februari
2022).

Vraag 1

Bent u bekend met het gepubliceerde onderzoek van de Open State Foundation?1

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2

Hoe beoordeelt u het onderzoek?

Antwoord 2

Het is goed dat is onderzocht in hoeverre ministeries er in slagen binnen de wettelijke
termijn voor de behandeling van Wob-verzoeken te besluiten. Om dit te kunnen bepalen
vormt de datum van de indiening van een Wob-verzoek een concreet aanknopingspunt in
combinatie met de datum waarop het besluit is genomen. Hier hebben onderzoekers zich
ook op gebaseerd voor hun conclusies. Het onderzoek maakt duidelijk dat het rijksbreed
regelmatig niet lukt om de behandeling van Wob-verzoeken af te ronden binnen de geldende
wettelijke termijn.

Wel wil ik een kanttekening plaatsen bij het in het onderzoek gehanteerde uitgangspunt
waarbij de omvang van het verzoek wordt bepaald door het aantal openbaar gemaakte
pagina’s. Bij de behandeling van een Wob-verzoek is de omvang van een verzoek veel
meer ingegeven door het aantal documenten dat geselecteerd en beoordeeld moet worden,
dan het aantal pagina’s dat uiteindelijk wordt verstrekt. Naarmate een onderwerp groter
is en het verzoek breed wordt ingestoken, moeten normaliter meer documenten worden
geanalyseerd. Een conclusie over tijdigheid van afhandeling aan de hand van het aantal
pagina’s dat daadwerkelijk wordt verstrekt, doet onvoldoende recht aan de noodzakelijke
zoekslag die daaraan vooraf gaat. Zoals de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
aangaf in de beantwoording van mondelinge vragen van het lid Leijten (SP) op 1 februari
jl. is juist in dit voorafgaande proces nog veel tijdwinst te behalen. Het achterhalen,
vinden en beschikbaar maken van vaak vele documenten die -mogelijk- bij een Wob-verzoek
betrokken moeten worden, kost nu nog veel tijd. Hetzelfde geldt voor de beoordeling
of en op welke wijze aangetroffen documenten openbaar kunnen worden gemaakt.

Vraag 3

Hoe rijmt u de uitkomsten van dit onderzoek ten aanzien van uw ministerie met de beloofde
nieuwe bestuurscultuur?

Antwoord 3

Het onderzoek betreft primair de snelheid waarmee de verschillende departementen verzoeken
op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) afdoen. Op grond van de Wob moet
de overheid documenten verstrekken met betrekking tot de bestuurlijke aangelegenheid
waarover de verzoeker vragen heeft. Het betreft in de praktijk veelal verzoeken van
burgers, journalisten en advocatenkantoren. Ik hecht groot belang aan het tijdig afhandelen
van Wob-verzoeken. Op de vraag waarom het soms lang duurt voordat een Wob-verzoek
is afgehandeld, kom ik terug bij vraag 4.

Daarnaast is mijn insteek dat binnen de grenzen van de Wob zoveel mogelijk informatie
openbaar wordt gemaakt, zodat het proces voorafgaand aan besluitvorming zo nauwkeurig
mogelijk kan worden herleid. Hiertoe wordt inmiddels veel vaker dan in het verleden
toepassing gegeven aan de mogelijkheid om ook documenten met daarin persoonlijke beleidsopvattingen
bestemd voor intern beraad van bijvoorbeeld ambtenaren openbaar te maken.

De nieuwe bestuurscultuur komt echter niet alleen tot uitdrukking in de behandeling
van Wob-verzoeken, waarbij het ministerie gebonden is aan de reikwijdte van de vraagstelling
van verzoeker.

In het kader van de nieuwe bestuurscultuur vind ik de actieve openbaarmaking van de
argumenten die ten grondslag liggen aan beleidsvoornemens en besluiten minstens zo
belangrijk om inzicht te kunnen bieden in de afwegingen en betrokken belangen bij
de besluitvorming. Ik wijs in dat verband op de werkwijze die sinds 1 juli 2021 geldt,
waarbij de onderliggende ambtelijke beslisnota’s in verband met wetsvoorstellen en
beleidsvormingsbrieven worden meegezonden aan uw Kamer. Met deze werkwijze wordt nu
ervaring opgedaan en na evaluatie, en in goed overleg met uw Kamer, kan in de loop
van dit jaar uitbreiding plaatsvinden tot nota’s ter voorbereiding op andere correspondentie
met uw Kamer, zoals voortgangsrapportages, kennis- en informatiedeling, begrotingsstukken
en documenten met betrekking tot Europese – en internationale onderhandelingen.

Vraag 4

Wat is de reden dat het ministerie zo lang doet over het afronden van Wob-verzoeken?
Wilt u hierbij een gedetailleerd antwoord met redenen, motivatie en oorzaak geven?

Antwoord 4

Op grond van de Wob geldt voor alle verzoeken dezelfde termijn waarbinnen tot een
besluit moet worden gekomen, ongeacht de verzoeker of de omvang van het verzoek. De
standaardtermijn is 28 dagen, eenmalig te verlengen met nog eens 28 dagen. In het
door u genoemde onderzoek van Open State Foundation is opgenomen dat het Ministerie
van IenW in 2019 25 Wob-verzoeken heeft ontvangen. Dat cijfer is niet correct. In
2019 zijn 79 Wob-verzoeken ontvangen. Daarvan zijn 25 verzoeken binnen de wettelijke
termijn afgehandeld. Het aantal verzoeken is de laatste jaren sterk gegroeid maar
fluctueert ook jaarlijks. In 2020 betrof het 116 verzoeken, in 2021 ontving het ministerie
80 verzoeken.

Voor alle verzoeken wordt getracht om de afhandeling binnen een redelijke termijn
te doen, gerekend vanaf de datum van binnenkomst. Of een verzoek binnen de wettelijke
termijn kan worden afgehandeld, hangt af van verschillende omstandigheden:

– De omvang van het verzoek; vraagt de verzoeker naar een specifiek document dat eenvoudig
kan worden getraceerd, dan kan het document veelal snel worden verstrekt. Vraagt de
verzoeker om alle denkbare documenten (inclusief emailverkeer en concepten), dan moeten
de ambtenaren grote delen van archieven en emailboxen doorzoeken om te bezien of elk
van de aangetroffen documenten wellicht relevant is in het kader van het desbetreffende
Wob-verzoek. Het komt de snelheid ten goede wanneer de verzoeker zich beperkt tot
een duidelijk omschreven bestuurlijke aangelegenheid en een specifiek en kort tijdvak.

– Zoals aangegeven in antwoord op vraag 2, is het aantal pagina’s dat uiteindelijk openbaar
wordt gemaakt onvoldoende representatief voor het veelvoud aan documenten dat moet
worden geanalyseerd op relevantie voor het desbetreffende verzoek. Aan de hand van
de omvang van de geselecteerde documenten kan het aantal pagina’s worden bepaald dat
in het verzoek wordt betrokken (en uiteindelijk openbaar worden gemaakt). De zoekslag
naar relevante documenten omvat in de praktijk vaak meer dan de 50 pagina’s die in
het onderzoek als criterium worden genoemd.

– Een Wob-verzoek kan betrekking hebben op oude documenten die nog niet zijn gedigitaliseerd.
Om deze documenten (digitaal) te kunnen doorzoeken op relevantie, is het soms nodig
om deze documenten eerst volledig te digitaliseren.

– Nadat de relevante documenten zijn geselecteerd, moet worden bezien of het document
geheel of gedeeltelijk kan worden verstrekt. Persoonsgegevens moeten worden verwijderd
en bezien moet worden of de verstrekking van (delen van) de documenten in strijd is
met het belang van derden of het belang van de Staat. Deze beoordeling betreft mensenwerk
en kan slechts in beperkte mate geautomatiseerd plaatsvinden.

– Relevant is of documenten ook informatie van of over derden bevatten. Wanneer een
bedrijf bijvoorbeeld bedrijfsvertrouwelijke informatie heeft verstrekt aan het departement,
dan kan deze informatie niet via een Wob-verzoek openbaar worden gemaakt door het
departement. Het desbetreffende bedrijf zou daardoor ernstig kunnen worden geschaad.
De desbetreffende derden worden in de gelegenheid gesteld om aan te geven of zij bezwaar
hebben tegen openbaarmaking van de geselecteerde documenten. Daartoe wordt normaliter
een week of twee de tijd gegeven.

Uit het voorgaande is af te leiden dat de behandeling van Wob-verzoeken samengevat
arbeidsintensief is.

Vraag 5

Welke acties gaat u ondernemen om de doorlooptijd van Wob-verzoeken drastisch in te
korten?

Antwoord 5

Zoals ook door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op 1 februari
jl. is opgemerkt in uw Kamer, heeft het Ministerie van IenW onder mijn ambtsvoorgangers
reeds vele maatregelen getroffen om de afhandeling van Wob-verzoeken te professionaliseren
en te versnellen.

Tot 2020 werden Wob-verzoeken bij IenW afgehandeld door de verschillende beleidsdirecties.
Vanaf 1 januari 2020 is een Wob-unit ingericht waarin kennis en ervaring met de afhandeling
van Wob-verzoeken bijeen is gebracht. De behandeling van Wob-verzoeken is daarmee
dus gecentraliseerd georganiseerd. Dit leidt tot een meer efficiënte behandeling.
Aan de Wob-unit is vanzelfsprekend ook capaciteit toegekend. Inmiddels is de capaciteit
sinds 1 januari 2020 reeds 2 maal uitgebreid. Wob-verzoeken die sinds 1 januari 2020
zijn ingediend, worden afgehandeld door de beleidsafdelingen en de Wob-unit gezamenlijk.

Bij binnenkomst van een Wob-verzoek wordt steeds vaker contact gezocht met de verzoeker
om duidelijkheid te krijgen over de exacte zoekvraag. Verzoeken worden in de praktijk
vaak zeer breed ingestoken omdat verzoekers uiteraard niet exact in beeld hebben wat
de mogelijkheden en aangrijpingspunten zijn tot specificering binnen het onderwerp
waarin zij geïnteresseerd zijn. Zoals uit het voorgaande naar voren komt, kan een
nadere toespitsing van de zoekvraag echter voorkomen dat onnodig veel documenten op
relevantie moeten worden doorzocht en betrokken en krijgt de verzoeker ook vooral
die informatie waarin deze daadwerkelijk geïnteresseerd is.

Ook wordt getracht om met de verzoeker afspraken te maken, zodat zo spoedig mogelijk
via deelbesluiten wordt voldaan aan de informatiebehoefte. Dat betekent dat bijvoorbeeld
eerst documenten worden verstrekt over een bepaalde periode dan wel documenten die
tussen bepaalde partijen zijn gewisseld.

In het verlengde van deze bestaande praktijk wordt voor de toekomst ook gedacht aan
het als eerste verstrekken van documenten waarbij geen derden zijn betrokken; dat
betekent het als eerste verstrekken van documenten waarvoor niet aan derden behoeft
te worden gevraagd of zij tegen de voorgestelde openbaarmaking bezwaar hebben. Documenten
waarbij derden zijn betrokken, worden dan op een later moment beoordeeld en zo mogelijk
verstrekt.

Ter ondersteuning van deze werkzaamheden, wordt op ook sterk ingezet op het toepassen
van beschikbare ICT-hulpmiddelen om de hierboven beschreven processen te ondersteunen
en te vergemakkelijken.

Een verbetering van de informatiehuishouding zal in de toekomst kunnen bijdragen aan
de beschikbaarheid en vindbaarheid van relevante documenten. Zoals de Minister van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft aangegeven bij de beantwoording van
mondelinge vragen van het lid Leijten heeft de verbetering van de informatiehuishouding
hoge prioriteit van dit kabinet.

Vraag 6

Loopt het ministerie kans om boetes te moeten betalen omdat zij veelal de wettelijk
vastgestelde termijnen overschrijdt?

Antwoord 6

De verzoeker die meent dat zijn Wob-verzoek niet snel genoeg wordt afgehandeld, kan
beroep doen op de rechter. Wanneer de rechter de verzoeker in het gelijk stelt, zal
de rechter samengevat een redelijke termijn bepalen waarbinnen het departement op
het Wob-verzoek zal moeten besluiten. De rechter kan een dwangsom verbinden aan het
niet halen door het departement van de opgelegde uiterste termijn.