Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van de leden Sneller en Gijs van Dijk over de aanbesteding van fotografieopdrachten

Antwoord van Minister Rutte (Algemene Zaken), mede namens de Ministers van Economische
Zaken en Klimaat, voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media en van Sociale Zaken
en Werkgelegenheid (ontvangen 12 oktober 2021).

Vraag 1

Welke datum heeft u als doel gesteld om de inschrijvingen voor de Europese aanbesteding
van de fotografiediensten te openen?1

Antwoord 1

Volgens de huidige planning wordt de aanbesteding eind oktober/begin november gepubliceerd.
Op grond van de huidige planning worden de inschrijvingen in december verwacht en
geopend. Deze planning is echter nog niet definitief.

Vraag 2

Hoeveel van de aanbesteedde 39 fotografen hebben aangegeven dat zij last hadden van
de administratieve lasten binnen de huidige wijze van aanbesteden?

Antwoord 2

Een aanzienlijk deel van de 39 fotografen in de huidige raamovereenkomst, grofweg
één derde, heeft in communicatie met het Ministerie van Algemene Zaken (mondeling
en/of schriftelijk) aangegeven last te hebben van de administratieve verplichtingen
in de huidige raamovereenkomst en/of heeft aangegeven de aanbestedingsprocedure zelf
als (zeer) belastend te hebben ervaren.

Vraag 3

Waarop baseert u de stelling dat de betrokken fotografen de administratieve lasten
zo bezwaarlijk vinden dat zij liever via een bureau zouden willen werken?

Antwoord 3

In de beantwoording van de eerdere Kamervragen over deze aanbesteding heb ik toegelicht
dat het aanbesteden aan individuele fotografen voor hen heeft geleid tot veel administratieve
lasten en dat dit, naast de juridische houdbaarheid, een rol heeft gespeeld bij de
keuze voor een nieuwe opzet.

Vraag 4

Wat zijn de opties om binnen de huidige manier van aanbesteden de administratieve
lasten te verlichten?

Antwoord 4

Ik ga er vanuit dat met de «huidige manier van aanbesteden» wordt bedoeld de manier
van aanbesteden die heeft geleid tot de huidige raamovereenkomst met 39 fotografen.

Binnen die manier van aanbesteden is het niet mogelijk om de administratieve lasten
voor fotografen genoemd in het antwoord op de kamervragen 3, 4, 6, 7 en 9 d.d. 9 juni
2021 (kenmerk 2021Z10261) substantieel te verminderen. Bij die opzet zullen individuele fotografen immers
altijd de last van het zelfstandig doorlopen van een Europese aanbesteding dragen
en zelf geconfronteerd worden met inkoopprocessen en -systemen van afzonderlijke rijksorganisaties.
In de nieuwe opzet worden deze lasten door het bureau gedragen, omdat het bureau er
tussen zit. Dit geldt eveneens voor bepaalde administratieve lasten bij de uitvoering
van opdrachten in verband met portretrecht en AVG en onder meer het gemetadateerd
aanleveren van foto’s, die door het bureau zullen worden gedragen.

Voor de goede orde wijs ik nog op dat het Ministerie van Algemene Zaken, als aanbestedende
dienst, de wettelijk plicht heeft de administratieve lasten bij het tot stand komen
van aanbestedingsplichtige overeenkomsten (zoals de onderhavige raamovereenkomst)
zo veel mogelijk te beperken, zie artikel 1.6 Aanbestedingswet 2012.

Vraag 5

Kunt u een indicatie geven van het verschil tussen het huidige gehanteerde tarief
voor fotografen en het te verwachten toekomstige tarief dat bij de fotografen terecht
komt?

Antwoord 5

Het uurtarief in de nieuwe raamovereenkomst zal naar alle waarschijnlijkheid € 109
bedragen, voor elk uur dat een fotograaf op locatie foto’s neemt. Dit is inclusief
tijd die wordt besteed aan nabewerking, die niet apart in rekening mag worden gebracht.

In de huidige raamovereenkomst bedraagt het uurtarief € 117. Dat is inclusief nabewerking,
maar ook inclusief overige taken die in de nieuwe situatie door het bureau worden
uitgevoerd, zoals planning, administratie, gehele metadatering en aanlevering.

Vraag 6

Stelt u een maximum aan het deel van het tarief dat naar het tussenbureau zal gaan
in plaats van naar de fotografen?

Antwoord 6

Het uurtarief genoemd in het antwoord op vraag 5 komt volledig ten goede aan de ingezette
fotograaf. Het bureau mag per opdracht een vaste vergoeding in rekening brengen bij
de opdrachtgever, die volledig ten goede komt aan het bureau. Deze vergoeding aan
het bureau staat los van het tarief dat volledig aan de fotograaf toekomt.

Vraag 7

Op welke manier wilt u een redelijk uurtarief garanderen?

Antwoord 7

Het uurtarief wordt voorgeschreven in de aanbesteding en kan niet door het bureau
worden gewijzigd.

Vraag 8

Ziet u aanbestedingen via grote bureaus door de rijksoverheid (bijvoorbeeld bij tolken)
als een succes? Zo ja, wat zijn de succescriteria? Zo nee, welke lessen zijn daaruit
te trekken in de aanbesteding van de fotografieopdrachten?

Antwoord 8

In verschillende branches wordt aanbesteed via (bemiddelings)bureaus, denk (naast
de door u bedoelde aanbesteding voor tolk- en vertaaldiensten) bijvoorbeeld ook aan
aanbestedingen voor inhuur van personeel via intermediairs en aanbestedingen via brokers
voor ict-producten. Vanwege uiteenlopende kenmerken van deze markten/branches en de
zeer verschillende eisen en wensen vanuit de aanbestedende diensten, zijn hieruit
geen algemene succescriteria te formuleren of lessen te trekken voor de onderhavige
aanbesteding. Voor elke dienst die moet worden aanbesteed vindt een eigenstandige
afweging plaats op basis van informatie over de markt en de eisen en wensen van deelnemende
opdrachtgevers.

Vraag 9

Wie van de betrokken partijen heeft er voordeel van de nieuwe wijze van aanbesteden?
Kunt u dat per betrokken partij toelichten?

Antwoord 9

De nieuwe wijze van aanbesteden heeft voordelen voor zowel fotografen als opdrachtgevers.
Fotografen krijgen te maken met minder administratieve lasten (zie ook het antwoord
op vraag 3) en kunnen gedurende de looptijd van de raamovereenkomst toetreden tot
de poule. Opdrachtgevers worden door het bureau ondersteund in de keuze voor de best
passende fotograaf en worden onder andere ontlast met betrekking tot correcte toepassing
van de AVG, het portretrecht en intellectuele eigendomsrechten.

Vraag 10

Deelt u de mening dat een aanbesteding via één groot bureau ervoor kan zorgen dat
dit bureau marktmacht naar zich toe kan trekken ten opzichte van de fotografen en
daardoor de prijs kan bepalen?

Antwoord 10

Nee. Zie ook het antwoord op vraag 5 en 6.

Vraag 11

Op welke wijze kunt u garanderen dat de opdracht ook echt open staat voor het midden-
en kleinbedrijf en collectieven van fotografen en niet als natuurlijk bij de grootste
speler van Nederland terecht komt?

Antwoord 11

De aanbesteding is zo ingericht dat het voor een brede kring aan fotografen mogelijk
zal zijn fotografieopdrachten te verwerven via de poule. Daarnaast is het voor collectieven
van fotografen mogelijk de rol van bureau te vervullen, mits deze collectieven aan
bepaalde eisen en wensen voldoen. Deze eisen en wensen zullen worden gepubliceerd
in de aanbestedingsstukken. Er worden in de aanbesteding geen ervaringseisen gesteld
aan het bureau die deelname aan de aanbesteding door nieuwe collectieven of bureaus
onmogelijk maken.

Vraag 12

Welke eisen mag en moet het bureau wat u betreft aan de poule van fotografen stellen
om wel of niet in te stappen?

Antwoord 12

De eisen die het bureau kan stellen aan fotografen zullen proportioneel en laagdrempelig
zijn. In ieder geval moeten de fotografen die willen toetreden tot de poule voldoende
ervaring hebben met fotografieopdrachten vergelijkbaar met de typen/soorten fotografieopdrachten
die onderdeel uitmaken van deze raamovereenkomst. Deze eisen worden in de aanbestedingsstukken
nader toegelicht.

Vraag 13

Kunt u voorbeelden geven van de kwaliteits- en selectiecriteria die u wilt gaan stellen
voor de poule van fotografen? Zijn deze criteria anders dan u zou stellen bij het
ongeclusterd aanbesteden van de fotografieopdrachten?

Antwoord 13

Bij het selecteren van fotografen voor de poule moet het bureau (naast het voldoen
aan bepaalde eisen door de fotografen, zie antwoord op vraag 12) in ieder geval rekening
houden met de gewenste geografische spreidingen en de kwaliteit van het portfolio
van de fotograaf. Op hoofdlijnen zouden dit ook criteria zijn die door de aanbestedende
dienst zouden worden meegewogen indien sprake zou zijn van het rechtstreeks aanbesteden
aan individuele fotografen. Deze criteria worden gepubliceerd in de aanbestedingsstukken.

Vraag 14

Kunt u nader toelichten wat u bedoelt met «in het licht van de juridische houdbaarheid
van deze wijze van aanbesteden is gekozen voor een nieuwe opzet?» Welke elementen
van de oude wijze van aanbesteden zouden eventueel juridisch niet houdbaar zijn?

Antwoord 14

Indien sprake is van een raamovereenkomst met meerdere partijen dient in uitgangspunt
nadere concurrentiestelling plaats te vinden (een zogenaamde «mini-competitie», oftewel:
een mini-aanbesteding) voor het verstrekken van concrete opdrachten (art. 2.143 lid 2
en 2.47 lid 2 Aanbestedingswet 2012). De huidige raamovereenkomst voor fotografiediensten
betreft een raamovereenkomst met meerdere partijen/fotografen, maar gaat uit van het
verstrekken van opdrachten zonder nadere concurrentiestelling, omdat nadere concurrentiestelling
per fotografieopdracht onmogelijk zou zijn vanwege de doorlooptijd en de onevenredige
lasten daarvan voor zowel fotografen als opdrachtgevers. AZ wenst deze wijze van aanbesteden
niet te herhalen, omdat deze op gespannen voet staat met de aanbestedingsregels. Ook
lijkt het Ministerie Algemene Zaken met die manier van aanbesteden niet optimaal invulling
te geven aan de verplichting op grond van artikel 1.6 Aanbestedingswet 2012 om als
aanbestedende dienst de administratieve lasten zo veel mogelijk te beperken (zie ook
het antwoord op vraag 4).

Vraag 15

Heeft er interdepartementaal overleg plaatsgevonden over het op deze manier aanbesteden
van fotografieopdrachten en wat zijn daarbij de adviezen en inbreng geweest van de
andere departementen?

Antwoord 15

Er heeft interdepartementaal overleg plaatsgevonden – onder andere in de Voorlichtingsraad
en op individuele basis – met toekomstige gebruikers van de nieuwe raamovereenkomst.
Hun adviezen en inbreng richtten zich met name op het realiseren van geografische
spreiding in de poule, het beschermen van de positie van de fotograaf en het borgen
van diversiteit in de poule. Deze adviezen en inbreng zijn meegenomen in de aanbesteding.