Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Snels over de vernietigde dossiers

Antwoord van Staatssecretaris Van Huffelen (Financiën, Toeslagen en Douane) (ontvangen
29 september 2020). Zie ook Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2020–2021, nr. 71.

Vraag 1

Klopt het dat het grootste deel van de 9.000 vernietigde dossiers (namelijk 7.087
dossiers) is vernietigd na 29 november 2019, namelijk in 2020?

Antwoord 1

Ja dat klopt 7.087 beroepsdossiers zijn in 2020 vernietigd. Ik betreur het dat deze
documenten vernietigd zijn. Zoals al in de tweede Voortgangsrapportage toegezegd zullen
de ouders die het betreft hier geen negatieve gevolgen van mogen ondervinden.1 In de gelijk met deze antwoorden verstuurde derde Voortgangsrapportage kinderopvangtoeslag
wordt tevens aangegeven dat er nog veel documenten wel beschikbaar zijn, we onderzoek
doen naar van wie precies de beroepsdossiers vernietigd zijn en we met de Raad voor
de Rechtspraak kijken of de betreffende beroepsdossiers nog op een andere manier beschikbaar
zijn.

Vraag 2

Klopt het dat diverse Wob-verzoeken uit 2019 en 2020 door deze vernietiging op een
onvolledige manier openbaar zijn gemaakt?

Antwoord 2

Nee dat klopt niet. De betreffende beroepsdossiers bevatten informatie over individuele
procedures van toeslaggerechtigden, bovendien bevatten deze dossiers privéinformatie
van burgers. Individuele beroepsdossiers worden als zodanig niet openbaar gemaakt
naar aanleiding van een Wob-verzoek.

Vraag 3

Wanneer zijn de overige 1.913 dossiers precies vernietigd? Over welke jaren gaat het
hier?

Antwoord 3

In totaal zijn er 8.938 dossiers vernietigd.2 In onderstaande tabel treft u een totaaloverzicht aan. Hierin is per aanleverjaar
van het beroepsdossier voor toeslagen aangegeven hoeveel dossiers in welk jaar vernietigd
zijn. Niet bekend is op welke data de vernietiging van 2014 heeft plaatsgevonden.
In 2019 heeft de vernietiging plaatsgevonden tussen 1 januari en 14 maart, de vernietiging
in 2020 heeft plaatsgevonden tussen 1 januari en 29 april. Nog niet bekend is op welke
toeslaggerechtigden en welke jaren de vernietigde beroepsdossiers betrekking hebben.
Dit wordt nog uitgezocht en daar zal ik u in een volgende Voortgangsrapportage kinderopvangtoeslag
over informeren.

Overzicht beroepsdossiers Toeslagen

Aanleverjaar1

Bewaard

Aantal vernietigd

Vernietigd in jaar

2009

1.049

2010

910

2019

2011

797

2019

770

2020

2012

1.121

2020

2013

102

2014

3.757

2020

2014

32

42

2014

1.439

2020

Totaal2

1.081

8.938

X Noot

1

Dit betreft het door Doc-Direckt geregistreerde aanleverjaar.

X Noot

2

Daarnaast zijn er 23 dossiers administratief bekend in het beheerssysteem van Doc-Direkt,
maar niet fysiek.

Vraag 4

Klopt het dat er in 2014 ook 144 dossiers zijn vernietigd en dat er toen niet is voldaan
aan de 7-jaarstermijn? Van welk Combiteam Aanpak Facilitators (CAF)-zaken waren deze
dossiers onderdeel?

Antwoord 4

Ja, dat klopt. Deze dossiers zijn in 2013 en 2014 bij het archief aangeleverd door
Toeslagen. Door de vermenging in de administratie en het magazijn zijn deze dozen
niet opgemerkt en is daarbij ook niet voldaan aan de 7-jaarstermijn. Momenteel wordt
gekeken of te achterhalen is van welke personen de vernietigde dossiers zijn, dan
is ook te achterhalen of deze betrokken waren bij een CAF-zaak. Hiervoor geldt ook
dat ouders die het betreft hier geen negatieve gevolgen van mogen ondervinden.

Vraag 5

Klopt het dat er in 2019 ook nog eens 1.707 dossiers zijn vernietigd? Klopt het dat
niet bekend is op welke toeslagjaren de in 2014, 2019 en 2020 vernietigde dossiers
exact zien, aangezien dit niet is opgenomen in het archiefbeheersysteem?

Antwoord 5

Ja dat klopt, zie hiervoor ook de tabel bij het antwoord op vraag 3. Zoals aangegeven
wordt nog onderzocht of te achterhalen is op welke toeslaggerechtigden en welke jaren
de vernietigde beroepsdossiers betrekking hebben.

Vraag 6

Is de Landsadvocaat, die sinds oktober 2018 is betrokken in de toeslagenaffaire vanwege
het bepalen van de volledigheid van dossiers, geïnformeerd over deze vernietiging
van dossiers? Beschikte de Landsadvocaat dan wel over alle stukken? Hoe reageerde
de Landsadvocaat op het bericht dat er dossiers waren vernietigd?

Antwoord 6

De vernietiging van de beroepsdossiers ziet op beroepszaken die reeds in eerdere jaren
zijn afgerond en die onherroepelijk zijn komen vast te staan. In het geval de Landsadvocaat
in een dergelijke beroepszaak betrokken is geweest, heeft hij destijds over de stukken
kunnen beschikken. De Landsadvocaat is over het bericht van de dossiervernietiging
niet apart geïnformeerd en heeft hierop niet gereageerd.

Vraag 7

Heeft u geprobeerd een reconstructie te maken van de ten onrechte vernietigde dossiers
zodat deze teruggevonden kunnen worden?

Antwoord 7

Zoals ook in antwoord 3 aangekondigd wordt gekeken of achterhaald kan worden op welke
toeslaggerechtigden en welke jaren de vernietigde beroepsdossiers betrekking hebben.
Met de Raad voor de Rechtspraak is overleg om te kijken of de betreffende beroepsdossiers
nog op een andere manier beschikbaar zijn.

Vraag 8

Op welke wijze is gegarandeerd dat het onderzoek naar de vernietiging van deze dossiers
onafhankelijk is?

Antwoord 8

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (hierna: IO&E) neemt de vroegtijdige vernietiging
van dossiers mee in haar onderzoek naar het informatie- en archiefbeheer bij de Belastingdienst
welke inmiddels gestart is. De IO&E is een zelfstandige inspectie die losstaat van
de Belastingdienst. Afronding van het onderzoek is voorzien voor het eerste kwartaal
van 2021.

Vraag 9 en 11

Kunt u de hele mail- en briefwisseling betreffende het besluit over de beroepszaken
van de Belastingdienst/Toeslagen in 2019 en 2020 aan de Kamer doen toekomen?

Kunt u alle stukken over de vernietiging van deze 9.000 dossiers aan de Kamer doen
toekomen?

Antwoord 9 en 11

Bijgevoegd treft u een notitie van 10 juli jl. met daarbij een eerdere notitie van
29 juni jl. en een memo van 25 juni jl. rondom de vernietigde dossiers. De namen van
medewerkers zijn hierbij niet zichtbaar gemaakt.

Vraag 10

Heeft er iemand gewaarschuwd om deze dossiers niet te vernietigen? Zo ja, wie? Wat
is er met het signaal gebeurd?

Antwoord 10

Er zijn geen documenten of signalen gevonden waaruit een dergelijke waarschuwing blijkt.

Vraag 12

Kunt u deze vragen een voor een beantwoorden?

Antwoord 12

Ja, behoudens vragen 9 en 11 die zijn gebundeld.

Toelichting:

Deze vragen dienen ter aanvulling op eerdere vragen terzake van het lid Omtzigt (CDA),
ingezonden 31 augustus 2020 (vraagnummer 2020Z15232).

Bijlage3 bij antwoorden

Set met twee notities (29 juni, 10 juli 2020) en één memo (25 juni 2020) rondom vernietigde
dossiers (n.a.v. vraag 11).