Brief regering : BIT toets programma Beter Samen Werken

26 643
Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 366
BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 16 september 2024

Met deze brief informeer ik uw Kamer over het advies van het Adviescollege ICT-toetsing
(hierna: het Adviescollege) over het programma Beter Samen Werken (verder BSW).

Het advies heb ik 2 september 2024 van het Adviescollege ontvangen en met deze brief
ontvangt u het rapport met de bevindingen van het Adviescollege.

In deze brief ga ik in op de conclusies uit het rapport en zal ik hierbij aangeven
welke maatregelen worden genomen om opvolging te geven aan de aanbevelingen van het
Adviescollege.

Aanleiding

De aanleiding voor het programma BSW is het rapport Ongekend Onrecht van de Parlementaire
Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag, met daaruit voortvloeiend het actieplan
Open op Orde, in december 2023 geactualiseerd in het Meerjarenplan Openbaarheid en
Informatiehuishouding1.

Ook is in 2014 door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed geconstateerd en in
2022 herhaald2 dat: De huidige ondersteuning met o.a. de document management systemen (DMS’en zoals Digidoc
en Marjolein) en samenwerkruimten onvoldoende zijn en er behoefte is aan een moderne
en soepel werkende ICT-ondersteuning. De bevindingen van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed zijn bevestigd door
de Open State Foundation3.

Het einddoel van het programma BSW is om te komen tot een voor ambtenaren duidelijk
betere ondersteuning van de informatiehuishouding, door het maken, beheren en vinden
van informatie te ondersteunen met een nieuwe werkomgeving. Dit gedurende de hele
cyclus4 van deze informatie, conform eisen vanuit duurzame toegankelijkheid (archiving by
design). Het gaat hierbij om digitale bestanden zoals documenten, chats, mails, social
media, audio, video (hierna de werkomgeving van de toekomst).

De resultaten van het programma BSW dragen randvoorwaardelijk bij aan het verbeteren
van goed bestuur5. Dit omdat de nieuwe werkomgeving bijdraagt en aan verbetering van de voor goed bestuur
noodzakelijke informatiehuishouding.

Daarnaast wordt ook opvolging gegeven aan het advies van de regeringscommissaris om
te komen tot een moderne responsieve overheid, waarbij deze in zijn openbare brief
aan de Staatssecretaris heeft aangegeven: «Uniformeer ook de werkomgeving, zoals dat in het programma «beter samenwerken» gestalte
krijgt»6.

In het programma worden adviezen uit het rapport van het Adviescollege Openbaarmaking
en Informatiehuishouding van mei 2024 meegenomen: «Kijk voor het «hoe» voorbij de papieren traditie en volg de digitale ontwikkelingen
op de voet. Benut voluit de mogelijkheden die technologie biedt voor verdere automatisering
van de opslag, ordening en vernietiging van informatie.»7

In het programma BSW werken vier ministeries (het Ministerie van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties, het Ministerie van Financiën, het Ministerie van Sociale Zaken
en Werkgelegenheid en het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, hierna
de kopgroep departementen) samen aan het verbeteren van de informatiehuishouding door
het vernieuwen van de ICT-ondersteuning (de werkomgeving van de toekomst) door in
de komende jaren gefaseerd functionaliteit beschikbaar te stellen en te implementeren.
De ambitie is om te komen tot een rijksbrede toepasbare verbetering van de informatiehuishouding
op basis van een samenhangende en samenwerkende modulaire set van ICT ondersteuning.

Advies programma Beter Samen Werken

Het Adviescollege ICT-toetsing trekt op basis van hun onderzoek de volgende conclusies:

• De rijksbrede ambitie wordt ondersteund, maar het Adviescollege is van mening dat
het huidige programma BSW die ambitie niet kan realiseren omdat de basis ervoor ontbreekt.

• Voor de vier kopgroep departementen acht het Adviescollege het ook onzeker of BSW
tot een werkbare oplossing gaat leiden: de voorgestelde oplossingsrichting kent nog
grote onzekerheden en de aanpak is op onderdelen risicovol.

Advies

Het Adviescollege adviseert om in te zetten op stapsgewijze convergentie naar rijksbrede
IHH-dienstverlening en doet daartoe de volgende aanbevelingen:

• Zorg voor een stevige basis voor die stapsgewijze convergentie. Richt daartoe een
rijksbrede besturing in die zorgt dat partijen hun verantwoordelijkheid kunnen nemen
en concretiseer de rijksbrede ambitie.

• De vier kopgroep departementen wordt geadviseerd om de gekozen oplossingsrichting
eerst te valideren alvorens de aanbesteding te starten en direct te starten met het
realiseren van concrete verbeteringen binnen de huidige omgeving.

Opvolging van de adviezen

Het adviescollege geeft een aantal zeer waardevolle adviezen, welke adviezen ik op
onderstaande wijze overneem.

De adviezen zijn opgebouwd langs twee dimensies, enerzijds de rijksbrede ambitie om
te komen tot een betere ICT-ondersteuning van werkprocessen die samenhangen met de
informatiehuishouding. Dit advies is gericht aan directeur-generaal Digitalisering
en Overheidsorganisatie (DGDOO) en de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering
Rijksdienst (ICBR). Anderzijds wordt geadviseerd over het realiseren van een voorziening
(de werkomgeving van de toekomst) voor de vier kopgroep departementen. Dit advies
is gericht aan de programmaorganisatie van BSW.

Hieronder is per dimensie aangegeven op welke manier opvolging wordt gegeven aan de
adviezen:

Adviezen over de Rijksbrede ambitie

Schep de condities voor rijksbrede convergentie:

○ Stap 1: Richt een besturing in die zorgt dat partijen hun verantwoordelijkheid kunnen
nemen; en,

○ Stap 2: Concretiseer de rijksbrede ambitie.

De besturing op het programma BSW is in de afgelopen maanden gewijzigd en sluit aan
op het advies. Het programma BSW is ondergebracht onder sturing van het Programma
Open Overheid (POO) voor de verbetering van de informatiehuishouding, een nieuw gremium
binnen het Programma Open Overheid, namelijk de stuurgroep Openbaarheid en IHH ziet
daarop toe.

In lijn met het advies van AcICT zal ik – mede op basis van de door het college beschreven
stappen – parallel aan en samen met het traject van de vier kopgroep departementen
en voortbordurend op de gewijzigde besturing van het programma BSW, een rijksbrede
aanpak uitwerken om te komen tot de rijksbrede ambitie en een stevige basis v.w.b.
een werkomgeving om deze te realiseren. Dit met inachtneming van de door het college
geformuleerde randvoorwaarde dat er een duidelijke link is tussen beide trajecten.

Om te komen tot een visie en ICT-voorziening voor de werkomgeving van de toekomst,
wordt de koers naar een gezamenlijk eindpunt bepaald zoals vastlegging van de Rijksbrede
doelstellingen, een visie op de eindsituatie, eigenaarschap van functionele bouwblokken8 en een doelarchitectuur9.

Voor wat betreft de rijksbrede kaders gebeurt dit in samenwerking met CIO Rijk en
via het CIO beraad.

Adviezen over de realisatie van een voorziening (de werkomgeving van de toekomst)
voor de kopgroep departementen

− Valideer de gekozen oplossingsrichting

− Realiseer verbeteringen binnen de huidige omgeving

In de programma aanpak van BSW wordt meer ruimte ingebouwd om de doelarchitectuur
te concretiseren en gemaakte architectuurkeuzes te beproeven, alsmede de samenhang
tussen de verschillende bouwblokken. De nog verder gefaseerde aanpak die dit oplevert
leidt tot een nieuwe integrale planning met onderlinge afhankelijkheden van de realisatie
van de werkomgeving van de toekomst voor de kopgroep departementen. Uit deze planning
volgt een nieuw moment waarop de aanbesteding kan starten.

Het programma heeft als aanbestedingsvorm een concurrentiegerichte dialoog voorzien,
waarin met de markt de oplossing en een gefaseerde aanpak wordt geconcretiseerd, waarbij
marktpartijen moeten voldoen aan de bestaande wetgeving, kaders en normen (zoals Archiefwet
en DUTO10). Op basis van het advies zal ook hier meer ruimte ingericht worden om de aangeboden
oplossingen daadwerkelijk te beproeven voordat deze gerealiseerd en geïmplementeerd
worden bij de kopgroep departementen. Bij deze aanbesteding wordt het tevens helder
gemaakt welke vorm van samenwerking tussen de markt en de interne dienstverleners
het meest passend en haalbaar is.

Daarnaast zal ook samen met CIO Rijk nadrukkelijker gekeken worden naar wat eventueel
aan de markt overgelaten kan worden en wat zelf ter hand genomen dient te worden.

In dit proces zal de oplossingsrichting nog grondiger worden gevalideerd dan nu al
het geval bij zowel gebruikers van de kopgroep departementen als de markt. Hierbij
zal gebruik gemaakt worden van informatie vanuit interne consultaties bij ervaren
gebruikers, dan wel de informatie die verkregen is van de markt in de twee gehouden
marktconsultaties en de ICT Markttoets.

Voorts zal in de aanpak meer aandacht zijn voor de doorontwikkeling van de bestaande
systemen (zoals de documentgenerator en tijdelijk Digidoc/Marjolein) en de al ingezette
harmonisatie van processen om eerder meerwaarde voor gebruikers te leveren.

Het programma is eerder al gestart met een risicoanalyse over te gebruiken public
cloud voorzieningen en eventuele alternatieven, evenals met een Data Protection Impact
Assessment (DPIA). Deze analyse en DPIA moet leiden tot een advies met risico mitigerende
maatregelen en de eventueel te accepteren restrisico’s. CIO Rijk is hierbij actief
betrokken. Het huidige uitgangspunt is dat processen met gegevens geclassificeerd
tot departementaal vertrouwelijk, overeenkomstig met het huidige DMS Digidoc. Onderzocht
wordt of ook hogere vertrouwelijkheidsniveaus gericht op informatiebeveiliging moeten
worden ondersteund en wat daar de impact van is.

Slot

Ik dank het Adviescollege voor de verrichte werkzaamheden en het opgestelde advies
en ik neem de adviezen en aanbevelingen zeer serieus. Via rapportages over het Meerjarenprogramma
Open Overheid zal ik u vervolgens op de hoogte houden van de voortgang van het programma
BSW.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
J.J.M. Uitermark