Brief regering : Zelfevaluaties Basisregistratie personen (BRP) en Reisdocumenten 2020

25 764 Reisdocumenten

Nr. 156 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 16 december 2021

Met deze brief en bijgaande rapporten informeer ik u over de uitkomsten van de zelfevaluaties
voor de Basisregistratie personen (BRP) bij gemeenten uit 2020 en de zelfevaluatie
Reisdocumenten uit 2020 bij gemeenten en openbare lichamen. Deze onderzoeken hebben
in de periode van 1 juni t/m 31 december 2020 plaatsgevonden.

Ik informeer u hierbij ook over de stand van zaken van de door mij aangekondigde vervolgstappen
ter verbetering van de zelfevaluaties, het toezicht en kwaliteitsverbetering.

De zelfevaluaties dienen als kwaliteitsinstrument voor de gemeenten zelf. Het doel
van de zelfevaluatie is om gemeenten zelf inzicht te geven of de werkprocessen conform
wet- en regelgeving zijn ingericht en om inzicht te geven in de kwaliteit van gegevens
in de gemeentelijke bestanden van de BRP.

Deze zelfevaluaties worden sinds 2014 jaarlijks uitgevoerd. Dit gebeurt door het invullen
van een vragenlijst over de inrichting, werking en beveiliging van processen. De vragen
zijn verdeeld in zes thema’s. Vijf thema’s bevatten vragen volgend uit wet- en regelgeving
en zijn gericht op verplichtingen. In het zesde thema zijn de vragen ondergebracht
naar aanvullende aanbevolen kwaliteitsmaatregelen, niet direct volgend uit wet- en
regelgeving. Voor de BRP wordt daarnaast gecontroleerd op de kwaliteit van de gegevens.

Resultaat Zelfevaluatie BRP 2020

In het rapport BRP staan de uitkomsten van het onderzoek in 20201. De uitkomsten worden niet direct vergeleken met voorgaande jaren, omdat de onderzoeksvragen
elk jaar worden geactualiseerd. Duidelijk is wel dat er in algemene zin een stijgende
lijn zit in de gemiddelde resultaten van de zelfevaluatie BRP ten opzichte van eerdere
jaren.

Kwaliteit van processen BRP

Ondanks dat het een moeilijk jaar was door coronamaatregelen, waarbij de normale werkprocessen
bij de gemeenten onder druk stonden, hebben 61 gemeenten 100% gescoord terwijl in
2019 geen enkele gemeente een 100% score haalde. Dat is een goede prestatie.

Kwaliteit van gegevens BRP

De Rijkdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) controleert, door middel van een bestandscontrole,
de administratieve kwaliteit van de in de BRP geregistreerde persoonsgegevens. De
uitkomst van de bestandscontrole maakt deel uit van de gemeentelijke verantwoording
over de BRP. 22 gemeenten scoren op een of meer foutklassen in de algemene en administratieve
gegevens onder de vastgestelde normen. Daarnaast voerden de gemeenten een kwaliteitscontrole
uit op basis van een gerichte steekproef waarbij naar rato van de gemeentegrootte
een aantal ingewikkelde mutaties in de BRP is geselecteerd. De gemeenten controleerden
van deze mutaties de BRP-gegevens aan hand van de brondocumenten en controleerden
het volgen van de procedures bij de registratie. In 87% van de gecontroleerde dossiers
zijn geen afwijkingen geconstateerd. Dit betekent niet dat bij de overige 13% van
de dossiers de geregistreerde persoonsgegevens onjuist zijn, omdat voor een groot
deel administratieve afwijkingen en procedurefouten worden gemeld. De meest geconstateerde
afwijking is het niet terug kunnen vinden van een brondocument.

Resultaat Zelfevaluatie Reisdocumenten 2020

In het rapport Reisdocumenten staan de uitkomsten van het onderzoek in 20202. De uitkomsten worden niet direct vergeleken met voorgaande jaren omdat de onderzoeksvragen
elk jaar worden geactualiseerd. De gemiddelde resultaten van de zelfevaluatie Reisdocumenten
is al enkele jaren constant bij de gemeenten. De openbare lichamen hebben de afgelopen
twee jaar een duidelijke verbetering laten zien en benaderen het resultaat van de
gemeenten. Zes gemeenten scoorden 100%.

Nader onderzoek

Ten behoeve van een nader onderzoek zijn voor de zelfevaluatie BRP 30 gemeenten geselecteerd
en voor de Zelfevaluatie Reisdocumenten 26 gemeenten en de 3 openbare lichamen. Het
doel van het nader onderzoek is de betrouwbaarheid van de gegeven antwoorden te toetsen.
In plaats van een aselecte steekproef zijn dit jaar gemeenten bezocht die sinds de
invoering van de zelfevaluaties nog niet eerder waren geselecteerd voor het nader
onderzoek. De gemeenten en openbare lichamen is gevraagd om bewijsstukken en onderbouwing
van de gegeven antwoorden op vragen uit de zelfevaluatie voor te leggen. Het algemene
beeld is dat gemeenten en openbare lichamen zorgvuldig omgaan met de uitvoering van
de zelfevaluaties en de vragen eerder te streng dan te mild beantwoorden.

Opvolging naar aanleiding van het resultaat van de zelfevaluaties BRP en Reisdocumenten,
monitoring

RvIG selecteert elk jaar gemeenten voor monitoring. Op basis van de resultaten van
de zelfevaluatie over 2020 zijn gemeenten geselecteerd die op minstens drie van de
vijf verplichte thema’s onder de 90% scoren. Met deze gemeenten wordt een monitoringsgesprek
gevoerd en – als blijkt dat daarvoor aanleiding is – een monitoringstraject afgesproken
waarbij een adviseur van RvIG wordt aangesteld. Voor de BRP zijn 34 gemeenten geselecteerd
voor de monitoring en voor de Reisdocumenten zijn 22 gemeenten geselecteerd. De bevindingen
van RvIG zijn dat de gemeenten de aanbevelingen en het advies van de adviseurs goed
oppakken en de kwaliteit op de gesignaleerde punten verbeteren.

Stand van zaken verbetermaatregelen

In mijn brief aan de Tweede Kamer van 21 december 20203 gaf ik een overzicht van de stand van zaken met betrekking tot de vijf maatregelen
die ik op 2 december 20194 aan de Tweede Kamer heb aangekondigd op basis van de aanbevelingen in het rapport
en het onderzoek naar de effectiviteit van de zelfevaluaties BRP en reisdocumenten,
het «Rapport Inrichten toezicht en kwaliteitsverbetering BRP en Reisdocumenten». Hierbij
informeer ik u over de voortgang hiervan en de huidige stand van zaken.

1. Normering. Het project dat zich richt op het formuleren van toetsbare normen (beheersdoelstellingen)
voor de kwaliteit van de informatievoorziening, data en processen loopt. Naar verwachting
is medio 2022 het normenkader van het BRP-gedeelte grotendeels gereed en afgestemd
met de belangrijkste stakeholders, zoals gemeenten, de VNG en de NVVB. De implementatie
hiervan in de vragenlijsten van de zelfevaluatie van de gemeenten zal gefaseerd worden
uitgevoerd (2022 en 2023).

2. Verantwoordingsproces. In mijn brief aan u van 21 december 2020 lichtte ik toe dat de aanpassing van het
tijdspad voor de verantwoording in de volgende versie van het besluit BRP gelijkgetrokken
zou worden met de verantwoording van ENSIA5 en de interne verantwoording van de gemeenten zodat gemeenten efficiënter kunnen
werken en de bestuurlijke aandacht voor de zelfevaluaties wordt vergroot. Op 1 januari
2022 gaat het besluit BRP in werking waardoor het vaststellen van de datum van de
zelfevaluatie BRP uit het besluit BRP gehaald wordt en een bevoegdheid van RvIG wordt.
RvIG bepaalt de datum dan overeenkomstig de ENSIA-planning. Dit verbeterpunt is daarmee
afgerond.

3. Verantwoordingsrapportage. In mijn brief van december 2020 berichtte ik u dat de RvIG bij wijze van test een
verantwoordingsformulier heeft ontwikkeld met een nieuwe systematiek die uiteindelijk
meer in lijn zal zijn met de ENSIA-collegeverklaring. In het nieuwe formulier kan
het college van B&W verklaren of de gemeente in control is wanneer het resultaat niet
100% is (»comply or explain» principe). De proef met deze alternatieve wijze van verantwoording
wordt nog een jaar gecontinueerd, omdat nog te weinig gemeenten gebruik hebben gemaakt
van de nieuwe verantwoordingsrapportage, onder meer door onderbezetting in verband
met coronamaatregelen en het draaiende houden van de noodzakelijke werkzaamheden.

4. Betrouwbaarheidscontrole. In mijn brief aan u vorig jaar lichtte ik toe dat RvIG risicogerichte onderzoeken
uitvoert om de toepassing van de zelfevaluatie bij gemeenten te beoordelen. Er zal
nu afwisselend gebruik worden gemaakt van een aselecte steekproef en risicogerichte
selectie van gemeenten voor dit onderzoek. Dit wordt vanaf nu de vaste aanpak. Dit
verbeterpunt is daarmee afgerond.

5. Gegevenskwaliteit. Er was gepland om onderzoek ter plekke te doen naar de mogelijke versterking van
de gegevensgerichte controles van BRP en reisdocumenten, maar sinds de invoer van
de coronamaatregelen kon het fysieke onderzoek ook afgelopen jaar niet worden doorgezet.
Als fysiek bezoek weer mogelijk is, wordt dit opnieuw opgepakt. Gemeenten hebben nu
nog niet de ruimte om extra werkzaamheden op te pakken.

Over de voortgang hiervan informeer ik u in het najaar van 2022, tegelijk met de rapportage
over de uitkomsten van de zelfevaluaties 2021.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.W. Knops