Brief regering : Advies van het Adviescollege ICT-toetsing over het project Vervanging Capaciteitsmanagementsysteem

Nr. 1044 BRIEF VAN DE MINISTER VAN JUSTITIE EN VEILIGHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 28 september 2021

Op 1 februari 2021 heb ik het project Vernieuwing Capaciteitsmanagement-systeem (VCM) van de politie aangeboden voor een BIT-toets door het Adviescollege
ICT-Toetsing (verder Adviescollege). De BIT-toets op dit project is uitgevoerd in
de periode maart tot en met augustus van dit jaar. Op 18 augustus jl. heb ik het definitieve
advies ontvangen. Met deze brief bied ik u het BIT-advies aan, samen met de reactie
van de politie op het advies1. De reactie van de politie onderschrijf ik. Hieronder ga ik kort in op het doel van
het project, geef ik mijn reactie op het advies en blik ik vooruit op het vervolg.

Capaciteitsmanagement

Het project VCM staat in verbinding met het programma Capaciteitsmanagement 3.0, voorheen BC CM. Dit meerjarig programma is ingericht voor het verbeteren van capaciteitsmanagement
bij de politie. Capaciteit en inzetbaarheid zijn belangrijke thema’s voor de politie:
het is noodzakelijk dat rekening wordt gehouden met de beschikbare capaciteit en de
inzetbaarheid van personeel passend binnen de Cao-afspraken. Het programma CM 3.0
helpt om continu keuzes te kunnen maken, om zo een balans te bereiken tussen vraag
naar en aanbod van capaciteit.

Ter ondersteuning van het programma en om de juiste randvoorwaarden te creëren voor
de doorontwikkeling van CM 3.0 wil de politie een nieuw capaciteitsmanagementsysteem
invoeren. De basisfunctionaliteit van dit systeem is het voorzien in de periodieke
capaciteitsplanning op concernniveau en het opstellen en verspreiden van de dagelijkse
werkroosters van de politieteams. Ook kunnen de circa 70.000 medewerkers daarin de
gewerkte uren registreren ten behoeve van salarisbetalingen.

Om dit nieuwe capaciteitsmanagementsysteem te realiseren heeft de politie het project
Vervangen Capaciteitsmanagementsysteem (VCM) ingericht. Het beoogde resultaat van
dit project is om de reeds bestaande maatwerksystemen Basisvoorziening Capaciteitsmanagement
(BVCM) en Beleidsmodule Capaciteitsmanagement (BCM) en het systeem voor zelfroosteren
(InPlanning) uit te faseren en te vervangen door een in de markt te verwerven standaard
softwareproduct. Doelen van de vervanging zijn het beter faciliteren van roostering,
het oplossen van de continuïteitsproblemen met de bestaande systemen en het realiseren
van een toekomstvaste ondersteuning van het capaciteitsmanagement binnen de politie.

BIT-advies

Het Adviescollege concludeert dat de politie terecht inzet op de vervanging van haar
CM-systemen en dat het opgestelde programma van eisen een goed vertrekpunt vormt voor
de vervanging. Daarnaast geeft het Adviescollege aan dat het project VCM in aanpak
moet worden versterkt om het tijdig bereiken van de beoogde resultaat te borgen.

Het Adviescollege adviseert de volgende aanscherpingen in de aanpak:

1. Beperk deze aanbesteding tot het softwareproduct;

2. Beperk de scope van het project;

3. Beleg de verantwoordelijkheid voor invoering in de lijn/operatie.

De conclusies en aanbevelingen worden zowel door mij als de politie herkend en onderschreven.
De politie zal op de drie door het Adviescollege genoemde risicogebieden maatregelen
treffen om daarmee de slaagkans van het project te vergroten. Voor toelichting over
de wijze waarop de politie de aanbevelingen zal implementeren verwijs ik naar de bijgevoegde
reactie van de Korpsleiding. De politie geeft aan met de aanbevelingen goed uit de
voeten te kunnen. Ik heb de afgelopen tijd met de politie overlegd om mij ervan te
vergewissen dat aan de aanbevelingen van het Adviescollege recht wordt gedaan. Ik
heb er vertrouwen in dat de politie met de opvolging van de aanbevelingen de in het
advies benoemde risico’s van dit project afdoende kan beperken.

Vervolgtraject

Ik dank het Adviescollege hartelijk voor de verrichte werkzaamheden en het uitgebrachte
advies. De bevindingen zijn helder en de richting van de aanbevelingen biedt perspectief.
Zodra de adviezen van het Adviescollege zijn doorgevoerd zal de aanbesteding worden
geïnitieerd om te komen tot productverwerving. Samen met de nog te selecteren leverancier
wordt het nieuwe systeem ingericht. De huidige verwachting is dat in 2023 de bestaande
systemen (BVCM, BCM en InPlanning) buiten gebruik gesteld kunnen worden en het project
VCM wordt afgerond. Ik zal de voortgang van het project volgen via de reguliere rapportagecyclus
tussen de politie en mijn ministerie. Daarnaast wordt op het Rijks ICT Dashboard de
status en de voortgang van het project weergegeven.

De Minister van Justitie en Veiligheid, F.B.J. Grapperhaus