Brief regering : Toezegging gedaan tijdens het wetgevingsoverleg Jeugd van 23 november 2020 over goede voorbeelden van administratieve lastenverlichting in de jeugdzorg

Nr. 455 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 1 maart 2021

Tijdens het Wetgevingsoverleg Jeugd van 23 november jl. (Kamerstuk 35 570 XVI, nr. 175) heb ik de Kamer toegezegd om goede voorbeelden van administratieve lastenverlichting
in de jeugdzorg te delen. In deze brief voldoe ik aan mijn toezegging door een aantal
goede voorbeelden uiteen te zetten.

1. Schrapsessies Carins & gemeente Smallingerland

Een goed voorbeeld van een organisatie die zelf aan de slag is gegaan met het schrappen
van overbodige bureaucratie is zorg- en welzijnsorganisatie Carins. Destijds heeft
een integraal medewerker jeugd van Carins het initiatief genomen om te schrappen in
de regels van haar eigen organisatie1. Na twee fysieke schrapsessies en een online bijpraatsessie, begeleid door speciaal
adviseur Rita Verdonk, heeft Carins belangrijke stappen gezet in het verlagen van
de administratieve lasten. Zo zijn er binnen de organisatie wijzigingen doorgevoerd
in de interne administratie, zoals een koppeling aan de Gemeentelijke Basisadministratie
Verstrekkingsvoorziening (GBA-V) en het verkrijgen van inzage in de afgegeven indicaties
in het klantsysteem. Deze aanpassingen schelen de professionals van Carins veel bel-
en uitzoekwerk. Waar medewerkers voorheen een paar uur per week kwijt waren om alle
feiten rondom de cliënt in beeld te brengen, verloopt dit proces inmiddels aanzienlijk
efficiënter en scheelt dit professionals gemiddeld een uur in de week.

Daarnaast is Carins samen met de gemeente Smallingerland gestart met het doorlichten
van hun gezamenlijke werkprocessen om onderdelen te schrappen die bureaucratie opleveren.
Inmiddels is het eerste succes een feit: de handtekening van de teammanager bij het
ondersteuningsplan is geschrapt. Dit was een tijdrovend punt waar Carins graag samen
met de gemeente verandering in wilde brengen. Het ondersteuningsplan kan nu direct
de deur uit als de cliënt deze heeft ondertekend.

Dit levert een tijdswinst op die in de praktijk echt gevoeld wordt: van 4 tot 6 weken
naar maximaal een week.

2. Schrappen in de gemeente Enschede

Ook in de gemeente Enschede is hard gewerkt om overbodige administratieve lasten te
schrappen. Zo heeft een van de wijkcoaches van gemeente Enschede ervoor gezorgd dat
de verantwoordelijkheid voor het afgeven van de jeugdbeschikkingen bij haar is komen
te liggen in plaats van bij haar manager2. Deze aanpassing is inmiddels opgenomen in het beleid van de gemeente Enschede, waardoor
alle wijkcoaches officieel mandaat hebben gekregen voor het afgeven van jeugdbeschikkingen.
Deze nieuwe manier van werken met efficiëntere afstemming rondom de jeugdbeschikkingen
scheelt per wijkcoach zo’n 3 uur per week.

Ook hebben de wijkcoaches van gemeente Enschede sinds kort de mogelijkheid om beschikkingen
administratief te verlengen. Doordat er geen extra handelingen meer hoeven te worden
verricht, zoals het opstellen van een nieuw ondersteuningsplan, is het proces efficiënter
geworden zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van zorg.

3. Pilot Hendig Jeugdhulpverlening

In de gemeente Peel en Maas vond men het te lang duren voordat jongeren met een zorgvraag
werden geholpen. Om hier verandering in te brengen is de gemeente, in samenwerking
met de partners uit het jeugdveld, aan de slag gegaan om het jeugdzorgnetwerk anders
in te richten. Daarbij hebben zij niet zozeer administratieve lasten geschrapt, maar
zijn zij in samenspraak met de jeugdzorgketen opnieuw gaan bouwen aan het systeem.
Dit deden ze onder de noemer van de «Pilot Hendig»: het leveren van jeugdzorg moest
makkelijker.

De pilot leverde een aantal concrete resultaten op. Zo is de beschikking vervangen
door een fysiek matchingsgesprek tussen de burger, de gezinscoach en de beroepskrachten.
Daarnaast is het aantal productcodes teruggebracht van driehonderd naar zeven en sturen
zorgaanbieders declaraties/facturaties met daarop de betreffende productcode en het
aantal ingezette uren direct naar de gemeente. Naast deze concrete resultaten heeft
er een forse cultuuromslag plaatsgevonden, waarbij het uitgangspunt is verschoven
van controle naar vertrouwen en een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor goede en
tijdige jeugdzorg op basis van wederzijdse transparantie3.

4. Wegwerken van paarse krokodillen bij Stichting Daelzicht

Het vierde goede voorbeeld komt van Stichting Daelzicht, een zorgorganisatie uit Limburg
met een groot en gevarieerd zorgaanbod voor kinderen, jongeren en volwassenen met
een verstandelijke beperking. Een coördinerend begeleider van Stichting Daelzicht
vertelde tijdens de Landelijke Schrapweek Jeugd welke administratieve lasten zij binnen
hun organisatie hebben weggewerkt4. Voorheen werkte Stichting Daelzicht met natte handtekeningen: alle uren werden op
papier uitgedraaid, moesten mee naar de cliënt, de cliënt zette een handtekening,
het papier moest terug naar de cliëntservice en de cliëntservice verwerkte dit in
het systeem. Inmiddels is de natte handtekening afgeschaft en bespaart de organisatie
veel tijd die ze anders kwijt zouden zijn geweest aan administratie.

Ook werkt Stichting Daelzicht met een zorg app waarin medewerkers digitaal hun tijdregistratie
kunnen doorvoeren. Via de app kunnen zij zowel schriftelijk als mondeling rapporteren
in het zorgplan. Ook reiskosten worden via de app berekend. Door de komst van de app
is het werkplezier van de professionals aanzienlijk toegenomen.

5. Werken zonder tijdschrijven bij JENS

Medio 2020 ondertekenden het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, de
Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), Jeugdzorg Nederland en de vakbonden FNV
en CNV het convenant «Stoppen met tijdschrijven in de jeugdzorg». In dit convenant
is afgesproken dat tijdschrijven wordt teruggedrongen, het aantal productcodes wordt
geminimaliseerd en er een normtijd per productcode wordt berekend. Op 1 augustus 2020
is het programma productcodes gestart om met deze afspraken aan de slag te gaan. Uit
recent onderzoek5 is gebleken dat veel administratie voortkomt uit de hoeveelheid codes en de verschillende
manieren waarop gemeenten en aanbieders die codes toepassen. Aangezien bij productcodes
vaak een verantwoording in tijd wordt gevraagd, leiden de productcodes tot veel en
gedetailleerd tijdschrijven. Door het aantal productcodes terug te brengen tot een
minimum en daar een normtijd voor te berekenen, zal het tijdschrijven voor professionals
drastisch afnemen of zelfs verdwijnen. Voor de zomer van 2021 worden de eerste resultaten
van het programma productcodes opgeleverd.

Om anderen te inspireren, verzamelen en delen de convenantspartijen goede voorbeelden
van organisaties die tijdschrijven hebben teruggedrongen en/of het aantal productcodes
hebben geminimaliseerd. In december 2020 is hier het eerste goede voorbeeld van gedeeld,
afkomstig van uitvoeringsorganisatie JENS. Sinds 1 januari 2019 verzorgt JENS, een
samenwerkingsverband van vier zorginstellingen en drie welzijnsorganisaties, de preventieve
en ambulante jeugdhulp in de gemeenten Heerlen, Landgraaf en Voerendaal. De start
van de samenwerking tussen de gemeenten en JENS was uitdagend, mede vanwege een flinke
bezuiniging op het jeugdhulpbudget. De gemeenten kozen er bewust voor om een andere
weg in te slaan. Er moest een systeem komen waarbij de zorg slimmer en efficiënter
werd georganiseerd met zo min mogelijk administratieve lasten. Waar de gemeenten voorheen
losse contracten hadden met 250 zorgaanbieders kozen zijn nu voor één opdrachtnemer
(JENS) om de basisjeugdhulp uit te voeren.

Jaarlijks ontvangt JENS een vast bedrag van de gemeenten (taakgerichte financiering)
voor het uitvoeren van de basisjeugdhulp. Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dat
JENS de vrijheid heeft om de basisjeugdhulp in de drie gemeenten zelf te organiseren
waarbij zij niet hoeven te verantwoorden op individueel cliëntniveau. Voor professionals
van JENS betekent dit dat zij geen tijd hoeven te schrijven en er dus meer tijd over
blijft voor de zorg aan cliënten. Met behulp van een aantal KPI’s (o.a. cliënt- en
medewerkerstevredenheid, borging van veiligheid, duur/type hulptrajecten) wordt verantwoording
afgelegd aan gemeenten over de geleverde zorg. Hierbij wordt zo goed mogelijk aangesloten
bij de landelijke CBS indicatoren, zodat extra registratie voor professionals beperkt
blijft.

De belangrijkste tip van JENS voor andere organisaties die momenteel nog tijdschrijven
is om op verschillende niveaus te werken aan een sterke vertrouwensrelatie. Hiervoor
gaat (en blijft) JENS continu in gesprek met de drie gemeenten, gecontracteerde zorgaanbieders
en de organisaties uit het samenwerkingsverband. Dit onderlinge vertrouwen tussen
partijen zorgt ervoor dat professionals de ruimte krijgen om datgene te doen waar
ze goed in zijn: zorg leveren. Het goede voorbeeld van JENS is gedeeld via de communicatiekanalen
van de ondertekenaars van het convenant «Stoppen met tijdschrijven in de jeugdzorg»
(Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Vereniging van Nederlandse Gemeenten,
Jeugdzorg Nederland, FNV en CNV).

Programma [Ont]Regel de Zorg

Bovenstaande voorbeelden zijn een greep uit de mooie initiatieven van administratieve
lastenverlichting die ik binnen de jeugdzorg ben tegengekomen. Het programma [Ont]Regel
de Zorg zoekt en deelt doorlopend goede voorbeelden van administratieve lastenverlichting.
Waar mogelijk (en gewenst) worden organisaties aan elkaar gelinkt om van elkaar te
leren. Aandacht voor de context waarin een goed voorbeeld tot stand is gekomen en
het creëren van de juiste randvoorwaarden zijn daarbij van groot belang. Immers leidt
een goed voorbeeld op plek A niet automatisch tot een goed voorbeeld op plek B. Het
programma [Ont]Regel de Zorg kan organisaties hierin begeleiden en/of ondersteunen.
De opbrengsten van de goede voorbeelden neem ik onder andere mee in de voorstellen
voor beperking van het aantal productcodes via een ministeriële regeling.

Tot slot wil ik u erop wijzen dat deze en andere goede voorbeelden herhaaldelijk onder
de aandacht zijn en worden gebracht via de website van [Ont]Regel de Zorg (www.ordz.nl)6 en de sociale media kanalen van speciaal adviseur Rita Verdonk. Om de goede voorbeelden
aantrekkelijk en laagdrempelig te maken gebeurt dit zowel in tekst als beeld. Een
aantal van de hierboven beschreven voorbeelden zijn ook in korte filmpjes terug te
vinden op de website van [Ont]Regel de Zorg.

Op deze manier hoop ik de goede voorbeelden zo toegankelijk mogelijk te maken, zodat
zoveel mogelijk partijen er kennis van nemen, van elkaar leren en elkaar inspireren
tot het verminderen van administratieve lasten.

Via deze weg beschouw ik mijn toezegging als voldaan.

De Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, P. Blokhuis