Brief regering : Zelfevaluaties voor de BRP bij gemeenten en reisdocumenten 2019

25 764 Reisdocumenten

Nr. 151 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 21 december 2020

Met deze brief en bijgaande rapporten1 informeer ik u over de uitkomsten van de zelfevaluaties voor de BRP bij gemeenten
uit 2019 en de zelfevaluatie Reisdocumenten uit 2019 bij gemeenten en openbare lichamen.

Ik informeer u hierbij ook over de stand van zaken van de door mij aangekondigde vervolgstappen
ter verbetering van de zelfevaluaties, het toezicht en kwaliteitsverbetering.

Zelfevaluaties 2019

In 2019 hebben alle gemeenten de zelfevaluatie BRP en de zelfevaluatie Reisdocumenten
uitgevoerd. De openbare lichamen in Caribisch Nederland hebben een zelfevaluatie Reisdocumenten
uitgevoerd.

Resultaten zelfevaluatie BRP

De Basisregistratie Personen (BRP) is dé registratie van persoonsgegevens in Nederland.
Het belang van de kwaliteit van de registratie en het belang van de beveiliging van
de geregistreerde gegevens zijn groot. Periodiek onderzoek naar de inrichting, de
werking en de beveiliging van de basisregistratie, en onderzoek naar de verwerking
van gegevens in de basisregistratie is in de wet geregeld (art. 4.3 Wet BRP). In het
rapport BRP staan de uitkomsten van het periodiek onderzoek over 2019. In 2019 hebben
alle gemeenten (355) een onderzoek uitgevoerd voor de BRP, de 19 RNI-loketgemeenten
voor de Registratie niet-ingezetenen (RNI) en de RvIG voor de inrichting, werking
en beveiliging van de centrale voorzieningen van de BRP.

Het doel van de zelfevaluatie van gemeenten is om inzicht te geven of de werkprocessen
conform wet- en regelgeving zijn ingericht en om inzicht te geven in de kwaliteit
van gegevens in de gemeentelijke bestanden van de BRP. De gemeenten scoren voldoende;
ze behalen op de thema’s gekoppeld aan wet- en regelgeving gemiddeld tussen 84,7%
en 98,2% van de maximale score. De scores van vorig jaar waren 87,7 tot 98,5%. Hierbij
hoort wel de kanttekening dat door de jaarlijkse aanpassing van de vragenlijsten de
scores niet direct met elkaar vergelijkbaar zijn. De scores zijn wel van een vergelijkbaar
niveau.

Naast de aangekondigde verbeterpunten zijn ook de rapportages aangepast en voorzien
van twee visuele weergaven van de resultaten, BRP en Reisdocumenten, waarop de resultaten
in één oogopslag te zien zijn. Deze maatregel had ik niet in mijn brief aangekondigd,
maar was wel één van de aanbevolen verbeterpunten in het VKA-rapport.

Resultaten Zelfevaluatie Reisdocumenten 2019

Alle Nederlandse gemeenten (355), aangewezen gemeenten2 (12) en openbare lichamen (3) hebben in 2019 een onderzoek uitgevoerd naar de toepassing
van de beveiligingsmaatregelen, genoemd in de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland,
en de overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten.

De resultaten van de zelfevaluatie geven het beeld dat gemeenten, aangewezen gemeenten
en openbare lichamen grotendeels voldoen aan de eisen die volgen uit de regelgeving.
De gemeenten behalen op de thema’s gekoppeld aan wet- en regelgeving gemiddeld tussen
93,2% en 98,1% van de maximale score. De scores van vorig jaar3 waren 91,1 tot 97,6%. De resultaten van de openbare lichamen benaderen nu de resultaten
van de gemeenten; zij hebben de afgelopen jaren een grote stap vooruit gemaakt.

Kwaliteitsbevordering zelfevaluatie 2019

Ter verbetering van de resultaten is door RvIG een verbetertraject gestart en een
monitoringsplan opgesteld voor gemeenten die onder 90% scoorden. Naar aanleiding van
de resultaten van de zelfevaluaties 2019 zijn in februari 2020 41 gemeenten geselecteerd
om bezocht te worden ten behoeve van het opstellen van een monitoringsplan.

De geselecteerde gemeenten die voor 15 maart nog niet waren bezocht zijn in verband
met de maatregelen naar aanleiding van COVID19 alle gebeld in plaats van bezocht.
De voor deze gemeenten opgestelde monitoringsplannen lopen door tot aan de start van
de nieuwe cyclus. De gemeenten ervaren de bezoeken en telefoongesprekken als positief
en staan er voor open om geholpen te worden.

Stand van zaken aangekondigde maatregelen ter verbetering zelfevaluaties

In mijn brief aan de Tweede Kamer van 2 december 20194 kondigde ik 5 maatregelen aan op basis van de aanbevelingen van het rapport van de
VKA en het onderzoek naar de effectiviteit van de zelfevaluaties BRP en reisdocumenten.
Hierbij informeer ik u over de stand van zaken.

1. Normering. De opzet van werkgroepen over het formuleren van toetsbare normen (beheerdoelstellingen)
voor de kwaliteit van de informatievoorziening, data en processen is gestart. In het
voorjaar van 2021 informeer ik u nader over de stand van zaken.

2. Verantwoordingsproces. De aanpassing van het tijdspad voor de verantwoording wordt in de volgende versie
van het besluit BRP flexibeler beschreven om betere aansluiting met het verantwoordingsproces
van ENSIA5 en de interne verantwoording van de gemeenten mogelijk te maken. Met de vernieuwing
van de beschrijving van het verantwoordingsproces is nog niet gestart.

3. Verantwoordingsrapportage. RvIG heeft bij wijze van test een verantwoordingsformulier ontwikkeld met een nieuwe
systematiek. Dit formulier heeft RvIG aan een aantal gemeenten aangeboden. De gemeenten
zullen hiermee op een overzichtelijke manier aan de eigen colleges rapporteren over
de stand van zaken in de zelfevaluaties. Het doel daarvan is het onderwerp zelfevaluaties
bij colleges van B en W meer op de agenda te krijgen en het gesprek over de resultaten
van zelfevaluaties binnen de gemeenten aan te gaan. Het formulier zal voor de zelfevaluatie
over 2020 ingezet worden. Vanaf 1 januari 2021 is het formulier beschikbaar. De gemeenten
hebben tot 14 februari 2021 de tijd om hun resultaten uit de zelfevaluatie in het
formulier te zetten en het resultaat aan BZK aan te leveren.

4. Betrouwbaarheidscontrole. Naar aanleiding van de adviezen in het VKA- rapport voert RvIG nu risicogerichte
onderzoeken uit. Op basis van risicoafweging in plaats van aselecte steekproeven worden
gemeenten geselecteerd die worden bezocht voor een betrouwbaarheidscontrole. Hierbij
vinden controles plaats of de gemeenten de gegevens juist hebben ingevuld. Door de
maatregelen in verband met COVID19 is dit onderzoek voor de zelfevaluaties afgebroken.

5. Gegevenskwaliteit. Sinds de invoering van de COVID19 maatregelen op 15 maart 2020 kon het onderzoek
naar de mogelijke versterking van de gegevensgerichte controles voor BRP en reisdocumenten
nog niet verder worden doorgezet, omdat hiervoor bezoek door de RvIG nodig is. Over
de voortgang hiervan informeer ik u in het najaar van 2021, tegelijk met de rapportage
over de uitkomsten van de zelfevaluaties in 2020.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
R.W. Knops