Brief regering : Doorlichting Shared Service Organisaties

Nr. 260 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 28 oktober 2019

Zoals toegezegd in het Wetgevingsoverleg Jaarverantwoording 2018 op 20 juni 20191, informeer ik u middels dit schrijven over hoe de samenwerking en de omvang van het
takenpakket van de shared service organisaties (hierna: SSO’s) van BZK wordt doorgelicht.

Het monitoren van de SSO’s gebeurt op vier niveaus:

1. Kwaliteitsmetingen klanttevredenheid;

2. Verantwoordingsonderzoeken Algemene Rekenkamer en Auditdienst Rijk;

3. Doorlichtingen van SSO’s conform de Regeling Agentschappen;

4. Onderzoeken (operational audits) door de Auditdienst Rijk vanuit eigen opdrachtgeverschap.

In deze brief zet ik de verschillende vormen van doorlichting uiteen.

Kwaliteit van de dienstverlening

Om de kwaliteit van dienstverlening te monitoren worden periodiek klanttevredenheidsonderzoeken
gehouden. Deze worden per SSO uitgevoerd op basis van verleende dienstverlening, soms
per geleverde dienst of product (bijvoorbeeld door middel van een vragenlijst/ enquête
of stemknop bij een contactpunt), soms periodiek voor de totale dienstverlening vanuit
betreffende dienstverlener. Eens per twee jaar wordt een rijksbreed iKTO gehouden.
iKTO staat voor intern Klanttevredenheidsonderzoek. Dit is een rijksbreed onderzoek
dat periodiek en departementaal de tevredenheid van rijksambtenaren over de bedrijfsvoeringsdienstverlening
meet. Het doel van het gebruik van het instrument iKTO is om de kwaliteit van de dienstverlening
en de tevredenheid over de kantooromgeving te verhogen en verder te ontwikkelen.

Verantwoordingsonderzoek Algemene Rekenkamer en Auditdienst Rijk

Op Verantwoordingsdag legt het Ministerie van BZK verantwoording af over het gevoerde
beleid en de bedrijfsvoering van ons ministerie in het afgelopen begrotingsjaar. Ik
bied jaarverslagen aan het parlement aan. De informatie in de jaarverslagen bestaat
uit financiële informatie, informatie over de bedrijfsvoering en informatie over het
gevoerde beleid. De jaarverslagen moeten inzicht geven in hoeverre het geld is besteed
aan het doel waarvoor het beschikbaar is gesteld, wat de resultaten daarbij zijn en
aantonen dat bij de besteding de wet- en regelgeving is nageleefd. De Algemene Rekenkamer
doet onderzoek naar deze verantwoording en presenteert de resultaten daarvan ook op
Verantwoordingsdag.

Bij het jaarlijks verantwoordingsonderzoek kijkt de Algemene Rekenkamer zowel naar
de kwaliteit van de jaarverslagen als naar de kwaliteit van de bedrijfsvoering en
de totstandkoming van de beleidsinformatie2.

Daar waar de Auditdienst Rijk als interne controleur zekerheid verschaft en rapporteert
ten behoeve van de Minister doet de Algemene Rekenkamer dit als externe controleur
van het Rijk ten behoeve van het parlement.

Doorlichting van Agentschappen

Conform de met het Ministerie van Financiën gemaakte afspraken over het doorlichten
van Agentschappen is een doorlichtingskalender opgesteld. De eerstvolgende doorlichtingen
zien er als volgt uit.

Overzicht doorlichtingen agentschappen BZK

Agentschap

Eerstvolgende doorlichting

SSC-ICT1

2018/2019

FMH

2019/ 2020

RVB

2020

UBR

2021

P-Direkt

2022

X Noot

1

Gekoppeld aan de externe doorlichting door KPMG. Publicatie van het rapport en de
kabinetsreactie daarop volgt in december 2019.

Een toelichting op de aanpak van de doorlichting, zoals de directie Financieel Economische
Zaken (FEZ) van BZK voor haar rekening neemt, vindt u in bijlage 13.

Onderzoeken door de Auditdienst Rijk

Naast bovengenoemde onderzoeken wordt regelmatig gebruik gemaakt van operational audits
door de Auditdienst Rijk. Jaarlijks maakt BZK afspraken over onderzoekscapaciteit
voor BZK, die dan ten dele benut worden voor audits of vraaggestuurde onderzoeken
binnen de SSO’s. Voor de interne sturing op de rijksbrede bedrijfsvoering en SSO’s
zijn onderzoeken door de ADR uitgevoerd, waarvan de aanbevelingen zijn opgevolgd in
de verdere doorontwikkeling van de rijksbrede bedrijfsvoering en de SSO’s ter optimalisatie
van het stelsel (kwaliteit, bekostiging en aansturing).

Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.W. Knops