Brief regering : Voortgang programma (Ont)Regel de Zorg

Nr. 441
BRIEF VAN DE MINISTERS VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT EN VOOR MEDISCHE ZORG
EN DE STAATSSECRETARIS VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 4 oktober 2019

Op 23 mei 2018 lanceerden wij het programma (Ont)Regel de Zorg, met als doel het merkbaar
verminderen van de regeldruk die zorgprofessionals en patiënten/cliënten ervaren.
Een urgent en belangrijk vraagstuk, zeker in het licht van de krappe arbeidsmarkt
in zorg en welzijn. Het afgelopen jaar hebben wij ons hier volop voor ingezet en in
deze brief schetsen wij een eerste rapportage van de bereikte resultaten en de voortgang.1 Alvorens daar nader op in te gaan, spreken wij graag onze dank uit aan alle zorgverleners
en patiënten/cliënten die zich hiervoor inzetten. Zonder hen was dit programma er
niet geweest en zonder hun inspanningen zou duurzame verandering buiten bereik blijven.
Wij zijn zeer gemotiveerd om ook de komende jaren onze gezamenlijke strijd tegen dit
veelkoppige monster voort te zetten en rekenen daarbij op het commitment van alle
betrokken veldpartijen.

Kernboodschap: merkbaar minder regeldruk, het kan!

Het programma (Ont)Regel de Zorg loopt nu ruim een jaar en is volop in uitvoering.
Het aanpakken van regeldruk is een taaie opgave, en hoewel in de afgelopen periode
veel van de aangekondigde maatregelen uitgevoerd zijn, laat de merkbaarheid daarvan
op de werkvloer nog te wensen over. Toch zijn we optimistisch, want in alle sectoren
komen wij voorbeelden tegen die illustreren dat het wel kan: er zijn zorginstellingen
die flink hebben gesnoeid in de eigen regels, er zijn zorgverleners die meer ruimte
ervaren om het gesprek aan te gaan over waar zij dagelijks tegenaan lopen, en er zijn
regels afgeschaft met een substantieel effect op de tijd die zorgverleners aan administratieve
handelingen besteden. Het is nog niet voldoende en nog niet over de gehele linie zichtbaar,
maar het begin is daar. Dat sterkt ons in de overtuiging dat we vol door moeten met
de uitvoering van de gemaakte afspraken in het programma en er ook nog een tandje
bovenop moeten doen.

«Wat we tegenkwamen in de top 5 van zaken die onnodig veel tijd kosten, wilden we
zo snel mogelijk oplossen. En dat is ook gebeurd. Het bleek niet nodig om informatie
over het gebruik van antistolling met de hand in te vullen. Of telefonisch aan de
Trombosedienst door te geven dat mensen met ontslag gaan. Dat kon allemaal gedigitaliseerd
worden. En waar ook op afdelingen naar gekeken is, zijn de vele besprekingen, die
ook nog eens vaak uitlopen. Door een «vergadersanering» is ervoor gezorgd dat daar
veel minder tijd aan verloren gaat. Verder hebben we dan nog het EPD: daar zitten
altijd kleine irritaties in en die zijn voor een deel opgelost. We zijn nu bezig om
afspraken te maken over verplichte velden: sommige daarvan willen we niet meer invullen.
Niemand doet er iets mee en de patiënt wordt er niet beter van.»

Prof. Dr. Peter Siersema, hoogleraar Radboudumc

In deze eerste voortgangsbrief gaan wij in op de maatregelen die het afgelopen jaar
zijn gerealiseerd, duiden we de monitoringsinformatie en geven we aan wat daarvan
de betekenis is voor het continueren van de aanpak van regeldruk in de zorg. Ook informeren
we u over hetgeen extra in gang is gezet om de komende jaren voortgang te blijven
boeken. Tevens bevat deze brief de visie van het kabinet op vertrouwen in de zorg,
onder andere aan de hand van het recent verschenen advies «Blijk van vertrouwen: anders
verantwoorden voor goede zorg» van de Raad voor Volksgezondheid en Samenleving (zie
bijlage 1)2.

Wat is er gedaan?

Het programma (Ont)Regel de Zorg omvat 155 maatregelen en acties, verdeeld over tien
sectorplannen. Deze lopen uiteen van hele specifieke en concrete acties – bijvoorbeeld
het afschaffen van een formulier dat overbodig wordt geacht – tot bredere trajecten
zoals Registratie aan de Bron, dat eenmalige en eenduidige vastlegging van zorginformatie
voor meervoudig (her-)gebruik beoogt. Voor het grootste deel komen deze maatregelen
en acties voort uit knelpunten die door zorgprofessionals en patiënten/cliënten zelf
zijn aangedragen omdat zij juist van die zaken in hun dagelijkse praktijk het meeste
last hadden. Aan die knelpunten liggen regels ten grondslag die bij verschillende
partijen vandaan komen: niet alleen de (Rijks-)overheid, maar ook toezichthouders,
verzekeraars, branche- en beroepsverenigingen en zorginstellingen zelf. De uitvoering
van het programma (Ont)Regel de Zorg is dan ook een gezamenlijke inspanning. Samen
met betrokken partijen is voor elk actiepunt bepaald bij welke organisatie het voortouw
ligt om oplossingsrichtingen uit te werken.

«Bij de inschrijving van cliënten moesten we altijd een formulier van vier kantjes
invullen met allerlei gegevens waar de zorgadministratie niets aan heeft. Nu doen
we dat gewoon met één mailtje.»

Ymkje van der Meer, kwaliteitsadviseur ontregelteam Jellinek

Inmiddels zijn 60 maatregelen uitgevoerd, 66 maatregelen liggen op schema, en voor
de resterende 29 maatregelen geldt dat voor de uitvoering meer tijd nodig is dan eerder
voorzien. Wij zijn in gesprek met de trekkers van die maatregelen over de oorzaken
van de vertraging en wat er nodig is om de maatregel alsnog te realiseren. Soms blijkt
het oplossen van een knelpunt ingewikkelder te zijn dan ten tijde van de totstandkoming
van het programma (Ont)Regel de Zorg was voorzien. Dan heeft dat gesprek het karakter
van het aanbieden van hulp en ondersteuning. Waar nodig spreken we partijen ook aan
op hun verantwoordelijkheid voor het leveren van een aandeel in de oplossing van dit
hardnekkige vraagstuk.

Het aantal van 60 uitgevoerde maatregelen zegt op zichzelf niet zo veel, het gaat
om wat er concreet veranderd is op de werkvloer en de betekenis hiervan voor zorgverleners
en patiënten/cliënten. Enkele van de meest aansprekende voorbeelden daarvan stippen
wij hieronder kort aan. Op de website Externe link:www.ordz.nl kunt u de volledige en actuele stand van zaken van alle acties per sector volgen.

Curatieve zorg

• In de wijkverpleging zijn afspraken gemaakt om de minutenregistratie definitief uit de praktijk te verbannen.
Aanbieders die nog met de minutenregistratie werkten en geen gebruik maakten van een
regelarme manier van registreren worden dit jaar geholpen om over te stappen op de
alternatieve werkwijze «zorgplan=planning=realisatie, tenzij». Wijkverpleegkundigen
hoeven de zorg die is geleverd conform het zorgplan dan niet meer apart te registreren.
Het doel is dat per 1-1-2020 alle aanbieders hierop zijn overgestapt of een registratiewijze
gebruiken die minimaal administratief belastend is voor wijkverpleegkundigen (bijvoorbeeld
een geautomatiseerd systeem met een pasje). Uit recente gesprekken met organisaties
die wijkverpleging bieden en een in september uitgevoerde enquête onder 139 aanbieders
(van ZZP’ers tot de grootste aanbieders) blijkt dat de meeste organisaties inmiddels
ofwel werken met de alternatieve registratiestandaard óf bezig zijn met de overstap.
De alternatieve registratiestandaard wordt nu gebruikt door 65% van de organisaties.
Een deel van die organisaties is de methode nog wel aan het verfijnen: het gaat om
een cultuur- en organisatieverandering die niet van de ene op de andere dag is ingevoerd.
Verder blijkt dat 13% van de aanbieders nog dit jaar gaat overstappen van de minutenregistratie
naar de alternatieve methode. 13% geeft aan met de minutenregistratie te blijven werken,
maar het merendeel daarvan hanteert een geautomatiseerde tijdsregistratie. 9% van
alle respondenten geeft aan niet over te stappen omdat ze een andere (minimaal administratief
belastende) methode gebruiken om de geleverde zorg te verantwoorden. In de komende
maanden gaat de Minister van VWS het gesprek aan met betrokken partijen om het goed
gebruik van de alternatieve registratiestandaard verder te stimuleren. Met deze informatie
doet de Minister van VWS de motie van de leden Geleijnse en Kerstens3, waarin zij verzoeken om de Tweede Kamer periodiek te informeren over het uitbannen
van de minutenregistratie, gestand.

«De grootste winst tot nu toe is de afschaffing van de 5 minutenregistratie. Over
elke 5 minuten verleende zorg moesten we registreren wat voor soort zorg we bij een
cliënt verleend hadden. Veel administratie en voortdurend op de klok kijken, afronden
en bijstellen. In het systeem «zorgplan = planning = realisatie, tenzij», worden alleen
nog grote afwijkingen in de geplande tijd bijgesteld, en dat geeft meer rust tijdens
het werk. Die 5 minutenregistratie was symbolisch geworden voor de regeldruk in de
verpleegzorg.»

Pauline Arts-de Witt, wijkverpleegkundige

• Voor huisartsen is afgesproken de doktersverklaring voor het verantwoorden van vergoedingen uit het
aanvullend pakket te schrappen. De huisarts hoeft niet meer te controleren of een
verzekerde recht heeft op deze vergoedingen.

• In de farmacie is voor een substantieel aantal geneesmiddelen het formulier geschrapt dat diende
om te bevestigen dat aan de vergoedingsvoorwaarden voor dat geneesmiddel is voldaan.
De arts die deze geneesmiddelen voorschrijft hoeft het formulier dus niet meer in
te vullen en de apotheker die het middel verstrekt hoeft dat niet meer te controleren
en bewaren.

• In de medisch specialistische zorg is het aantal proces- en structuurindicatoren dat jaarlijks moet worden aangeleverd
bij het Zorginstituut in het kader van de Transparantiekalender met 25% verminderd.
De informatie die samenhangt met geschrapte indicatoren hoeft niet meer te worden
geregistreerd ten behoeve van aanlevering bij het Zorginstituut.

• In de GGZ is zorgaanbieder Arkin in samenwerking met Zilveren Kruis, de NZa en VWS per 1 januari
2019 gestart met een experiment op het gebied van waardegedreven zorg. Medewerkers
richten zich nu op zinvolle inhoudelijke verslaglegging ten behoeve van de zorgverlening
aan cliënten. Daarmee is de minutenregistratie komen te vervallen. De vertaling naar
rechtmatige declaraties wordt administratief afgehandeld. De focus verschuift zo van
registratie en verantwoording naar zinnige dossiervoering en behandeluitkomsten. Uit
de eerste evaluatie blijkt het succes van dit experiment. Zo besparen zorgverleners
hiermee naar eigen zeggen 51 minuten per dag, tijd die in plaats van aan administratie
nu aan zorgverlening aan cliënten en afstemming met ketenpartners besteed wordt. Inzet
op afstemming in de keten is in lijn met de adviezen van de Onderzoeksraad voor de
veiligheid (Zorg voor veiligheid – Veiligheid van mensen met een ernstige psychische
aandoening en hun omgeving, april 2019). Met dit experiment toont Arkin aan dat de
nieuwe werkwijze leidt tot een substantieel lagere werkdruk, het ervaren van meer
zinvol werk en fors lager verzuim. Daardoor blijven meer mensen in de ggz werken.

«We schrijven alleen nog maar over de behandeling zélf. Niet over alles wat er nog
omheen gebeurt: zinnige en zuinige dossiervorming. Dat scheelt de behandelaren zo’n
halfuur tot drie kwartier per dag.»

Ymkje van der Meer, kwaliteitsadviseur ontregelteam Jellinek

• Het aanvraagformulier voor sondevoeding is geschrapt, zodat (chronische) gebruikers
van sondevoeding dit niet elk jaar opnieuw hoeven aan te vragen.

Langdurige zorg

• Door middel van Schrapsessies in verpleeghuizen en gehandicaptenzorg hebben zorginstellingen laten zien dat zij administratieve lasten kunnen terugdringen.
Bijvoorbeeld op het terrein van managementrapportages, interne controles, HACCP (risico-inventarisatie
voor voedingsmiddelen) en niet meer verplichte handtekeningen bij wijzigingen in het
zorgleefplan. Er zijn tot nu toe 14 schrapsessies voor de langdurige zorg geweest,
waar 519 professionals van 58 verschillende zorgorganisaties aan hebben deelgenomen.
In 2019 staan nog 12 sessies gepland en ook in 2020 loopt dit door. De kennisinfrastructuur
van Vilans, met kennisproducten, hulpmiddelen, goede voorbeelden, ervaringsverhalen
en tips, stimuleert organisaties bovendien om verder met regeldruk aan de slag te
gaan. Vilans volgt de deelnemende organisaties ook na een schrapsessie.

• In de beweging Radicale Vernieuwing en het programma Waardigheid en Trots op locatie wordt gewerkt met het terugdringen van regelgeving. Ook dit heeft veel
aansprekende voorbeelden opgeleverd.

• Het Zorginstituut en veldpartijen werken onder de naam Keteninformatie Kwaliteit Verpleeghuiszorg (KIK-V) aan betere registratie van kwaliteitsinformatie met tot doel vermindering
van administratieve lasten doordat informatie beschikbaar en toegankelijk is.

• Via de regeling InZicht zijn proeftuinen gestart voor digitale gegevensuitwisseling in de langdurige zorg.
De proeftuinen zijn bedoeld om gegevensuitwisseling te vereenvoudigen, te digitaliseren
en te standaardiseren. Op deze manier kunnen we de registratielast verder terugbrengen.
Op 3 september jl. is ook de subsidieregeling gepubliceerd.

• In het experiment Anders Verantwoorden werkt een aantal aanbieders aan het vereenvoudigen van de externe verantwoording.
Daarbij wordt alleen interne sturingsinformatie gebruikt, in plaats van dat daar extra
informatie voor nodig is.

• Het Zorginstituut heeft het aantal kwaliteitsindicatoren waar de verpleeghuiszorg over moet rapporteren teruggebracht van tien naar vijf.
Ook krijgen zorgaanbieders meer vrijheid om de relevantie voor de eigen organisatie
te bepalen.

Sociaal domein

In het sociaal domein (jeugdwet en Wmo 2015) worden op drie niveaus maatregelen genomen
om de administratieve lasten en regeldruk te verminderen, namelijk: wijziging van
wet- en regelgeving, standaardiseren en verbeteren van de informatie-uitwisseling
tussen gemeenten en aanbieders en vermindering regeldruk van professionals.

• In de Wmo 2015 is een abonnementstarief ingevoerd. Door het hanteren van een vast tarief voor de maximale eigen bijdrage
dalen de vermijdbare uitvoeringslasten bij gemeenten, aanbieders en het CAK.

• Er zijn drie uitvoeringsvarianten ontwikkeld voor de verantwoording van maatschappelijke
ondersteuning en jeugdhulp. Bij twee van deze uitvoeringsvarianten (inspanningsgericht
en outputgericht) worden gemeenten en aanbieders bij de inwerkingtreding van de Ministeriële
Regeling over de vermindering uitvoeringslasten in de Wmo en de Jeugdwet verplicht om gebruik te maken van de ontwikkelde i-standaarden (i-Wmo en i-Jw). Deze standaarden zijn recent verder aangescherpt; zo is een keuze gemaakt voor een
verplichte termijn voor facturering per maand in plaats van 4 weken. Dit lijkt een
klein verschil, maar het betekent een grote vermindering van de administratieve lasten
in de backoffice van aanbieders en gemeenten.

• De derde uitvoeringsvariant (de taakgerichte uitvoeringsvariant), die in potentie de minste administratieve lasten oplevert maar nog beperkt wordt
toegepast (vooral bij de financiering van de toegang), wordt in de komende periode
verder doorontwikkeld en gepromoot bij gemeenten en instellingen.

Patiënten en cliënten

• Een grote frustratie voor mensen met een chronische aandoening is dat zij keer op
keer terug moeten naar de arts om aan te kunnen tonen dat zij deze aandoening hebben.
Zorgverzekeraars hebben aangegeven dat zij, in samenwerking met betrokken partijen,
een lijst zullen opstellen van chronische aandoeningen waarvoor het afdoende is om
eenmalig de diagnose vast te leggen. Voor deze groep verzekerden én voor de betrokken zorgverlener(s) willen zorgverzekeraars
vanaf 1 januari 2020 de vervelende extra gang naar de arts wegnemen en het zo makkelijker
maken om de zorg aan te vragen die zij nodig hebben. De diagnose die nodig is om de
zorg aan te vragen, dient vastgesteld te zijn door de behandelend arts. Alle zorgverzekeraars
zullen dezelfde lijst en voorwaarden hanteren voor deze chronische aandoeningen.

• Binnen het sociaal domein werken wij met de VNG aan alternatieven voor kortdurende beschikkingen voor mensen met een chronische beperking. In mijn brief «merkbaar beter thuis» van 20 juni jl. heeft de Minister van VWS u
hier over geïnformeerd.4 Diverse gemeenten waaronder Maastricht voeren voor cliënten met een chronische beperking
al geen herindicaties meer uit.

• We zijn tevens gestart met het volgen van individuele patiënten/cliënten en hun mantelzorgers,
om in kaart te brengen tegen welke procedures zij aanlopen en welke machtigingen ze nodig hebben bij het aanvragen van hulpmiddelen. We hebben een aantal mensen direct kunnen helpen, door in gesprek te gaan met betrokken
partijen over een minder bureaucratische oplossing. Met diezelfde partijen zijn we
in gesprek over structurele maatregelen om te voorkomen dat deze casuïstiek zich voor
blijft doen.

«Om hulpmiddelen zoals een hoog-laagbed of een toiletstoel aan te vragen, hebben we
sinds kort geen machtiging van de huisarts meer nodig. Hierdoor kunnen wij, als wijkverpleegkundigen,
makkelijker hulpmiddelen aanvragen. Fijn dat dit actiepunt van (Ont)regel de zorg nu is weggestreept.»

Pauline Arts-de Witt, wijkverpleegkundige

Wat merken zorgverleners ervan?

In dit programma staan de zorgverlener en de patiënt/cliënt centraal en daarom zijn
hun ervaringen het belangrijkste waar we het succes van de inspanningen in het kader
van het programma aan afmeten. Zij moeten het verschil merken en zo lang dat onvoldoende
het geval is, zijn we nog niet klaar. Dat verschil brengen we op een aantal manieren
in kaart:

• Door bij te houden hoeveel van de afgesproken maatregelen zijn afgerond;

• Door te vertellen welke verhalen die maatregelen opleveren en welke goede voorbeelden
en best practices we in het zonnetje kunnen zetten;

• Door te meten wat het daadwerkelijke effect van de individuele maatregelen op de werkvloer
is

• Door te meten hoe zorgverleners in het algemeen vinden dat het gaat met de regeldruk.

De afgelopen zomer is de eerste monitoringsinformatie beschikbaar gekomen. Het gaat
dan om:

• De merkbaarheidsscans die KPMG in de verschillende sectoren uitvoert (zie bijlage
2)5;

• De Benchmark Care van Berenschot;

• De Nationale Ontregelmonitor die de Vereniging voor Arts en Auto heeft uitgezet6.

Merkbaarheidsscans

KPMG brengt voor de verschillende sectoren waar het programma (Ont)Regel de Zorg betrekking
op heeft de ervaren effecten van de maatregelen in kaart. Op verschillende momenten
worden metingen gedaan om zo een beeld te krijgen van de ontwikkeling van de tijdsbesteding
van zorgverleners aan de administratieve taken waar de maatregelen betrekking op hebben,
en hun duiding daarvan in de vorm van een rapportcijfer. De eerste meting, waar zo’n
4.500 zorgverleners aan hebben deelgenomen, is afgerond. Dit is voor het merendeel
van de maatregelen een eerste meting (0-meting); de 1-meting vindt in het voorjaar
van 2020 plaats. Voor maatregelen die ten tijde van deze eerste meting al waren afgerond
is een gecombineerde 0- en 1-meting gedaan om nu al inzicht te krijgen in de effecten.

De uitkomsten van deze eerste meting laten zien dat de ervaren regeldruk varieert
van 6,6 (wijkverpleging) tot 7,5 (curatieve GGZ) en dat de ingeschatte tijdsbesteding
aan administratieve werkzaamheden uiteen loopt van 27% (wijkverpleging) tot 42% (medisch
specialistische zorg). In algemene zin geven zorgverleners aan dat administratieve
taken bij het dagelijks werk horen, zolang duidelijke is wat de logica erachter is
en welke waarde ze toevoegen aan het primaire proces. Er is dan ook een relatief hoge
mate van acceptatie zichtbaar van tijd die aan administratieve werkzaamheden wordt
besteed (variërend per sector van 15 tot 27%).

De meting laat nog geen drastische afname van de ervaren regeldruk over de gehele
linie zien. De beste resultaten zien we daar waar de geformuleerde acties concreet
zijn en direct voortkomen uit knelpunten die door zorgprofessionals zelf zijn aangekaart,
bijvoorbeeld in de wijkverpleging bij het schrappen van de verplichte handtekening
van de cliënt bij elke wijziging van het zorgplan en van de verplichte halfjaarlijkse
evaluatie van zorg.

Benchmark Care

Berenschot heeft net als eerdere jaren in hun «Benchmark Care» onderzoek gedaan naar
de administratieve belasting in de langdurige zorg.7 Positief is dat de ervaren administratieve last is gedaald. 82% ervaart de administratieve
taken als belastend. In 2018 was dit 90%. Ook de acceptabele administratieve lasten
zijn gestegen, deze zijn nu 23% ten opzichte van 17% vorig jaar. Hieruit kan worden
geconcludeerd dat de administratieve handelingen die respondenten moeten verrichten
meer als ondersteunend aan hun werk worden ervaren. Tegelijkertijd laat het onderzoek
zien dat zorgverleners in 2019 gemiddeld 35% van hun werkbare tijd aan administratieve
taken besteden. Dit is een stijging ten opzichte van 2016 en 2017 (beide jaren 25%)
en 2018 (31%). Dit percentage moet echt omlaag.

De oorzaken die respondenten noemen voor (de stijging van) administratieve tijdsbesteding
herkennen we. Het gaat dan bijvoorbeeld over gebruiksvriendelijkheid van elektronische
cliëntdossiers, urenregistratie en verplichte evaluaties. Ook een ontwikkeling als
het in toenemende mate werken met zelfsturende teams speelt hierin mee; daardoor zijn
taken zoals roostering verplaatst van teamleiders naar medewerkers zelf. Bij deze
laatste ontwikkeling zien we de keuzes van organisaties zelf in de manier van organiseren
terug in de cijfers. Hierbij hoeft een stijging van de administratieve taken dus niet
altijd slecht te zijn. We zien namelijk ook organisaties waar de werktevredenheid
juist door het werken in zelfsturende teams is gestegen, ook al betekent dit een toename
(of verschuiving) van administratieve taken op de werkvloer.

Het onderzoek van Berenschot laat ook zien dat er een behoorlijk verschil zit tussen
aanbieders. Bij de best scorende aanbieders zit de tijd die medewerkers aangeven kwijt
te zijn aan administratie rond de 27%. De uitdaging zit hem er in om alle aanbieders
op het niveau te krijgen van de best scorende instellingen en om voor de best scorende
instellingen nieuw perspectief te bieden op het extra terugdringen van de administratieve
verplichtingen. Gelukkig zien we bij individuele zorgaanbieders al veel goede voorbeelden.

«Binnen mijn eigen organisatie hebben we in ieder geval geprobeerd het werk zo in
te richten dat dit tot minder administratie leidt. Op basis van gesprekken met de
zorgprofessionals hebben we bijvoorbeeld gekozen voor een gebruiksvriendelijk ECD,
dat veel cliëntgerichter is opgezet en administratieve last beperkt. Dat is ook mijn
advies aan andere organisaties: ga in gesprek met je medewerkers en bouw van onderaf
een nieuw systeem op. Natuurlijk zijn er noodzakelijke regels en moeten verschillende
zaken vastgelegd worden. Maar het kan heus een stuk minder dan wat we ons zelf nu
aandoen.»

Trudy Prins, bestuurder Rijnhoven

Ook bij de schrapsessies, radicale vernieuwing en waardigheid en trots op locatie
zien we dat het aanbieders lukt om zelf veel te doen aan het terugdringen van de administratieve
lasten. Deze resultaten zien we helaas nog niet goed terug in de metingen, maar de
komende jaren zullen deze wel zichtbaar worden. Het onderzoek van Berenschot laat
zien dat 22% van de respondenten aangeeft dat hun werkgever het afgelopen jaar actief
bezig is geweest met het verlagen van de administratieve werklast. De uitdaging is
om met de sector er voor te zorgen dat dit 100% wordt.

Nationale Ontregelmonitor

De VVAA heeft deze zomer voor de tweede keer een meting gedaan onder zorgverleners
in curatieve beroepsgroepen. Op basis van de antwoorden van zo’n 10.000 respondenten
van deze Nationale Ontregelmonitor concludeert de VVAA dat de toename van regeldruk
in de zorg afvlakt, maar er nog geen substantiële vermindering is. Het percentage
respondenten dat aangeeft dat de regeldruk het afgelopen half jaar is afgenomen, is
bij deze meting 4%. Een half jaar geleden was dat 3%. 82% van de ondervraagden geeft
aan last te hebben van regeldruk op het werk, ten opzichte van 87% een half jaar geleden.
Het vertrouwen in daadwerkelijke verandering en de mate waarin zorgverleners tevreden
zijn over de voortgang zijn beiden laag. Bovendien wijst het onderzoek uit dat hoe
meer tijd men kwijt zegt te zijn aan onnodige regels, hoe vaker men last heeft van
burnout-klachten. Per beroepsgroep verschilt het beeld enigszins, zo hebben fysiotherapeuten
het afgelopen half jaar een lichte afname van de regeldruk gemerkt en apothekers juist
een toename. Over het geheel genomen sluit het beeld aan bij de andere onderzoeken:
men merkt nog te weinig van de inspanningen om de regeldruk terug te dringen. Positief
is dat de bekendheid met de beweging (Ont)Regel de Zorg onder de respondenten ruim
80% is, en 47% aangeeft dat het onderwerp in hun organisatie of beroepsgroep op de
agenda staat.

Duiding uitkomst onderzoeken

Samenvattend laat de monitoring een dubbel beeld zien. Enerzijds is de tijdsbesteding
aan administratieve taken nog niet substantieel afgenomen, zo blijkt uit alle onderzoeken,
en in sommige sectoren en voor sommige handelingen zelfs toegenomen. Anderzijds is
een daling zichtbaar in het aantal medewerkers dat dit als belastend ervaart (voor
de care) of een relatief hoge mate van acceptatie van administratieve werkzaamheden
(bijvoorbeeld 27% voor de medisch specialistische zorg). De bekendheid met de aanpak
wisselt ook: onder de respondenten van de Nationale Ontregelmonitor is deze hoog,
maar onder de respondenten van de merkbaarheidsscans beduidend lager. In de spreiding
van de resultaten wordt zichtbaar dat er grote lokale verschillen zijn: er zijn instellingen
waar de regeldruk het afgelopen jaar flink is teruggelopen, er zijn goede voorbeelden
van lokale initiatieven, er zijn verschillen tussen beroepsgroepen in de mate waarin
men effect merkt, en er zijn voorbeelden van succesvolle maatregelen. Het kan dus
wel, maar er is nog volop werk aan de winkel; het is voor de komende periode zaak
om het effect te verbreden en te verdiepen, door vol door te gaan met de aanpak en
er waar nodig zelfs een schepje bovenop te doen. Dat merkbare effect voor alle zorgverleners
en patiënten/cliënten blijft immers de doelstelling. Daarvoor is nodig dat de bekendheid
met het programma (Ont)Regel de Zorg en de getroffen maatregelen verder wordt vergroot,
dat de inzet zich nog meer dan al het geval was gaat richten op datgene waar zorgverleners
en patiënten/cliënten concreet tegenaan lopen, dat we gericht extra inzetten in sectoren
waar dat nodig is en dat zorginstellingen zelf ook actiever aan de slag gaan met de
aanpak van hun eigen regels. De afgelopen periode zijn reeds acties opgestart om deze
verbreding en verdieping te realiseren. KPMG spreekt de verwachting uit dat bij de
volgende meting meer verbetering zichtbaar is. Die verwachting delen wij op basis
van de ingezette acties, maar dat gaat niet vanzelf en zal van alle betrokken partijen
inzet vragen.

Wat is er extra in gang gezet?

Het programma (Ont)Regel de Zorg zoals we dat vorig jaar lanceerden was primair gericht
op het oplossen van knelpunten op landelijk niveau. Dat is noodzakelijk, maar niet
voldoende: zorgverleners ervaren immers ook regeldruk als gevolg van interne procedures
en verplichtingen in de instelling waar zij werken en rapportages aan hun bestuurders
of leidinggevenden. De komende tijd blijven we vol doorgaan met de uitvoering van
de afgesproken maatregelen op landelijk niveau. Daarbij beperken we ons niet tot de
punten die er al liggen en de sectoren en thema’s die al in beeld waren: ook nieuwe knelpunten die opkomen adresseren we en nemen we mee in de aanpak, en we breiden die uit naar
sectoren die eerder niet in beeld waren voor dit programma. Zo hebben er inmiddels
schrapsessies plaatsgevonden die betrekking hebben op het PGB (om de administratieve
lasten voor budgethouders bij het aanvragen en beheren van hun PGB te verminderen),
heeft de Denktank Mantelzorg een schrapagenda voor de mantelzorg aan de Minister van
VWS aangeboden, is er op initiatief van de KNMT een schrapagenda voor de mondzorg
tot stand gekomen en is er een sessie geweest specifiek gericht op de rol van accountants
in de zorg. Ook zijn in de paramedie schrapsessies gestart met diëtisten, ergotherapeuten,
huidtherapeuten, logopedisten en oefentherapeuten, in aanvulling op de sessies die
eerder met fysiotherapeuten hebben plaatsgevonden.

In dit kader gaan wij ook graag in op de motie van de leden Ellemeet en Dijkstra8, die de regering verzoekt om in gesprek te gaan met de ggz en de medisch specialisten
over verbetermogelijkheden van de aanpak regeldruk. Wij bespreken continu de voortgang
van het programma met alle belanghebbende partijen, zo ook voor de (curatieve) ggz
en de medisch specialistische zorg. Waar nieuwe knelpunten opkomen die nog geen onderdeel
van de aanpak waren, pakken we die ook in dit verband op. Een voorbeeld hiervan is
de «vermindering van administratieve lasten bij formele rechtmatigheidscontroles»
uit het Bestuurlijk Akkoord ggz 2019 t/m 2022. GGZ Nederland heeft aangegeven dat
uit een enquête onder hun leden (zowel onder zorgprofessionals als onder controllers)
blijkt dat vermindering van regeldruk noodzakelijk is op dit punt. Dit wordt nu opgepakt.
Hiermee wordt uitvoering gegeven aan de motie.

Voor reeds afgeronde punten waar de monitoring geen merkbare verbetering laat zien,
zoals de maatregelen rondom de regeling meerzorg, gaan we met de sector in gesprek
om te kijken wat de oorzaken hiervan zijn en of er aanvullende maatregelen nodig zijn:
is het simpelweg een kwestie van tijd, is er meer aandacht voor communicatie of implementatie
nodig, of sluit de geformuleerde actie bij nader inzien onvoldoende aan bij de praktijk
van de zorgverlener.

«Iedereen kan meedenken. Als je nu ergens ontevreden over bent, ga naar de website
van ordz.nl en kaart het aan. Daar is het programma voor.»

Pieter Flaton, praktijkhouder in de fysiotherapie

Naast deze verbreding van de scope van het programma zal op iedere zorgwerkvloer in
het land het goede gesprek gevoerd moeten worden over welke regels daar gelden en
of die echt nuttig en nodig zijn. En zorgprofessionals moeten de ruimte ervaren om
dat gesprek aan te gaan en daarbij gebruik kunnen maken van hulpmiddelen en ondersteuning.
Het stemt ons positief dat deze lokale beweging al bottom-up tot stand komt: zo hebben diverse ziekenhuizen waaronder het Spaarne
Gasthuis en het UMC Utrecht interne projectleiders aangesteld om het ziekenhuis te
ontregelen en zijn er in het kader van de beweging Radicale Vernieuwing verschillende
verpleeghuizen die onder de noemer «van regels naar relaties» op een andere manier
zijn gaan werken. Die lokale beweging komt echter niet overal vanzelf op gang. Dat
is ook niet verwonderlijk: zorgverleners hebben veel aan hun hoofd en hebben niet
altijd de gelegenheid om naast hun dagelijks werk met de interne regeldruk aan de
slag te gaan. Vaak is ook niet helder waar regels precies vandaan komen of wie ze
aan zou kunnen passen.

«Om te weten wat bij alle betrokken partijen – artsen, verpleegkundigen, fysiotherapeuten,
apothekers – de grootste irritaties zijn, ben ik het net op gaan halen. Wat ik terugkreeg
was bijvoorbeeld de verlenging van uitvoeringsverzoeken en het tekenen van machtigingen
voor poliklinische zorg in de thuissituatie. Elke drie maanden weer tekenen voor vervanging
van katheters. Zonde van onze tijd, die van de verpleegkundigen en van onze patiënten.
Wat bleek? Je hoeft volgens de Wet BIG maar één keer per jaar of eenmalig te tekenen.
En voor bijvoorbeeld wondverzorging, die aan de «buitenkant» gebeurt, helemaal niet.
We kunnen dus schrappen en dat ga ik namens de Commissie (Ont)regel de zorg ook adviseren
aan mijn collega-urologen in de algemene ledenvergadering van de Nederlandse Vereniging
voor Urologie.»

Eelco Collette, uroloog in opleiding

Wij maken graag van deze gelegenheid gebruik om alle zorgverleners die hun tanden
in dit taaie vraagstuk zetten een hart onder de riem te steken en onze volle medewerking
toe te zeggen om hen te helpen lokale regels te schrappen of versimpelen. Om de lokale
beweging te ondersteunen en verder te brengen hebben we de volgende aanvullende activiteiten
in gang gezet:

• Rita Verdonk is als speciaal adviseur aan de slag gegaan om de regeldruk bij professionals
in de Wmo en jeugdhulp aan te pakken. Zij organiseert sessies met werkgevers, professionals,
gemeenten, toezichthouders en andere betrokkenen om in beeld te brengen welke onnodige
regels er zijn en wat er moet gebeuren om deze af te schaffen. Zo vond op 12 juni
jl. de eerste landelijke schrapdag jeugdzorg plaats, waarbij zo’n 400 professionals
uit vrijwel alle 42 jeugdregio’s op 29 locaties tegelijk vermijdbare regels hebben
geïnventariseerd en geprioriteerd. Dat leverde een duidelijke top-6 van ergernissen
op:

o Tijdschrijven
o Beschikkingen

o De verantwoordingsprocessen binnen aanbieders

o De rol van controlerende instanties (accountants, IGJ en SKJ)

o De wijze waarop toegang tot jeugdzorg geregeld is

o De verschillen tussen gemeenten in dezelfde regio, bijvoorbeeld op het gebied van
productcodes en formats voor aanvraagformulieren.

Met deze punten zijn partijen nu aan de slag. Op 4 september vond de tweede landelijke
schrapdag plaats, waar de jeugdzorgprofessionals hun ideeën hebben gepresenteerd aan
bestuurders van zorgaanbieders en gemeenten. De bestuurders zijn nu aan zet om concrete
oplossingen te bedenken voor tijdschrijven en de andere hierboven genoemde punten.
Daarnaast zijn zij aan de slag met lokale en interne knelpunten die zijn aangegeven
door de professionals. In februari staat de derde landelijke schrapdag gepland, waar
de bestuurders presenteren welke concrete oplossingen ze voor de ervaren knelpunten
zien.

• Gerlach Cerfontaine is per 1 september 2019 aangesteld door VWS, de NVZ en de NFU
als speciaal adviseur regeldruk in de medisch specialistische zorg. Zijn opdracht
is het stimuleren van de ontregelbeweging in de ziekenhuizen en ZBC’s om zo de lokale
regeldruk te verminderen.

• De (Ont)Regelbus rijdt sinds kort door het land en bezoekt het komende jaar zo’n 30
zorginstellingen om op lokaal niveau te helpen meer ruimte in de regels te creëren.

• Voor de curatieve zorg is in november 2018 de regiegroep (Ont)Regel de Zorg opgericht,
waarin bestuurders uit verschillende sectoren bij elkaar komen. Zij fungeren als ambassadeurs
van de ontregelbeweging in hun eigen sector en jagen deze aan.

• In bestuurlijk overleg met de partijen die betrokken zijn bij de aanpak van regeldruk
in de langdurige zorg is afgesproken alles in het werk te stellen om de ingezette
acties te versnellen en te versterken. Naar aanleiding van het onderzoek van Berenschot
gaan we gezamenlijk datgene doen wat nodig is om alle aanbieders van langdurige zorg
naar het niveau van de nu best presterende instellingen te trekken. Dat krijgt onder
meer vorm door de organisatie van een landelijke dag begin 2020 waar voor de gehele
sector concreet inzichtelijk wordt gemaakt wat de mogelijkheden zijn voor het terugdringen
van administratieve lasten en hoe zij hierbij ondersteund kunnen worden. Tevens wordt
op deze dag perspectief geboden (bijvoorbeeld door het eerst in experimentele setting
en later ook structureel niet meer hoeven voldoen aan bepaalde regelgeving) aan de
aanbieders die het nu al goed doen, zodat iedere aanbieder meters kan maken met de
aanpak.

De inzet op de lokale beweging richt zich op alle zorgaanbieders, van klein tot groot.
Hiermee geven wij verder invulling aan de motie van het lid Bergkamp over rekening
houden met kleine instellingen9. Naast de activiteiten in het kader van de lokale beweging zetten we extra in op
het zo regelluw mogelijk inrichten van onze eigen wet- en regelgeving. Zo heeft bijvoorbeeld een schrapsessie plaatsgevonden met als doel het versimpelen
van de verantwoording in het kader van de subsidieregeling SectorplanPlus, waar zorgorganisaties
een beroep op kunnen doen voor de cofinanciering van opleidingstrajecten.

Tot slot intensiveren we de inzet op communicatie om zorgverleners nog beter te informeren over het programma (Ont)Regel de Zorg en
over hetgeen zij niet meer hoeven te doen. Zo starten we met een nieuwsbrief gekoppeld
aan de website Externe link:www.ordz.nl zodat zorgverleners en andere geïnteresseerden gemakkelijk op de hoogte kunnen blijven,
en zoeken we de samenwerking met branche- en beroepsverenigingen om zorgverleners
in verschillende beroepsgroepen zo goed mogelijk te bereiken.

Intermezzo – Vertrouwen in de zorg

Tijdens het Algemeen Overleg van 30 mei 2018 heeft de Minister voor MZS u een visie
op vertrouwen in de zorg toegezegd. Tijdens dat debat wisselden we met uw Kamer van
gedachten over de noodzaak om de in de zorg dominante cultuur van gecontroleerd wantrouwen
om te zetten in een cultuur van vertrouwen in de professional. Het is geen toeval
dat we juist in het debat over regeldruk over die kwestie spraken, en dat wij de beloofde
visie schetsen in de voortgangsrapportage bij het programma (Ont)Regel de Zorg. De
opeenstapeling aan regels kan immers gezien worden als een vorm van gestold wantrouwen.
En omgekeerd: waar meer vertrouwen is, zijn minder regels nodig. Vertrouwen in de
zorg is een breed thema waar veel over te schrijven valt en velen hebben dat ook gedaan;
wij kiezen voor onze visie de invalshoek van het vertrouwen dat instituties (zorginstellingen,
toezichthouders, verzekeraars) al dan niet stellen in de zorgverlener en maken dat
graag zo praktisch mogelijk, indachtig de geest van (Ont)Regel de Zorg en de gedachtewisseling
die we tijdens het genoemde AO met uw Kamer hadden. Een aantal recent verschenen publicaties
is ons bij deze invalshoek behulpzaam.

Zo heeft de Raad voor Volksgezondheid en Samenleving (RVS) in mei van dit jaar het
rapport «Blijk van vertrouwen – Anders verantwoorden van goede zorg» gepresenteerd10. In dit advies geeft de RVS aan dat verantwoorden in de zorg fundamenteel anders
moet. Het initiatief moet volgens de RVS liggen bij de zorgverleners die verantwoording
afleggen en niet bij de partijen die verantwoording dragen, zodat verantwoording in
het teken van verbetering van zorg komt te staan en kan bijdragen aan leren en verbeteren.
Ook de publicatie «Samen anders kijken: over regeldruk en de zorg die je je eigen
familie en naasten gunt» van de IGJ benadrukt het belang van een cultuur van leren
en verbeteren. Registraties die worden bijgehouden en verantwoordingsinformatie die
wordt verzameld en verstrekt zonder dat de onderliggende reden helder is of zonder
dat duidelijk is wat de relatie ervan is tot het verbeteren van de zorg, dragen niet
bij aan dat doel van leren en verbeteren en zijn zorgverleners een doorn in het oog.
Maar dat betekent geenszins dat zorgverleners niet bereid zouden zijn om verantwoording
af te leggen. Het gaat om de wijze waarop, en de mate waarin de zorgverlener daar
achter staat omdat hij of zij daar zelf inspraak in heeft gehad of dit in goed overleg
tot stand is gekomen. Verantwoording en vertrouwen gaan hand in hand daar waar zorgverleners
in harmonie met de partijen die verantwoording vragen tot afspraken komen over welke
informatie nodig is, hoe vaak en op welke manier deze wordt verstrekt en hoe deze
wordt gebruikt. Vertrouwen is daarin als organiserend principe reeds ingebed. In door
beroepsbeoefenaren geschreven en vastgestelde richtlijnen of veldnormen is uitgewerkt
wat goede zorg (conform art. 2 Wet Kwaliteit Klachten en geschillen zorg) is. Bij goede zorg is het
uitgangspunt dat het belang van de patiënt of cliënt voorop staat. Registraties zijn
alleen zinvol als zij uiteindelijk waarde toevoegen voor de patiënt of cliënt. In
de praktijk is deze koppeling echter soms zoek geraakt.

«Het zou makkelijker werken als we elkaar meer zouden vertrouwen. Waar we het hierbij
eigenlijk over hebben, is dat we als apothekers gewoon ons werk kunnen doen.»

Aris Prins, apotheker

Wij delen de visie van de RVS en bij de presentatie van hun advies werd ons duidelijk
dat deze brede steun geniet. Het komt er echter op aan deze ook daadwerkelijk in de
praktijk te brengen. Onder de vlag van het programma (Ont)Regel de Zorg lopen al enkele
trajecten die als voorbeeld kunnen dienen voor hoe dat zou kunnen:

• Het experiment Zinvolle Registratie (ZIRE), waarin in drie deelnemende ziekenhuizen
een beperkte kernset van kwaliteitsindicatoren geregistreerd wordt, die daadwerkelijk
gebruikt worden voor het verbeteren van de kwaliteit van zorg en van toegevoegde waarde
zijn voor patiënten;

• Het hierboven genoemde experiment Anders Verantwoorden in de gehandicaptenzorg;

• Het eveneens hierboven genoemde experiment bij Arkin op het gebied van de registratie
van indirecte tijd;

• Het Adviesrapport van de Taskforce Gepast Gebruik ggz – een procesgerichte verantwoording
op gepast gebruik in de curatieve zorg, dat uitgaat van vastlegging in het primaire
proces gericht op goede dossiervorming in plaats van dubbele registraties en verantwoording
achteraf;

• De invoering van horizontaal toezicht in de ziekenhuizen en de GGZ, waarbij zorgaanbieders
en zorgverzekeraars samenwerken om de rechtmatigheid van declaraties veilig te stellen
door de processen op orde te brengen. Hierdoor zijn gegevensgerichte controles achteraf
niet meer nodig.

De gemene deler in deze voorbeelden is het gezamenlijk in vertrouwen werken aan het
verbeteren van registraties en processen in plaats van het focussen op het oplossen
van «fouten» uit het verleden. Het gaat niet om blind vertrouwen, maar om verdiend
vertrouwen dat gebaseerd is op een goede basis (vastgelegde administratieve organisatie,
kwaliteitssysteem, richtlijnen, protocollen en interne controle) en gezamenlijke afspraken
voorafgaand aan een proces of een contractjaar. Daarom is het hanteren van vertrouwen
als uitgangspunt ook niet iets wat zomaar afgekondigd kan worden en morgen de nieuwe
werkelijkheid is. Het vereist juist een investering aan de voorkant om met elkaar
het goede gesprek te voeren over welke verantwoordingsinformatie eigenlijk nodig is
en hoe die tot stand komt. En het vereist durf om de (schijn-)zekerheid van vinklijstjes
los te laten. Dat is een cultuuromslag die niet van de ene op de andere dag is gerealiseerd.

«Ik denk wel dat er een omslag gaande is: meer kijken naar wat goed is voor patiënt
en zorgverlener, meer vertrouwen in de zorgprofessional. En dan kan het echt een stuk
efficiënter.»

Jacqueline Bekker-Bakker, verpleegkundige Noordwest Ziekenhuisgroep

De potentiële opbrengsten hiervan zijn het echter meer dan waard: meer tijd en aandacht
voor de patiënt, een hogere arbeidsvreugde en een nieuwe vorm van verantwoording,
waarbij de verantwoordelijkheden laag in de organisatie worden geborgd en de regeldruk
merkbaar vermindert. Daarom gaan we in alle sectoren en met alle betrokken partijen
het gesprek aan over hoe we de visie van de RVS en het onderliggende gedachtegoed
van werken vanuit vertrouwen verder in de praktijk kunnen brengen. Daarbij is het
zaak er voor te zorgen dat dit niet beperkt blijft tot losstaande experimenten, en
dat opschaling van succesvolle experimenten geen vrijblijvendheid is.

Ten slotte

Ervaringen uit het verleden leren dat regeldruk een taai vraagstuk is en dat het aanpakken
ervan een lange adem vergt. Het gaat over veel méér dan een streep zetten door een
regel, procedure of formulier. Het simpelweg afschaffen daarvan is niet voldoende,
omdat ingesleten patronen en werkwijzen daarmee niet ineens verdwenen zijn. Het kennelijk
ingebakken wantrouwen dat tot het ontstaan van die regels heeft geleid, is niet ineens
opgelost. Toch hebben we, ruim een jaar na de lancering van het programma (Ont)Regel
de Zorg, vertrouwen in de positieve effecten ervan. We zijn er nog lang niet en de
merkbaarheid voor de zorgverlener en voor de patiënt/cliënt is nog onvoldoende, maar
er is veel in gang gezet dat wel tot die effecten moet leiden. Dat doen we nadrukkelijk
samen met zorgverleners en patiënten/cliënten, en met zorginstellingen, brancheverenigingen,
koepelorganisaties, toezichthouders en andere betrokken partijen. Gezamenlijk hebben
we de regelberg gebouwd en alleen gezamenlijk zal het ons lukken hem weer af te breken.
Daar zetten wij ons ook persoonlijk voor in door bij elk werkbezoek en overal waar
we komen de vraag te stellen waar men tegenaan loopt en uit te dragen dat het ontregelen
ons menens is. De positieve energie waarmee in steeds meer zorginstellingen in het
land aan dit thema gewerkt wordt en de goede voorbeelden die we tegenkomen, stemmen
ons optimistisch. Het kan wel! Voor de komende periode komt het er op aan die energie
vast te houden en voortgang te blijven boeken om zo echt merkbaar minder regeldruk
te realiseren. De urgentie daarvan is onverminderd groot, gelet op de arbeidsmarkt
in de zorg. In het voorjaar van 2020 informeren wij u weer over de voortgang.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
H.M. de Jonge

De Minister voor Medische Zorg,
B.J. Bruins

De Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
P. Blokhuis