Brief regering : Integriteit en meldpunt

Nr. 86 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 1 februari 2019

Tijdens de tweede termijn van het algemeen overleg (AO) Integrale Veiligheid en Integriteit
op 17 januari 2019 heeft de vaste commissie voor Defensie mij verzocht nader in te
gaan op een aantal zaken. Dit betreft allereerst de onafhankelijke positionering van
een meldpunt binnen Defensie en de stand van zaken inzake het onderzoek naar een rijksbreed
escalatiepunt. Ten tweede ga ik in op de taken van de Centrale Organisatie Integriteit
Defensie (COID), het expertisecentrum van Defensie op het gebied van integriteit,
en de wijze waarop we omgaan met integriteitsonderzoeken. Ik sluit af met de reactie
van de Commissie-Giebels op ons verzoek ten aanzien van de slepende zaken.

Onafhankelijke positionering van het Meldpunt Integriteit Defensie (MID)

De Commissie-Giebels stelde dat Defensie een laagdrempelig, eenvoudig meld- en klachtenloket
van een onafhankelijke, deskundige partij moet inrichten. Naar aanleiding van de Commissie-Giebels,
zoals verwoord in de beleidsreactie, is besloten om het meldproces eenvoudiger in
te richten en dat Defensie één centraal en onafhankelijk meldpunt inricht voor alle
klachten over ongewenst of onbehoorlijk gedrag, voor meldingen van integriteitsschendingen
en vermoedens van misstanden.

In het AO van 17 januari 2019 heb ik u toegezegd dat het Meldpunt Integriteit Defensie
(MID) wordt losgekoppeld van de COID en als bijzondere organisatie-eenheid (BOE) rechtstreeks
onder de secretaris-generaal wordt gepositioneerd om de onafhankelijkheid te waarborgen.
Zoals ik in de beleidsreactie heb uiteengezet, wordt ook de COID als BOE rechtstreeks
onder de secretaris-generaal geplaatst. Deze is – net als bij andere ministeries –
als hoogste ambtenaar verantwoordelijk voor integriteit. De COID en het MID bestaan
dus naast elkaar. De COID gaat, afhankelijk van het verloop van de reorganisatie,
in het voorjaar van 2019 onder de secretaris-generaal vallen. Het ontvlechten van
het MID zal in overleg met de medezeggenschap en, indien dit leidt tot rechtspositionele
aanpassingen, met de vakcentrales zo snel mogelijk daarna worden gedaan. Dat overleg
kan dus mogelijk enige tijd in beslag nemen.

Eén van de door u voorgestelde opties was om mogelijk het MID onder de Inspectie Veiligheid
Defensie (IVD) te plaatsen. Dit acht ik onwenselijk, omdat de IVD onafhankelijk toezicht
houdt op de taakuitvoering van Defensie – inclusief de COID en het MID – op het gebied
van veiligheid. Vermenging van toezicht en andere functies wil ik vermijden.

Er is niet voor gekozen het MID buiten Defensie te plaatsen. Voor mij blijft het uitgangspunt
dat klachten en meldingen binnen Defensie zelf worden behandeld. Ten eerste omdat
dit bijdraagt aan het veranderen van de cultuur waarbij de organisatie kan leren van
klachten en leidinggevenden hierop sneller kunnen acteren, maar juist ook aangesproken
kunnen worden. Cultuurverandering zal van binnenuit moeten komen en is een gezamenlijke
verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer. Het (h)erkennen van sociale onveiligheid,
het vroegtijdig signaleren, bespreken en oppakken van incidenten moeten de norm zijn.
Leidinggevenden zijn hierin cruciaal, zij zijn er immers verantwoordelijk voor dat
het beleid wordt omgezet in de dagelijkse praktijk. Hierin verdienen zij betere ondersteuning,
zoals eerder in de beleidsreactie op het rapport Giebels aangegeven.

Ten tweede heeft Defensie een wettelijke verplichting om zelf klachten in behandeling
te kunnen nemen. Zo stelt de Algemene Wet Bestuursrecht dat het aan een bestuursorgaan
is om klachten zelf in behandeling te nemen. Ook heeft Defensie een wettelijke verplichting
om een procedure voor de behandeling van meldingen van integriteitsschendingen en
vermoedens van misstanden intern te borgen. Ik acht het daarmee vanuit de zorg voor
het personeel van belang dat Defensie zelf verantwoordelijkheid draagt voor de afhandeling
van klachten, integriteitsmeldingen en meldingen van vermoedens van misstanden.

De Commissie-Giebels geeft in haar eindrapport aan dat een intern meldpunt te prefereren
is boven een extern meldpunt vanwege de acceptatie. Hierbij geldt de voorwaarde dat
de objectiviteit en de onafhankelijkheid gewaarborgd zijn. Door directe positionering
onder de secretaris-generaal wordt hieraan voldaan.

De Commissie-Giebels stelt als optie dat voor escalatie een externe escalatiemogelijkheid
zou kunnen worden ingebouwd. Onder leiding van het Ministerie van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties wordt onderzocht of en zo ja, op welke wijze een escalatiemogelijkheid
voor interne melders kan worden vormgegeven. Vanuit het Interdepartementaal Platform
Integriteitsmanagement is een rijksbrede werkgroep samengesteld die dit onderzoekt.
Hier wordt ook externe deskundigheid bij betrokken. Ik heb tijdens het AO al toegezegd
dat u, als er meer informatie is, hierover nader geïnformeerd zal worden. Er kan al
gebruik worden gemaakt van reeds bestaande mogelijkheden om te escaleren indien interne
opvolging van de melding of klacht niet naar tevredenheid van de melder is verlopen.
Dit kan bij de Nationale ombudsman en het Huis voor Klokkenluiders.

Daarnaast gaan we defensiemedewerkers wijzen op de reeds bestaande mogelijkheid om
vertrouwelijk extern te melden, namelijk via de Vertrouwenslijn. De Vertrouwenslijn
valt, net als Meld Misdaad Anoniem, onder het zogenaamde NL Confidential. Dit is een onafhankelijke intermediair tussen burgers en partijen.1

Verbeteringen in het proces, taken COID en de rol van de commandant

Het melden is de eerste stap in de behandeling van een melding of klacht. Dit kan
via de commandant of het MID (dus buiten de lijn om). Indien een medewerker in de
nieuwe situatie melding maakt bij de commandant of bij het MID, wordt de melding geregistreerd
en vervolgens doorgestuurd naar de COID voor de verdere behandeling. Dit gebeurt voor
alle geregistreerde meldingen en klachten ongeacht of deze bij de commandant of bij
het MID zijn gedaan. Als regel wordt een melding of klacht afgehandeld door de commandant.
Hij of zij is als leidinggevende immers verantwoordelijk voor een veilige fysieke
én sociale werkomgeving. Indien de commandant zelf een rol speelt bij de melding,
gaat deze betreffende commandant uiteraard niet zelf het voorval onderzoeken. Ook
wordt het onderzoek in een dergelijk geval niet onder zijn of haar verantwoordelijkheid
uitgevoerd. Een hogere commandant of de COID wordt dan met het onderzoek en de afhandeling
belast. Een zorgvuldige behandeling van de melding of klacht staat hierbij centraal.

De functie van het MID en de taken van de COID liggen in elkaars verlengde. Nadat
de COID de melding heeft ontvangen wordt als eerste bekeken wat voor soort melding
het betreft en welke stappen gezet kunnen worden. Bij de COID draagt een integriteitsadviseur
vervolgens zorg voor een nadere analyse, waarna hij of zij bepaalt waar in de organisatie
de behandeling plaats moet vinden. De COID bespreekt met de melder de wijze waarop
de melding of klacht gaat worden behandeld.

De COID gaat toezien op de opvolging van de melding. Indien uit nadere analyse blijkt
dat een intern onderzoek noodzakelijk is, adviseert de COID dat aan de commandant
en informeert de melder erover. Hierbij komen aspecten aan de orde zoals de scope
van het onderzoek, de onderzoeksvraag en het instellingsbesluit. De commandant schrijft
vervolgens een instellingsbesluit voor het intern onderzoek. Het instellingsbesluit
wordt altijd ter goedkeuring voorgelegd aan de COID.

De COID heeft hierin de regie. Het COID-advies geldt als een zwaarwegend advies volgens
het adagium «comply or explain». Dit betekent dat indien de commandant het COID-advies
naast zich neer wil leggen, hij dit met redenen omkleed moet voorleggen aan de secretaris-generaal.
Deze beslist dan als hoogste ambtenaar over het al dan niet instellen van een onderzoek
en de wijze waarop het geschiedt. Hiermee wordt mede tegemoetgekomen aan de vaststelling
van de Commissie-Giebels dat de kwaliteit van onderzoeken niet altijd voldoende was.
In lijn met deze constatering van de Commissie-Giebels is ervoor gekozen om de onderzoeken
van de Commissie Ongewenst Gedrag (COG) en de COID als norm te stellen.

Onderzoek door de COID

De COID voegt na een melding en besluit tot instellen van een onderzoek een onderzoeker
aan het onderzoeksteam toe, hetzij uit het eigen bestand van onderzoekers, hetzij
uit de poule van onderzoekers. Dit vergroot de onafhankelijkheid en deskundigheid
van onderzoekscommissies. In specifieke gevallen kan de gehele onderzoekscommissie
uit deze onafhankelijke onderzoekers bestaan. Uiteraard beginnen we al op korte termijn
met het inzetten van dergelijke onafhankelijke onderzoekers, maar dit is nog niet
direct voor ieder onderzoek geregeld. Hiervoor is het nodig de poule van onderzoekers
binnen Defensie aanzienlijk uit te breiden en het kost tijd hen te werven, te selecteren
en op te leiden. Daarom spreken we van een ingroeimodel. Over de voortgang hiervan
wordt u zoals toegezegd in het najaar geïnformeerd.

De COID kan in de nieuwe situatie naar aanleiding van de conclusies en aanbevelingen
van de Commissie-Giebels ook besluiten zelf onderzoek te verrichten naar vermoedens
van integriteitsschendingen of signalen van sociaal onveilige situaties. Ook kan zij
naar aanleiding van signalen uit de organisatie of op basis van eigen inzichten een
breder beleidsmatig of cultuuronderzoek instellen. Dergelijk COID-onderzoek staat
los van de commandantenlijn en wordt onafhankelijk verricht. Als toezichthouder op
de sociale en fysieke veiligheid bij Defensie verricht ook de IVD onderzoek. De COID
als expertisecentrum en de IVD als toezichthouder stemmen hun onderzoeksactiviteiten
op elkaar af.

In het kader van de constatering van de Commissie-Giebels om te leren van onderzoek
zal de COID jaarlijks steekproefsgewijs meerdere interne onderzoeken n.a.v. meldingen
en klachtonderzoeken evalueren, zodat daar lering uit getrokken kan worden. Verder
zal de COID in de nieuwe situatie enkele maanden na afloop van een procedure contact
opnemen met de melder en overige betrokkenen, om te vernemen hoe zij de behandeling
hebben ervaren. Deze werkwijze is een nieuwe taak voor de COID. Daarmee is mogelijk
extra capaciteit gemoeid die stapsgewijs zal worden vormgegeven.

Slepende zaken

In de beleidsreactie van december 2018 (Kamerstuk 35 000 X, nr. 75) heb ik u gemeld dat ik voornemens ben om slepende zaken door een multidisciplinair
team, onder leiding van een gekwalificeerde voorzitter, met een frisse blik te laten
bekijken. Defensie neemt hierbij de aanbeveling van de commissie Giebels breder over
en zal de gelegenheid bieden aan iedereen binnen Defensie die denkt een slepende zaak
te hebben. Aan de wijze waarop zij zich kunnen melden zal via internet en intranet
ruime bekendheid worden gegeven.

Het betreft hier overigens geen zaken die reeds op basis van een oordeel van een onafhankelijke
partij buiten Defensie in rechte vaststaan, zoals een gerechtelijke uitspraak, of
waarover een vaststellingsovereenkomst is gesloten.

Omdat Defensie geen inzicht heeft in de 92 meldingen die bij de commissie Giebels
zijn binnen gekomen, omdat deze vertrouwelijk zijn gedaan, is de commissie gevraagd
deze mogelijkheid over te brengen aan de melders. De commissie heeft aangegeven hiertoe
bereid te zijn, maar maakt de kanttekening niet van alle melders over de contactgegevens
te beschikken. De commissie heeft aangegeven hier medio februari invulling aan te
kunnen geven.

Tot slot

De voorgestelde veranderingen zijn noodzakelijk maar kosten ook tijd. Wij zijn intussen
volop aan de slag met elkaar om Defensie stap voor stap veiliger te maken.

De Staatssecretaris van Defensie, B. Visser