Brief regering : Handreiking tenderkostenvergoeding

Nr. 9 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN ECONOMISCHE ZAKEN EN KLIMAAT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 15 oktober 2018

Begin juli jl. (Kamerstuk 34 252, nr. 8) heb ik uw Kamer laten weten dat ik u de handreiking tenderkostenvergoeding die werd
opgesteld in het kader van het traject Beter Aanbesteden na de zomer zou toesturen.
Deze handreiking is inmiddels afgerond. Met deze brief bied ik deze aan uw Kamer aan1. Daarmee geef ik invulling aan de motie van het lid Wörsdörfer c.s. (Kamerstuk 32 440, nr. 109). Daarnaast ga ik in op twee andere moties met betrekking tot het thema tenderkostenvergoeding,
namelijk de motie van het lid Bruins c.s. (Kamerstuk 34 775 XIII, nr. 101) en de motie van de leden Van den Berg en Wörsdörfer (Kamerstuk 32 440, nr. 106).

Tot slot informeer ik uw Kamer over de aanstelling van de nieuwe aanjager Beter Aanbesteden.

Handreiking tenderkostenvergoeding

Inhoud handreiking

De handreiking tenderkostenvergoeding is een initiatief van het regioteam Noordwest
binnen Beter Aanbesteden.

De handreiking constateert dat proportionele offertekosten deel uitmaken van het ondernemersrisico
en doorgaans niet behoeven te worden vergoed door de aanbestedende dienst. Naarmate
de gevraagde inzet van de ondernemer echter groter is ten opzichte van de omvang van
de opdracht en de kans deze te winnen, ligt het meer in de rede dat een aanbestedende
dienst wel een tenderkostenvergoeding biedt. Dat is bijvoorbeeld vaak het geval als
al bij de inschrijving een uitgewerkt ontwerp gevraagd wordt.

De handreiking gaat in op de wettelijke grondslagen daarvoor zoals die in de Aanbestedingswet
2012 en de Gids Proportionaliteit te vinden zijn. Vervolgens noemt de handreiking
kostenbeperkende maatregelen die de aanbestedende dienst kan treffen om zoveel mogelijk
te voorkomen dat een tenderkostenvergoeding aan de orde is. Voor de gevallen dat een
tenderkostenvergoeding wel aan de orde is, noemt de handreiking enkele uitgangspunten.
Ten aanzien van de hoogte van de vergoeding geeft de handreiking aan dat het concrete
antwoord hierop situatie- en branche specifiek is. Het is niet mogelijk een algemeen
passend antwoord te geven. Wel geeft de handreiking enkele voorbeelden van branche
specifieke kaders. Ook beveelt de handreiking aan dat aanbestedende diensten en branches
hier zelf beleid en kaders over ontwikkelen.

Beleidsreactie handreiking

Ik ben de opstellers van de handreiking en de overige leden van het regioteam dankbaar
dat zij dit tot stand gebracht hebben. Disproportionele tenderkosten kunnen de toegang van ondernemers, en met name MKB-ondernemers,
tot aanbestedingen belemmeren. Daardoor lopen zij marktkansen mis. Tegelijkertijd
loopt de overheid daardoor goede aanbiedingen en aanbieders mis. Ik vind het dan ook
belangrijk dat de regelgeving hierover nageleefd wordt. Aanbestedende diensten moeten
ófwel voorkomen dat ondernemers met disproportionele tenderkosten te maken krijgen,
ófwel een vergoeding bieden. Deze handreiking biedt aanbestedende diensten in mijn
ogen een helder kader waarop zij eigen beleid en eigen beslissingen in concrete gevallen
kunnen baseren. Voor ondernemers en brancheorganisaties biedt deze handreiking handvatten
voor een gesprek met aanbestedende diensten hierover.

Juist omdat het al dan niet bieden van tenderkostenvergoedingen maatwerk is, leent
dit onderwerp zich slecht voor gedetailleerde regelgeving. Ik ben dan ook voornemens
om geen aanvullende regeling voor tenderkostenvergoedingen in het algemeen in wet-
of regelgeving op te nemen en eerst de praktijk nadere ervaring op te laten doen met
dit thema.

Monitoring

Het is op dit moment niet inzichtelijk hoe vaak tenderkostenvergoedingen in de praktijk
worden verstrekt. Cijfers daarover zijn niet direct uit aanbestedingsdata binnen TenderNed
te halen. Om toch inzicht te krijgen in ontwikkelingen ben ik voornemens om begin
volgend jaar steekproeven te laten verrichten. Dat onderzoek zal drie jaar daarna,
dat wil zeggen in 2022, herhaald worden. Ik zal uw Kamer daarover informeren. Hiermee
geef ik invulling aan de motie van het lid Bruins c.s. (Kamerstuk 34 775 XIII, nr. 101) die de regering verzoekt, zich in te spannen de tenderkosten bij aanbestedingen
tot een minimum te beperken, dit ook te bespreken met medeoverheden en de Kamer hierover
minimaal driejaarlijks te informeren.

Tenderkostenvergoedingen bij ingetrokken aanbestedingen

De voorliggende handreiking gaat slechts zijdelings in op de problematiek van tenderkosten
bij ingetrokken aanbestedingen. Dit is een complex onderwerp. Voorop gesteld moet
worden dat van tenderkostenvergoedingen in dergelijke gevallen slechts sprake kan
zijn als er ook tenderkosten gemaakt worden. Dit is vooral het geval als de aanbesteding
overduidelijk te laat, te weten na het verschijnen van de laatste nota van inlichtingen,
ingetrokken wordt. Mijn voorganger heeft uw Kamer laten weten (Kamerstuk 32 440, nr. 94) dat ook in die situaties slechts incidenteel tenderkostenvergoedingen verstrekt worden. Of dat wel had gemoeten is lastig
te beoordelen: dat hangt onder meer af van de proportionaliteit van de gevraagde inzet
van inschrijvers. Bovendien komt het voor dat aanbestedingen stopgezet worden omdat
blijkt dat de opdracht aangepast moet worden, waarna een herstart plaatsvindt. Dat
neemt niet weg dat het verstrekken van een tenderkostenvergoeding in dergelijke gevallen
aan de orde kán zijn. Ik acht het onwenselijk dat aanbestedende diensten bedingen
opnemen in hun aanbestedingsstukken die tenderkostenvergoedingen in dat soort situaties
uitsluiten. In die mening wordt ik gesterkt door signalen uit de academische wereld2. Daarom zal ik de adviesgroep Gids Proportionaliteit vragen, advies uit te brengen
over het verbieden van dergelijke bedingen in de Gids Proportionaliteit. Daarmee geef
ik invulling aan de motie van de leden Van den Berg en Wörsdörfer (Kamerstuk 32 440, nr. 106), die de regering onder meer verzoekt te bezien hoe kaders voor het bieden van vergoedingen
aan rechtsgeldige inschrijvers ingeval van een laattijdige intrekking van een aanbesteding
een plek kunnen krijgen in de handreiking Tenderkostenvergoeding dan wel de Gids Proportionaliteit.

Met bovenstaand pakket aan maatregelen krijgt de praktijk handvatten voor het al dan
niet uitkeren van tenderkostenvergoedingen, monitor ik hoe de praktijk daarmee omgaat
en voorkom ik dat tenderkostenvergoedingen bij ingetrokken aanbestedingen bij voorbaat
uitgesloten worden. Hiermee kunnen in de praktijk problemen rond tenderkostenvergoedingen
geminimaliseerd worden.

Nieuwe aanjager Beter Aanbesteden

Beter Aanbesteden gaat door: met het uitdragen van afgeronde acties zoals de handreiking
tenderkostenvergoedingen en ook met het afronden van nieuwe acties. Daarom doet het
me genoegen uw Kamer te kunnen mededelen dat de heer Karsten Klein bereid is om als
aanjager een impuls te geven aan Beter Aanbesteden. De heer Klein was tot medio dit
jaar wethouder Economische Zaken te Den Haag. Hij heeft zich in Den Haag sterk gemaakt
voor het midden- en kleinbedrijf. Ik heb er alle vertrouwen in dat hij overheden en
ondernemers weet te verbinden om de aanbestedingspraktijk te verbeteren.

De Staatssecretaris van Economische Zaken en Klimaat,
M.C.G. Keijzer