Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Van der Werf over de brief van de staatsecretaris van Financiën aan de kamer Overstap kantoorautomatisering naar M365’.

Antwoord van Staatssecretaris Heijnen (Financiën), mede namens de Staatssecretaris
van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (ontvangen 1 december 2025). Zie ook
Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2025–2026, nr. 403.

Vraag 1 en 2

In de brief wordt gesteld dat Europese alternatieven binnen afzienbare termijn niet
voldoen aan het niveau van Microsoft 365; welke Europese alternatieven zijn onderzocht
voordat de keuze gemaakt is voor Microsoft?

Welke tekortkomingen zijn vastgesteld bij deze Europese aanbieders die ertoe hebben
geleid dat zij niet als toereikend alternatief zijn aangemerkt?

Antwoord 1 en 2

De Belastingdienst is sinds 2021 bezig met het vervangen van de werkplekken bij de
Belastingdienst, Douane en Toeslagen. De (geo)politieke situatie was destijds anders,
omdat het versterken van de autonomie in de afwegingen een beperktere rol speelde.
Daarom heeft destijds geen uitgebreide verkenning naar Europese alternatieven plaatsgevonden
en is er uitgegaan van de toen geldende (markt)standaard van Microsoft Windows 11
en M365.

De uitrol van de nieuwe werkplekken, in de vorm van nieuwe laptops die zijn ingericht
op het gebruik van M365, is inmiddels afgerond. De huidige situatie is dat er vanaf
de nieuwe 40.000 werkplekken wordt doorgewerkt in de verouderde en inefficiënte werkomgeving
omdat M365 nog niet is geïmplementeerd. Dit terwijl er bij de inrichting van de nieuwe
werkplekken rekening is gehouden met de implementatie van M365. Doordat M365 nog niet
is geïmplementeerd bestaan er nu inefficiënte manieren om vanaf de nieuwe werkplekken
met de beperkingen van de oude werkomgeving om te gaan. Deze workarounds resulteren
in een geschat productiviteitsverlies van 15 tot 30 minuten per medewerker per dag.

Gezien de recente (geo)politieke en maatschappelijke ontwikkelingen heeft de Belastingdienst
de overstap naar M365 op de nieuwe werkomgeving getemporiseerd en een aantal alternatieve
scenario’s zorgvuldig uitgewerkt en afgewogen, zie daarvoor bijlage 1. Echter, op
korte termijn is geen Europees alternatief beschikbaar dat geschikt is voor de situatie
waar de Belastingdienst zich momenteel in bevindt.

In het geval dat er in de toekomst een Europese oplossing beschikbaar komt dat wel
geschikt zou zijn voor de Belastingdienst, dan kost het nog twee tot drie jaar om
deze te implementeren. Gedurende deze tijd wordt er dan nog steeds doorgewerkt in
de verouderde en inefficiënte werkomgeving via werkplekken die zijn ingericht voor
M365. Daarmee blijft er dus sprake van productiviteitsverlies.

Vraag 3

Kunt u toelichten aan welke vereisten en prestatienormen Europese aanbieders moeten
voldoen om wel als een toereikend alternatief te kunnen gelden voor Microsoft 365?

Antwoord 3

Om als volwaardig alternatief te kunnen dienen, moeten de voorgestelde oplossingen
kunnen voldoen aan strikte eisen op het gebied van integratie, continuïteit, geïntegreerde
gebruikerservaring plus naleving van o.a. ISO-standaarden, DUTO, BIO, NIS 2 en Archiefwet.
Daarnaast is het belangrijk dat er voldoende functionaliteiten zijn voor medewerkers
om goed, flexibel en effectief (samen) te kunnen werken.

Vraag 4

Is er perspectief op een Europees alternatief dat wel kan dienen als een alternatief
voor Microsoft 365? Zo ja, welke aanbieder(s) worden dan als kansrijk beschouwd?

Antwoord 4

De Belastingdienst volgt de bewegingen in de buitenwereld en kijkt ook naar mogelijkheden
van soevereine en of Europese cloudoplossingen.

Zoals u heeft kunnen lezen in de antwoorden op vraag 1 en 2 zou het in het geval dat
er in de toekomst een Europese oplossing beschikbaar komt dat wel geschikt wordt bevonden
voor de Belastingdienst, nog steeds twee tot drie jaar kosten om deze te implementeren.
Gedurende deze tijd wordt er dan nog steeds doorgewerkt in de verouderde en inefficiënte
werkomgeving via werkplekken die zijn ingericht voor M365. Daarmee blijft er dus sprake
van een productiviteitsverlies.

In dit kader volgt de Belastingdienst onder andere de ontwikkelingen bij BZK rondom
«Mijn Bureau». Mijn Bureau is een open source samenwerkingsplatform voor de overheid,
publieke sector en bedrijven dat wordt ontwikkeld onder regie van het Rijksbrede programma
Beter Samen Werken (OpenBSW). De Belastingdienst neemt actief deel aan de ontwikkelingen
rond dit platform. Momenteel bevindt dit platform zich echter nog in een vroege testfase.

Vraag 5

Welke maatregelen worden er op dit moment genomen om de ontwikkeling en verbetering
van Europese cloud- en software-alternatieven te stimuleren en te versnellen, zodat
deze in de toekomst als volwaardig alternatief voor Microsoft 365 kunnen dienen?

Antwoord 5

In de Nederlandse Digitaliseringsstrategie is cloud als een van de hoofdthema’s opgenomen.
Hierbij zijn specifiek twee strategische doelen benoemd, met als overkoepelende uitkomst
minder afhankelijk te worden van een klein aantal externe leveranciers. Er wordt gewerkt
aan een verkenning van het realiseren van een overheidsbrede soevereine clouddienst
in samenwerking met bestaande overheidsdienstverleners en de markt. Daarnaast wordt
er gestreefd naar een centrale overheidsmarktplaats voor cloudtechnologieën. Ten aanzien
van een federatief Europees cloudecosysteem is immers ook van belang hoe dit aan afnemers
wordt aangeboden. Afnemers hebben over het algemeen geen belang bij contracten met
meerdere marktpartijen, aangezien dit een bijzonder ingewikkelde kwestie kan worden
in het kader van aansprakelijkheid. Eén van de primaire redenen waarom er vaak van
de hyperscalers als one-stop-shop gebruik gemaakt wordt. Zoals in de NDS opgenomen,
kan een marktplaats voor clouddiensten (als een – hopelijk – meer geavanceerde versie
van een cloudbroker) hier aan bijdragen om een dergelijk ecosysteem tot een succes
te maken.

Het laatst benoemde doel weergeeft de al bestaande behoefte aan een marktplaats voor
clouddiensten, in plaats van de opzet van een Bijenkorf Megascaler cloud aan de hand
van de verworpen motie Bruyning.1 Hierin wordt het verzoek gedaan tot het bevorderen van de cloudautonomie middels
het Bijenkorf Megascaler Cloudmodel van Instituut Clingendael.2

De Europese Commissie vindt tevens voldoende datacapaciteit voor cloud- en AI-diensten
essentieel voor het verdienvermogen en de economische veiligheid van de EU. De Commissie
heeft daarom een Cloud & AI Development Act (CADA) aangekondigd, met als doel private
duurzame datacentercapaciteit in de EU in 5 tot 7 jaar te verdriedubbelen. Verder
wil de Commissie met de CADA de Europese industrie stimuleren om zelfstandige cloudalternatieven
te ontwikkelen en vermarkten, en wil ze mogelijk instrumenten opnemen ter bevordering
van Europese alternatieven voor de meest strategische en kritische use cases van cloudgebruik.
Nederland is actief betrokken bij de ontwikkeling van de CADA.

Vraag 6

In berichtgeving van NRC wordt gesteld dat een van de redenen dat het gebruik van
Microsoft 365 toch is doorgezet, is dat er al een aanbetaling was gedaan. In hoeverre
heeft dit een rol gespeeld in de uiteindelijke besluitvorming?3

Antwoord 6

Nee, dit heeft geen rol gespeeld in de besluitvorming. De Belastingdienst heeft sinds
2020 een contract met Microsoft voor verschillende diensten. M365 is één van de onderdelen
in dit bredere pakket. Bij de uiteindelijke besluitvorming zijn verschillende scenario’s
zorgvuldig onderzocht, waarbij is geconcludeerd dat de overstap naar M365 de enige
uitvoerbare optie is gezien de situatie waarin de Belastingdienst zich bevindt.

Vraag 7

Welke technische en contractuele maatregelen zijn getroffen om te zorgen dat de Amerikaanse
overheid niet zomaar toegang heeft tot Nederlandse overheidsdata?

Antwoord 7

De Amerikaanse cloudwetgeving kan de leverancier die gevestigd is in de Verenigde
Staten verplichten om data te leveren, daarom is dit niet 100% uit te sluiten. Zie
in dit verband ook de analyse van de Cloud Act die door het Ministerie van Justitie
en Veiligheid is gepubliceerd, waaruit blijkt dat het risico zeer beperkt is4. Daarnaast blijkt uit onderzoek van Greenberg Traurig dat: «[...]het risico dat de
Amerikaanse overheid toegang krijgt tot Europese (persoons)gegevens, specifiek op
basis van de CLOUD-act, weliswaar voorstelbaar, maar in de praktijk ook (heel) klein
is». Dit beeld komt ook terug uit de door de Belastingdienst opgestelde risico-analyse
en de DPIA’s op M365.

Bovendien zijn er door SLM Rijk5 in het framework agreement met Microsoft uitgebreide technische, organisatorische
en contractuele afspraken met Microsoft gemaakt die toegang tot Nederlandse overheidsdata
beperken. Voorbeelden van deze afspraken zijn het opslaan van data op servers in de
EER (hoewel dit de toegang door de VS niet volledig belet kan dit het wel bemoeilijken)
en afspraken over encryptie van data in transit. Microsoft committeert zich dat het
zich waar mogelijk (juridisch) zal verzetten tegen bevelen tot afgifte van data en
geeft aan nog nooit data van een EU-overheidsklant verstrekt te hebben aan enige overheid
(inclusief de Amerikaanse overheid).