Schriftelijke vragen : Het archiveren van zakelijke appjes

Vraag 1

Bent u bekend met het bericht «Ministeries komen belofte niet na: zakelijke appjes
niet op juiste manier bewaard» van nu.nl?1

Vraag 2

Op welke termijn komt u met een reactie op het onderzoeksrapport van de Auditdienst
Rijk over de naleving van de richtlijnen met betrekking tot het bewaren van berichtenverkeer?2

Vraag 3

Waarom worden de nieuwe richtlijnen voor het bewaren van berichtenverkeer door Ministers
en Staatssecretarissen nog steeds niet altijd goed nageleefd?

Vraag 4

Kunt u toelichten waarom de naleving van deze richtlijnen – die sinds 21 juni 2023
gelden – niet consistent is op alle ministeries, ondanks de expliciete oproep om het
gebruik van sms- en berichtenapplicaties te beperken en om het automatisch verwijderen
van berichten uit te zetten?

Vraag 5

Hoe wordt momenteel toezicht gehouden op de naleving van deze richtlijnen bij de verschillende
ministeries? Hoe wordt er toegezien op de meer subjectieve suggesties, zoals «beperk
het gebruik van sms en berichtenapplicaties»?

Vraag 6

Hoe wordt formeel het onderscheid gemaakt tussen bestuurlijke, partijpolitieke en
privécommunicatie? Wie hakt de knoop door als er onduidelijkheid bestaat over de aard
van een appje?

Vraag 7

Is het in alle gevallen terug te zien óf berichten verwijderd zijn? Heeft het (meermaals)
verwijderen van chatberichten gevolgen? Hoe voorkomt u dat berichten verwijderd worden,
zoals destijds gebeurde met de sms’jes van voormalig Minister-President Rutte?

Vraag 8

Kunt u aangeven welke maatregelen het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
neemt om strenger toezicht te houden op de naleving van deze richtlijnen? Zijn er
sancties voor het niet naleven van deze richtlijnen en zo ja, welke?

Vraag 9

Wie is er binnen een departement verantwoordelijk voor het goed archiveren van zakelijke
appjes? Is het nodig om een bepaalde functionaris in een departement hier een mandaat
voor te geven?

Vraag 10

Waarom verschilt de manier waarop het bewaren van berichtenverkeer wordt aangepakt
per departement? Leidt dit volgens u tot uiteenlopende naleving van de richtlijnen?

Vraag 11

Waarom wordt het proces van veiligstellen van berichtenverkeer als omslachtig en arbeidsintensief
beschouwd? Hoe wilt u dit proces automatiseren en makkelijker maken, zodat er een
geoliede routine ontstaat voor het bewaren van berichtenverkeer?

Vraag 12

Betrekt u de verkenning van een in eigen beheer zijnde chatapplicatie (conform de
motie-Palmen) bij het verbeteren van de digitale archivering? Is het technisch mogelijk
om een dergelijke applicatie interoperabel te maken met de meest populaire chatdiensten
en deze ook te voorzien van een functie om gesprekken in uitleesbaar format te exporteren?3

Vraag 13

Wat wordt er gedaan om de cultuur van informatiebeheer binnen de Rijksoverheid te
verbeteren? Hoe wordt ervoor gezorgd dat alle betrokkenen zich bewust zijn van het
belang van zorgvuldig informatiebeheer en bekend zijn met de beste maatregelen die
zij zelf kunnen nemen?

Vraag 14

Kunt u deze vragen afzonderlijk van elkaar beantwoorden?