Memorie van toelichting : Memorie van toelichting
36 489 Wijziging van Boek 2 en Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek en enige andere wetten met het oog op het aanpassen van de regels inzake de digitale algemene vergadering van rechtspersonen en de regels voor digitale oproeping voor de algemene vergadering (Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen)
Nr. 3
MEMORIE VAN TOELICHTING
Algemeen
1. Doel en aanleiding wetsvoorstel
Het doel van dit wetsvoorstel is het gebruik van elektronische communicatiemiddelen
bij algemene vergaderingen van privaatrechtelijke rechtspersonen te faciliteren en
te normeren. Daartoe bevat het voorstel in de kern drie maatregelen. In de eerste
plaats voorziet het voorstel in een aantal wijzigingen van Boek 2 en Boek 5 van het
Burgerlijk Wetboek (BW), om voor naamloze vennootschappen (NV’s), besloten vennootschappen
(BV’s), verenigingen, verenigingen van eigenaars (VvE’s), coöperaties en onderlinge
waarborgmaatschappijen de volledig digitale algemene vergadering te faciliteren, naast
de al de bestaande mogelijkheid van een gedeeltelijk digitale (hierna: hybride) algemene
vergadering.1 Ten tweede stelt het voorstel nadere voorwaarden aan het gebruik van elektronische
communicatiemiddelen bij de algemene vergadering, om te bewerkstelligen dat er bij
de algemene vergadering draagvlak is voor het houden van een volledig digitale of
hybride vergadering, dat een digitale vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling
vormt van een fysieke vergadering en dat deelnemers ook langs digitale weg daarin
volwaardig kunnen participeren. Ten behoeve van zo volwaardige en goed geïnformeerde
participatie in en deelname aan digitale vergaderingen, worden aanvullende normen
gesteld over de informatievoorziening voor digitale vergaderingen. Tot slot worden
de regels voor oproeping voor de algemene vergadering aangepast, zodat oproeping langs
elektronische weg vereenvoudigd wordt.
Het wetsvoorstel stelt ondernemers, maatschappelijke organisaties, leden en aandeelhouders
in staat om te verder profiteren van de voordelen van huidige en toekomstige elektronische
communicatiemiddelen. De voorgestelde regeling is facultatief en techniekneutraal
geformuleerd. Rechtspersonen kunnen zelf kiezen of zij digitaal willen vergaderen
en welk elektronisch communicatiemiddel zij daarvoor willen gebruiken. Voorwaarde
is dat er draagvlak moet zijn onder de leden of aandeelhouders, er sprake moet kunnen
zijn van volwaardige participatie van deelnemers aan de vergadering en – in lijn met
de huidige regels voor de hybride vergadering – deelnemers kunnen worden geïdentificeerd
en het stemrecht kunnen uitoefenen. Het Nederlandse ondernemings- en rechtspersonenrecht
blijft daarmee flexibel en bij de tijd, en het Nederlandse vestigingsklimaat aantrekkelijk
en concurrerend. De beoogde aanpassingen kunnen bovendien een bijdrage leveren aan
het stimuleren van de betrokkenheid van (Nederlandse en buitenlandse) leden en aandeelhouders
bij verenigingen en ondernemingen. Het gebruik van elektronische communicatiemiddelen
zorgt ervoor dat leden en aandeelhouders van over de hele wereld (plaats onafhankelijk)
kunnen deelnemen aan de algemene vergadering. Hiervan kan een positief effect uitgaan
op het aantal aandeelhouders en leden dat deelneemt aan de algemene vergadering. Daarnaast
zorgt digitaal vergaderen voor een vermindering van het aantal reisbewegingen en is
daarmee een milieuvriendelijk, CO2-reducerend en duurzaam alternatief.2 Het houden van een volledig digitale vergadering kan ook een tijd- en kostenbesparing
opleveren voor zowel de deelnemers aan de algemene vergadering als de rechtspersoon
zelf. Deelnemers sparen reistijd en -kosten uit en rechtspersonen hoeven geen zaal
te huren of cateringdiensten af te nemen met het oog op het organiseren van een fysieke
bijeenkomst. In de vormgeving van de regeling is rekening gehouden met de organisatorische
en financiële mogelijkheden die de verschillende rechtspersonen en de daarbij betrokkenen
doorgaans hebben («doenvermogen»).
De ervaringen die in de afgelopen twee jaren, in verband met de uitbraak van de coronapandemie,
zijn opgedaan met de tijdelijk gecreëerde wettelijke mogelijkheid van een geheel digitale
algemene vergadering (zie hierna paragraaf 2.3) hebben geleerd dat dit een waardevolle
aanvulling is. Vanuit het bedrijfs- en verenigingsleven klinkt daardoor een sterke
roep om een wettelijke regeling van een volledig digitale algemene vergadering. Ook
de (meerderheid van de leden van de) Expertgroep Modernisering NV-recht is voorstander
van een aanvullende faciliterende wettelijke regeling voor de digitale algemene vergadering.3 Het wetsvoorstel komt aan die breed gedragen wens tegemoet.4 Het voorstel heeft tegelijkertijd oog voor het belang van leden en aandeelhouders
bij zeggenschap over de vormgeving van de algemene vergadering en bij volwaardige
digitale participatie aan de vergadering. Daarom is het uitgangspunt van de voorgestelde
regeling dat de algemene leden- of aandeelhoudersvergadering moet instemmen met de
mogelijkheid van digitaal vergaderen. Daarnaast wordt voorgeschreven dat leden en
aandeelhouders met beeld én geluid moeten kunnen deelnemen aan de vergadering en daarin
het woord moeten kunnen voeren.
Er blijkt ook behoefte te zijn om de regels omtrent oproeping voor de algemene vergadering
te moderniseren.5 Ook hier geldt dat voortschrijdende techniek en maatschappelijke ontwikkelingen ervoor
zorgen dat oproeping langs elektronische weg ook wettelijk de nieuwe standaard zou
moeten worden. Op deze manier kan immers een grote groep van aandeelhouders en andere
vergadergerechtigden goed bereikt worden. Thans geldt al dat rechtspersonen de oproep
voor hun algemene vergadering dikwijls op hun website plaatsen of per e-mail verspreiden.
Een oproep in een landelijk dagblad wordt dan nog enkel gedaan omdat de wet dit vereist,
terwijl het eigenlijk niet nodig is om het doel, t.w. aandeelhouders en vergadergerechtigden
op de hoogte stellen van de algemene vergadering, te bereiken. Daarom wordt die eis
afgeschaft, waarmee kosten voor de vennootschap worden uitgespaard. Het wordt tevens
eenvoudiger voor rechtspersonen om per e-mail – of andere vormen van elektronische
berichten die leesbaar en reproduceerbaar zijn – te gaan oproepen. Het vereiste dat
aandeelhouders hiermee moeten instemmen wordt afgeschaft. Deze aanpassingen zorgen
voor een vermindering van de regeldrukkosten voor bedrijven.
Voor de volledigheid wordt nog gemeld dat de hiervoor gestelde wijzigingen ook voor
de Europese Naamloze Vennootschap (SE) en Europese Coöperatieve Vennootschap (SCE)
zullen gelden.6 De stichting kent geen wettelijke regeling met betrekking tot de algemene vergadering;
een wetswijziging is daarom niet nodig. Een en ander leidt tot de volgende wijzigingen,
uitgesplitst per rechtspersoon.
Overzicht wetswijzigingen op hoofdlijnen1
Wijze van vergadering
Eisen aan de hybride of volledig digitale vergadering
Eisen aan oproeping bij de hybride of volledig digitale vergadering
Wijze van elektronische oproeping
Beursgenoteerde BV, NV, SE
Statutair kan worden bepaald dat hybride of volledig digitaal wordt vergaderd.
(1) Identificatie
(2) Uitoefening van het stemrecht
(3) Kennisname en deelname via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel
(1) Voorwaarden aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel
(2) Procedure voor deelname en uitoefening stemrecht.
Oproeping naar huidig recht al via website beursgenoteerde BV/NV.
Oproeping kan ook via individueel elektronisch bericht.
BV, NV, SE, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, SCE
Statutair kan worden bepaald dat hybride of volledig digitaal wordt vergaderd.
(1) Identificatie
(2) Uitoefening van het stemrecht
(3) Kennisname en deelname via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel
(1) Voorwaarden aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel
(2) Procedure voor deelname en uitoefening stemrecht.
Voor BV/NV en SE:
Oproeping via elektronische weg (individueel elektronisch bericht of bij de NV/SE
website), tenzij statuten anders bepalen.
Voor coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij en SCE:
Tenzij de statuten anders bepalen, kan oproeping ook via individueel elektronisch
bericht.
Vereniging, vereniging van eigenaars
Ledenvergadering kan machtiging geven om hybride of volledig digitaal te vergaderen.
(1) Identificatie
(2) Uitoefening van het stemrecht
(3) Kennisname en deelname via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel
(1) Voorwaarden aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel
(2) Procedure voor deelname en uitoefening stemrecht.
Tenzij de statuten anders bepalen, kan oproeping ook via individueel elektronisch
bericht
X Noot
1
Dit betreft de hoofdlijnen van de wetswijzigingen per type rechtspersoon. Voor de
specifieke bepalingen, invulling en voorwaarden wordt verwezen naar de betreffende
artikelen en bijbehorende toelichting.
Voor alle duidelijkheid wordt in de toelichting gesproken van «volledig digitale vergadering»
wanneer alle deelnemers langs elektronische weg, via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel,
deelnemen. In de wet wordt dan gesproken van «een vergadering uitsluitend langs elektronische
weg». Van een hybride vergadering wordt gesproken wanneer tenminste één deelnemer
op de fysieke plaats van vergadering aan de vergadering deelneemt of kan deelnemen.
In de wet wordt dit aangeduid als «een vergadering tevens langs elektronische weg».
Bij een fysieke vergadering nemen alle deelnemers fysiek deel, op een fysieke vergaderlocatie.
Dit laatste staat er niet aan in de weg dat er in de fysieke vergadering gebruik wordt
gemaakt van bepaalde elektronische middelen, zoals een videoscherm dat ter plaatse
is geïnstalleerd, stemkastjes die worden gebruikt of een livestream via internet om
geïnteresseerden op afstand de vergadering te laten volgen.7
2. Het huidige stelsel
2.1 De algemene vergadering en het uitgangspunt van een fysieke bijeenkomst
Verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, NV’s en BV’s zijn verplicht
om ten minste ieder boekjaar een algemene vergadering te houden (artikelen 2:48/58
BW en artikelen 2:108/218 BW).8 Veelal wordt deze verplichte jaarvergadering in het voorjaar gehouden, binnen zes
maanden na afloop van het boekjaar. In de jaarvergadering legt het bestuur rekening
en verantwoording af over het gevoerde beleid in het afgelopen boekjaar. Daarnaast
wordt tijdens de jaarvergadering gewoonlijk de jaarrekening behandeld en vastgesteld
en besloten over de verlening van decharge aan bestuurders en commissarissen. Naast
de verplichte jaarlijkse vergadering wordt de algemene vergadering bijeengeroepen
als dit volgt uit de wet9 of zo vaak als wenselijk wordt geacht (dit wordt ook wel een «bijzondere algemene
vergadering» genoemd). De algemene vergadering is een orgaan van de rechtspersoon
en bevoegd te besluiten over aangelegenheden die raken aan de (kapitaal)structuur
en de interne organisatie van de rechtspersoon, zoals wijziging van de statuten, omzetting,
fusie, splitsing, ontbinding, benoeming en ontslag van bestuurders en toezichthouders,
emissie van aandelen, aandeleninkoop en kapitaalvermindering. De algemene vergadering
heeft daarnaast een «restbevoegdheid», inhoudend dat aan de algemene vergadering alle
bevoegdheden toekomen die niet door de wet of statuten aan een ander orgaan worden
opgedragen.10 Om haar bevoegdheden naar behoren te kunnen uitoefenen heeft de algemene vergadering
het recht om inlichtingen te vragen aan het bestuur of het toezichthoudend orgaan
(artikelen 2:107 lid 2/217 lid 2 BW).11 Voor beursvennootschappen geldt als principe daarbij nog dat de algemene vergadering
zodanig invloed moet kunnen uitoefenen dat zij een volwaardige rol speelt in het systeem
van checks and balances binnen de vennootschap. Goede corporate governance veronderstelt een volwaardige
deelname van aandeelhouders aan de besluitvorming in de algemene vergadering.12
Kort samengevat, is de algemene vergadering de plaats waar discussie, verantwoording
en besluitvorming plaatsvindt.
Het huidige recht staat niet toe dat de algemene vergadering volledig digitaal plaatsvindt.
De (dwingende) bepalingen in Boek 2 BW over de algemene vergadering gaan ervan uit
dat altijd ook sprake is van een fysieke bijeenkomst. Artikel 2:114 BW bepaalt bijvoorbeeld
dat de plaats van de algemene vergadering van de NV in de oproeping voor de vergadering
moet worden vermeld; de artikelen 2:116/226 BW schrijven voor dat algemene vergaderingen
van NV’s en BV’s worden gehouden in de plaats die in de statuten wordt vermeld, of
anders in de gemeente waar de vennootschap haar woonplaats heeft. Artikel 2:38 lid
1 BW en artikel 2:117/227 BW bepalen dat een lid van een vereniging toegang heeft
tot de algemene vergadering respectievelijk iedere aandeelhouder bevoegd is de algemene
vergadering – in persoon of bij een schriftelijk gemachtigde – bij te wonen. Uit deze
bepalingen volgt dat een rechtspersoon niet een algemene vergadering bijeen kan roepen
die uitsluitend langs digitale weg toegankelijk is. 13 Voor VvE’s ligt het voorgaande iets genuanceerder, aangezien slechts een beperkt
aantal bepalingen van het verenigingsrecht van toepassing is op VvE’s. Zo zijn de
bepalingen van artikel 2:38 BW, waarin voorwaarden zijn neergelegd over vergaderen
en besluitvorming voor verenigingen niet van toepassing op VvE’s.14 Zij hebben daarmee een flexibelere regeling. In de praktijk is bijvoorbeeld aanvaard
dat op elektronische wijze wordt gestemd door VvE’s.15 Tegelijk bevatten de verschillende (model)reglementen voor VvE’s die worden gebruikt
vaak bepalingen inzake de plaats van vergadering en de wijze van (niet-elektronische)
stemming. Hierdoor is het voor VvE’s praktisch niet mogelijk om op digitale wijze
te vergaderen en stemmen. Met dit wetsvoorstel wordt beoogd deze obstakels weg te
nemen en digitaal vergaderen ook voor VvE’s te faciliteren.
2.2 Hybride algemene vergadering
Boek 2 BW voorziet in de mogelijkheid tot het houden van een zogenoemde «hybride»
algemene vergadering, waarbij leden of aandeelhouders van de rechtspersoon via een
elektronisch communicatiemiddel op afstand deelnemen aan de fysieke bijeenkomst. Als
gevolg van de inwerkingtreding van de Wet van 20 oktober 2006 tot wijziging van Boek
2 van het Burgerlijk Wetboek ter bevordering van het gebruik van elektronische communicatiemiddelen
bij besluitvorming in rechtspersonen16, kunnen rechtspersonen sinds 1 januari 2007 statutair bepalen dat hun leden of aandeelhouders
bevoegd zijn om door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de algemene
vergadering deel te nemen en het stemrecht uit te oefenen. Deze (facultatieve) regeling
is opgenomen in de artikelen 2:117a (NV), 2:227a (BV) en artikel 2:38 leden 6 en 7
BW (vereniging, via de schakelbepaling van artikel 2:53a lid 1 BW ook van toepassing
op de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij). Uit de Corporate Governance
Code 201617 volgt bovendien voor de beursvennootschap dat, voor zover het binnen diens macht
ligt, aandeelhouders in staat worden gesteld om op afstand te stemmen en met alle
(andere) aandeelhouders te communiceren.18 Ook stelt de vennootschap aandeelhouders en andere stemgerechtigden in de gelegenheid
om voorafgaand aan de algemene vergadering stemvolmachten of steminstructies aan een
onafhankelijke derde te verstrekken.19
Naast een statutaire bepaling is vereist dat de aandeelhouder of het lid via elektronische
communicatie kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen
ter vergadering en rechtstreeks het stemrecht kan uitoefenen. Dit betekent dat voldoende
is dat een identificeerbare aandeelhouder de algemene vergadering door middel van
een livestream rechtstreeks kan volgen en via de computer of smartphone kan stemmen.
De huidige wettelijke regeling stelt niet de eis dat een aandeelhouder of lid die
digitaal deelneemt aan de algemene vergadering ook daarin het woord moet kunnen voeren.
Daarvan is destijds bewust afgezien omdat het in de praktijk in bepaalde gevallen
technisch te bezwaarlijk werd geacht om alle aandeelhouders tegelijk de gelegenheid
te bieden langs elektronische weg deel te nemen aan de beraadslaging. Ook is overwogen
dat leden en aandeelhouders altijd de mogelijkheid hebben om naar de fysieke vergadering
te gaan, waarin zij wél het woord kunnen voeren.20 Het digitale spreekrecht van de aandeelhouder kan wel in de statuten worden geregeld.
Bij of krachtens de statuten kunnen ook voorwaarden worden gesteld aan het gebruik
van het communicatiemiddel (artikelen 2:38 lid 9/117a lid 3/227a lid 3 BW), zoals
het voorschrijven van bepaalde software, het gebruik van een elektronische handtekening
of het betalen van een bijdrage aan de eventuele extra kosten van digitale deelname
aan de vergadering.21 De statuten kunnen de aandeelhouder of het lid niet verplichten om digitaal deel
te nemen aan de vergadering.
Tot de coronacrisis uitbrak in 2020 werd in de praktijk beperkt gebruik gemaakt van
de mogelijkheden die de wet biedt om een hybride vergadering te houden. Volgens de
literatuur is in 2019 voor het eerst door een Nederlandse beursvennootschap (Koninklijke
KPN NV) een algemene vergadering gehouden, waarbij aandeelhouders de vergadering rechtstreeks
via internet konden volgen en digitaal het stemrecht konden uitoefenen.22 Hoewel in de praktijk weinig hybride algemene vergaderingen werden georganiseerd,
volgt uit een empirisch onderzoek dat in het voorjaar van 2020 ongeveer 75% van de
Nederlandse beursvennootschappen de mogelijkheid van digitale deelname aan de algemene
vergadering in de statuten had geregeld.23 Van de 71 beursvennootschappen met een statutaire grondslag voor hybride vergaderen,
hadden 40 beursvennootschappen (56%) het digitale spreekrecht van de aandeelhouder
in de statuten verankerd. Het merendeel van de vennootschappen dat het digitale spreekrecht
in de statuten heeft geregeld (77,5%), heeft de uitoefening ervan afhankelijk gemaakt
van een besluit van het bestuur. In de statuten van die vennootschappen is opgenomen
dat het bestuur kan beslissen dat aandeelhouders bij een digitale vergadering ook
kunnen deelnemen aan de beraadslaging. Bij 9 Nederlandse beursvennootschappen is de
mogelijkheid voor aandeelhouders om het woord te kunnen voeren in een digitale vergadering
als voorwaarde in de statuten opgenomen.24 Van niet-beursgenoteerde vennootschappen, verenigingen, VvE’s en coöperaties is geen
cijfermatige informatie bekend over hoe vaak zij gebruik maken van de mogelijkheid
om hybride te vergaderen. Opgemerkt wordt nog dat in het modelreglement van 2017 voor
VvE’s de mogelijkheid van hybride vergaderen is opgenomen.
2.3 Digitaal vergaderen op grond van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid
Tijdens de uitbraak van het coronavirus SARS-CoV-2 in 2020 heeft digitaal vergaderen
in Nederland – en wereldwijd – een grote vlucht genomen. Om de verspreiding van de
door dit virus veroorzaakte ziekte COVID-19 te beperken waren fysieke bijeenkomsten
in de jaren 2020–2022 niet of slechts in (zeer) beperkte mate mogelijk. In de Tijdelijke
wet COVID-19 Justitie en Veiligheid25 (hierna: de Tijdelijke wet) waren tijdelijke voorzieningen getroffen om gedurende
de coronacrisis besluitvorming door middel van een volledig digitale algemene vergadering
te faciliteren en het houden van hybride vergaderingen te vereenvoudigen.
Op grond van de Tijdelijke wet kon het bestuur van de rechtspersoon, onder bepaalde
voorwaarden, bepalen dat aandeelhouders of leden geen fysieke toegang hebben tot de
algemene vergadering en dat deze uitsluitend langs elektronische weg zou plaatsvinden
(artikelen 5, 6, 10, 11, 18, 24 van de Tijdelijke wet). Vereist was dat de algemene
vergadering langs elektronische weg voor vergadergerechtigden was te volgen, bijvoorbeeld
via een livestream (via audio of video). In de oproeping of – als die al was verzonden
– uiterlijk 48 uur voor de vergadering moest worden vermeld dat de vergadering niet
fysiek toegankelijk zou zijn. Daarnaast moesten leden en aandeelhouders de mogelijkheid
hebben om tot 72 uur voorafgaand aan de vergadering vragen te stellen over onderwerpen
op de agenda, die in de vergadering worden beantwoord en waarvan de antwoorden op
de website van de rechtspersoon worden geplaatst of anderszins digitaal toegankelijk
worden gemaakt voor de leden en aandeelhouders. Het bestuur moest zich ervoor inspannen
dat tijdens de vergadering nadere vragen konden worden gesteld, tenzij dit in het
licht van de omstandigheden niet kon worden gevergd (voor NV’s gold de strengere eis
dat het bestuur hiervoor zou zorgen). In aanvulling hierop bepaalde de Tijdelijke
wet dat het bestuur kon bepalen dat het stemrecht slechts elektronisch zou kunnen
worden uitgeoefend. Dit moest dan wel in de oproep zijn vermeld (artikelen 6, 14 en
19 van de Tijdelijke wet). De Tijdelijke wet voorzag daarnaast in een tijdelijke grondslag
voor het houden van een hybride algemene vergadering. Voor zover de statuten van de
rechtspersoon niet een grondslag bevatten voor het houden van een hybride vergadering,
kon het bestuur bepalen dat leden of aandeelhouders bevoegd zouden zijn om langs elektronische
weg aan de vergadering deel te nemen, het woord te voeren en het stemrecht uit te
oefenen (artikelen 6 lid 5, 12 en 19 van de Tijdelijke wet).
Veel vennootschappen en verenigingen hebben gebruik gemaakt van de in de Tijdelijke
wet geboden mogelijkheid om een volledig digitale of hybride algemene vergadering
te houden. Van de in 2021 gehouden algemene vergaderingen van Nederlandse beursvennootschappen
met aandelen die worden verhandeld op een Nederlandse markt was 82% volledig digitaal,
4% hybride en 14% fysiek.26 In 2022 staan deze percentages op 15% volledig digitaal, 28% hybride respectievelijk
57% fysiek.27 Het verschil valt vermoedelijk te verklaren door de afwijkende situatie in 2021 en
2022 rondom de COVID-19 uitbraak en de daarbij behorende noodzaak om fysieke bijeenkomsten
zoveel mogelijk te beperken. Over het MKB en verenigingen zijn geen cijfers bekend,
maar uit signalen die zijn ontvangen van stakeholders volgt dat veelvuldig gebruik
is gemaakt van de voorzieningen uit de Tijdelijke wet.
Oorspronkelijk zou de Tijdelijke wet van kracht zijn tot 1 september 2020. De wet
bevat echter een mogelijkheid om, indien de omstandigheden rond de COVID-19-uitbraak
daartoe aanleiding geven, de duur van de wet met ten hoogste twee maanden te verlengen.
Op grond hiervan is de Tijdelijke wet steeds verlengd, voor de genoemde bepalingen
laatstelijk tot 1 februari 2023.28 Bij brief van 5 december 2022 is het voornemen aangegeven om de meeste van de voorzieningen
niet opnieuw te verlengen bij gelegenheid van de volgende verlengingsdatum (1 februari
2023).29 De gehele wet is uiteindelijk op 1 juni 2023 vervallen. 30
Het voorliggende wetsvoorstel bevat geen voorziening, zoals de Tijdelijke wet COVID-19
Justitie en Veiligheid, om in bepaalde (nood)omstandigheden digitaal vergaderen ook
zonder statutaire grondslag of machtiging mogelijk te maken. Rechtspersonen kunnen
wel op grond van de in dit wetsvoorstel opgenomen bepalingen zelf een noodregeling
opnemen, bijvoorbeeld in de vorm van een machtiging (voor vereniging en VvE’s) dan
wel in de statuten (voor de overige rechtspersonen). Daarbij is voorstelbaar dat niet
elke rechtspersoon zal overgaan tot het treffen van een specifieke regeling voor noodsituaties.
Daarom zal in het kader van de herziening van het staatsnoodrecht worden bezien of
het treffen van een nadere (nood)regeling voor de digitale vergadering nodig is. Bij
een eventuele regeling om digitale vergaderingen in noodsituaties mogelijk te maken,
zullen de opgedane ervaringen van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid
worden meegenomen. De Tweede Kamer en Eerste Kamer zijn over de routekaart waarlangs
het staatnoodrecht gemoderniseerd gaat worden geïnformeerd bij brief van de Minister
van Justitie en Veiligheid van 10 oktober 2023.31
2.4 De oproeping
2.4.1. Wijze van oproeping
Voor de NV geldt als hoofdregel dat de oproeping voor de algemene vergadering geschiedt
door aankondiging in een landelijk verspreid dagblad (artikel 2:113 lid 2 BW). Voor
beursvennootschappen32 geldt een afwijkende hoofdregel, namelijk dat de oproeping digitaal plaatsvindt via
een aankondiging op de website van de vennootschap (artikel 2:113 lid 6 BW). Het uitgangspunt
van digitale oproeping is per 1 juli 2010 ingevoerd voor beursvennootschappen, ter
uitvoering van de Richtlijn nr. 2007/36/EG van het Europees Parlement en de Raad van
de Europese Unie van 11 juli 2007 betreffende de uitoefening van bepaalde rechten
van aandeelhouders in beursgenoteerde vennootschappen (PbEU L 184).33 De hoofdregel van oproeping in een landelijk verspreid dagblad voor de (gewone) NV
werd daarbij ongemoeid gelaten. Het uitgangspunt van de in 2007 in werking getreden
Wet elektronische communicatiemiddelen was namelijk dat nog niet iedereen toegang
had tot elektronische communicatiemiddelen, zoals het internet, en aandeelhouders
niet gedwongen mochten worden om daarvan gebruik te maken.34
Indien dit in de statuten van de NV is bepaald, kunnen houders van aandelen op naam
per brief worden opgeroepen (artikel 2:113 lid 3 BW). Mits de houders van aandelen
op naam en houders van certificaten van aandelen hiermee instemmen – en de statuten
niet anders bepalen – kan de oproeping ook plaatsvinden door een langs elektronische
weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht (zoals e-mail) aan het digitale
adres dat door de aandeelhouder of certificaathouder voor dit doel aan de vennootschap
bekend is gemaakt (artikel 2:113 lid 4 BW). Bij de BV geschiedt oproeping door middel
van oproepingsbrieven gericht aan de adressen van de aandeelhouders en overige vergadergerechtigden,
zoals deze zijn vermeld in het aandeelhoudersregister. Een oproeping langs elektronische
weg is – onder dezelfde voorwaarden als bij de NV – mogelijk indien de statuten hierin
voorzien en indien de aandeelhouders of andere vergadergerechtigden hiermee instemmen
(artikel 2:223 leden 1 en 2 BW).
Bij de vereniging (en via artikel 2:53a BW ook voor de onderlinge waarborgmaatschappij
en coöperatie) geldt dat het bestuur de algemene vergadering bijeenroept (artikel
2:41 lid 1 BW). De leden kunnen het bestuur schriftelijk of elektronisch verzoeken
tot het bijeenroepen van de vergadering. Indien daaraan binnen veertien dagen geen
gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot bijeenroeping overgaan op de wijze
waarop het bestuur de algemene vergadering bijeenroept of bij advertentie in ten minste
één veelgelezen dagblad ter plaatse waar de vereniging gevestigd is (artikel 2:41
lid 3 BW). Voor VvE’s geldt dat deze rechtspersonen hun wijze van bijeenroeping in
het reglement zullen hebben geregeld (artikel 5:112 BW). VvE’s die het recente modelreglement
uit 2017 gebruiken, kennen al de mogelijkheid om per e-mail op te roepen (zie artikelen
50.1 en 50.2 van het modelreglement 2017). Deze mogelijkheid ontbreekt echter in oudere
modelreglementen.
2.4.2. Informatie over de digitale vergadering in de oproeping
Naar geldend recht hoeven de niet-beursgenoteerde NV/BV, alsmede de vereniging, VvE,
coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij, in de oproeping geen informatie op
te nemen over de procedure voor deelname aan de digitale vergadering. Wel moet informatie
gegeven worden over eventueel gestelde voorwaarden aan het gebruik van het elektronisch
communicatiemiddel, indien deze voorwaarden niet in de statuten zijn opgenomen, maar
krachtens de statuten zijn gesteld (artikelen 2:114 en 2:117a lid 3 BW). Bij een beursgenoteerde
NV/BV geldt dat eventuele voorwaarden altijd genoemd moeten worden, ook al zijn ze
in de statuten opgenomen (artikel 2:117a lid 3 en artikel 187). Bovendien geldt dat
de procedure voor deelname aan de algemene vergadering en het uitoefenen van het stemrecht
door middel van een elektronisch communicatiemiddel, indien dit recht overeenkomstig
artikel 117a kan worden uitgeoefend, alsmede het adres van de website van de vennootschap
moeten worden vermeld.
3. Hoofdlijnen van het voorstel
Zoals eerder vermeld in de inleiding, bevat het wetsvoorstel drie hoofdlijnen: (1)
introductie van een facultatieve regeling voor het houden van een volledig digitale
algemene vergadering, (2) het stellen van (nadere) voorwaarden aan het houden van
een hybride en volledige digitale algemene vergadering, en (3) de aanpassing van de
regels voor oproeping voor de algemene vergadering. Daarmee wordt het houden van een
digitale vergadering door rechtspersonen gefaciliteerd en genormeerd. Deze hoofdlijnen
worden hierna nader toegelicht.
3.1 Introductie facultatieve regeling voor een volledig digitale vergadering
Het wetsvoorstel voorziet in de mogelijkheid voor de in Boek 2 BW geregelde rechtspersonen
met leden of aandeelhouders (verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen,
BV’s en NV’s) om een volledig digitale algemene vergadering te houden. De voorgestelde
regeling zal ook gelden voor VvE’s, een in Boek 5 BW (artikel 5:124 e.v. BW) geregelde
rechtspersoon. De digitale vergadering heeft een facultatief karakter; het is voor
rechtspersonen niet verplicht om digitaal te vergaderen. Een volledig digitale algemene
vergadering wordt een optie naast de reeds bestaande mogelijkheden van een fysieke
of hybride algemene vergadering. Het is aan de rechtspersoon zelf een keuze te maken
ten aanzien van de vorm van de algemene vergadering. Achterliggende gedachte is dat
de interne gang van zaken bij rechtspersonen zoveel mogelijk door de (betrokkenen
bij de) rechtspersonen zelf geregeld moet worden.
De bepalingen voor het mogelijk maken van de volledig digitale vergadering zijn zoveel
mogelijk ingebed in de bestaande bepalingen over hybride vergaderen. In tegenstelling
tot bij een hybride vergadering, vindt bij een volledig digitale vergadering geen
fysieke vergadering plaats. Het geldende uitgangspunt dat de algemene vergadering
altijd fysiek toegankelijk moet zijn voor leden of aandeelhouders wordt losgelaten.
Dit is mogelijk, omdat het voorstel tevens voorwaarden stelt om te waarborgen dat
leden en aandeelhouders langs elektronische weg volwaardig kunnen deelnemen aan de
vergadering (zie hierna paragraaf 3.2.2). Bovendien is, gezien de voortschrijdende
digitalisering en technische ontwikkelingen, de tijd rijp voor het introduceren van
de mogelijkheid van een volledig digitale algemene vergadering. De toegang tot en
het gebruik van internet is de afgelopen jaren sterk toegenomen.35 Als gevolg van de coronacrisis is digitaal vergaderen in veel sectoren van de samenleving
«normaal» geworden en niet meer weg te denken. In veel andere landen (o.a. de Verenigde
Staten, Canada, Denemarken, Duitsland, Ierland, Spanje, Verenigd Koninkrijk, Zuid-Afrika
en Australië) is het houden van een volledig digitale algemene vergadering al (permanent)
mogelijk of is wetgeving in voorbereiding.36 Nederland kan en wil daarbij niet achterblijven. De introductie van een permanente
regeling voor een volledig digitale algemene vergadering kan bovendien een bijdrage
leveren aan het aantrekkelijk en concurrerend houden van het Nederlandse vestigingsklimaat.
Voor andere organen van de rechtspersoon, zoals het bestuur of de raad van commissarissen,
gelden geen wettelijke beletselen om (volledig) digitaal te vergaderen. De wet stelt
geen eisen aan de vorm waarin dergelijke vergaderingen plaatsvinden.37 Het is daarom niet nodig om een wettelijke regeling te treffen om digitaal vergaderen
mogelijk te maken. Dit laat onverlet dat in de statuten of in reglementen voorschriften
kunnen worden opgenomen met betrekking tot het gebruik van elektronische communicatiemiddelen
bij besluitvorming in vergaderingen van het bestuur of de raad van commissarissen.
3.2 Voorwaarden voor de hybride en volledig digitale vergadering
3.2.1. Instemming algemene vergadering met digitaal vergaderen
Niet binnen iedere vereniging of vennootschap zal evenveel animo zijn voor een volledig
digitale vergadering. Binnen sommige rechtspersonen (bijvoorbeeld bepaalde verenigingen)
hecht men sterk aan een fysieke bijeenkomst, waar het bestuur en de leden/aandeelhouders
elkaar fysiek kunnen ontmoeten. Het wetsvoorstel gaat ervan uit dat voor het houden
van een volledig digitale vergadering draagvlak moet zijn bij de meerderheid van de
leden of aandeelhouders. Om de digitale algemene vergadering wettelijk te regelen
zijn er verschillende alternatieven denkbaar, variërend van een volledig wettelijke
regeling tot een bepaling waarin het mogelijk wordt gemaakt om in de statuten een
digitale algemene vergadering te regelen.38 Daarbij is rekening gehouden met een zekere mate van zeggenschap van leden en aandeelhouders
over de vormgeving van hun eigen algemene vergadering. Om die reden wordt voor de
meeste rechtspersonen een statutaire grondslag voorgeschreven (NV’s, BV’s, coöperaties
en onderlinge waarborgmaatschappijen). De eis van een statutaire grondslag sluit ook
aan bij de huidige wettelijke regeling voor de hybride algemene vergadering (zie hiervoor
onder 2.1 en 2.2).
De rechtspersoon bepaalt zelf de inhoud van de statutaire bepaling(en). Daarin kan
bijvoorbeeld worden opgenomen dat het bestuur beslist of (en zo ja, onder welke voorwaarden)
de algemene vergadering volledig digitaal plaatsvindt, of daarvoor een machtiging
van de algemene vergadering nodig is, dan wel dat de mogelijkheid van volledig digitaal
vergaderen voor bepaalde besluiten wordt uitgesloten. Delegatie naar een reglement
of bijvoorbeeld naar het orgaan dat de vergadering bijeenroept is ook mogelijk.39 Het wetsvoorstel schrijft niet (dwingend) besluitvorming met versterkte meerderheid
voor met betrekking tot het opnemen van de mogelijkheid van een volledig digitale
algemene vergadering in de statuten.40 Een dwingend voorschrift van een gekwalificeerde meerderheid of unanimiteit komt
weinig voor in Boek 2 BW en is over het algemeen voorbehouden aan besluitvorming over
ingrijpende voorstellen (bijv. een besluit tot splitsing van de vennootschap (artikel
2:334ee BW). Van een statutenwijziging met een dergelijk ingrijpend karakter is in
dit geval geen sprake. Indien de mogelijkheid van een volledig digitale vergadering
eenmaal geldig is opgenomen in de statuten, dan zal ook een nieuw lid of aandeelhouder
daaraan gebonden zijn. Door toe te treden tot de vereniging of vennootschap wordt
hij immers geacht in te stemmen met de statuten.
Voor verenigingen en VvE’s wordt niet de eis van statutaire verankering gesteld. Anders
dan NV’s, BV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, hebben verenigingen
doorgaans geen commercieel karakter. VvE’s worden op grond van de wet van rechtswege
opgericht bij splitsing van een gebouw in appartementsrechten en hebben ten doel het
behartigen van gemeenschappelijke belangen van de appartementseigenaars. Onderdeel
hiervan is het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten van het in appartementsrechten
gesplitste gebouw.41 Verenigingen, zoals sport- en hobbyverenigingen, en VvE’s worden veelal gedreven
door vrijwilligers en zijn voor hun voortbestaan vooral afhankelijk van de contributie
van of afdracht door hun leden. Zij moeten op eenvoudige en (financieel) laagdrempelige
wijze kunnen kiezen voor het houden van een volledig digitale ledenvergadering en
dienen niet onnodig te worden belast met een statutenwijziging, waarvoor de inschakeling
van een notaris is vereist. Hiermee wordt in feite rekening gehouden met het «doenvermogen»
van de vereniging en de VvE. Dit geldt ook voor het houden van een hybride ledenvergadering.
Het voorschrift van een statutaire grondslag voor de hybride vergadering wordt daarom
geschrapt. Om wel te zorgen voor voldoende draagvlak onder de leden, wordt in plaats
daarvan geregeld dat de algemene ledenvergadering een machtiging kan verlenen aan
het bestuur van de vereniging om een hybride of volledig digitale vergadering te houden.
Door het voorschrijven van een machtiging wordt beoogd dat de vereniging in dialoog
met en met instemming van de leden een regeling treft voor het houden van een digitale
of hybride vergadering, zonder dat de vereniging verplicht kosten moet maken voor
het inschakelen van een notaris. Het voorschrift van een machtiging van de algemene
vergadering is van regelend recht; daarvan kan worden afgeweken in de statuten. De
inhoud van de machtiging wordt overgelaten aan de (leden van) verenigingen en VvE’s.
Zij kunnen dus kiezen of en zo ja, voor hoe lang, er digitaal wordt vergaderd en onder
welke verdere voorwaarden. Met de invulling van de machtiging kan bijvoorbeeld worden
gekozen om een mogelijkheid te bieden om op verzoek van een of meer leden een «digitale»
vergadering «om te zetten» naar een fysieke vergadering.
Er is een groep Nederlanders die minder goed overweg kan met computers. Vanuit de
overheid wordt daarom gewerkt aan digitale inclusie in het kader van de Werkagenda
Waardegedreven Digitaliseren.42 Zo worden via het programma Tel mee met Taal praktische cursussen digitale vaardigheden
aangeboden in bibliotheken, buurthuizen en ROC’s.43 Met de Digihandig-app kunnen mensen leren om te gaan met hun smartphone.44 Met vragen over de digitale overheid kunnen mensen terecht bij het landelijk dekkende
netwerk van meer dan 600 Informatiepunten Digitale Overheid.45 Ook kunnen mensen terecht bij de gratis Digihulplijn (0800–1508) voor vragen over
digitale apparaten en diensten.46
Niettemin beschikt 21 procent van de Nederlanders over onvoldoende digitale basisvaardigheden.47 Het is daarom nodig dat verenigingen en VvE’s al bij de afweging of een digitale
vergadering gewenst is en zo ja, onder welke voorwaarden, stil te staan bij de gevolgen
voor de bij de rechtspersonen betrokkenen, i.c. de leden.48 Dat vloeit voort uit de redelijkheid en billijkheid die jegens elkaar in acht moet
worden genomen (artikel 2:8 BW). Hierbij kan worden gedacht aan het geval dat in een
VvE een of meerdere leden aangeven over onvoldoende vaardigheden te beschikken. Het
is dan redelijk om hun belangen, namelijk dat van het gelijkwaardig kunnen participeren
in de ALV, mee te nemen in de afweging of volledig digitaal vergaderen wenselijk is.
Voorstelbaar is dat een voorwaarde wordt opgenomen in de machtiging dat er desgevraagd
praktische ondersteuning wordt verleend aan deze leden wanneer er (volledig) digitaal
wordt vergaderd. Tevens kan als voorwaarde worden opgenomen of worden bevorderd dat
deze leden in de gelegenheid worden gesteld om samen met een ander, wel digitaal vaardig,
lid aan de vergadering deel te kunnen nemen. Genoemd aandachtspunt geldt specifiek
voor verenigingen en VvE’s, omdat deze rechtspersonen – in vergelijking met de andere
door dit wetsvoorstel bestreken rechtspersonen – naar verwachting vaker te maken hebben
met personen met beperkte of ontbrekende digitale vaardigheden.
3.2.2 Volwaardige digitale participatie van leden en aandeelhouders
Het uitgangspunt van het wetsvoorstel is dat een digitale algemene vergadering zoveel
mogelijk een afspiegeling is van de fysieke vergadering en dat een digitale vergadering
moet voldoen aan dezelfde c.q. materieel equivalente randvoorwaarden als een fysieke
vergadering. Dat betekent dat de leden en aandeelhouders volwaardig moeten kunnen
participeren aan de digitale vergadering, als ware zij in de vergadering fysiek aanwezig.
Hierbij geldt dat bij een (digitale) aandeelhoudersvergadering sprake moet kunnen
zijn van volwaardige participatie en bijbehorende interactie. Dat wil zeggen dat aandeelhouders
een redelijke kans krijgen om vragen te stellen en dat het bestuur hier naar beste
weten op moet antwoorden. Bij een (digitale) vergadering waar aandeelhouders stelselmatig
worden genegeerd of vragen structureel niet worden beantwoord, kan sprake zijn van
schending van de inlichtingenplicht jegens aandeelhouders of schending van de jegens
elkander in acht te nemen redelijkheid en billijkheid. Om volwaardige participatie
en interactie zoveel mogelijk te verzekeren, wordt verplicht gesteld dat de leden
en aandeelhouders de vergadering rechtstreeks kunnen volgen met beeld en geluid én
dat zij met beeld en geluid aan de beraadslaging kunnen deelnemen. Daarmee wordt beoogd
te verzekeren dat de leden en aandeelhouders óók in een digitale vergadering vragen
kunnen stellen aan de bestuursleden of hen kunnen aanspreken op het gevoerde en te
voeren beleid. Gebruik van een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel wordt verplicht,
zodat er zoveel mogelijk wordt geborgd dat er interactie mogelijk is tussen bestuur,
aandeelhouders, andere vergadergerechtigden, respectievelijk leden. Anders dan op
grond van de Tijdelijke wet, kan voor een hybride vergadering dus niet worden volstaan
met het uitzenden van een livestream. In de afgelopen jaren hebben er de nodige technische
ontwikkelingen plaatsgevonden, waarmee er voldoende laagdrempelige en betrouwbare
tweezijdig audiovisuele communicatiemiddelen beschikbaar zijn om te gebruiken voor
een hybride of volledig digitale vergadering. Het is aan de rechtspersoon zelf om
te bepalen welk tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel wordt gebruikt.
In de huidige regeling voor hybride vergaderen is het kunnen deelnemen aan de beraadslaging
niet verplicht. Zoals opgemerkt in paragraaf 2.2, is dit facultatief. In de nieuwe
regeling worden de regels voor hybride vergaderen en volledig digitaal vergaderen
gelijkgetrokken. Dit betekent dat leden en aandeelhouders die gebruik maken van de
mogelijkheid om op afstand online deel te nemen aan een fysieke algemene vergadering,
ook (met beeld en geluid) het woord moeten kunnen voeren. Op afstand deelnemen aan
de vergadering wordt op deze wijze voor leden en aandeelhouders daadwerkelijk een
volwaardig alternatief voor fysieke deelname aan de vergadering.
Onderdeel van volwaardige digitale participatie van leden en aandeelhouders is ook
dat degene die de digitale vergadering bijeenroept zekere inspanningen dient te verrichten
als hem bekend is dat er leden dan wel aandeelhouders zijn die niet of in mindere
mate beschikken over digitale vaardigheden of faciliteiten. Doel van deze inspanningen
is om deze leden of aandeelhouders alsnog in staat te stellen daadwerkelijk deel te
nemen aan een vergadering. Dit kan er bijvoorbeeld uit bestaan door duidelijke instructies
voor deelname te geven, hierbij praktische hulp te verlenen of bijvoorbeeld te faciliteren
dat een lid fysiek bij iemand anders de vergadering digitaal kan bijwonen. Een dergelijke
inspanningsverplichting vloeit voort uit de jegens elkander in acht te nemen redelijkheid
en billijkheid (artikel 2:8 BW). Zoals in de laatste alinea van paragraaf 3.2.1 is
uiteengezet, is het bij verenigingen en VvE’s goed voorstelbaar dat bij de machtiging
tot digitaal vergaderen deze belangen al zijn meegewogen en bijvoorbeeld als bepaalde
voorwaarde in de machtiging weerslag hebben gevonden.
3.2.3 Identificatie en uitoefening van het stemrecht
Zoals op grond van de huidige wettelijke regeling al geldt voor de hybride algemene
vergadering, vereist het wetsvoorstel dat leden en aandeelhouders tijdens de volledig
digitale algemene vergadering «live» kunnen stemmen. De wet geeft geen voorschriften
met betrekking tot de wijze waarop moet worden gestemd. De voorzitter bepaalt in beginsel
de wijze van stemming, tenzij de statuten anders bepalen.49 Bij verenigingen of vennootschappen met een klein leden- of aandeelhoudersbestand
zal het digitaal stemmen bijvoorbeeld kunnen plaatsvinden door middel van het visueel
handen opsteken of een digitaal equivalent daarvan. Bij grote (beursgenoteerde) vennootschappen
zal het stemmen volledig online kunnen plaatsvinden (e-voting), waarbij aandeelhouders
bijvoorbeeld op een besloten, speciaal daarvoor ingericht gedeelte van de website
van de vennootschap een stem kunnen uitbrengen over onderwerpen op de agenda. In de
praktijk wordt bij beursgenoteerde vennootschappen vaak van tevoren gestemd of door
middel van stemvolmachten/instructies die aan een derde partij, zoals een notaris,
worden gegeven. Ook indien er al tevoren is gestemd, is het denkbaar dat er nog steeds
behoefte bestaat aan het bijwonen van een (digitale) vergadering.
In de statuten kan worden geregeld op welke wijze moet worden gestemd in een digitale
vergadering. In de oproeping voor een volledig digitale of hybride algemene vergadering
moet de procedure voor digitale deelname aan de algemene vergadering en de digitale
uitoefening van het stemrecht worden opgenomen. Dit was reeds verplicht voor de beursvennootschappen
op grond van artikel 2:114 lid 1, onderdeel d, BW, dat naar aanleiding van de Aandeelhoudersrichtlijn
(zie hierover nader paragraaf 4) is ingevoerd, maar gaat ook gelden voor alle rechtspersonen
die een volledig digitale vergadering houden of elektronische deelname aan de algemene
vergadering mogelijk maken. Dit geldt naast de verplichting om voorwaarden die krachtens
de statuten aan het elektronische communicatiemiddel worden gesteld in de oproeping
te vermelden. Zo wordt verzekerd dat kenbaar is voor leden en aandeelhouders welke
(procedurele) voorwaarden gelden voor deelname aan de digitale vergadering en digitaal
stemmen.
Een ander vereiste is dat het lid dat of de aandeelhouder die digitaal deelneemt aan
de vergadering via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd.
Deze voorwaarde geldt al voor de hybride vergadering en wordt ook gesteld aan de volledig
digitale vergadering. Net als bij een fysieke vergadering, moeten leden en aandeelhouders
die langs elektronische weg deelnemen aan de vergadering kunnen worden geïdentificeerd
om te kunnen controleren dat de vergadering wordt bijgewoond en het stemrecht wordt
uitgeoefend door iemand die daartoe bevoegd is. De wet stelt geen nadere eisen aan
de wijze van identificatie van het lid of de aandeelhouder bij de fysieke vergadering,
maar laat dit over aan de praktijk. Evenmin worden voorschriften gesteld voor de wijze
van identificatie van leden of aandeelhouders die digitaal deelnemen aan een vergadering.
De wet laat ruimte aan de praktijk om hiervoor (technische) oplossingen in te zetten.
Bij algemene vergaderingen van beursgenoteerde vennootschappen spelen banken, die
de registratie van aandelen verzorgen, in de praktijk een belangrijke rol bij de identificatie
van aandeelhouders. Door banken worden webportals ter beschikking gesteld, waar aandeelhouders
kunnen inloggen om deel te nemen aan de algemene vergadering. De aandeelhouder kan
zich registreren als digitale deelnemer aan de aandeelhoudersvergadering en door middel
van toegangscodes inloggen in een virtuele vergaderomgeving, waar de algemene vergadering
te volgen is en kan worden gestemd. Er is niet gekozen voor het stellen van techniek
gebonden wettelijke (minimum)eisen aan de identificatie van aandeelhouders die langs
elektronische weg deelnemen. Dit zou afbreuk doen aan de voor rechtspersonen op dit
punt gewenste flexibiliteit en in de weg kunnen staan aan het toepassen van nieuwe
technische identificatie- en communicatiemiddelen. Daarnaast wordt voorkomen dat digitaal
vergaderen leidt tot onnodige regeldrukkosten voor (kleine) vennootschappen en verenigingen.
Met de toenemende digitalisering van de samenleving neemt ook de noodzaak tot het
treffen van beveiligingsmaatregelen toe. Denk bijvoorbeeld aan de tegenwoordig bestaande
risico’s rondom identiteitsfraude, in de vorm van «deep-fake» projecties, of het «hacken»
van een account, om toegang te krijgen tot data of persoonsgegevens. Dit risico zal
verschillen van rechtspersoon tot rechtspersoon. Te nemen maatregelen moeten in een
zekere verhouding staan tot het risico. Het is aan de rechtspersoon om te bepalen
welke maatregelen passend zijn om genoemd risico te beperken. Bij of krachtens de
statuten (en voor verenigingen: ook in de oproeping) kunnen rechtspersonen zelf voorwaarden
stellen aan het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (artikelen 2:38 lid
9, 2:117a/227a lid 3 BW). Dit stelt de rechtspersoon in staat om zelf periodiek te
beoordelen welke software zal worden gebruikt en welke identificatie- en beveiligingsmaatregelen
nodig zijn.50 Voor NV’s geldt op grond van het Europese recht hierbij dat de gestelde voorwaarden
redelijk en noodzakelijk moeten zijn in het kader van de identificatie van de aandeelhouder
of voor de betrouwbaarheid en veiligheid van de communicatie (vgl. artikel 2:117a
lid 3 BW en paragraaf 4 van deze toelichting).
Bij digitaal vergaderen kunnen vragen rijzen over de vaststelling van de aanwezigheid
van een door de wet of statuten voorgeschreven quorum. De rechtsgeldigheid van besluiten
kan bij wet of statuten afhankelijk worden gesteld van de aanwezigheid van (alle of
een bepaald gedeelte van de) leden (zie bijv. artikel 2:43 lid 2 BW) dan wel «het
ter vergadering vertegenwoordigde gedeelte van het kapitaal» (artikel 2:120/230 lid
2 en 3 BW). Leden en aandeelhouders die digitaal aanwezig zijn bij een algemene vergadering
of zich digitaal laten vertegenwoordigen tellen uiteraard mee voor het quorum. Bij
een digitale vergadering laat het quorum zich technisch eenvoudig vaststellen aan
de hand van een elektronische presentielijst met de ingelogde aandeelhouders/leden
of gevolmachtigden.51 De wet geeft geen nadere regels voor de vaststelling van het quorum bij digitale
vergaderingen. Dit biedt de meeste flexibiliteit voor de praktijk.52 In de statuten of het reglement kunnen nadere voorschriften worden opgenomen. In
de statuten of het reglement kan bijvoorbeeld worden bepaald, zoals doorgaans het
geval is, dat het quorum bij aanvang van de vergadering wordt vastgesteld (en niet
per afzonderlijk besluit dat in stemming wordt gebracht). Indien het quorum bij de
opening van de digitale vergadering wordt vastgesteld en een lid of aandeelhouder
de vergadering daarna verlaat – al dan niet omdat zijn verbinding is verbroken – zal
dit doorgaans geen effect hebben op het quorum. Indien de aandeelhouder na opening
van de vergadering inlogt, zal deze niet meetellen voor het quorum. Dit is niet anders
bij een fysieke vergadering, wanneer een aandeelhouder te laat binnenkomt of vroegtijdig
de vergadering verlaat. Een eenmaal vastgesteld quorum blijft vastgesteld. Indien
het quorum volgens de statuten of het reglement per besluit moet worden vastgesteld,
kan het tussentijds wegvallen van de verbinding ertoe leiden dat bepaalde besluiten
vanaf dat moment niet meer kunnen worden genomen. Rechtspersonen dienen zich daarvan
bewust te zijn. Een besluit dat wordt genomen zonder aanwezigheid van het daarvoor
vereiste quorum, is nietig op de voet van artikel 2:14 lid 1 BW.53 Er zal dan een nieuwe vergadering moeten worden bijeengeroepen om het besluit alsnog
te kunnen nemen, waarbij het quorum opnieuw moet worden vastgesteld.
3.2.4 Technische gebreken
Bij digitale deelname aan de algemene vergadering bestaat een risico dat de verbinding
hapert of deels dan wel volledig wegvalt, zodat de vergader- en stemgerechtigde de
vergadering niet of niet optimaal heeft kunnen volgen en daardoor niet of niet over
alle punten op de agenda heeft kunnen stemmen. De rechtspersoon die een volledige
digitale vergadering houdt of digitale deelname aan de vergadering mogelijk maakt,
zal alle maatregelen moeten treffen die redelijkerwijs gevergd kunnen worden om te
voorkomen dat communicatieverbindingen tijdens de vergadering haperen of wegvallen.
Het gaat hier, ook naar huidig recht, om een inspanningsverplichting.54 Dit betekent onder meer dat de rechtspersoon moet zorgen voor een adequate communicatieverbinding
van zijn zijde en de door de rechtspersoon gebruikte software geschikt moet zijn voor
het houden van een digitale vergadering voor het aantal verwachte deelnemers. Wordt
gebruik gemaakt van een professionele partij die geschikte faciliteiten aanbiedt,
dan kan worden aangenomen dat aan deze inspanningsverplichting wordt voldaan. De voorzitter
van de algemene vergadering, die verantwoordelijk is voor een ordelijk verloop van
de vergadering, zal bij een volledig digitale of hybride vergadering moeten letten
op signalen van problemen met de verbinding. Indien daarvan sprake is – en het niet
lijkt te gaan om een verstoring van de internetverbinding van de deelnemer zelf –
ligt het in de rede dat de voorzitter de vergadering direct schorst of beëindigt.
In een reglement kan de rechtspersoon richtlijnen opnemen omtrent de wijze waarop
het technisch-ordelijk verloop van de vergadering moet worden gemonitord (bijv. door
aanstelling van een «digital officer» dan wel het inrichten van een digitale helpdesk)
en hoe moet worden gehandeld als zich tijdens de vergadering technische problemen
of calamiteiten voordoen. Aan de praktijk wordt weloverwogen ruimte gelaten om hiervoor
best practices te ontwikkelen. Voor de volledigheid: in wezen is de digitale vergadering hierin
niet anders dan de fysieke vergadering. Ook daar is denkbaar dat de fysieke vergadering
gehinderd wordt door externe factoren; denk aan de bezetting van de vergaderzaal door
activisten.55
Er bestaat geen aanleiding voor het treffen van een specifieke regeling omtrent de
gevolgen van technische onvolkomenheden of calamiteiten voor de besluitvorming tijdens
een volledig digitale of hybride algemene vergadering. De artikelen 2:13 en 2:15 BW
en de daarbij geldende jurisprudentie bieden daarvoor al een adequate regeling. Deze
bepalingen zijn techniekneutraal geformuleerd en kunnen ook in geval van een volledig
digitale of hybride vergadering worden toegepast.
Op grond van artikel 2:13 lid 3 BW is het uitgangspunt dat het in de vergadering uitgesproken
oordeel van de voorzitter van de algemene vergadering over de uitslag van een stemming
beslissend is (in de statuten kan een andere regeling worden getroffen). Indien een
deelnemer aan een digitale of hybride vergadering bij het uitbrengen van zijn stem
digitale problemen ondervindt en vermoedt dat zijn stem niet is meegeteld in de door
de voorzitter uitgesproken uitslag van de stemming, biedt artikel 2:13 lid 4 BW deze
onder bepaalde voorwaarden de mogelijkheid om in de vergadering aan te sturen op een
nieuwe stemming. Indien het oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van de stemming
onmiddellijk na het uitspreken van dit oordeel wordt betwist, dan vindt een nieuwe
stemming plaats als de meerderheid van de vergadering of – indien de stemming niet
hoofdelijk of schriftelijk plaatsvindt – ten minste één stemgerechtigde dit verlangt.
Daarnaast kan een door de algemene vergadering genomen besluit onder omstandigheden
vernietigbaar zijn op grond van artikel 2:15 BW. Een besluit kan door de rechter worden
vernietigd in een aantal in artikel 2:15 lid 1 BW opgesomde gevallen, bijvoorbeeld
bij een schending van wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen
van besluiten regelen (lid 1 onderdeel a). Van een dergelijk totstandkomingsgebrek
is ook sprake wanneer het besluit is genomen in een digitale of hybride algemene vergadering
waarbij leden c.q. aandeelhouders niet in de gelegenheid zijn gesteld om via een tweezijdig
elektronisch communicatiemiddel aan de beraadslaging deel te nemen of het stemrecht
uit te oefenen dan wel zij deze rechten niet hebben kunnen uitoefenen vanwege een
aan de rechtspersoon toe te rekenen technische storing in de verbinding. Denk aan
het uitvallen van de server van de rechtspersoon (of de server van de door de rechtspersoon
ingeschakelde dienstverlener) waardoor de videoverbinding wegvalt. Indien de technische
storing niet in de risicosfeer ligt van de rechtspersoon, maar in die van het lid
of de aandeelhouder, dan is het besluit niet vernietigbaar. Denk aan het geval dat
de internetverbinding van de deelnemer wegvalt. De vordering tot vernietiging kan
worden ingesteld door de rechtspersoon zelf of door iemand die een redelijk belang
heeft bij naleving van de verplichting die niet is nagekomen (artikel 2:15 lid 3 BW).
De mogelijkheid van vernietiging kan zorgen voor enige onzekerheid over de geldigheid
van tijdens de digitale vergadering genomen besluiten bij technische storingen en
dergelijke. Indien er wettelijke of statutaire totstandkomingsgebreken (lid 1 onderdeel
a) kleven aan een besluit, kan de onzekerheid over de geldigheid worden opgeheven
door bevestiging van het besluit op de voet van artikel 2:15 lid 6 BW. Bevestiging
vindt plaats door een daartoe strekkend besluit waarvoor dezelfde eisen gelden als
voor het te bevestigen besluit. Het bevestigde besluit wordt geacht van begin af aan
geldig te zijn. Daarnaast geldt een vervaltermijn van één jaar voor de bevoegdheid
om vernietiging van een besluit te vorderen bij de rechter (artikel 2:15 lid 5 BW).
3.3 Digitale oproeping
3.3.1 Vorm van de digitale oproeping
De regels voor digitale oproeping voor een vergadering worden eveneens gemoderniseerd
en vereenvoudigd. Voor alle rechtspersonen geldt op dit moment dat er gebruik kan
worden gemaakt van de mogelijkheid om langs elektronische weg op te roepen, tenzij
de statuten anders bepalen. Deze oproeping vereist een leesbaar en reproduceerbaar
bericht aan het adres dat aan de rechtspersoon voor dit doel is bekend gemaakt, zoals
een e-mail of een ander soort elektronische berichtenbox. Tevens moet onder het huidige
recht degene aan wie dit bericht wordt gezonden, de aandeelhouder, vergadergerechtigde,
lid of afgevraagde, met digitale oproeping hebben ingestemd. Deze laatste voorwaarde,
het instemmingsvereiste, wordt geschrapt. Daar komt bij dat voor de NV die niet beursgenoteerd
is, het niet langer nodig is om via een landelijk dagblad op te roepen, indien er
geen gebruik gemaakt kan worden van de mogelijkheid van oproeping door middel van
een elektronisch bericht. In plaats hiervan kan oproeping ook plaatsvinden door een
langs elektronische weg openbaar gemaakte aankondiging, die tot aan de algemene vergadering
rechtstreeks en permanent toegankelijk is. Concreet kan gedacht worden aan plaatsing
van een bericht op de website van de NV. Daarmee wordt aangesloten bij de regel die
nu al geldt voor beursgenoteerde NV’s en BV’s (vgl. artikel 2:113 lid 6 BW en artikel
2:187 BW).
3.3.2. Informatie over de digitale vergadering in de oproeping
Het is wenselijk om de informatievoorziening voor de aandeelhouders, andere vergadergerechtigden
en leden die willen deelnemen aan de hybride of volledig digitale algemene vergadering
te verbeteren, zodat het eenvoudiger en laagdrempeliger wordt om deel te nemen. Voortaan
zal in de oproep informatie moeten worden opgenomen over de procedure voor deelname
aan de algemene vergadering en het uitoefenen van het stemrecht door middel van een
elektronisch communicatiemiddel. Het gaat dan bijvoorbeeld om informatie over welke
applicatie of website wordt gebruikt en hoe er gestemd kan worden. Zo nodig kan worden
verwezen naar een website of ander medium waarop nadere informatie kan worden gevonden
over de procedure tot deelname.
4. Verhouding tot Europees recht
Het wetsvoorstel is in overeenstemming met Richtlijn nr. 2007/36/EG 11 juli 2007 betreffende
de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders in beursgenoteerde vennootschappen
(PbEU 2007, L 184), zoals herzien (PbEU 2017, L 132)(hierna: de Aandeelhoudersrichtlijn).
Deze richtlijn bevat onder meer regels met betrekking tot de digitale deelname door
aandeelhouders aan de algemene vergadering bij beursvennootschappen. Artikel 8 lid
1 Aandeelhoudersrichtlijn schrijft voor dat lidstaten beursvennootschappen moeten
toestaan hun aandeelhouders in de gelegenheid te stellen om langs elektronische weg
aan de algemene vergadering deel te nemen. De richtlijn noemt drie vormen van digitale
deelname, waarvan de lidstaten ten minste één vorm moeten toestaan: a) een realtimetransmissie
van de algemene vergadering, b) een realtimecommunicatie in twee richtingen die aandeelhouders
in staat stelt zich vanaf een andere locatie tot de algemene vergadering te richten,
en c) een mechanisme voor het uitbrengen van stemmen, hetzij voorafgaand aan, hetzij
tijdens de algemene vergadering, zonder een volmachthouder te hoeven aanwijzen die
lijfelijk bij de vergadering aanwezig is. Het Burgerlijk Wetboek voorziet reeds in
de onder b en c genoemde vormen van digitale deelname aan een algemene vergadering
(vgl. artikelen 117a en 227a van Boek 2 BW); het wetsvoorstel brengt daarin geen verandering.
De nu voorgestelde voorwaarde van statutaire verankering van de mogelijkheid van digitale
deelname aan de algemene vergadering van (beurs)vennootschappen is evenmin nieuw.
Deze voorwaarde is in lijn met artikel 8 lid 2, laatste volzin, van de Aandeelhoudersrichtlijn,
waaruit volgt dat lidstaten regels kunnen vaststellen over de besluitvormingsprocedure
die binnen de vennootschap wordt gevolgd voor de invoering of toepassing van deelneming
aan vergaderingen langs elektronische weg.
Het wetsvoorstel introduceert de voorwaarde dat bij digitale vergaderingen aandeelhouders
door middel van een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel moeten kunnen deelnemen
aan de vergadering. De gestelde voorwaarde valt binnen de discretionaire bevoegdheid
van lidstaten om het de aandeelhouders gemakkelijker te maken de in de Aandeelhoudersrichtlijn
genoemde rechten uit te oefenen (zie artikel 3 van de Aandeelhoudersrichtlijn). De
voorwaarde beoogt immers te waarborgen dat aandeelhouders óók langs digitale weg volwaardig
kunnen participeren aan de vergadering, als waren zij in de vergadering fysiek aanwezig.
Door het gebruik van een audiovisueel communicatiemiddel verplicht te stellen voor
(beurs)vennootschappen, worden aandeelhouders beter in staat gesteld om zich vanaf
een andere locatie tot de algemene vergadering te richten (artikel 8, lid 1 onder
b, Aandeelhoudersrichtlijn). Zij hebben daardoor de mogelijkheid om zich met beeld
en geluid tot de algemene vergadering en het bestuur van de vennootschap te wenden.
Het gaat uitdrukkelijk om een mogelijkheid voor aandeelhouders en niet om een verplichting.
Het gaat dan ook niet om een voorwaarde die belastend is voor (een deel van de) aandeelhouders,
maar om een voorwaarde die juist strekt ten faveure van de uitoefening van de rechten
door de aandeelhouders. Dit past binnen artikel 3 en artikel 8 lid 2 van de Aandeelhoudersrichtlijn.
Voorts wordt met de verplicht gestelde informatie in de oproeping over de procedure
voor deelname aan de algemene vergadering langs elektronische weg en het uitoefenen
van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel nadere invulling
gegeven aan de eis in artikel 5 van de Aandeelhoudersrichtlijn om informatie te geven
over de «plaats» van de vergadering. Immers, de in het wetsontwerp verplicht gestelde
informatie stelt de aandeelhouder in staat om zich naar de virtuele plaats van de
vergadering te begeven en daarmee deel te kunnen nemen aan de elektronische vergadering.
Dat sluit goed aan bij het doel en de strekking van de Aandeelhoudersrichtlijn, om
aandeelhouders goed te informeren en in staat te stellen de hen toekomende rechten
uit te oefenen (zie onder meer overwegingen 5 en 6 van de richtlijn).
De in artikel III voorgestelde aanvulling van de Wft strookt met het doel en strekking
van de artikelen 17 en 18 van Richtlijn 2004/109/EG van het Europees Parlement en
de Raad van 15 december 2004 betreffende de transparantievereisten die gelden voor
informatie over uitgevende instellingen waarvan effecten tot de handel op een gereglementeerde
markt zijn toegelaten en tot wijziging van Richtlijn 2001/34/EG (de Transparantierichtlijn),
aangezien deze artikelen beogen obligatiehouders en houders van effecten goed te informeren
over de algemene vergadering van de vennootschap. Zo nodig staat de Transparantierichtlijn
op grond van artikel 3 lid 1 de lidstaat van herkomst van effecten uitgevende instellingen
ook toe strengere voorschriften vast te stellen.
Bij het houden van een fysieke, hybride of digitale algemene vergadering zullen vaak
persoonsgegevens worden verwerkt, zoals het adres of de naam van een natuurlijk persoon.
Deze verwerking is bijvoorbeeld noodzakelijk om de wettelijke verplichte oproeping
aan een lid of aandeelhouder te kunnen versturen of om in de vergadering diens identiteit
te controleren. De hiervoor benodigde persoonsgegevens zullen in de praktijk worden
verzameld wanneer een persoon lid wordt van een vereniging (of vereniging van eigenaars)
of wanneer een persoon aandeelhouder wordt van een BV of NV. Dan wordt in bijvoorbeeld
een privacy statement ook uitgelegd welke persoonsgegevens worden verzameld en voor
welke doeleinden. Deze gegevensverwerking kan en zal vaak worden gebaseerd op artikel
6 lid 1, onderdeel a, van de AVG (toestemming van de betrokkene).56 Daarbij zal vanzelfsprekend moeten worden voldaan aan de eisen die de AVG verder
stelt, zoals passende beveiliging, gegevensminimalisatie en – indien van toepassing
– het voldoen aan de eisen die gelden voor doorgifte van gegevens naar derde landen
(zie artikel 44 e.v. AVG). Het gegevensbeschermingsrechtelijke regime wordt door dit
wetsvoorstel niet veranderd; alleen het civielrechtelijk kader voor het houden van
een vergadering en voor de daarvoor vereiste oproeping wordt aangepast.
5. Financiële gevolgen en regeldrukeffecten
5.1 Financiële gevolgen
Er zijn naar verwachting geen gevolgen voor de rijksbegroting.
5.2 Regeldruk
5.2.1. Inleiding
Regeldrukeffecten zijn de investeringen en inspanningen die bedrijven, burgers of
professionals moeten verrichten om zich aan wet- en regelgeving van de rijksoverheid
te houden. Regeldrukeffecten zijn regeldrukkosten en ervaren regeldruk. Bij ervaren
regeldruk gaat het om meer kwalitatieve aspecten als ervaren nut, werkbaarheid en
proportionaliteit die niet kunnen worden berekend. Hierop is in de vorige paragrafen
van het algemene gedeelte van de toelichting ingegaan.
Regeldrukkosten zijn alle investeringen en inspanningen – uitgezonderd financiële
lasten – die bedrijven, burgers of professionals moeten doen en verrichten om te voldoen
aan verplichtingen uit wet- en regelgeving. Het gaat hierbij om kosten die voortvloeien
uit informatieverplichtingen en inhoudelijke verplichtingen, waaronder toezicht gerelateerde
verplichtingen op basis van wet- en regelgeving. Regeldrukkosten bestaan uit structurele
en/of eenmalige regeldrukkosten. Structurele regeldrukkosten zijn de periodiek terugkerende
tijdsbestedingen en kosten van bedrijven, burgers of professionals en moeten als zodanig
worden gekwantificeerd (uitgedrukt in euro’s). Eenmalige regeldrukkosten zijn kosten
die bedrijven, burgers of professionals eenmalig moeten maken om aanpassingen te (laten)
doen als gevolg van nieuwe of gewijzigde regelgeving.
Er is een bestaande wettelijke verplichting om in ieder geval jaarlijks eenmaal te
vergaderen, in de vorm van een algemene ledenvergadering of algemene vergadering van
aandeelhouders. Naar verwachting zal voor de meeste rechtspersonen een digitale vergadering
leiden tot minder kosten, zoals verminderde reistijd, uitgespaarde zaalhuur of catering.
Een deel van deze kostenvermindering is niet uit te drukken in een regeldrukberekening
omdat onvoldoende informatie beschikbaar is voor een schatting of de uit te sparen
kosten niet vallen onder de definitie van regeldruk.57 In een aantal gevallen, namelijk bij rechtspersonen met veel deelnemers aan de vergadering
of beursvennootschappen, zouden mogelijk extra kosten gemaakt kunnen worden, omdat
een gespecialiseerd bedrijf wordt ingeschakeld om een (grote) vergadering digitaal
te organiseren. De meeste rechtspersonen zullen echter een relatief beperkt aantal
deelnemers hebben, waardoor bestaande (gratis) videoapplicaties gebruikt kunnen worden.
Op dit punt worden daarom grosso modo geen extra kosten verwacht. Navraag bij belangenorganisaties
leverde op dat – afhankelijk van de mate van ondersteuning – digitaal vergaderen kosten
kan besparen in termen van reistijd, reiskosten, zaalhuur en catering. Deze besparingen
zijn – waar vallend binnen de definitie van nalevingskosten – al meegenomen in de
kostenberekening.58 De informatieverplichting om aan te geven via welk elektronisch communicatiemiddel
kan worden deelgenomen aan een digitale vergadering is het equivalent van de al bestaande
verplichting om aan te geven op welke plaats fysiek vergaderd wordt. In de praktijk
wordt overigens daarbij ook aangegeven hoe precies kan worden ingelogd. Op dit punt
worden geen extra regeldrukkosten verwacht. Uiteindelijk kunnen rechtspersonen zelf
de afweging maken of de kosten die voor hen samenhangen met een volledig digitale
vergadering voor hen opwegen tegen de voordelen van zo’n vergadering. Er geldt als
gezegd geen verplichting voor rechtspersonen om een digitale vergadering aan te bieden.
De grootste (en kwantificeerbare) afname van regeldrukkosten door digitaal vergaderen
zit voor deelnemers aan de digitale vergadering in het besparen van reistijd. Die
(structurele) besparing zal hieronder worden gekwantificeerd en wordt uitgesplitst
per groep rechtspersonen. Voor het invoeren van een digitale vergadering zullen eenmalig
kosten moeten worden gemaakt voor de groep rechtspersonen (BV, NV, coöperatie, onderlinge
waarborgmaatschappij, Europese coöperatieve vennootschap) waarvoor statutenwijziging
nodig is. Voor de andere groep (verenigingen, VvE’s) is geen statutenwijziging nodig
en zullen geen kosten worden gemaakt. Verder zit een afname van regeldrukkosten in
de vereenvoudigde manier om digitaal (bijvoorbeeld per e-mail) deelnemers aan de vergadering
op te roepen, die geldt voor alle rechtspersonen. Tot slot geldt voor specifiek niet-beursgenoteerde
NV’s dat zij – naast publicatie van een oproep in een landelijk dagblad – voortaan
ook mogen kiezen om een bericht op de website van de vennootschap te plaatsen.
5.2.2. Berekening geschatte regeldrukkosten
Bij de berekening van de geschatte regeldrukkosten wordt uitgegaan van de tarieven
van de handleiding meting regeldruk.59 Aannames zijn gedaan op basis van inschattingen. Voorts zij benadrukt dat in geen
geval sprake is van een wettelijke verplichting voor rechtspersonen tot het aanbieden
van een digitale vergadering. Het is aan rechtspersonen zelf om te beslissen of zij
van de nieuwe wettelijke faciliteiten gebruik wensen te maken en of zij de daarmee
in dat geval gemoeide kosten proportioneel achten.
Er is behoefte aan de mogelijkheid om digitaal te vergaderen. Uit een recent overzicht
van vergaderingen van Nederlandse beursvennootschappen komt naar voren dat de vergaderingen
in 2022 in 15% van de gevallen geheel digitaal zijn gehouden, op basis van de Tijdelijke
wet COVID-19.60 Dit percentage wordt, bij gebrek aan ander cijfermateriaal, voor alle rechtspersonen
als uitgangspunt genomen en naar beneden bijgesteld voor de rechtspersonen waarvoor
voor digitaal vergaderen een statutenwijziging nodig is (naar 5%) en voor andere rechtspersonen
waarvoor een machtiging van de vergadering nodig is (naar 10%).61
I. Het gaat bij de eerste groep, de BV, NV, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij
en Europese coöperatieve vennootschap, om ongeveer 1.050.000 rechtspersonen. 62
Geschat wordt dat het in totaal vijf uur kost om de statuten te wijzigen (met inbegrip
van inzet van de notaris), waarbij naar schatting 5% van het aantal rechtspersonen
dit zal doen, tegen tarief van een hoogopgeleide medewerker van 54 euro per uur. Dit
(52.500 * 54 * 5) leidt tot eenmalige kosten van € 14.175.000.
Wanneer ditzelfde aantal bedrijven jaarlijks gemiddeld eenmaal digitaal vergaderen,
scheelt dit naar schatting per vergadering, uitgaande van gemiddeld 10 deelnemers,
ongeveer een uur per deelnemer aan reistijd, per jaar. Er wordt uitgegaan van een
tarief van 34 euro (tarief middelbaar opgeleide persoon). Dit (52.500 * 10 * 34) leidt
dus per jaar tot € 17.850.000 minder regeldrukkosten. De voorbereiding en de duur
van de vergadering zal naar verwachting gelijk blijven qua tijd en kosten.
Bij deze groep gaat het dus om eenmalige kosten van € 14.175.000. Tegelijk wordt naar
verwachting een structurele afname van regeldrukkosten van € 17.850.000 gerealiseerd.
II. Het gaat bij de tweede groep, verenigingen en VvE’s, om ongeveer 250.000 rechtspersonen.63
In dit geval is een machtiging van de algemene vergadering vereist. Dit kan in de
jaarlijks te houden vergadering worden behandeld, als onderdeel van de te bespreken
beslispunten. Dit levert geen extra kosten op. Verwacht wordt dat 10% van het aantal
verenigingen en VvE’s hiervan gebruik zal maken. Wanneer er jaarlijks eenmaal digitaal
wordt vergaderd, scheelt dit naar schatting per vergadering, uitgaande van gemiddeld
10 deelnemers, een tarief van 34 euro (tarief middelbaar opgeleide persoon) ongeveer
een uur per deelnemer aan reistijd, per jaar. Dit (25.000 * 10 * 34) leidt dus per
jaar tot 8.500.000 per jaar minder regeldrukkosten.
Bij deze groep gaat het dus om structurele afname van regeldrukkosten van € 8.500.000.
III. Voor zowel groep I als groep II geldt het volgende. Het gaat hier in totaal om ongeveer
1.300.000 rechtspersonen.
De regeling omtrent oproeping wordt aangepast. Dat zorgt naar verwachting voor een
kleine afname van de regeldrukkosten voor beide groepen rechtspersonen. Uitgegaan
wordt van ongeveer 10% van de rechtspersonen die hier (t.o.v. de huidige situatie)
extra gebruik van zal maken. Naar verwachting scheelt dit, bij gemiddeld 10 deelnemers,
ongeveer 1 minuut per deelnemer aan kosten om op te roepen, tegen een tarief van 39
euro administratief personeel. Dit (130.000 * 10 * 39 * 1/60) leidt tot afgerond € 845.000
per jaar minder regeldrukkosten.
Bij beide groepen rechtspersonen gaat het dus om structurele afname van regeldrukkosten
van € 845.000.
IV. Het gaat bij niet-beursgenoteerde NV’s om ongeveer 5.000 rechtspersonen. Zij krijgen
te maken met minder kosten in verband met de mogelijkheid om in plaats van publicatie
van een oproep in een landelijk dagblad een bericht op hun website te plaatsen.
Voor specifiek niet-beursgenoteerde NV’s geldt dat de zij – naast publicatie van een
oproep in een landelijk dagblad – voortaan ook mogen kiezen om een bericht op de website
van de vennootschap te plaatsen. Aangenomen wordt dat de helft van alle NV’s hiervan
gebruik zal maken, dat zij al een website hebben waarop zij kunnen publiceren en dat
de inspanningen om het bericht voor de website op te maken ongeveer gelijk zijn aan
het opmaken en insturen van een advertentie voor de krant. Aan plaatsing voor een
oproepadvertentie zijn kosten verbonden. De precieze kosten zijn afhankelijk van welke
krant wordt gekozen, en welk bereik deze krant heeft. Op basis van de geldende tarieven
wordt uitgegaan van ongeveer € 750,–. Uitgaande van ongeveer 5.000 NV’s die hiermee
te maken hebben, wordt jaarlijks 2.500*€ 750 = € 1.875.000 bespaard.
Bij niet-beursgenoteerde NV’s gaat het dus om een aanvullende structurele afname van
regeldrukkosten van € 1.875.000.
Samenvatting
Samengevat leidt de regeling tot:
– eenmalige regeldrukkosten van € 14.175.000;
– structurele afname van regeldrukkosten van in totaal € 17.850.000 + € 8.500.000 +
€ 845.000 + € 1.875.000 = € 29.070.000.
In de consultatie is aan belangenorganisaties gevraagd om te reageren op de aannames
in deze paragraaf, in het bijzonder ten aanzien van de ingeschatte behoefte om digitaal
te vergaderen, het aantal deelnemers van de AVA, en eventuele meer-of minderkosten
bij digitaal vergaderen. Aan de hand van de reacties is, waar nodig, de berekening
bijgesteld. Verder is deze paragraaf voorgelegd aan het Adviescollege Toetsing Regeldruk
(ATR).
6. Advies en consultatie64
6.1 Ambtelijk voorbereidingstraject
Op 25 februari 2021 is tijdens een informele expertbijeenkomst, gehouden in het kader
van de aangekondigde modernisering NV-recht, onder meer gesproken over de noodzaak
om tot een bestendige regeling te komen van een volledig digitale aandeelhoudersvergadering.65 Aan deze bijeenkomst hebben zowel wetenschappers als de belangenorganisaties VNO-NCW,
Eumedion, Vereniging van Effectenbezitters (VEB) en Vereniging Effecten Uitgevende
Ondernemingen (VEUO) deelgenomen. Deze bijeenkomst heeft geresulteerd in een verslag
van 30 maart 2021.66 Hieruit komt naar voren dat er een bestendige wettelijke regeling moet komen voor
een uitsluitend digitale algemene vergadering en dat dit voor alle rechtspersonen
moet gelden. Volgens de expertgroep is het vormgeven van een wettelijke regeling urgent,
in lijn met de voortschrijdende digitalisering en voorziet het in een grote behoefte
in de praktijk. De expertgroep heeft verder opgemerkt dat de regeling een facultatief
karakter dient te hebben, ervoor moet zorgen dat de digitale vergadering een afspiegeling
is van de fysieke vergadering en voldoet aan dezelfde randvoorwaarden. Op 15 oktober
2021 heeft een tweede expertbijeenkomst plaatsgevonden, waarin nader is gesproken
over de vormgeving van een wettelijke regeling voor een uitsluitend digitale vergadering.67 Daarnaast hebben gesprekken plaatsgevonden met belangenorganisaties op het gebied
van VvE’s, verenigingen en coöperaties.
Uit de expertbijeenkomsten en gesprekken met belangenorganisaties blijkt dat er onder
stakeholders brede steun is voor de invoering van de mogelijkheid van een volledig
digitale algemene vergadering en verruiming van de mogelijkheid van digitale oproeping.
Uit de hoek van aandeelhouders van beursgenoteerde ondernemingen zijn echter ook kritische
geluiden gekomen. De VEB meent dat een volledig digitale vergadering alleen toelaatbaar
is in noodsituaties, omdat een adequate afspiegeling van de fysieke vergadering in
een digitale vergadering niet mogelijk is. Eumedion ziet ook buiten noodsituaties
ruimte voor digitaal vergaderen, maar onderstreept het belang van goede waarborgen
(statutaire verankering, uitwerking in een door de algemene vergadering vastgesteld
reglement of protocol). Verder is kritiek geuit dat de interactie tussen bestuur en
aandeelhouders te wensen overlaat.68 Hiermee is rekening gehouden door voor de BV/NV statutaire verankering voor te schrijven
als voorwaarde voor de digitale algemene vergadering. Verder is als voorwaarde in
de wet opgenomen dat deelname langs een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel
mogelijk moet zijn. Doel hiervan is om qua interactie het digitaal vergaderen het
fysiek vergaderen zoveel mogelijk te laten benaderen, met live participatie van aandeelhouders.
Het is vervolgens aan de rechtspersoon om de digitale vergadering nader vorm te geven
en uit te werken in de statuten, reglementen of protocollen die hiervoor opgesteld
kunnen worden. Dat biedt de ruimte aan de rechtspersoon om zelf een wijze van digitaal
vergaderen te kiezen die past bij de rechtspersoon en de daarbij betrokkenen, zoals
aandeelhouders.
Voorafgaand aan de internetconsultatie is over het voorontwerp gesproken met de Commissie
vennootschapsrecht. Met de technische opmerkingen is waar nodig rekening gehouden.
6.2 Internetconsultatie en adviezen
De regeling is van 10 december 2022 tot 7 februari 2023 geconsulteerd via internetconsultatie.nl
Tevens is een aantal organisaties aangeschreven met verzoek om een reactie of advies.
Er zijn via internetconsultatie.nl 399 reacties binnengekomen, van zowel particulieren
als (belangen-)organisaties. Van deze reacties zijn 316 reacties openbaar. Er waren
de nodige instemmende reacties, maar ook veel afwijzende reacties. Argumenten die
veelal gebruikt waren ter ondersteuning lagen in de verbeterde efficiëntie van besluitvorming,
vergroting van participatiemogelijkheden van leden, en kostenbesparing. Tegenargumenten
waren de vrees voor het gebrek aan interactie, het belang van persoonlijk contact
en beperking van mogelijkheden voor aandeelhouders om te spreken en (andere) risico’s
die samenhangen met digitaal vergaderen. De hybride vergadering werd soms als interessant
alternatief genoemd, omdat dit het beste van beide werelden (digitale en fysieke vergadering)
zou combineren en de keuze om al dan niet fysiek aanwezig te zijn bij de algemene
vergadering bij de deelnemer blijft en niet bij het bestuur.
Een deel van de reacties is afkomstig vanuit VvE’s. Daaruit blijkt dat de meerderheid
zich kan vinden in het voorstel en de gegeven argumentatie om voortaan digitaal te
kunnen vergaderen. Een minderheid gaf aan de voorkeur te geven aan fysieke vergaderingen.
Vanuit belangenverenigingen VvE-belang en Vastgoed Management Nederland is steun verleend
aan de mogelijkheid voor digitaal vergaderen en digitaal stemmen. Ook Vereniging Eigen
Huis is positief, maar vraagt aandacht voor de positie van personen die digitaal minder
vaardig zijn.
Vanuit de hoek van aandeelhouders is overwegend kritisch gereageerd. De VEB heeft
in de context van beursvennootschappen aangegeven tegen het invoeren van uitsluitend
digitaal vergaderen te zijn en een sterke voorkeur te hebben voor hybride vergaderen,
dus met fysieke aanwezigheid. Zo men al ingrijpende besluiten wenst te nemen, vergen
deze een versterkte meerderheid. De ervaringen met virtueel vergaderen tijdens de
COVID-19 pandemie zijn voor de VEB negatief. De interactie komt onvoldoende uit de
verf en de corporate governance zou worden geschaad. In plaats hiervan stelt VEB voor
om in te zetten op de hybride vergadering. Een aanzienlijk aantal reacties is ingezonden
door individuele burgers die naar voren hebben gebracht dat zij tegen een (verplichte)
digitale vergadering zijn, omdat naar hun beleving de digitale vergadering vanwege
onder meer de beperkte interactie inferieur is aan de fysieke vergadering.69 VNO-NCW meent daarentegen dat het wetsvoorstel een wettelijke regeling zou moeten
bevatten die het digitaal vergaderen regelt. Het zou niet aan de statuten van ondernemingen
moeten worden overgelaten, omdat dit naar verwachting tot onvoldoende mogelijkheden
leidt om digitaal te vergaderen. Desnoods zouden een aantal (ingrijpende) besluiten
wel alleen op een fysieke vergadering kunnen worden genomen. Ook vanuit de VEUO wordt
een voorkeur uitgesproken om in de wet de mogelijkheid tot digitaal vergaderen op
te nemen. Stichting EUMEDION, die grote en institutionele beleggers vertegenwoordigd,
geeft aan zowel positieve als negatieve ervaringen te hebben met digitaal vergaderen
tijdens de COVID-19 pandemie. EUMEDION kan instemmen met de eis van statutaire verankering,
maar geeft aan een regeling te wensen voor noodsituaties.
De Commissie vennootschapsrecht adviseert (zie ook hieronder)- in het licht van de
voortschrijdende digitalisering – om te voorzien in een wettelijke regeling die de
digitale vergadering faciliteert, zonder noodzaak tot wijziging van de statuten (statutaire
verankering).
Het is duidelijk dat het voorstel met name bij de regeling t.a.v. (beurs)vennootschappen
veel verschillende, vaak tegengestelde, reacties oproept. Daarbij speelt begrijpelijkerwijs
een rol vanuit welk perspectief (aandeelhouder of bestuur) de regeling wordt bekeken.
Uiteindelijk is het wetsvoorstel in de kern niet gewijzigd: het is en blijft met dit
wetsvoorstel aan de rechtspersoon zelf om de wijze van vergadering te kiezen. Dat
is het meest passend, want dit laat de keuze en belangenafweging aan de rechtspersoon
en de daarbij betrokkenen. Verder is dit het minst ingrijpend in de organisatie van
de rechtspersoon en doet deze keuze ook het beste recht aan de verschillende opvattingen
die er in het maatschappelijk middenveld leven. Tot slot sluit deze keuze ook het
beste aan bij de wet zoals deze thans luidt en functioneert. Afhankelijk van de rechtspersoon
en de geldende statuten, is met dit wetsvoorstel een (gekwalificeerde) meerderheid
beslissend voor de vraag of digitaal wordt vergaderd of niet en zo ja, welke variant.
Wordt besloten tot het houden van een digitale vergadering, dan bevat het wetsvoorstel
ook waarborgen, door als uitgangspunt te hanteren dat een statutaire grondslag is
vereist voor uitsluitend digitaal vergaderen. Bij VvE’s en verenigingen volstaat in
verband met de kosten voor statutenwijziging een machtiging van de algemene vergadering.
Bij BV’s, NV’s en andere commerciële rechtspersonen mag verwacht worden dat de kosten
voor statutenwijziging geen onoverkomelijk probleem zijn en is een uitzondering niet
nodig. Verder zijn de eisen voor zowel hybride als volledig digitaal vergaderen ten
opzichte van de huidige situatie als de situatie die gold onder de Tijdelijke wet
COVID-19 JenV aangescherpt, met als doel een zo goed mogelijke interactie gedurende
de vergadering te faciliteren. Wel is in de toelichting verduidelijkt dat bij een
(digitale) aandeelhoudersvergadering sprake moet kunnen zijn van volwaardige participatie.
Dat wil zeggen dat aandeelhouders een redelijke kans krijgen om vragen te stellen
en dat het bestuur hier naar beste weten op moet antwoorden. Bij een (digitale) vergadering
waar aandeelhouders stelselmatig worden genegeerd of vragen structureel niet worden
beantwoord, kan sprake zijn van schending van de inlichtingenplicht jegens aandeelhouders
of schending van de jegens elkander in acht te nemen redelijkheid en billijkheid.
Een aanbeveling vanuit EUMEDION om verder te verduidelijken dat rechtstreeks moet
kunnen worden deelgenomen aan vergaderingen is overgenomen. Dit moet inderdaad mogelijk
zijn. Indien een aandeelhouder het woord krijgt in een digitale vergadering, moet
deze de mogelijkheid hebben om iedereen rechtstreeks te adresseren. Verder is ook
aandacht besteed aan de opmerking van Vereniging Eigen Huis, om aandacht te besteden
aan de positie van personen die digitaal minder vaardig zijn (zie ook hieronder, bij
het advies van de ATR). Tot slot is naar aanleiding van een opmerking van VNO-NCW
en De Brauw aan het wetsvoorstel toegevoegd dat de mogelijkheid voor niet-beursgenoteerde
NV’s om via een landelijk dagblad op te roepen, blijft bestaan. Dat biedt uitkomst
voor deze vennootschappen die niet beschikken over een website.
Advies vanuit de rechtspraak
De Raad voor de rechtspraak heeft op 2 februari 2023 (positief) advies uitgebracht.
Er waren geen inhoudelijke opmerkingen, noch werklastgevolgen voor de rechterlijke
macht. De Nederlandse Vereniging voor Rechtspraak (NVVR) heeft afgezien van advies.
Advies ATR
Het Adviescollege Toetsing Regeldruk (ATR) heeft op 19 januari 2023 positief geadviseerd
over het voorstel. Het college geeft hierin mee om te bezien hoe om te gaan met personen
die minder digitaal vaardig zijn en hoe een achteruitgang van een positie van leden
of aandeelhouders kan worden voorkomen. Het college adviseert verder om te bekijken
of de regeldruk verder in kaart kan worden gebracht, in het bijzonder door te onderzoeken
welke kosten er voortvloeien uit fysieke vergaderingen dan wel digitale vergaderingen.
Verder adviseert het college om na te gaan welke kosten er bespaard worden door het
schrappen van het vereiste voor niet-beursgenoteerde NV’s om de AVA in een landelijk
dagblad aan te kondigen. Naar aanleiding van het advies van de ATR is contact gezocht
met verschillende belangenorganisaties om een inschatting te geven van de kosten die
gemoeid zijn met digitaal dan wel fysiek vergaderen. Hieruit is naar voren gekomen
dat geen (voldoende representatieve) inschatting kan worden gegeven van de kosten.
Voor de kosten van NV’s voor de oproep in een landelijk dagblad kon wel een inschatting
worden gegeven. De toelichting is langs deze lijnen aangevuld. Tevens is verduidelijkt
dat degene die de vergadering bijeenroept een inspanningsverplichting heeft om indien
hem bekend is dat er leden dan wel aandeelhouders zijn die niet of in mindere mate
beschikken over digitale vaardigheden, deze alsnog in staat te stellen daadwerkelijk
deel te nemen aan een vergadering. Dit kan er bijvoorbeeld uit bestaan door duidelijke
instructies voor deelname te geven, hierbij verdergaande hulp te verlenen of bijvoorbeeld
te faciliteren dat een lid fysiek bij iemand anders de vergadering digitaal kan bijwonen.
Naar aanleiding van het advies van de Raad van State is dit aandachtspunt ook belicht
in de passage in de toelichting over het besluit of een rechtspersoon wil overgaan
op digitaal vergaderen en zo ja, onder welke voorwaarden (zie paragraaf 3.2.1).
Technische aanpassingen
Verduidelijkt is naar aanleiding van enkele reacties dat de rechtspersoon een oproeping
langs elektronische weg (bijvoorbeeld een e-mail) kan sturen aan het e-mailadres dat
de rechtspersoon bekend is.70 De zin dat dit adres «met dat doel» moet zijn gegeven, komt te vervallen. Het is
immers in het huidige tijdsgewricht veel gebruikelijker dan in 2006 om langs elektronische
weg een oproep te ontvangen. Naar aanleiding van enkele reacties is het voorstel op
enkele technische punten verduidelijkt.71 Dit heeft geleid tot wijzigingen in artikel I, onderdelen B, D, F, G, I, J en K en
enkele passages in de toelichting. Zo is onder meer verduidelijkt dat het mogelijk
is voor vennootschappen om in de statuten te bepalen dat voortaan alleen digitaal
en niet meer fysiek wordt vergaderd. Bovendien zijn technische aanpassingen opgenomen
in de Wft (in artikel III).
Overige opmerkingen
Voor zover er suggesties zijn gedaan die de strekking van het voorstel te buiten gaan,
zijn deze niet overgenomen.72 Deze zullen zo nodig opnieuw in het kader van de modernisering van het NV-recht worden
bekeken.
Advies Commissie vennootschapsrecht
De Commissie vennootschapsrecht heeft op 13 juni 2023 advies uitgebracht. Kern van
het advies van de Commissie is om de statutaire verankering te heroverwegen. Het gaat
volgens de Commissie om een niet ingrijpend besluit voor rechtspersonen, waarbij het
wetsvoorstel bovendien voorziet in betekenisvolle randvoorwaarden. De Commissie acht
het in de huidige tijd met het oog op de voortschrijdende digitalisering in de samenleving
passend dat een volledig of gedeeltelijk digitale vergadering wettelijk mogelijk wordt
gemaakt, zonder statutenwijziging. Dan is ook geen aparte noodvoorziening nodig, zoals
in de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid was voorzien.
De Commissie adviseert verder om:
• in de toelichting een aanknopingspunt op te nemen ten behoeve van de toepassing van
(niet-vennootschapsrechtelijke) wet-en regelgeving;
• verdere guidance te geven over de aankondiging van een algemene vergadering op een
website;
• modernisering te overwegen van elders in Boek 2 BW opgenomen bepalingen ten aanzien
van publicatie in een landelijk dagblad;
• evaluatie van de wet op relatief korte termijn te overwegen, bijvoorbeeld na drie
jaar; en
• te voorzien in overgangsrecht, strekkende tot het geldig kunnen maken van besluiten
in een digitale vergadering zijn genomen die voor inwerkingtreding van deze wet zijn
genomen.
Aan het advies van de Commissie is opvolging gegeven, door aanpassing van de toelichting
en toevoeging van overgangsbepalingen. Ook de suggestie om te voorzien in een evaluatie
is opgenomen, waarbij overeenkomstig Aanwijzing 5.58 van de Aanwijzingen voor de regelgeving
is gekozen voor de reguliere termijn van vijf jaar. Bij een termijn van minder dan
vijf jaar is er namelijk een risico dat deze termijn mogelijk te kort is voor een
evaluatie, omdat er dan nog weinig ervaring met de wet in de praktijk zal zijn opgedaan.
Tot slot zal in het kader van het bredere traject van de modernisering van het ondernemingsrecht
worden gekeken of het nodig is om ook elders binnen Boek 2 BW te kijken of het vereiste
van publicatie in een landelijk dagblad kan worden gemoderniseerd.
7. Overgangsrecht en inwerkingtreding
Er wordt voorzien in overgangsrecht om de overgang van het huidige naar het nieuwe
recht voor rechtspersonen te versoepelen. Onder huidig recht wordt verstaan: de op
het moment van inwerkingtreding bestaande regels op grond van Boeken 2 en 5 van het
Burgerlijk Wetboek. Doel van het overgangsrecht is om duidelijkheid te bieden en om
nalevingskosten als gevolg van deze wetswijziging zoveel mogelijk te beperken.
Nieuw is dat de oproeping voortaan standaard de procedure voor deelname aan de algemene
vergadering en het uitoefenen van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel
moet vermelden. Daarom wordt bepaald dat een oproep gedaan voor de inwerkingtreding
van de wet geldig blijft indien deze oproep destijds voldeed aan de wettelijke eisen.
Ook de eisen voor de hybride vergadering worden door dit wetsvoorstel iets aangescherpt,
doordat de eis wordt gesteld dat een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel wordt
gebruikt. Om rechtspersonen de mogelijkheid te geven hun statuten aan te passen, blijft
het nog tot een jaar na inwerkingtreding van de wet mogelijk om overeenkomstig de
huidige regeling te vergaderen.
Ten derde wordt erin voorzien dat verwijzingen naar wettelijke bepalingen, voor zover
deze thans wijzigen, gelden als verwijzingen naar de nieuwe bepalingen. Dit voorkomt
dat een rechtspersoon louter om de statuten formeel in overeenstemming met de wet
te brengen, een gang naar de notaris moet maken. Tot slot is voorzien in een overgangsregel
voor de vereniging en VvE’s die erin voorziet dat eventuele in de statuten gestelde
voorwaarden voor de «hybride» vergadering ook van toepassing zijn op de vergadering
die uitsluitend langs elektronische weg wordt gehouden, tenzij dat niet in overeenstemming
zou zijn met de strekking van de bepaling. Doel van deze regel is te voorkomen dat
een vereniging en een vereniging van eigenaars die al iets hebben opgenomen over de
hybride vergadering vanwege de wetswijziging naar de notaris moeten om hun statuten
te laten wijzigen, in het bijzonder wanneer zij dezelfde regels van toepassing willen
verklaren op de uitsluitend langs elektronische weg te houden vergadering.
Er wordt rekening gehouden met het vervallen van paragraaf 4 van de Tijdelijke wet
Justitie en Veiligheid COVID-19 waarin een regeling was opgenomen voor digitaal vergaderen
tijdens de COVID-19 pandemie. Specifiek is geregeld dat rechtspersonen besluitvorming
kunnen bekrachtigen indien zij onverhoopt na het vervallen van paragraaf 4 van deze
Tijdelijke wet op 1 februari 2023, alsnog overeenkomstig de regeling van de Tijdelijke
wet hebben vergaderd.
Bij de inwerkingtreding zullen de vaste verandermomenten (1 januari en 1 juli van
een kalenderjaar) zoveel mogelijk in acht worden genomen.
Artikelsgewijze toelichting
ARTIKEL I (wijzigingen in Boek 2 BW)
Onderdeel A (vereniging)
Artikel 38,
Zesde lid
Dit onderdeel introduceert de mogelijkheid voor verenigingen om te bepalen dat een
vergadering tevens (hybride vergadering) of uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk is (volledige digitale vergadering). Er is voor
gekozen om de volledig digitale vergadering op laagdrempelige wijze, zonder noodzaak
tot statutenwijziging, mogelijk te maken voor verenigingen. Uitgangspunt is voortaan
dat de algemene vergadering een machtiging kan verlenen om hybride of volledig digitaal
te vergaderen aan degene die bevoegd is de algemene vergadering bijeen te roepen.
Op deze wijze is inspraak van de leden geborgd. In de praktijk is het bestuur vaak
het orgaan dat de vergadering bijeenroept. De machtiging kan praktisch gezien in een
voorafgaande vergadering worden verleend, voor bepaalde of, onbepaalde tijd en/of
voor een of meerdere opvolgende vergadering(en). Denkbaar is ook dat in de machtiging
– of in een reglement dat naar aanleiding van de machtiging wordt vastgesteld – onderscheid
wordt gemaakt tussen bepaalde besluiten die al dan niet in een digitale vergadering
aan bod kunnen komen. Denk bijvoorbeeld aan de keuze om met betrekking tot besluiten
die personen raken – zoals ontzetting (artikel 38 leden 3 en 4) – altijd in een volledig
fysieke vergadering te behandelen.
Verenigingen die geen behoefte hebben aan digitaal vergaderen, hoeven van deze mogelijkheid
geen gebruik te maken. Zij kunnen voorts in hun statuten bepalen dat digitaal vergaderen
niet mogelijk is of hieraan bepaalde voorwaarden verbinden, zoals toestemming van
de algemene vergadering met een bepaalde gekwalificeerde meerderheid. Verenigingen
kunnen ook besluiten om in hun statuten verder te gaan, en bepalen dat vergaderingen
voortaan uitsluitend langs elektronische weg worden gehouden.
In de praktijk zal uit de oproeping blijken of een vereniging kiest voor een fysieke,
hybride of volledig digitale vergadering – en daarmee welke wettelijke eisen voor
oproeping en vorm van de vergadering gelden.
Gekozen is voor de termen «Tenzij de statuten anders bepalen» omdat dit het beste
past in het systeem van Boek 2 BW. Uit de statutaire bepaling zelf moet voldoende
duidelijk blijken dat er wordt afgeweken van de wettelijk gecreëerde mogelijkheid
om bij machtiging een vergadering langs uitsluitend elektronisch weg bijeen te roepen.
Denk aan het verwijzen naar de wettelijke terminologie van het uitsluitend of tevens
langs elektronische weg vergaderen of aan termen als «De algemene ledenvergadering
vindt uitsluitend langs fysieke weg plaats» of «Er zal op geen enkele wijze een vergadering
langs elektronische weg plaatsvinden. Een «impliciete afwijking», zoals alleen een
statutaire regeling met betrekking tot fysiek vergaderen of een statutaire regeling
die de fysieke plaats van vergadering aanwijst is niet een «andere bepaling», zoals
hiervoor bedoeld.
Voor de volledigheid wordt vermeld dat de mogelijkheid om in de statuten te bepalen
dat van tevoren op elektronische wijze gestemd kan worden, behouden blijft (zie artikel
38 lid 6; ongewijzigd).
Zoals in het algemeen deel van deze toelichting al is opgemerkt, zal de algemene vergadering
van de vereniging (en van de VvE, op grond van artikel 127 lid 5 van Boek 5 BW), bij
de vraag of volledig digitaal wordt vergaderd en zo ja, onder welke voorwaarden, moeten
bezien of er personen zijn die digitaal minder vaardig zijn en hoe aan hun wensen
tegemoet kan worden gekomen. De achterliggende gedachte is dat van de vereniging en
de daarbij betrokkenen redelijke inspanningen mogen worden verwacht om leden met beperkte
digitale vaardigheden tegemoet te komen. Bij deze afweging kunnen de volgende factoren
van belang zijn:
i) of het om een «vrijwillige» vereniging of een «gedwongen» vereniging van eigenaars
gaat;
ii) het aantal personen dat te maken heeft met beperkte digitale vaardigheden afgezet
tegen het totaal aantal personen dat deel uitmaakt van de algemene vergadering;
iii) de mogelijkheid om via praktische voorzieningen deze leden tegemoet te komen, bijvoorbeeld
door het bieden van praktische ondersteuning;
iv) of en in hoeverre er bezwaren zijn tegen de mogelijkheid om fysieke deelname te openen
voor deze leden, waardoor een uitsluitend digitale vergadering dus een hybride vergadering
wordt.
In het geval van een lokale VvE van 5 personen, waarbij er 2 personen aangeven niet
goed overweg te kunnen met computers, lijkt het niet onredelijk om te voorzien in
praktische hulp of de mogelijkheid om fysiek te participeren. Bij een landelijke vereniging
van 1.000 leden, waarbij 10 personen aangeven moeite te hebben met digitale vaardigheden,
is praktische hulp of de mogelijkheid om bij een ander lid digitaal deel te nemen
aan de vergadering redelijk, maar is het aanbieden van een hybride vergadering – mede
gelet op de daarmee gemoeide kosten van zaalhuur en ICT-middelen – niet nodig.
Zevende lid
Het zevende lid regelt de wettelijke randvoorwaarden waaronder digitaal vergaderd
kan worden, namelijk (i) identificatie van de deelnemers via het elektronisch communicatiemiddel,
(ii) rechtstreekse uitoefening van het stemrecht en (iii) rechtstreekse kennisname
en rechtstreekse deelname via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddelen (zoals
videobelapplicaties). De onder i en ii genoemde vereisten gelden nu al voor de hybride
vergadering en worden ook van toepassing op de volledig digitale vergadering. De onder
iii genoemde eisen betreffen een aanscherping van de huidige voorwaarden voor hybride
vergaderen. Doel hiervan is om zorg te dragen voor volwaardige interactie tussen de
leden, het bestuur en eventuele andere organen van de vereniging tijdens een hybride
of volledig digitale vergadering. Daarnaast bestaat in het negende lid de mogelijkheid
om bij of krachtens de statuten of in de oproeping nog nadere voorwaarden te stellen
over de wijze van vergaderen.
Bij invoering van de mogelijkheid om hybride te vergaderen is al opgemerkt dat het
doel van de wettelijke voorwaarden is om te bereiken dat de aandeelhouder die via
een communicatiemiddel aan de vergadering deelneemt in dezelfde (materieel equivalente)
positie verkeert als de aandeelhouder die fysiek bij de vergadering aanwezig is.73 Bij de vormgeving van de vergadering kan rekening worden gehouden met de omvang en
professionaliteit van de vereniging. Met andere woorden: van een vereniging met veel
leden die landelijk opereert wordt meer verwacht dan een kleine lokale hobby-of sportvereniging.
In aanvulling hierop – en ter handreiking aan de praktijk – wordt nog het volgende
opgemerkt.
(i) identificatie van de deelnemers (via het elektronisch communicatiemiddel)
Als eerste voorwaarde geldt dat degene die toegang heeft tot de vergadering, geïdentificeerd
moet kunnen worden. De concrete invulling zal afhangen van de omstandigheden en verschilt
niet wezenlijk van de fysieke vergadering, waar ook zal worden getoetst of een persoon
die zich aanmeldt toegang heeft tot de vergadering. Bij bijvoorbeeld een kleine vereniging
waarbij het bestuur de leden kent, zal herkenning van de leden op een computerscherm
of scherm van een videosysteem volstaan. Gaat het om een grote(re) vereniging waar
niet iedereen elkaar kent, dan is denkbaar dat een lid eerst inlogt in een soort digitale
lobby, alwaar het lid wordt geïdentificeerd met een ledenpas of een identiteitskaart
en vervolgens wordt toegelaten tot de vergadering. Meer geavanceerde vormen van identificatie
zijn ook mogelijk. Denk aan het gebruiken van een speciale gegenereerde code en een
wachtwoord (zgn. «tweefactorauthentificatie»). Hieraan kunnen nadere voorwaarden worden
gesteld (zie ook het volgend lid).
(ii) rechtstreekse uitoefening van het stemrecht
Degene die naast deelnamegerechtigd ook stemgerechtigd is, zal dit stemrecht via een
elektronisch communicatiemiddel uit moeten kunnen oefenen. Het gaat om het uitbrengen
van een stem ten tijde van de vergadering, zo volgt impliciet uit artikel 2:38, achtste
lid, BW, tenzij statutair is bepaald dat al voorafgaand aan de vergadering een stem
kon worden uitgebracht. Het uitoefenen van het stemrecht tijdens de vergadering hoeft
niet per se via dezelfde applicatie plaats te vinden. Het is bijvoorbeeld mogelijk
dat de algemene vergadering via een videobelsysteem plaatsvindt en de elektronische
stemming via een webformulier. De woorden «rechtstreeks het stemrecht uit kunnen oefenen»
ziet op het kunnen uitoefenen van het stemrecht in technische zin en niet op de vraag
of een betrokkene in juridische zin (dus: op basis van de wet of statuten) stemgerechtigd
is. Indien de statuten van een vereniging bijvoorbeeld hebben bepaald dat het stemrecht
van een onbekwaam lid aan diens vertegenwoordiger toekomt (artikel 2:13, eerste lid,
BW), krijgt dit onbekwaam lid dus niet opeens stemrecht wanneer een elektronische
vergadering wordt gehouden. Indien gebruik is gemaakt van de mogelijkheid om vóór
de vergadering al te stemmen, zal vanzelfsprekend voor dat betrokken lid geen mogelijkheid
bestaan om alsnog het stemrecht uit te brengen. Dat doet geen afbreuk aan het recht
van het lid om alsnog de vergadering bij te wonen.
(iii) via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel rechtstreeks kan kennisnemen
van de verhandelingen ter vergadering alsmede rechtstreeks kan deelnemen aan de beraadslaging
Een belangrijke voorwaarde om te borgen dat er goede interactie kan plaatsvinden in
de vergadering is dat degenen die toegang hebben, rechtstreeks kunnen kennisnemen
van en rechtstreeks deelnemen aan de vergadering. Het gaat het bij een tweezijdig
audiovisueel communicatiemiddel om een communicatiemiddel dat zowel beeld en geluid
doorgeeft. Het gaat bij «rechtstreekse kennisname en rechtstreekse deelname» om het
kunnen zien, horen of andere vergelijkbare vormen van rechtstreekse interactie. Het
moet – om te kunnen spreken van deelname aan de beraadslaging – op zijn minst mogelijk
zijn om opmerkingen te maken of vragen te stellen, uiteraard binnen de kaders van
de goede vergaderorde. Hieruit volgt dat de enkele mogelijkheid van het volgen van
de vergadering via een livestream die via internet wordt uitgezonden, onvoldoende
is. Het aanbieden van een livestream voor geïnteresseerden als extra service bovenop
een fysieke, hybride of volledig digitale vergadering die voldoet aan de wettelijke
eisen, is en blijft uiteraard toegestaan.
Deze formulering laat verder ruimte aan de rechtspersoon om zelf te bepalen hoe aan
deze voorwaarde wordt voldaan. Denkbaar is dat wordt gekozen voor een digitaal videosysteem,
waarbij leden zelf rechtstreeks het woord kunnen nemen. Een variant waarbij een moderator
of de voorzitter van de vergadering het woord toekent aan een lid is ook mogelijk.
Het voorschrift van een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel betekent overigens
niet dat het lid ook met beeld en geluid aanwezig moet zijn tijdens de (gehele) vergadering. Indien het lid liever niet in beeld is gedurende
het volgen van de vergadering, kan hij ervoor kiezen om de camera uit te zetten. Indien
de mogelijkheid wordt geboden om via een live chatfunctie vragen te stellen aan het
bestuur, kan het lid ook daarvoor kiezen in plaats van een vraag te stellen via de
microfoon.
Negende lid
Het negende lid bevat de mogelijkheid om nadere regels te stellen aan het gebruik
van een elektronisch communicatiemiddel. Het wordt aan de vereniging gelaten hoe daartoe
wordt overgegaan. Deze voorwaarden kunnen in de statuten zijn opgenomen, in het huishoudelijk
reglement of bij besluit van het tot het bijeenroepen van de vergadering bevoegde
orgaan.
Deze regels (voorwaarden) kunnen zien op de identificatie van de deelnemer en de betrouwbaarheid
en veiligheid van de communicatie. Denk bijvoorbeeld aan de voorwaarde dat in verband
met de identificatie en veiligheid via een wachtwoord kan worden deelgenomen of –
in aanvulling daarop – met een speciale gegenereerde code («tweefactorauthentificatie»).
Deze voorwaarden moeten in de oproeping zijn opgenomen, tenzij deze voorwaarden in
de statuten zijn opgenomen.74
Tiende lid
Voorliggend lid voorziet in een bericht in de oproeping over de procedure voor deelname
aan de vergadering en het uitoefenen van het stemrecht. Doel is om de leden in staat
te stellen deel te nemen aan de vergadering. Denk hierbij aan welke applicatie wordt
gebruikt voor de vergadering of stemming, welk (virtueel) adres en dergelijke. Zoals
in het algemeen deel van de toelichting is opgenomen, onder 3.2.2., zal onder omstandigheden
degene die de vergadering bijeenroept extra inspanningen moeten getroosten om degenen
die onvoldoende beschikken over digitale vaardigheden of onvoldoende toegang hebben
tot digitale faciliteiten toch te kunnen laten deelnemen aan de vergadering. Het gaat
dan om de situatie dat degene die de vergadering bijeenroept weet dat dergelijke leden
er zijn en behoefte hebben aan bijstand. Deze bijstand kan praktisch zijn, door bijvoorbeeld
het bieden van duidelijke instructies (via een instructievideo of een duidelijke beschrijving),
de mogelijkheid om het communicatiemiddel voor de vergadering te testen of de mogelijkheid
voor leden om bij een ander lid fysiek aanwezig te zijn en deel te nemen aan de vergadering.
Het wordt aan de vereniging gelaten om hier, naar gelang de omstandigheden, specifiek
invulling aan te geven. De verplichting om informatie te geven over de procedure van
deelname, verzet zich op zichzelf niet tegen het tussentijds wijzigen van de «virtuele»
locatie, zoals een andere applicatie of medium waarlangs digitaal wordt vergaderd,
mits de leden daarvan tijdig en op passende wijze, zoals per individueel bericht,
nieuwsbrief of duidelijk bericht op de website, op de hoogte worden gesteld, zodat
zij daadwerkelijk kunnen deelnemen aan de vergadering.
Onderdeel B
Artikel 41
Vijfde lid
Dit onderdeel voorziet in een wijziging waarmee het instemmingsvereiste voor een lid
of afgevaardigde vervalt om een oproeping voortaan elektronisch te ontvangen. Hiermee
wordt het voor verenigingen eenvoudiger om de leden of afgevaardigden op te roepen
door middel van een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar
bericht. Concreet gaat het om het toezenden van een digitale agenda per e-mail of
als bijlage in een e-mail, in tekstvorm of in een vergelijkbaar formaat. De vereniging
kan dit zenden aan het elektronische adres, bijvoorbeeld een e-mailadres of een ander
soort elektronische berichtenbox, van het lid. Is zo’n elektronisch adres niet bekend,
dan zal alsnog op een andere wijze opgeroepen moeten worden. Het staat verenigingen
uiteraard vrij om alsnog per brief op te roepen.
Onderdeel C
Artikel 53a
Door middel van deze wijziging in artikel 53a worden enkele bepalingen van de vergadering
van verenigingen uitgesloten en die van de BV van overeenkomstige toepassing verklaard.
Daarmee sluit de regeling van de digitale vergadering voor de coöperatie en de onderlinge
waarborgmaatschappij aan bij de regeling die geldt voor de BV en NV. In paragraaf
3.2.1. van het algemene gedeelte van de toelichting is deze keuze nader toegelicht.
Voor de nadere artikelsgewijze toelichting wordt verder naar de toelichting bij onderdelen
E, F, G, J en K verwezen.
Onderdeel D
Artikel 113
Dit onderdeel wijzigt de wijze van oproeping voor de algemene vergadering voor de
NV. Naast een oproep in een landelijk dagblad kan voortaan ook gebruik worden gemaakt
van een langs elektronische weg openbaar gemaakte aankondiging die tot aan de algemene
vergadering rechtstreeks en permanent toegankelijk is. Tevens wordt het eenvoudiger
om de aandeel- of certificaathouder op te roepen via een langs elektronische weg toegezonden
leesbaar en reproduceerbaar bericht.
Tweede lid
Dit voorgestelde onderdeel geeft meer mogelijkheden aan NV’s om een algemene vergadering
aan te kondigen. Hiervoor kan voortaan ook gebruik worden gemaakt van een langs elektronische
weg openbaar gemaakte aankondiging die tot aan de algemene vergadering rechtstreeks
en permanent toegankelijk is. In de praktijk vindt oproeping nu overigens ook al vaak
plaats via de website van de vennootschap, al zal dit op grond van de wet dan ook
steeds nog via een landelijk dagblad moeten geschieden.
Doel van de bepaling is en blijft om degenen die gerechtigd en geïnteresseerd zijn
om de vergadering bij te wonen op de hoogte te stellen. Daarvoor is, naar de huidige
maatschappelijke opvattingen, een aankondiging langs elektronische weg een goed middel.
Het kan dan gaan om een aankondiging per (aangetekende) e-mail en/of bijvoorbeeld
om publicatie op de website van de vennootschap of een ander goed toegankelijke website.
Denk aan een publicatie op de hoofdpagina of op het «investor relations»-gedeelte
van de website. Er zal niet aan de strekking van de bepaling worden voldaan indien
de oproep ergens wordt «weggestopt», bijvoorbeeld door de oproep voor een grote beurs-NV
op de website van een lokaal nieuwsforum te plaatsen. De jurisprudentie die op dit
punt geldt voor oproepingen in landelijke dagbladen, kan naar analogie en het adagium
online = offline ook worden toegepast op bekendmakingen langs elektronische weg.75
Voor vennootschappen die geen website hebben of geen behoefte hebben aan een oproep
met moderne middelen, blijft de mogelijkheid om via een landelijk dagblad op te roepen
behouden. Daarmee worden nalevingskosten voor bedrijven bespaard.
Vierde lid
In het vierde lid vervalt de eis dat de houder van aandelen op naam alsmede de houder
van certificaten van aandelen (die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven)
instemt met een oproeping langs elektronische weg. De vennootschap kan nu gebruik
maken van het adres van de aandeelhouder of certificaathouder dat de vennootschap
bekend is. Het wordt hiermee eenvoudiger om langs elektronische weg, bijvoorbeeld
per e-mail, de verschillende vergadergerechtigden op te roepen voor de algemene vergadering.
Vijfde en zesde lid
Als gevolg van de in de vorige leden opgenomen verruimde en vereenvoudigde mogelijkheden
om langs elektronische weg – hetzij via een website, hetzij via een oproep per e-mail
– op te roepen, ontstaat er een overlap met lid 5. Dit lid kan daarom vervallen. Lid
6 blijft behouden, omdat de richtlijn vennootschapsrecht in artikel 5 dwingend voorschrijft
dat beursvennootschappen een oproep voor een algemene vergadering langs elektronische
weg openbaar maakt. De keuze voor een landelijk dagblad staat voor een beursvennootschap
niet open. Het zesde lid wordt vernummerd tot het vijfde lid.
Onderdeel E (NV)
Artikel 114
In artikel 114, eerste lid, worden drie wijzigingen aangebracht. De bepalingen omtrent
de oproeping worden aangevuld en aangepast aan de mogelijkheid om tevens of uitsluitend
langs elektronische weg een aandeelhoudersvergadering te houden. Doel hiervan is om
deelnemers aan de vergadering op de hoogte te stellen van de wijze waarop zij kunnen
deelnemen aan de vergadering. Dit verlaagt de drempel om deel te nemen aan een vergadering
en gebruik te maken van een eventueel stemrecht.
Onderdeel b wordt aangepast, zodat duidelijk is dat vermeld mag worden dat een vergadering
langs elektronische weg plaatsvindt, in plaats van een fysieke plaats van bijeenkomst
wanneer volledig digitaal of hybride wordt vergaderd. In het verlengde hiervan wordt
in onderdeel c bepaald dat de procedure voor deelname aan de vergadering langs elektronische
weg, alsmede het uitoefenen van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel
moeten worden vermeld. Deze verplichting komt bovenop de bestaande verplichting om
de procedure voor deelname aan de algemene vergadering bij schriftelijke gevolmachtigde
weer te geven.
Men kan denken aan welke applicatie wordt gebruikt of op welke website moet worden
ingelogd. Het is praktisch voorstelbaar dat de oproep een link of verwijzing naar
een website met meer informatie of te downloaden vergaderstukken bevat. Een deel van
deze verplichting, namelijk uitoefening van het stemrecht via een elektronisch communicatiemiddel,
bestond al voor beursgenoteerde NV’s, op grond van onderdeel d. Deze informatie hoeft
alleen te worden verstrekt wanneer de vennootschap op grond van artikel 117a kiest
voor het houden van een vergadering langs elektronische weg of via een elektronisch
communicatiemiddel stemming mogelijk maakt. In aanvulling hierop moeten NV’s informatie
geven over eventueel krachtens statuten gestelde voorwaarden aan het gebruik van het
communicatiemiddel. Gaat het om een beursgenoteerde NV, dan zal deze informatie ook
in de oproeping moeten zijn opgenomen wanneer dergelijke voorwaarden in de statuten
zijn opgenomen (vgl. artikel 2:117a lid 3 in samenhang met artikel 2:114, eerste lid,
onderdeel d, BW).
Indien een volledige of hybride digitale vergadering wordt gehouden, is de informatie
in de oproeping dwingend voorgeschreven. Wordt hier niet aan voldaan, dan kan dit
worden aangemerkt als een gebrekkige oproeping. Een op de vergadering genomen besluit
kan dan, indien aan de overige wettelijke voorwaarden is voldaan, door de rechter
worden vernietigd op grond van artikel 2:15 lid 1, onderdeel a, BW vanwege een schending
van wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen.
Onderdeel F (NV), onderdeel J (BV)
Artikel 116 en artikel 226
In artikel 116 (voor de NV) en artikel 226 (voor de BV) wordt voor de voorgeschreven
plaats van de vergadering verduidelijkt dat dit voorschrift niet geldt indien een
vergadering van de rechtspersoon uitsluitend langs elektronische weg wordt gehouden.
Voor waar voor toepassing van wet-en regelgeving de plaats van vergadering relevant
is, kan de fysieke plaats van de voorzitter worden aangemerkt als plaats van de vergadering.
Als sprake is van een hybride vergadering, vindt een deel van de vergadering fysiek
plaats. In dat geval zal wel aan de wettelijke of statutaire vereiste moeten worden
voldaan dat het fysieke gedeelte van de vergadering op de voorgeschreven plaats van
vergadering plaatsvindt.
Onderdelen G (NV) en K (BV)
Artikel 117a en artikel 227a
Artikel 117a voorziet in de voorgestelde gewijzigde opzet in nadere regels over de
in artikel 117 bedoelde algemene vergadering in elektronische vorm (hybride of volledig
digitaal).
De voorgestelde wijzigingen geven de mogelijkheid voor NV’s en BV’s om in hun statuten
te bepalen dat een algemene vergadering tevens of uitsluitend langs elektronische
weg toegankelijk is. Het is onder het huidige artikel 117a/227a al mogelijk om te
bepalen dat een vergadering tevens langs elektronische weg toegankelijk is. Nieuw
is dat ook mag worden gekozen om uitsluitend langs elektronische weg te vergaderen.
De eisen voor de elektronische vergadering worden, gelet op de ontwikkelingen in de
techniek, aangescherpt en gelijk voor zowel de hybride als volledig digitale vergadering.
Door de voorgestelde wijzigingen in het artikel sluit artikel 117a beter aan op artikel
117 BW. Duidelijker wordt dat de hybride of volledig digitale vergadering in de eerste
plaats moeten voldoen aan artikel 117. Aandeelhouders en andere vergadergerechtigden
moeten dus nog steeds de vergadering in persoon of via een schriftelijk gevolmachtigde
kunnen bijwonen. Daarnaast geldt voor hybride en volledig digitale vergaderingen artikel
117a om te voorzien in aanvullende regels voor aspecten die in de digitale omgeving
bijzondere aandacht nodig hebben, zoals identificatie en participatie van aandeelhouders
en andere vergadergerechtigden. Vanwege de gewijzigde opzet en de daarmee ontstane
overlap met artikel 117, kan een deel van het eerste lid, alsmede het vijfde lid van
artikel 117a vervallen.
De regels over welke informatie te verstrekken in de oproeping zijn voor de BV en
NV iets anders opgezet. Voor de BV is gekozen om de informatie die in de oproeping
moet worden verstrekt over de digitale vergadering in artikel 227a lid 1 op te nemen.
Genoemde opmerkingen in de toelichting over artikel 114 lid 1, onderdeel c gelden
ook voor de BV.
Eerste lid
In het voorgestelde eerste lid wordt voorzien dat in de statuten kan worden bepaald
dat een algemene vergadering kan worden bijeengeroepen die tevens of uitsluitend langs elektronische weg wordt gehouden. Voor regeling in de statuten is gekozen om
te waarborgen dat aandeelhouders inspraak hebben op de te maken keuze. Het staat de
vennootschap vrij om binnen het wettelijk kader in de statuten te kiezen voor alleen
een hybride vergadering, of om in de statuten een regeling op te nemen dat een bepaald
percentage aandeelhouders kan verzoeken dat een uitsluitend elektronisch te houden
vergadering toch fysiek wordt gehouden. Het is op basis van deze bepaling ook mogelijk
om het houden van fysieke vergaderingen in de statuten geheel uit te sluiten. Daarmee
is maatwerk voor vennootschappen mogelijk.
Tot slot: in de voorgestelde wijziging in het eerste lid is de verwijzing naar het
«bijwonen, het woordvoeren en het stemrecht uitoefenen, in persoon of bij schriftelijk
gevolmachtigde» vervallen, omdat dit al uit artikel 2:117, eerste lid, BW volgt.76 Om deze zelfde reden vervalt ook het vijfde lid.
Tweede lid
Het tweede lid geeft voorwaarden waaraan moet worden voldaan om een vergadering tevens
of uitsluitend langs elektronische weg te houden. Het gaat dan om (i) identificatie
van de deelnemers, (ii) uitoefening van het stemrecht en (iii) via een tweezijdig
audiovisueel communicatiemiddel rechtstreeks kennis kunnen nemen van de verhandelingen
ter vergadering en hieraan kunnen deelnemen. Voor een nadere toelichting wordt verwezen
naar hetgeen hierover bij de vereniging al is opgemerkt (toelichting bij artikel 38).
In aanvulling hierop wordt opgemerkt dat de tweede zin in het tweede lid vervalt,
omdat in de eerste zin van het lid al de eis wordt gesteld dat de aandeelhouder kan
deelnemen aan de beraadslaging.
Voor alle duidelijkheid wordt nog ingegaan op de voorwaarden die kunnen worden gesteld
aan het gebruik van een elektronisch communicatiemiddel in de artikelen 117a, derde
lid, (NV) en 227a, derde lid (BV).
Bij de NV (en tevens voor de beurs BV op grond van de schakelbepaling van artikel
2:187 BW) is de bepaling van artikel 2:117a lid 3 ontleend aan artikel 8 lid 2 van
de Aandeelhoudersrichtlijn Daarin is neergelegd dat voorwaarden kunnen worden gesteld
mits deze redelijk en noodzakelijk zijn voor de identificatie van de aandeelhouder
en de betrouwbaarheid en veiligheid van de communicatie. Het doel van de voorwaarde(n)
moet allereerst gelegen zijn in de identificatie van de aandeelhouder of de betrouwbaarheid
en veiligheid van de communicatie. Vervolgens moet de voorwaarde ook noodzakelijk
(proportioneel) zijn om het doel te bereiken.
Bij de niet-beursgenoteerde NV’s/BV’s (en overigens ook bij de vereniging, vereniging
van eigenaars, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij) geldt dat «voorwaarden
[kunnen] worden gesteld aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel.»
Deze laatste formulering geeft iets meer ruimte en flexibiliteit om voorwaarden te
stellen. Het kan gaan om een voorwaarde die een ander doel heeft dan identificatie
van de deelnemer dan wel betrouwbaarheid en veiligheid van de communicatie. Zo kan
in theorie ook een bijdrage worden verlangd aan de extra kosten die de vennootschap
moet maken voor het openstellen van de elektronische weg (zie Kamerstukken II 2004–05, 30 019, nr. 3, p. 7). Wel zal in het algemeen gelden dat de voorwaarde de toegang niet onnodig
mag belemmeren. Er zal sprake moeten zijn van een voorwaarde die in verhouding staat
met het te bereiken doel. Uiteindelijk vinden dergelijke voorwaarden hun begrenzing
in de redelijkheid en billijkheid. In het genoemde voorbeeld voor een bijdrage voor
het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel mag deze kostenbijdrage bijvoorbeeld
niet excessief zijn. Bij de BV, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij kunnen
de voorwaarden bij of krachtens de statuten worden gesteld. Bij de vereniging en vereniging
van eigenaars bestaat er meer ruimte, en kunnen voorwaarden ook in het huishoudelijk
reglement of bij besluit van het bevoegde orgaan worden gesteld.
Onderdeel H
Artikel 187
Dit onderdeel zorgt voor een technische aanpassing in de schakelbepaling, die een
aantal bepalingen voor beursgenoteerde NV’s van toepassing verklaart op beursgenoteerde
BV’s. Zoals bij de implementatie van de Aandeelhoudersrechtenrichtlijn is opgemerkt,
is oproeping via de website van de beursvennootschap de hoofdregel (artikel 113 lid
2). Indien de beursvennootschap over de adressen van haar aandeelhouders beschikt,
kan oproeping ook overeenkomstig artikel 113, derde en vierde lid plaatsvinden.77
Onderdeel I
Artikel 223
Deze wijziging komt overeen met hetgeen in artikel 113, vierde lid, voor NV’s wordt
voorgesteld. Voor de toelichting wordt naar voornoemd artikel verwezen.
ARTIKEL II (wijzigingen in Boek 5 BW)
Artikel 127 van Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek
Dit nieuwe vierde lid in artikel 127 faciliteert dat ook VvE’s gebruik kunnen maken
van de mogelijkheid om een vergadering uitsluitend of tevens langs elektronische weg
te houden. Hiertoe worden de betreffende bepalingen van de vereniging uit Boek 2 van
overeenkomstige toepassing verklaard. Verduidelijkt wordt dat bij reglement (met inbegrip
van modelreglement) kan worden afgeweken van de wettelijke regeling dat de algemene
vergadering degene die bevoegd is de vergadering bijeen te roepen, kan machtigen om
te bepalen dat de algemene vergadering tevens of uitsluitend toegankelijk is langs
elektronische weg.
ARTIKEL III (wijzigingen in de Wft)
De voorgestelde wijzigingen in artikelen 5:25k en 5:25ka verduidelijken in de Wft
de wijze waarop een uitgevende instelling informatie moet geven aan aandeelhouders
over deelname aan een algemene vergadering indien aan deze vergadering langs elektronische
weg kan worden deelgenomen. Daarbij is gekozen voor de termen «of de procedure voor
deelname aan de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel» om zoveel
mogelijk aan te sluiten bij de terminologie van artikel 114 lid 1, onderdeel c van
Boek 2 BW.78
ARTIKEL IV (overgangsrecht)
Voorzien is in regels van overgangsrecht om de invoering van de vergadering die tevens
of uitsluitend langs elektronische weg wordt gehouden soepel te laten verlopen.
Eerste lid
Allereerst is in het eerste lid voorzien in een bepaling die aangeeft dat een oproeping
die voor inwerkingtreding is geschied, geldig blijft, indien is voldaan aan de eisen
die de wet voor inwerkingtreding aan oproeping stelde. Indien een NV bijvoorbeeld
– overeenkomstig de wet zoals deze destijds luidde – en de eigen statuten de oproeping
voor een algemene vergadering in een landelijk dagblad heeft aangekondigd, zal deze
oproeping geldig blijven, ook al treedt de wet tussen het moment van oproeping en
het houden van de algemene vergadering in werking.
Tweede lid
Het voorgestelde lid voorziet in overgangsrecht voor rechtspersonen die onverhoopt
na het vervallen van de mogelijkheid tot digitaal vergaderen onder de Tijdelijke wet
COVID-19 op 1 februari 2023 toch op die manier zijn doorgegaan met digitaal vergaderen.
Uit de door het lid van de Tweede Kamer Nijboer (PvdA) gestelde Kamervragen kan worden
afgeleid dat deze situatie zich in de praktijk kan voordoen bij bijvoorbeeld VvE’s.79 Zoals in de beantwoording van de genoemde vragen is aangegeven, kan dit leiden tot
nietigheid of vernietigbaarheid (artikelen 2:14 en 2:15 BW).
Om de praktijk tegemoet te komen en rechtszekerheid te bieden, kan het aldus ontstane
gebrek (nietigheid of vernietigbaarheid) worden geheeld door de algemene vergadering
het besluit te laten bestendigen. Omwille van de eenvoud is in de wettekst gekozen
voor de term «bekrachtigen», normaalgesproken voorbehouden aan nietige besluiten.
Bekrachtiging van besluiten moet plaatsvinden via de algemene vergadering. Daarbij
geldt uiteraard dat wanneer de statuten een versterkte meerderheid vergen of aanvullende
eisen (zoals bijv. goedkeuring door een bepaald orgaan van de rechtspersoon), aan
deze eisen van versterkte meerderheid of de vereiste goedkeuring voor een bepaald
besluit ook bij de bekrachtiging hieraan moet worden voldaan.
Volledigheidshalve wordt nog opgemerkt dat op deze regeling van overgangsrecht geen
beroep kan worden gedaan indien uit de feiten en omstandigheden zou blijken dat er
willens en wetens in strijd met de wet is gehandeld, bijvoorbeeld met het oogmerk
om de deelname van bepaalde belanghebbenden aan de vergadering te ontmoedigen. Een
dergelijke handelwijze zou in strijd komen met de jegens elkander in acht te nemen
redelijkheid en billijkheid (artikel 2:8 BW). Om dit verder te verzekeren, is naar
model van artikel 81 van de Overgangswet nieuw Burgerlijk Wetboek verder bepaald dat
alle onmiddellijk belanghebbenden die zich op de nietigheid hadden kunnen beroepen,
de handeling voordien als geldig hebben aangemerkt (onderdeel b). Verder moeten verkregen
rechten van derden worden geëerbiedigd (onderdeel c).
Het wegnemen van de nietigheid of vernietigbaarheid ziet uitsluitend op de grond van
nietigheid of vernietigbaarheid die is ontstaan doordat de vergadering is gehouden
volgens voormalig paragraaf 4 van de Tijdelijke wet JenV. Dat is ook in onderdeel
(a) als voorwaarde opgenomen.
Derde lid
Het derde lid is ontleend aan artikel 71 van de Overgangswet nieuw Burgerlijk Wetboek.
Doel is om bepalingen in de statuten die naar de huidige wettelijke regeling over
het elektronisch uitbrengen van de stem of het aldus kennis nemen van de vergaderingen
verwijzen, dan wel de zakelijke inhoud hiervan hebben overgenomen, «automatisch» te
laten verwijzen naar de bepalingen zoals deze door dit wetsvoorstel, mits aanvaard,
zullen gaan luiden. Aldus zal de nieuwe regeling gaan gelden. Genoemde overgangsregel
voorkomt dat rechtspersonen naar de notaris moeten om – enkel door het wijzigen van
de wet – hun statuten te moeten wijzigen omdat deze per abuis naar de verkeerde wetsartikelen
verwijzen. Het verdient wel aanbeveling om, omwille van de duidelijkheid, op een later
moment wanneer statuten om andere redenen gewijzigd worden, een dergelijke bepaling
alsnog tekstueel in overeenstemming te brengen met de gewijzigde wettelijke bepalingen.
De bepaling biedt nadrukkelijk niet de mogelijkheid voor rechtspersonen – in het bijzonder
NV’s, BV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen – om zonder statutaire
basis te besluiten tot een volledig digitale vergadering, indien zij reeds voorzien
in een regeling voor een zogenaamde «hybride» vergadering. Een dergelijke uitleg zou
zich niet verhouden met de strekking van die statutaire bepaling. Voor de vereniging
en vereniging van eigenaars geldt in beginsel hetzelfde; daar wordt immers voorzien
in een regeling waarbij de algemene vergadering het orgaan dat bevoegd is de vergadering
bijeen te roepen moet machtigen om een vergadering uitsluitend op elektronische wijze
te houden.
Vierde lid
In het vierde lid is een vorm van uitgestelde werking opgenomen voor in het bijzonder
een hybride vergadering. Voorzien is in de mogelijkheid om de hybride vergadering
nog volgens de wet te houden zoals deze luidde voor inwerkingtreding van dit wetsvoorstel,
tot een maximum van een jaar. Dit geeft rechtspersonen de mogelijkheid om hun werkwijze
zo nodig aan te passen aan de aangescherpte eisen die de wet stelt aan hybride vergaderingen.
Het gaat dan specifiek om de eis dat de deelnemer via een tweezijdig communicatiemiddel
rechtstreeks moet kunnen kennisnemen van de verhandelingen en rechtstreeks moet kunnen
deelnemen aan de beraadslaging. De wet stelt thans alleen de eis dat slechts rechtstreekse
kennisname van de beraadslagingen van de vergadering voldoende is. Om toch te voorzien
in een zo snel mogelijke overgang naar het nieuwe wettelijke regime, is de periode
beperkt tot een jaar.
Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat deze regel moet worden gezien als bijzondere
regel ten opzichte van het derde lid. Een vennootschap die in zijn statuten een verwijzing
heeft naar de regeling rondom de hybride vergadering en deze vergadering binnen een
jaar na inwerkingtreding van deze wet houdt, valt onder het voorliggende lid en zal
aldus een geldige vergadering kunnen houden.80
Vijfde lid
Er is in het vijfde lid voor de vereniging en vereniging van eigenaars wel een regeling
voorzien die eventuele in de statuten gestelde voorwaarden voor de «hybride» vergadering
ook van toepassing laat zijn op de uitsluitend digitale vergadering, tenzij dat niet
in overeenstemming zou zijn met de strekking van de bepaling. Indien een vereniging
bijvoorbeeld een regeling in de statuten heeft opgenomen dat bepaalde beveiligings-
en identificatie-eisen stelt aan het op elektronische wijze stemmen, dan gelden deze
in beginsel ook voor het volledig langs elektronische weg deelnemen aan de vergadering.
Doel van deze regel is te voorkomen dat een vereniging en een vereniging van eigenaars
die al iets hebben opgenomen over de hybride vergadering vanwege de wetswijziging
naar de notaris moeten om hun statuten te laten wijzigen, in het bijzonder wanneer
zij dezelfde regels van toepassing willen verklaren op de uitsluitend langs elektronische
weg te houden vergadering.
Wanneer uit de strekking van de bepaling blijkt dat een dergelijke lezing niet met
het derde of vierde lid overeenstemt, vinden genoemde overgangsregels geen toepassing.
Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat een vereniging in haar statuten heeft voorzien
in een regeling voor een hybride vergadering, maar – anticiperend op een toekomstige
ontwikkeling zoals dit wetsvoorstel – tevens heeft bepaald onder geen beding een vergadering
uitsluitend langs elektronische weg toe te staan.
Voor de volledigheid wordt nog opgemerkt dat voor VvE’s deze regel ook geldt met een
bepaling die in een reglement is opgenomen (artikel 5:111, onderdeel d, BW).
ARTIKEL V (evaluatie)
Er wordt naar aanleiding van het advies van de Commissie vennootschapsrecht voorzien
in een evaluatie binnen vijf jaar na inwerkingtreding van deze wet. Daarbij wordt
aangesloten bij de termijn die Aanwijzing 5.58 van de Aanwijzingen voor de regelgeving
als uitgangspunt geeft voor wetsevaluaties. In de evaluatie kan in het bijzonder worden
gekeken naar de volgende elementen: i) de mate van gebruik van de digitale vergadering
door de verschillende rechtspersonen, (ii) de ervaringen met de digitale vergadering,
(iii) redenen om wel/niet te kiezen voor een digitale vergadering en (iv) onvoorziene
neveneffecten.
ARTIKELEN VI en VII (inwerkingtreding en citeertitel)
Voorzien wordt in de gebruikelijke wijze van inwerkingtreding per koninklijk besluit,
waarbij waar nodig in een aparte inwerkingtreding per artikel of onderdeel kan worden
voorzien. Er zal bij de inwerkingtreding rekening worden gehouden met de vaste verandermomenten.
Tot slot is voorzien in een citeertitel.
De Minister voor Rechtsbescherming,
F.M. Weerwind
Ondertekenaars
-
Eerste ondertekenaar
F.M. Weerwind, minister voor Rechtsbescherming
Bijlagen
Gerelateerde documenten
Hier vindt u documenten die gerelateerd zijn aan bovenstaand Kamerstuk.