Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Van der Woude over het BIT-advies vervolgonderzoek project Doorontwikkelen Applicatielandschap Bekostiging bij DUO

Antwoord van Minister Dijkgraaf (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap), mede namens de
Minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs (ontvangen 15 november 2023)

Vraag 1

Deelt u de inschatting van het Adviescollege ICT-toetsing dat het ICT-project van
de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) nog 8 jaar zal duren in plaats van 2,5 jaar en
nog € 25 à € 30 miljoen zal kosten in plaats van € 6 miljoen?1

Antwoord 1

In de zomer heeft DUO een eigen inschatting gemaakt van de hoeveelheid werk die nog
moet worden uitgevoerd. Uit die analyse is naar voren gekomen dat er inderdaad sprake
is van uitloop van de planning en ook van extra kosten, maar niet in de omvang die
het Adviescollege noemt in het advies. Het Adviescollege heeft het oude systeem als
leidraad genomen voor de te herbouwen functionaliteit voor het onderdeel bekostigen.
DUO is van mening dat herbouw niet voor alles nodig is, omdat Blueriq die functionaliteit
al bevat.

Vraag 2

Klopt het dat nu voor de derde keer blijkt dat dit ICT-project zowel in tijd als in
geld van de rails loopt?

Antwoord 2

Er zijn twee eerdere herijkingsmomenten geweest die hebben geleid tot bijstelling
van kosten en doorlooptijd. Deze herijkingen zijn ook gepubliceerd op het Rijks ICT
Dashboard. Het gaat om:

• een herijking d.d. 1-8-2020 met een bijstelling van € 1,41 miljoen n.a.v. aanscherping
van de business case.

• een herijking d.d. 31-12-2022 met een bijstelling van € 11,35 miljoen en verlenging
met een jaar. Redenen voor de bijstelling zijn toevoeging van een tolerantiebudget,
uitbreiding van de scope, stijging personeelskosten en meer doorlooptijd voor het
uitfaseren van het oude systeem.

N.a.v. de analyse dit najaar van DUO van de vervolgscenario’s volgt besluitvorming
over het te kiezen scenario voor het IT-project. Op basis van de keuze volgt dan ook
een herijking van kosten en doorlooptijd.

Vraag 3

Hoe kan het dat in een vergevorderd stadium alsnog ontdekt wordt dat het systeem Blueriq
niet geschikt is voor het beoogde doel, ondanks eerder expliciete vragen hierover
vanuit de Kamer, en hoe verhoudt zich dit tot het feit dat DUO al tien jaar met de
applicatie werkt? Had dit voorkomen kunnen worden?

Antwoord 3

Blueriq wordt binnen DUO succesvol ingezet voor meerdere processen. Op basis van een
proefopstelling (proof of concept) in 2019 achtte DUO Blueriq ook geschikt voor het
proces bekostigen. Met behulp van Blueriq worden intussen de sectoren ho, mbo en vo
succesvol bekostigd voor het merendeel van de bekostigingsregelingen, waaronder de
lumpsum-regelingen. Het Adviescollege vindt Blueriq echter niet de juiste technologie
voor het proces bekostigen. Daarom is nu de ontwikkeling van de sector po gepauzeerd
en vindt er een grondige analyse plaats m.b.v. een externe partij naar de verdere
ontwikkeling van het applicatielandschap. Daarbij worden alle aspecten meegenomen
van zowel het oude systeem, de oplossing met Blueriq en mogelijke alternatieven. De
analyse moet uitwijzen of Blueriq geschikt is, of er alternatieven zijn, of de alternatieven
beter zijn en zo ja, wat dan vervolgscenario’s zijn.

Vraag 4

Wanneer is geconstateerd dat de functionaliteit van Blueriq ontoereikend is voor het
beoogde doel?

Antwoord 4

Zie het gecombineerde antwoord op vraag 4 en 5.

Vraag 5

Wanneer heeft DUO vervolgens op basis van die constatering besloten om voor 2,6 miljoen
aan productontwikkeling van Blueriq te financieren, met nog meer noodzakelijke productontwikkeling
al in beeld? Zijn deze besluiten met u afgestemd?

Antwoord 4 en 5

Het geïnvesteerde bedrag bestaat uit technische aanpassingen, functionele aanpassingen
en kosten voor beheer en onderhoud. De technische aanpassingen in Blueriq betreffen
de integratie van de software in het ICT-landschap van DUO en met name voor het deel
van bekostiging en planning. Dergelijke aanpassingen zijn altijd noodzakelijk als
er standaard software van een externe partij wordt ingekocht en de nieuwe applicatie
niet volledig via eigen maatwerk wordt gebouwd. De kosten voor deze onvermijdbare
aanpassingen van Blueriq om het in te passen in het DUO-landschap zijn wat DUO betreft
niet buitenproportioneel.

Het functionele, DUO-specifieke maatwerk is eigendom van DUO. Alleen met toestemming
van DUO mag Blueriq dit inzetten bij andere klanten. Met Blueriq is ook afgesproken
dat bij het verder commercieel in de markt zetten hiervan er een zogenaamde kickback
fee door Blueriq betaald zal worden aan DUO.

Voor wat betreft het geïnvesteerde bedrag is het beeld als volgt. Dit jaar is besloten
om voor € 1,5 miljoen te investeren in de software om aan de eisen van DUO voor wat
betreft de infrastructuur te kunnen voldoen. De beheer- en onderhoudskosten voor Blueriq
voor de jaren 2023 en 2024 bedragen € 0,7 miljoen. Kosten voor 2025 en verder zijn
onderwerp van gesprek. De functionele aanpassingen betroffen een investering van € 400k.
Het besluit om te investeren is door Bestuur DUO genomen.

De analyse die DUO nu m.b.v. een externe partij uitvoert, moet uitwijzen of bijgestuurd
moet worden op de eerder door DUO gemaakte keuze.

Vraag 6

Was het niet wenselijk geweest om op het eerdere besluit om met Blueriq verder te
gaan, terug te komen, in plaats van het advies van het Adviescollege ICT-toetsing
af te wachten?

Antwoord 6

Op basis van het 1e BIT-advies is besloten door te gaan met Blueriq met inachtneming van het advies van
het Adviescollege om monitoring in te richten en een terugvalscenario te hebben. Het
recente advies van het Adviescollege is aanleiding om de keuze voor Blueriq opnieuw
te bezien.

Vraag 7

Klopt het dat DUO door deze impasse voor een functionaliteit straks twee bestaande
systemen in gebruik heeft en moet onderhouden en daarbovenop moet werken aan de ontwikkeling
van het nieuwe systeem? Wat betekent dit voor de voortgang van de ontwikkeling van
een nieuw systeem en wat betekent dit voor de kosten?

Antwoord 7

Inzet van de analyse over het vervolg van het IT-traject is om uiteindelijk te komen
tot een zo eenvoudig mogelijk IT-landschap dat de continuïteit van de dienstverlening
beter waarborgt, (wets-)wijzigingen sneller en eenvoudiger accommodeert en meer gebruiksgemak
levert voor medewerkers van DUO, waarbij legacy is uitgefaseerd. Het geschetste beeld
van 3 verschillende systemen voor één proces (bekostigen) is niet waar DUO naar streeft.
De analyse geeft uitsluitsel over het meest geschikte vervolgscenario en de implicaties.

Vraag 8

Zijn er personeelstekorten bij DUO op de IT-afdeling? Zo ja, hoe groot zijn die en
hoe ontwikkelt dit tekort zich?

Antwoord 8

Krapte op de arbeidsmarkt blijft een risico voor het project. Deze krapte uit zich
voor DUO met name in het vinden van medewerkers met de juiste kennis en kunde. Er
wordt daarom meer geïnvesteerd in het opleiden van medewerkers. Onder andere via het
inzetten van de Blueriq academy2.

Vraag 9

Vindt u, gezien het feit dat het Adviescollege eerder al onvolwassenheid van uitvoering
van ontwikkel- en beheerprocessen en onvoldoende ontwikkeld financieel beheer van
IT-voorzieningen constateerde bij DAB en later ook bij het onderdeel Moderniseren
Examens, dat er sprake is van een patroon van onderschatting en uitstel bij DUO?

Antwoord 9

Het Adviescollege constateerde in het BIT-advies Moderniseren Examens dat het ontwikkelproces
een professionele indruk maakte maar enkele inefficiënties kende. Zij adviseerde om
het ontwikkelproces te optimaliseren en de beheer- en onderhoudskosten te herijken.
DUO heeft een organisatiebreed verbetertraject ingezet. Het Adviescollege geeft in
het 2e advies juist aan dat er goede stappen gezet zijn. Het advies is: ga met de
professionalisering door op de ingezette weg. Houd focus op de effectieve en tijdige
invoering van verbeteringen op tactisch en operationeel niveau. Dit advies is geheel
in lijn met de aanpak die DUO voorstaat.

Vraag 10

Bent u het ermee eens dat er meer nodig is dan «professionalisering goed begeleiden»
en een «herijking van een calculatiemodel» zoals u aan de Kamer schrijft?

Antwoord 10

Het verbeterplan van DUO omvat inhoudelijk meer onderwerpen en raakt de gehele DUO-organisatie.
Het Adviescollege concludeert dat goede stappen zijn gezet. In het BIT-advies adviseert
het Adviescollege om de professionalisering goed te blijven begeleiden en prioriteit
te geven aan de financiering van beheer en onderhoud. Beide adviezen vind ik waardevol
en volg ik op.

Vraag 11

U geeft aan de geschiktheid van Blueriq als platform verder te onderzoeken en daar
einde 2023 over te rapporteren; is daar nu niet al voldoende onderzoek naar gedaan,
welke vragen staan daarover nog open?

Antwoord 11

Het Adviescollege is van mening dat DUO zich heeft klemgezet. De zorgen van het Adviescollege
zijn aanleiding voor DUO om samen met een externe partij een fundamentele analyse
te doen naar de verdere ontwikkeling van het applicatielandschap. Daarbij worden alle
aspecten meegenomen van zowel het oude systeem, de oplossing met Blueriq en mogelijke
alternatieven. De analyse moet uitwijzen of Blueriq geschikt is, of er alternatieven
zijn, of de alternatieven beter zijn en zo ja, wat dan vervolgscenario’s zijn.

Vraag 12

Wat is nu de verwachte tijdlijn voor het IT-project?

Antwoord 12

De verwachte tijdlijn is afhankelijk van het te kiezen scenario, voortkomend uit de
vervolganalyse.

Vraag 13

Hoe zorgt u ervoor dat DUO zijn zaken op orde krijgt?

Antwoord 13

Zie ook mijn antwoorden op vragen 9 en 10. DUO heeft een organisatie-breed verbeterplan
opgesteld. Het Adviescollege geeft in het 2e advies aan dat er goede stappen gezet
zijn. Vorderingen van het verbeterplan DUO zijn gespreksonderwerp in de reguliere
P&C-cyclus tussen OCW en DUO.

DUO verwacht de analyse van vervolgscenario’s eind dit jaar af te ronden. In overleg
met DUO maak ik een zorgvuldige afweging voor het vervolg van het IT-project. Te zijner
tijd zal ik de Kamer informeren over de uitkomsten van de analyse en de keuze voor
het vervolg.