Lijst van vragen en antwoorden : Lijst van vragen en antwoorden over het afbakeningsdocument van het ministerie van Financiën met overzicht van de beschikbare informatie over de hotspot COVID-19 (Kamerstuk 25295-2108)

Nr. 2145
LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 13 oktober 2023

De vaste commissie voor Financiën heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Minister
van Volksgezondheid, Welzijn en Sport over de brief van 3 juli 2023 inzake het afbakeningsdocument
van het Ministerie van Financiën met overzicht van de beschikbare informatie over
de hotspot COVID-19 (Kamerstuk 25 295, nr. 2108).

De Minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 6 oktober 2023. Vragen en antwoorden
zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Tielen

Adjunct-griffier van de commissie, Meijerink

Vraag 1

Kunt u versies 0.1, 0.2 en 0.3 van het afbakeningsdocument aan de Kamer doen toekomen?

Antwoord 1

Eerdere versies van het document betreffen ambtelijke tussenversies. Deze worden conform
de gehanteerde kabinetslijn niet openbaar gemaakt.

Vraag 2

Kunt u aangeven hoe is omgegaan met het archiveren van de chatberichten van de bewindspersonen?
Welke richtlijnen zijn in welke tijdsvakken gebruikt?

Antwoord 2

De hotspot Covid-19 pandemie beslaat bij het Ministerie van Financiën de periode van
maart 2020 tot juli 2022. Gedurende deze periode is de rijksbrede instructie1 gehanteerd. De richtlijn daarbij is dat voor bestuurlijke besluitvorming het gebruik
van SMS en berichtenapps wordt afgeraden. Wanneer berichtenapps toch bestuurlijke
besluitvorming bevat, dient deze informatie middels een nota of e-mail te worden formaliseert
én, als dat niet mogelijk is, moet het bericht zelf gearchiveerd worden. Zie verder
antwoord op vraag 3.

Vraag 3

Kunt u aangeven wat de huidige richtlijnen rondom het bewaren van chatberichten zijn?

Antwoord 3

De richtlijn zoals geduid bij vraag 2 is nog van kracht. Daarnaast worden per 4 oktober
2022 de chatberichten op de telefoons van bewindspersonen veiliggesteld, conform de
tijdelijke instructie van de MR. Eind 2023 zullen de zakelijke chatberichten van de
huidige bewindspersonen en ambtelijke top op een locatie staan die onder beheer van
de organisatie is.

Vraag 4

Hoe is de staat van het hotspotarchief? Is het compleet over de periode of zijn er
nog lacunes en zo ja, hoe worden die opgelost?

Antwoord 4

Reconstructie van de besluitvorming op het beleidsterrein van Financiën is mogelijk
op basis van het archief. Zie voor het overige het antwoord bij vragen 5, en 6.

Vraag 5

Hoeveel berichtenapps zijn bewaard van de bewindspersonen van Financiën? Kunt u dat
uitsplitsen naar bewindspersoon en naar maand van de crisis?

Antwoord 5

Zie ook vraag 3. Chatberichten van bewindspersonen zijn niet in het archief opgenomen,
maar bewaard op de telefoons van bewindspersonen.

Vraag 6

Kunt u aangeven in de maatregelentabel van het beleidsdepartement van Financiën per
¨nee¨ hoe dat bij de duurzame toegang gewaarborgd staat, het toch gewaarborgd wordt?

Antwoord 6

Duurzame toegankelijkheid onvoldoende geborgd

Genomen maatregelen

Dossiers in het archiefsysteem die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen.

Zoals: Adviseren MR en onderraden; Voorbereiding deelname internationale organisaties;
Budgettaire inpassing maatregelen pandemie

De bewaartermijn is in het archiefsysteem gewijzigd van «vernietigen op termijn» naar
«bewaren», daardoor is de permanente bewaring geborgd.

Afdelingsschijven

• De aanwezigheid van Covid-19 gerelateerde bestanden op afdelingsschijven is geïnventariseerd.
Het betreft vaak kopieën, eerste versies van documenten en documentatie.

• De bestandseigenaren hebben vervolgens zelf beoordeeld of deze informatie nog in
het archiefsysteem opgenomen moest worden.

• Voor Douane, Toeslagen en Belastingdienst wordt de verzamelde covid-19 informatie
in het archiefsysteem van het beleidsdepartement opgenomen.

Persoonlijke schijven

Hier is geen maatregel voor genomen. Dit is het persoonlijke domein van de medewerker.
Eventuele corona informatie hier is (nog) niet gedeeld en niet archiefwaardig en valt
buiten de reikwijdte van de hotspot.

E-mailboxen

Van geïdentificeerde functionarissen met een centrale functie zijn de e-mails, met
ondersteuning van informatiespecialisten, in het archiefsysteem opgenomen.

De e-mails van overige medewerkers bij het beleidsdepartement zijn nog gedurende 10
jaar beschikbaar.

Berichtenapps

Alle medewerkers en directeuren zijn in juni 2020 middels mail en intranet geïnformeerd
over:

– het belang om alle beleidsinformatie over de pandemie te bewaren, ook chatberichten

– om terughoudend te zijn met het sturen van chatberichten over bestuurlijke aangelegenheden.

– welke chatberichten voor archivering in aanmerking komen

– hoe archivering van chatberichten uitgevoerd moet worden.

Er is inmiddels een werkwijze ontwikkeld om de berichten periodiek op te halen bij
leden van de Bestuursraad en bewindspersonen conform de rijksbrede instructie. Dezelfde
werkwijze wordt gebruikt om berichten uit de coronaperiode bij deze doelgroep op te
halen en te archiveren.

Vraag 7

Hoe komt het dat het Catshuisoverleg nergens in de werkstromen van Financiën voorkomt,
terwijl daar toch de belangrijkste besluiten genomen werden?

Antwoord 7

Dit is een omissie in het afbakeningsdocument. De adviezen die vanuit Financiën ter
voorbereiding voor de Catshuisoverleggen aan de bewindspersoon meegegeven zijn, zijn
echter gearchiveerd in het archiefsysteem als onderdeel van de crisiscoördinatie en
daarmee onderdeel van het hotspotarchief.

Vraag 8

Bent u gezien het feit dat de bewaartermijn van de voorbereiding deelname internationale
organisaties vijf jaar is, bereid om die termijn ook standaard naar 20 jaar te verlengen
omdat er internationaal erg belangrijke afspraken gemaakt worden door het Ministerie
van Financiën?

Antwoord 8

Financiën is bereid om de bewaartermijn aan te passen als uit een risicoanalyse blijkt
dat dit noodzakelijk is. Deze actie is al gepland in het kader van herziening van
de selectielijst waarin de huidige bewaartermijn is vastgelegd. De risicoanalyse zal
uitwijzen wat hiervoor een passende termijn is.

Vraag 9

Kunt u, gezien dat feit dat bij de «berichtenapps» staat dat duurzame toegankelijkheid
niet geborgd is, aangeven hoe het staat met de beide opvolgingsacties?

Antwoord 9

Zie antwoord bij vraag 6