Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Piri over het bericht dat militairen zelf moeten boeten voor de misstanden die ze melden

Antwoord van Staatssecretaris Van der Maat (Defensie) (ontvangen 20 juni 2023). Zie
ook Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2022–2023, nr. 2746.

Vraag 1

Bent u bekend met het bericht «Militairen die misstanden melden moeten daar vaak zelf
voor boeten. «Ik moest naar de ggz. Maar ik ben niet gek»»?1

Antwoord 1

Ja, ik heb kennisgenomen van de berichtgeving in NRC. In mijn antwoorden op de schriftelijke
vragen van het lid Futselaar (SP) die de Kamer ontving op 17 mei 2023, heb ik aangegeven
dat Defensie doorlopend werkt aan een veilige werkomgeving voor alle medewerkers waarin
iedereen zich veilig voelt om meldingen te doen (Aanhangsel Handelingen II, vergaderjaar
2022–2023, nr. 2644). Defensie probeert dan ook het melden van vermoedens van integriteitsschendingen
en misstanden zo makkelijk mogelijk te maken. Een positieve meldcultuur waarbij medewerkers
zich durven te melden is hier onderdeel van. Ik betreur het dan ook dat de (oud-)medewerkers
die in NRC aan het woord komen geen positieve ervaringen hebben.

Voorafgaand aan het verder beantwoorden van de door het lid Piri (PvdA) gestelde vragen
is het belangrijk te benoemen dat er een onderscheid bestaat tussen een integriteitsschending
en een vermoedelijke misstand. Voor een toelichting hierop verwijs ik u naar mijn
antwoord op vraag 1 van de schriftelijke vragen Futselaar (SP).

Vraag 2

Op welke manier worden melders actief ondersteund in het melden van een misstand bij
Defensie? Hoe worden zij na de melding ondersteund?

Antwoord 2

Het beleid rondom meldingen en de stappen die horen bij het doen en behandelen van
meldingen zijn voor alle medewerkers benaderbaar via het interne publicatieportaal.
Deze meldingen kunnen onder meer gedaan worden bij de direct of hogere leidinggevende,
de Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID) en het extern bemenste Meldpunt
Integriteit Defensie (MID), of direct extern bij bijvoorbeeld het Huis voor Klokkenluiders.
Defensie biedt melders de mogelijkheid om bijgestaan te worden door deskundige ondersteuners,
zoals een vertrouwenspersoon of een integriteitsadviseur. Wanneer een melder een vermoeden
van een misstand wil melden maar niet wil dat zijn identiteit kenbaar wordt binnen
de organisatie, kan een coördinator vertrouwenspersoon als tussenpersoon optreden.

Tijdens en na afloop van het meldproces wordt (na)zorg aan de melder geboden. Dit
is altijd maatwerk en hier wordt in voorzien op basis van de behoeften van de melder.
Defensie blijft dan ook (na)zorg verbeteren. Recent is bijvoorbeeld in de interne
procesbeschrijving voor het melden van misstanden opgenomen dat het meldproces standaard
met melders geëvalueerd gaat worden.

Vraag 3 en 4

Wat zijn de gevolgen voor de verdere carrière van een militair wanneer deze een melding
doet over een misstand? Op welke manier wordt erop toegezien dat er geen consequenties
zijn voor diens carrière?

Hoe wordt er opgetreden tegen het (dreigen met) doen van aangifte en andere vormen
van «straffen» zoals het afnemen van de vaste slaapplek van een militair die een melding
doet van een misstand of een andere militair daarin ondersteunt?

Antwoord 3 en 4

Defensie werkt doorlopend aan een positieve en veilige meldcultuur, waarin medewerkers
zich veilig voelen om een melding te doen. Aangiftes, andere vormen van straffen of
dreigingen met straffen tegen melders vanwege het feit dat zij een melding hebben
gedaan, passen hier niet in. Dit geldt ook voor het ondervinden van negatieve gevolgen
voor de carrière.

Defensie wil niet dat medewerkers worden benadeeld vanwege het feit dat zij een melding
doen. Melders van een vermoeden van een misstand (zowel burgermedewerkers als militairen)
hebben recht op wettelijke bescherming en mogen tijdens en na de behandeling van een
vermoeden van een misstand niet worden benadeeld. Het ondervinden van negatieve gevolgen
voor de carrière en het doen van aangiftes of dreigen met straffen vanwege het feit
dat iemand een melding heeft gedaan, zijn vormen van benadeling. Defensie accepteert
het dan ook niet wanneer commandanten of leidinggevenden melders hiermee confronteren.
Indien dit wel gebeurt wordt met hen in gesprek gegaan en worden, afhankelijk van
de situatie, passende maatregelen genomen.

Indien een melder zich benadeeld voelt, wil Defensie graag dat de melder dit kenbaar
maakt, zodat dit kan worden onderzocht en hiertegen kan worden opgetreden. Melders
kunnen zich wenden tot hun vertrouwenspersoon, een leidinggevende, een integriteitsadviseur
of het bevoegd gezag. Ook kunnen deze functionarissen proactief met de melder bespreken
of de melder deze benadeling ervaart. Afhankelijk van de situatie wordt in overleg
met de melder bezien hoe de ervaren benadeling moet worden behandeld.

Vraag 5

Hoe beoordeelt u dat de Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID) een melder
advies heeft gegeven over het doorzetten van een melding in relatie tot diens ontslagregeling?
Is het COID voldoende onafhankelijk in haar rol als integriteitsorgaan?

Antwoord 5

Integriteitadviseurs van de COID informeren melders over het gehele meldproces. Onderdeel
hiervan is het schetsen van de verschillende mogelijkheden van het behandelen van
een melding. Het is hierbij nadrukkelijk niet de bedoeling om het doorzetten van meldingen
te ontmoedigen, integendeel. Indien melders toch het gevoel hebben dat het doen van
een melding ontmoedigd wordt, wil Defensie graag dat een melder dit kenbaar maakt.
Dit kan bij een vertrouwenspersoon, een leidinggevende, de behandelaar van de melding
of het MID. Verder verwijs ik u naar mijn antwoorden op vraag 9, 10 en 11 van de schriftelijke
vragen Futselaar (SP) (Aanhangsel Handelingen II, vergaderjaar 2022–2023, nr. 2644).

Vraag 6 en 7

Hoe verklaart u dat er uit het jaarverslag van de COID uit 2021 blijkt dat slechts
bij 11 van de 216 gemaakte meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen onderzoek
werd gedaan?

Waarom wordt er in beginsel voorkeur gegeven aan minder ingrijpende maatregelen dan
een onderzoek, zoals blijkt uit het jaarverslag van de COID uit 2021? Doet dit recht
aan de gemaakte meldingen?

Antwoord 6 en 7

Ons integriteitsbeleid is erop gericht dat de betrokken personen met elkaar in gesprek
gaan om de situatie te bespreken en te verbeteren. In overleg met de melder en een
integriteitsadviseur wordt bekeken wat, gegeven de omstandigheden, de meest passende
manier is om op een situatie te reageren, tot een oplossing te komen en recht te doen
aan de behoeften van betrokkenen.

Concrete voorbeelden zijn bemiddeling en mediation. Deze interventies worden begeleid
door mediators van Defensie, welke zijn aangesloten bij het landelijke kwaliteitsregister.
Betrokkenen kunnen bij dit soort gesprekken ondersteund worden door een vertrouwenspersoon
of een integriteitsadviseur.

In de meeste gevallen zijn de gesprekken effectief en zijn de betrokkenen het erover
eens dat de situatie zonder onderzoek kan worden afgerond. Daardoor is voor de meeste
meldingen van een vermoedelijke integriteitsschending geen onderzoek nodig of gewenst.

Vraag 8

Is het feit dat een behandelaar van de COID dezelfde baas heeft als de melder wiens
casus wordt behandeld wat u betreft in alle gevallen een onzuiverheid van de behandeling?
Maakt het deel uit van het reglement van de COID dat de behandelaar niet dezelfde
baas mag hebben als de melder?

Antwoord 8

De behandelaar van een melding is het bevoegd gezag van degene over wie gemeld is.
Vaak is dit de direct leidinggevende. Deze persoon is namelijk verantwoordelijk voor
een veilige werkomgeving en in staat de situatie waar nodig te verbeteren. De behandeling
kan belegd worden bij het naasthogere bevoegd gezag, bijvoorbeeld wanneer het primaire
bevoegd gezag niet op voldoende afstand staat van de te onderzoeken kwestie of personen.
Het bevoegd gezag kan hiertoe besluiten. Ook kan de melder zelf de melding bij het
naasthogere niveau neerleggen. De integriteitsadviseur kan hierbij ondersteunen. Bovengenoemde
procedure geldt ook voor meldingen binnen de COID.

Vraag 9

Wat is er gedaan met de aanbevelingen van commissie-Giebels? Op welke manier wordt
het effect van de maatregelen gemonitord?

Antwoord 9

Naar aanleiding van de aanbevelingen van de commissie-Giebels is het plan van aanpak
ter versterking van de sociale veiligheid opgesteld. Dit plan is in 2022 verankerd
in het verbeterde integriteitsbeleid (Kamerstuk 36 124, nr. 8). Zoals de commissie-Giebels heeft aanbevolen, richt het beleid voor het herkennen
en behandelen van signalen en meldingen zich in eerste instantie op het bespreken
van de situatie met alle betrokkenen. Het doel hierbij is om met een mensgerichte
aanpak de onderlinge relaties te herstellen en de situatie te verbeteren.

De effecten van de maatregelen worden op verschillende manieren gemonitord. Onder
andere door evaluatieonderzoek – zoals de evaluatie van het MID en de COID (Kamerstuk
35 000-X, nr. 97) – peilingen onder medewerkers, doorlopend Just-cultureactie-onderzoek en onderzoek naar specifieke onderwerpen, zoals het onderzoek naar
het stelsel van vertrouwenspersonen.

Vraag 10

Hoe gaat de procedure van een melding bij het externe meldpunt op dit moment in zijn
werk? Worden meldingen die bij het externe meldpunt gemaakt worden ook extern onderzocht?
Kunnen meldingen net zo makkelijk bij het externe meldpunt gedaan worden als bij de
COID? Hoe kunnen militairen het externe meldpunt vinden?

Antwoord 10

Alle medewerkers van Defensie (militairen en burgers) en externen kunnen een melding
doen van een vermoedelijke integriteitsschending of misstand bij het extern bemenste
MID. Dit kan telefonisch, via e-mail, of via een webformulier. De contactgegevens
van het MID zijn te vinden op www.defensie.nl, op het intranet van Defensie en in de «Mijn Defensie»-app.

Het MID is niet bevoegd om meldingen te onderzoeken. Het MID zet de melding, alleen
met instemming van de melder, binnen 24 uur door aan de COID. Een integriteitsadviseur
adviseert de melder en het bevoegd gezag over de verdere behandeling van de melding.
Als het bevoegd gezag vaststelt dat er sprake is van een vermoeden van een misstand,
wordt altijd een onderzoek ingesteld. Zoals genoteerd in het antwoord op vraag 12
kan dit een intern of extern onderzoek zijn.

Wanneer het een melding van een (vermoedelijke) integriteitsschending betreft, wordt
in samenspraak met de melder en andere betrokkenen bepaald op welke wijze met de situatie
wordt omgegaan. Zoals aangegeven is niet voor elke melding van een integriteitsschending
een onderzoek nodig. Wanneer er wel een onderzoek wordt uitgevoerd, is dit in de regel
een intern onderzoek.

Vraag 11

Waarom wordt er niet voor alle meldingen gebruikgemaakt van het externe meldpunt?
Wat is de meerwaarde van een interne integriteitsorganisatie zoals de COID?

Antwoord 11

Als uitgangspunt geldt dat klachten en meldingen binnen Defensie zelf worden behandeld.
Ten eerste omdat dit bijdraagt aan het veranderen van de cultuur waarbij de organisatie
kan leren van klachten en leidinggevenden hierop sneller kunnen acteren, maar juist
ook aangesproken kunnen worden. Ten tweede heeft Defensie een wettelijke verplichting
om zelf klachten in behandeling te kunnen nemen. Zo stelt de algemene wet bestuursrecht
dat het aan een bestuursorgaan is om klachten zelf in behandeling te nemen. Ook heeft
Defensie een wettelijke verplichting om een procedure voor de behandeling van meldingen
van integriteitsschendingen en vermoedens van misstanden intern te borgen. Ik acht
het daarmee vanuit de zorg voor het personeel van belang dat Defensie zelf verantwoordelijkheid
draagt voor de afhandeling van klachten, integriteitsmeldingen en meldingen van vermoedens
van misstanden.

Defensie beschikt over een onafhankelijk meldpunt, het MID. Dit meldpunt is extern
bemenst, valt organiek rechtstreeks onder de secretaris-generaal en staat los van
de COID (Kamerstuk 35 000-X nr. 86). De positionering van het MID is in lijn met de bevindingen van de Commissie-Giebels.
Zij prefereert een intern meldpunt boven een extern meldpunt vanwege de acceptatie
(Kamerstuk 34 775-X nr. 130).

Een medewerker die een vermoeden van een misstand wil melden kan zich ook richten
tot het Huis voor Klokkenluiders.

Vraag 12

Tot in hoeverre zijn de onderzoekscommissies die meldingen onderzoeken onafhankelijk?
Wat zijn hier de vereisten voor?

Antwoord 12

Het bevoegd gezag kan een interne commissie van onderzoek instellen. Een vermoeden
van een misstand kan het bevoegd gezag ook door een externe onderzoekscommissie laten
onderzoeken. In alle gevallen mogen de leden van de commissie niet betrokken zijn
of zijn geweest bij het voorval en moeten zij op voldoende afstand staan van de te
onderzoeken kwestie of personen. De melder heeft de mogelijkheid om bezwaar te maken
tegen de samenstelling van de commissie.

Vraag 13

Hoe verklaart u dat er de afgelopen vijf jaarverslagen van de COID 1224 meldingen
zijn gedaan bij het meldpunt, en er slechts zeven militairen zijn erkend als klokkenluider?

Antwoord 13

In de praktijk is een (melding van een vermoeden van een) misstand niet vaak aan de
orde. Vaker gaat het om een (melding van een vermoeden van een) integriteitsschending
in meer algemene zin. In het antwoord op vraag 1 van de schriftelijke vragen Futselaar
(SP) heb ik toegelicht wanneer sprake is van een (vermoeden van een) integriteitsschending
en een (vermoeden van een) misstand (Aanhangsel Handelingen II, vergaderjaar 2022–2023,
nr. 2644).

Vraag 14

Wat zijn de vereisten om officieel aangemerkt te worden als klokkenluider, en zijn
deze vereisten in verhouding met een realistisch profiel van een klokkenluider? Waarin
wijken de vereisten van Defensie af van de vereisten die het Huis voor Klokkenluiders
hanteert?

Antwoord 14

Zoals genoteerd in het antwoord op vraag 1 van de schriftelijke vragen Futselaar (SP)
is in de Wet bescherming klokkenluiders gedefinieerd wanneer sprake is van een melder
van een vermoeden van een misstand, ook wel een «klokkenluider» (Aanhangsel Handelingen
II, vergaderjaar 2022–2023, nr. 2644). Zowel Defensie als het Huis voor Klokkenluiders toetsen bij het toekennen van de
status van klokkenluider aan deze definitie.

Vraag 15

Hoe beoordeelt u de beschreven situatie dat klokkenluiders van Defensie een schadevergoeding
krijgen in ruil voor een verdere zwijgplicht (ook als de casus niet wordt opgelost)?
Wanneer is de laatste vaststellingsovereenkomst met daarin een geheimhoudingsclausule
gesloten?

Antwoord 15

Zoals aangegeven in het antwoord op vragen 7 en 8 van de schriftelijke vragen Futselaar
(SP), is voor Defensie het uitgangspunt dat in een vaststellingsovereenkomst geen
afspraak wordt gemaakt die de (voormalig) medewerker belet om te spreken over het
gemelde vermoeden van een misstand. Mocht een dergelijk afspraak toch in een vaststellingsovereenkomst
zijn opgenomen, dan zal Defensie de melder hier niet aan houden (afgezien van wettelijke
en op andere (interne)regelgeving gebaseerde geheimhoudingsverplichtingen).

Vraag 16

Wat is de standaardprocedure als er melding wordt gemaakt over een fysieke veiligheidssituatie
door een militair?

Antwoord 16

Medewerkers kunnen een onveilige situatie in alle gevallen met hun leidinggevende
bespreken. Daarnaast moeten onveilige situaties (ook) gemeld worden. Meldingen over
een fysieke veiligheidssituatie worden gedaan in het centrale interne systeem «PeopleSoft
Melden Voorvallen» (PSMV). De meldingen worden afhankelijk van de ernst van de schade
en/of het letsel gecategoriseerd in vier «ernstcategorieën». Hierbij is categorie
1 de laagste en categorie 4 de zwaarste. De procedure voor het melden via PSMV is
uniform voor alle typen meldingen.

De verantwoordelijkheden voor het onderzoeken en afdoen van een melding voor categorieën
1 en 2 ligt bij de commandant van de zelfstandige eenheid en voor categorie 3 bij
de commandant van het defensieonderdeel. De Inspecteur-Generaal Veiligheid (IGV) doet
in beginsel onderzoek naar meldingen die vallen in categorie 4, maar is daartoe niet
beperkt. De verantwoordelijkheid voor het initiëren van acties, zoals het treffen
van maatregelen, ligt primair bij de verantwoordelijke commandanten.

Vraag 17

Worden leidinggevenden geïnstrueerd over de te hanteren procedure bij een melding?
Op welke manier wordt erop toegezien dat deze wordt gevolgd?

Antwoord 17

Leidinggevenden worden geïnstrueerd over de te hanteren procedure bij een melding.
Indien de melding een (vermoedelijke) integriteitsschending betreft wordt de leidinggevende
geïnstrueerd en geadviseerd door een integriteitsadviseur. De integriteitsadviseur
begeleidt het proces en ziet erop toe dat deze zoals voorgeschreven wordt gevolgd.

Wanneer het een melding gaat over een fysieke veiligheidssituatie worden leidinggevenden
geïnstrueerd door de veiligheidsadviseur van de eenheid. Deze adviseurs bewaken dat
de standaardprocedure wordt gevolgd. Ook is een instructiekaart beschikbaar en biedt
het PSMV-systeem de mogelijkheid om aanvullende informatie over de meldprocedure weer
te geven.

Vraag 18

Wordt er zorgvuldig omgegaan met de vertrouwelijkheid van een melding? Hoe kunt u
ervoor zorgen dat militairen er zeker van kunnen zijn dat een melding in alle vertrouwelijkheid
gedaan kan worden?

Antwoord 18

De regelgeving bij Defensie is als volgt. Bij de behandeling van meldingen van een
vermoeden van een misstand wordt informatie over de melding en de melder alleen gedeeld
met functionarissen die noodzakelijkerwijs bij de melding betrokken zijn. Het is niet
de bedoeling dat buiten deze groep informatie wordt gedeeld die herleidbaar is tot
de identiteit van de melder.

In de praktijk komt het voor dat binnen delen van de organisatie bekend wordt wie
een melding heeft gedaan, bijvoorbeeld omdat dit door collega’s kan worden afgeleid
uit veranderde omstandigheden, het onderzoeken van de melding, of zelf door de melder
wordt gedeeld. Mocht dit gebeuren dan wordt afhankelijk van de situatie samen met
de relevante betrokkenen bepaald hoe hier op moet worden gereageerd. Hierbij adviseert
de integriteitsadviseur het bevoegd gezag.

Vraag 19

Wordt er na het doen van een melding (over veiligheid) ook op geacteerd als dit het
nadrukkelijke verzoek van de melder is? Hoe wordt een melding vervolgens (anoniem)
besproken door leidinggevenden?

Antwoord 19

Defensie neemt elke melding serieus en bekijkt in overleg met de melder en overige
betrokkenen wat de meest passende manier van behandeling is. Dit geldt voor alle soorten
meldingen, zowel voor (vermoedelijke) integriteitsschendingen als voor fysieke veiligheidssituaties.

Ons beleid omtrent integriteitsschendingen is erop gericht om met alle betrokkenen
te bespreken wat er nodig is om met de situatie om te gaan. Hierbij wordt er rekening
gehouden met de rechten, belangen, en wensen van alle betrokkenen. Integriteitsschendingen
kunnen anoniem gemeld worden bij het MID. Een melding vervolgens volledig anoniem
bespreken is in de praktijk lastig. Informatie moet namelijk gedeeld worden en deze
is mogelijk herleidbaar naar de melder. Wel kan een (coördinator) vertrouwenspersoon
als tussenpersoon optreden, zodat de melding zo vertrouwelijk mogelijk wordt besproken
en de melder zelf hier niet direct betrokken hoeft te zijn. Meldingen omtrent fysieke
veiligheidssituaties kunnen in het PSMV-systeem niet anoniem worden gemeld.

Vraag 20

Wordt er pas iets met een melding gedaan wanneer de misstand iets illegaals betreft
(zie de uitspraak van de commandant in het genoemde NRC-artikel)? Wordt de veiligheid
van militairen op die manier voldoende gewaarborgd volgens u?

Antwoord 20

Defensie neemt elke melding in behandeling. Zoals aangegeven in het antwoord op vraag
6 en 7 wordt altijd bekeken wat de meest passende manier is om op een situatie te
reageren en tot een oplossing te komen. Ik heb er dan ook vertrouwen in dat de veiligheid
zoals bedoeld in de vraag voldoende gewaarborgd is, doordat ons beleid en procedures
met zorg zijn ontwikkeld en de medewerkers betrokken bij het proces voldoende zijn
gekwalificeerd.

De uitvoering van het meldproces blijft mensenwerk, waarbij het een uitdaging kan
zijn om aan alle belangen en partijen evenredig recht te doen. Daarom bespreken medewerkers
betrokken bij het meldproces regelmatig met elkaar over de uitvoering hiervan. Tevens
voert Defensie regelmatig onderzoek uit omtrent meldingen en hoe het meldproces verloopt
en ervaren wordt door medewerkers. De komende periode gaat het hierbij onder meer
om een validatie naar de uitvoering van de Wet bescherming Klokkenluiders, een onderzoek
naar het stelsel van vertrouwenspersonen en een peiling naar de ervaren meldingsbereidheid.

Vraag 21

Is het actief ophalen van feedback van militairen over de veiligheid van hun werk
standaard deel van het plan van aanpak voor (sociale) veiligheid bij Defensie? Zo
nee, waarom niet?

Antwoord 21

Ja. Bij alle eenheden worden structureel werkbelevingsonderzoeken uitgevoerd, geregeld
wordt de mening van medewerkers over veiligheid gepeild, waaronder over sociale veiligheid
en commandanten lopen safety walks -veiligheidsrondes om met hun medewerkers op de werkvloer te spreken over veiligheid.

Vraag 22

Hoe gaat u ervoor zorgen dat het doen van een melding bij Defensie in de toekomst
wel veilig is voor de melder?

Antwoord 22

Verwijzend naar mijn antwoorden op vragen 2, 4, 12 en 18 ben ik van mening dat binnen
Defensie veilig een melding kan worden gedaan. Defensie werkt doorlopend aan een veilige
werkomgeving voor alle medewerkers waarin iedereen zich veilig voelt om meldingen
te doen. Defensie probeert dan ook het melden van vermoedens van integriteitsschendingen
en misstanden zo makkelijk mogelijk te maken. Een positieve meldcultuur waarbij medewerkers
zich durven te melden is hier onderdeel van. Met de resultaten van frequente evaluaties,
onderzoeken en peilingen blijft Defensie werken aan het verder verbeteren van de veiligheidscultuur
en het verder vergroten van de meldingsbereidheid. Ook laat ik in de procedure voor
het melden van misstanden opnemen dat het meldproces met de melders wordt geëvalueerd,
zodat Defensie met de resultaten hiervan de uitvoering van het proces kan blijven
verbeteren.

Zoals benoemd in mijn antwoord op vraag 5 van het lid Futselaar (SP) onderken ik dat
sommige, reeds ingezette, verbetermaatregelen nog niet (volledig) het gewenste effect
hebben bereikt. Dit geldt voornamelijk voor de ingezette cultuurverandering en voor
de rol en het voorbeeldgedrag van leidinggevenden. Daarom blijf ik hier de komende
jaren op investeren, met als doel een veilige werkomgeving te garanderen en melden
zo veilig mogelijk te maken.