Brief Presidium : Brief van het Presidium inzake een reactie op het onderzoeksrapport 'Kracht zonder Tegenkracht. Sociale Veiligheid in de Tweede Kamer der Staten-Generaal'

Nr. 2
BRIEF VAN HET PRESIDIUM

Aan de Leden

Den Haag, 8 juni 2023

Het presidium heeft bij brief van 11 mei 2023 (Kamerstuk 36 359, nr. 1) de Tweede Kamer toegezegd om voor de behandeling van de Raming 2024 met een meer
uitgebreide schriftelijke reactie te komen op het onderzoeksrapport «Kracht zonder
Tegenkracht. Sociale Veiligheid in de Tweede Kamer der Staten-Generaal», met respect
voor de verschillende rollen en verantwoordelijkheden van eenieder in de Tweede Kamer.
In deze brief komen wij hieraan tegemoet.

Alvorens in te gaan op de wijze waarop opvolging wordt gegeven aan de aanbevelingen
in het genoemde rapport hecht het presidium eraan de aanpak van het huidige sociale
veiligheidsbeleid toe te lichten en de achtergrond te schetsen van het onderzoek.

Aanpak tot nu toe

De afgelopen jaren hebben presidium en ambtelijk leidinggevenden stappen gezet om
de sociale veiligheid in de Tweede Kamer te verbeteren. In 2018 is het eerste brede
werkbelevingsonderzoek onder de medewerkers van de ambtelijke organisatie van de Tweede
Kamer gehouden, mede naar aanleiding van de maatschappelijke discussie over seksuele
intimidatie en ongewenste omgangsvormen (#metoo). Hieruit zijn op het gebied van sociale
veiligheid verbeterpunten naar voren gekomen. Het werkbelevingsonderzoek heeft geleid
tot het instellen van een aantal ambtelijke werkgroepen, onder andere over sociale
veiligheid, ongewenste omgangsvormen, de verhouding tussen politiek en ambtelijk en
respectvol leiderschap. Hierdoor is er meer aandacht voor de vertrouwenspersonen gekomen
en is hard gewerkt om de bekendheid van de vertrouwenspersonen te vergroten. Het integriteitsbeleid
is herzien en het onderwerp is een vast onderdeel geworden van het introductieprogramma
voor nieuwe medewerkers.

In 2021 is het werkbelevingsonderzoek herhaald. Uit dit onderzoek bleek dat de medewerkers
vooruitgang zagen ten aanzien van de sociale werkomgeving (een goede sfeer en veel
steun van collega’s en leidinggevenden), maar dat er ruimte bleef voor verbetering.
Naar aanleiding van dit werkbelevingsonderzoek is de Gedragscode integriteit van de
ambtelijke organisatie geactualiseerd en verspreid onder alle ambtenaren. Er zijn
diverse workshops aangeboden waarin ambtenaren aan de hand van praktijkvoorbeelden
en dilemma’s met elkaar in gesprek zijn gegaan over integriteit. Leidinggevenden hebben
een aparte workshop aangeboden gekregen waarbij naast praktijkvoorbeelden en dilemma’s
ook is stilgestaan bij de rol van de leidinggevende hierin.

De Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen is geactualiseerd en in januari 2021
door het presidium vastgesteld. De fracties zijn geïnformeerd over de mogelijkheid
om aan te sluiten bij de Klachtenregeling en de mogelijkheid om daarmee gebruik te
maken van de Klachtencommissie.

In juni 2021 heeft de Voorzitter aangegeven dat diepgaander onderzoek naar sociale
veiligheid in de Tweede Kamer door Kamerbewoners in brede zin nodig was, naar aanleiding
van signalen over ongewenst gedrag die bij vertrouwenspersonen waren binnengekomen.
Dit vormde de aanleiding voor het onderzoek naar sociale veiligheid dat de Universiteit
Utrecht in 2022 heeft uitgevoerd. Het was voor het eerst dat een dergelijk breed opgezet
onderzoek onder alle Kamerbewoners plaatsvond. Op 17 april 2023 heeft de Universiteit
Utrecht het rapport met de uitkomsten en aanbevelingen naar alle Kamerbewoners gezonden.
Uit het onderzoek blijkt dat een groot deel van de Kamerbewoners dat meedeed aan het
onderzoek, zich in algemene zin en gemiddeld genomen sociaal veilig voelt in de Tweede
Kamer. Dat is belangrijk, want een veilige werkomgeving vergroot het werkplezier en
draagt bij aan een goed verloop van het parlementaire proces. Ondanks de positieve
gemiddelde scores van sociale veiligheid in de Tweede Kamer, blijkt uit het rapport
dat er wel degelijk reden tot zorg is over de sociale veiligheid die Kamerbewoners
ervaren.

Achtergrond

Binnen het Tweede Kamergebouw werken verschillende groepen mensen, onder anderen:
Kamerleden, fractiemedewerkers, ambtenaren, journalisten. Dit maakt de Tweede Kamer
een unieke organisatie waarin verschillende entiteiten en werkgevers onder één dak
werken en samenwerken. Kamerleden hebben geen werkgever: zij hebben een rechtstreeks
mandaat van de kiezer. Tevens is het goed te vermelden dat de Tweede Kamer, naar zijn
aard, een organisatie is die voortdurend in de schijnwerpers staat.

Sociale veiligheid is een brede en gezamenlijke verantwoordelijkheid van iedereen
die onder het dak van de Tweede Kamer werkt; voor alle individuele Kamerbewoners,
voor de ambtelijke en politieke organisaties afzonderlijk en óók gezamenlijk op het
snijvlak waar de ambtelijke en politieke organisaties samenkomen. Het rapport van
de Universiteit Utrecht stelt dat op dit moment onvoldoende sprake is van een structurele
en duurzame aanpak die de sociale veiligheid effectief weet te borgen. Om te komen
tot een structurele en duurzame aanpak zullen er van meerdere kanten inspanningen
gevraagd worden. Dit laat onverlet dat fracties een zelfstandige, autonome positie
en cultuur hebben en dat er onderlinge verschillen tussen fracties bestaan. Deze verschillende
entiteiten én de gezamenlijke opdracht die er ligt, schetsen gelijk het dilemma rondom
de opvolging: hóe moet de opdracht worden opgepakt en wie is waarvoor verantwoordelijk?

In deze brief geven wij daartoe een eerste aanzet. Daarbij wordt een indeling in drie
categorieën gemaakt. De eerste categorie (A) kan eigenstandig door fracties worden
opgepakt (met eventueel ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie), de tweede
categorie (B) kan eigenstandig door de ambtelijke organisatie worden opgepakt en de
laatste categorie (C) vereist een gezamenlijke aanpak vanuit de politieke en ambtelijke
organisatie.

Het presidium is zich ervan bewust dat het verbeteren van de sociale veiligheid binnen
de Tweede Kamer een proces is dat inspanning, tijd en geduld zal vergen. De volgordelijkheid,
timing en samenhang in de uitvoering van de aanbevelingen uit het rapport zullen zorgvuldig
moeten worden gepland en afgestemd. Ook bij de uitwerking dient zorgvuldigheid voorop
te staan en is draagvlak essentieel.

Zoals in het rapport wordt gesteld, ontstaat een effectieve aanpak alleen als gelijktijdig,
doorlopend en op samenhangende wijze aan structuren, systemen én cultuur wordt gewerkt.
Structuren, systemen én cultuur die, omdat zij onder één dak (samen)werken, de politieke
en ambtelijke organisaties raken en die weer meer in balans moeten komen.

Uit het rapport blijkt dat het sociaal veiligheidsbeleid voor alle Kamerbewoners verbetering
behoeft. Dat dit een ingewikkelde opgave is, blijkt uit de eerder beschreven structuur
van verschillende werkgevers. Op dit moment is het beleid gefragmenteerd.

De onderzoekers benadrukken het belang dat álle Kamerbewoners voldoende kennis en
inzicht moeten hebben om sociaal onveilige situaties te herkennen en erkennen, en
daarmee om weten te gaan.

Het rapport telt een groot aantal aanbevelingen voor verbetering. Bij de uitwerking
van de aanbevelingen dient duidelijk te zijn welk doel wordt beoogd, wie verantwoordelijk
is en hoe (vertegenwoordigers van) alle onderdelen in de ambtelijke en politieke organisaties
betrokken worden bij het bedenken, in gang zetten en evalueren van de te nemen stappen.

Opvolging

De aanbevelingen uit het rapport zijn gericht op de ambtelijke organisatie en de politieke
organisaties in de Tweede Kamer. Dit betekent dat, zoals hierboven al genoemd, drie
categorieën worden onderscheiden waar – vanuit ieders eigen verantwoordelijkheid –
sociale veiligheid verbeterd kan worden.

A. Fracties

Elke fractie heeft een eigen autonome positie en interne organisatie. Ook kent elke
fractie een eigen cultuur die onderling sterk kan verschillen. Het is de eigen verantwoordelijkheid
van de fractie om te beoordelen of en hoe zij een deel van de aanbevelingen wil oppakken.

De Voorzitter heeft een inventarisatie doen uitgaan onder alle fracties om te vragen
of er behoefte is aan ondersteuning binnen de fracties als het gaat om het geven van
een vervolg aan het rapport. Als dat het geval is, wordt gekeken hoe aan deze behoefte
op een passende manier tegemoet kan worden gekomen. Ook is de mogelijkheid geboden
een werksessie te beleggen voor fracties met de onderzoekers waar de aanbevelingen
uit het rapport aan de orde kunnen komen.

Het rapport doet in algemene zin ook aanbevelingen over de werk- en prestatiedruk
in de Tweede Kamer. Benadrukt wordt dat investeringen om de druk op Kamerbewoners
te verlagen cruciaal zijn voor het succes van andere maatregelen om de sociale veiligheid
te borgen. De werkdruk van Kamerleden is al lange tijd onderwerp van gesprek. Met
elkaar proberen we een evenwicht te vinden in het plannen van de activiteiten binnen
de Tweede Kamer, zowel plenair als in commissieverband. Een meer voorspelbare agenda
kan bijdragen aan het vinden van een betere werk- en privébalans. Daar bereiken we
nu goede resultaten. In beginsel is er één keer per week een Regeling van Werkzaamheden
en vinden de stemmingen op een vast tijdstip plaats. Bij het inplannen van de plenaire
agenda is het uitgangspunt de vergadering om 23.00 uur te sluiten.

De afgelopen periode is ook geïnvesteerd in meer ambtelijke ondersteuning. Het doel
hiervan is het verbeteren van de kennispositie, maar het kan ook helpen bij het verlagen
van de werkdruk.

Eind 2021 heeft de Voorzitter het contract met UBR Bedrijfszorg ondertekend. Dit betekent dat alle Kamerleden vanaf dat moment gebruik kunnen maken
van de diensten van een bedrijfsarts of een bedrijfsmaatschappelijk werker. Alle fracties
hebben het aanbod gehad van de bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werk om met
hen in gesprek te gaan over de wijze waarop zij Kamerleden kunnen ondersteunen als
het gaat om (de preventie van) stress, werkdruk en burn-out. Ook kan dit gesprek dienen
om te inventariseren waar behoeften liggen op het gebied van ondersteuning en hoe
eventueel gerichte interventies kunnen worden aangeboden.

B. Ambtelijke organisatie

De Griffier geeft leiding aan de ambtelijke organisatie. Het creëren van een sociaal
veilige werkomgeving ziet hij als een belangrijke taak en verantwoordelijkheid, samen
met de leidinggevenden binnen ambtelijke organisatie. Het gaat hier ook om goed voorbeeldgedrag
en het effectief uitdragen van normen en waarden. Het borgen van sociale veiligheid
vraagt om het borgen van goed leiderschap. In de ambtelijke organisatie is het duidelijker
wie de leidinggevenden zijn dan in de politieke organisatie.

Kennis en inzicht om onveilige situaties te herkennen en erkennen is belangrijk. De
komende tijd zal gekeken worden of er trainingen, (on-the-job) coaching, gesprekken
over dilemma’s, intervisie voor medewerkers georganiseerd kunnen worden. Een training
als omstanderinterventie, die eerder aangeboden is, kan op korte termijn herhaald
worden.

De ambtelijke organisatie kan op dit punt ook politieke organisaties (zie A) desgewenst
ondersteunen. Uiteraard staat het fracties vrij om hierin een eigen aanbod te ontwikkelen.

Het onderzoek laat zien dat arbeidsomstandigheden (werkdruk) een directe relatie lijken
te hebben met (de omgang met) sociale veiligheid die Kamerbewoners ervaren. Onderzocht
moet worden welke investeringen op dit punt gedaan kunnen worden voor de ambtelijke
organisatie.

De waarnemend Griffier heeft voor de ambtelijke organisatie een informatieve bijeenkomst
belegd op maandag 12 juni 2023. Tijdens deze bijeenkomst kunnen vragen worden gesteld
aan de onderzoekers en wordt in kaart gebracht waar de Kamerambtenaren het meest behoefte
aan hebben.

C. Politieke en ambtelijke organisatie

Het rapport besteedt ruim aandacht aan de politiek-ambtelijke verhoudingen en beschrijft
dat deze relatie inherent spanningen kent. Bewustwording van de eigen rol en verantwoordelijkheden
in deze samenwerking is hierbij van groot belang. In het rapport staan aanbevelingen
die kunnen bijdragen aan verbeteringen in het ambtelijk en politiek leiderschap.

Een goede wisselwerking tussen de ambtelijke en de politieke top is gebaat bij heldere
afspraken over taken en bevoegdheden over de politiek-ambtelijke samenwerking. Er
wordt gewerkt aan een voorstel om te komen tot een herijking van de politiek-ambtelijke
governance. Hierbij zal ook de verhouding tussen de ambtelijke organisatie en het
presidium betrokken worden. Bij de werving van onder andere de nieuwe Griffier wordt
hier rekening mee gehouden.

Externe programmamanager

Om te komen tot een samenhangende aanpak van de aanbevelingen uit het rapport, acht
het presidium het wenselijk dat met een open, onafhankelijke en overkoepelende blik
te werk wordt gegaan bij de implementatie van de aanbevelingen. Het verbeteren van
de sociale veiligheid is een proces dat veel inspanning, geduld en tijd zal vragen.
Niet alles kan en hoeft tegelijk. In het rapport is een globale prioritering en planning
van de aanbevelingen opgenomen. Verdere uitwerking, prioritering en keuzes vraagt
inbreng van alle betrokkenen.

Om dit op een samenhangende wijze aan te pakken zal een externe programmamanager worden
aangesteld met expertise op het gebied van sociale veiligheid en het doorvoeren van
cultuurveranderingen in een complexe organisatie. Deze expert kan zich volledig richten
op de uitvoering van de aanbevelingen. Het is aan de fracties zelf of en hoe zij hierbij
betrokken willen zijn. Deze expert kan zich waar nodig laten bijstaan door vertegenwoordigers
uit alle gelederen van de Tweede Kamer om een zo breed mogelijke betrokkenheid en
verantwoordelijkheid van Kamerbewoners te borgen. Regelmatige communicatie naar de
Kamerorganisatie over de voortgang van het traject is daarbij essentieel.

Concrete verbeteringen op korte termijn

Het presidium gaat ervan uit dat op korte termijn al concrete verbeteringen zijn te
behalen op twee punten. Hier kan al mee worden gestart voordat een programmamanager
is aangesteld.

– Verbetering in het meldsysteem en communicatie

De Tweede Kamer heeft een klachtenregeling, een klachtencommissie, een Gedragscode
voor Kamerleden, vertrouwenspersonen (intern en extern) etc. Hierdoor bestaat het
risico dat een goede omgang met signalen en meldingen wordt belemmerd door de onoverzichtelijkheid
en onvolledigheid van de wijze waarop signalen over Kamerbewoners kunnen worden afgegeven.
Onderzocht zal worden hoe het meldsysteem verbeterd kan worden en of er nog lacunes
zijn.

Communicatie over waar men terecht kan met signalen en meldingen over ongewenst gedrag
is cruciaal. Verbeteringen met betrekking tot de toegankelijkheid, vindbaarheid, overzichtelijkheid
van het sociaal veiligheidsbeleid worden op korte termijn in gang worden gezet.

– Preventieve maatregelen

Het voorkomen van ongewenst gedrag is uiteraard essentieel. Bekeken wordt op welke
manier preventieve maatregelen vorm en inhoud kunnen krijgen. Het bespreekbaar maken
van ongewenste gedragingen heeft een preventieve uitwerking. Daarnaast past een actief
aanbod aan trainingen om kennis en inzicht te verbeteren bij een goed preventiebeleid.
Van dit aanbod kunnen ambtenaren en fracties gebruik maken. Op korte termijn zal hier
invulling aan worden gegeven.

Tot slot

Het is belangrijk om een veilige werkomgeving te creëren voor alle Kamerbewoners vanuit
de overtuiging dat ieder van ons het in zich heeft hieraan een positieve bijdrage
te leveren.

Het presidium beseft dat er een grote opgave ligt voor de Kamerorganisatie, temeer
daar de Tweede Kamer een voorbeeldfunctie heeft richting de samenleving en het onderwerp
sociale veiligheid ook raakt aan de waardigheid van het parlement.

Het presidium geeft de Kamer in overweging deze brief te betrekken bij de behandeling
van de Raming 2024.

De Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, Vera Bergkamp