Lijst van vragen en antwoorden : Lijst van vragen en antwoorden, gesteld aan de Algemene Rekenkamer, over het rapport Resultaten verantwoordingsonderzoek 2022 bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Kamerstuk 36360-V-2)

Nr. 8 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 7 juni 2022

De vaste commissie voor Buitenlandse Zaken heeft een aantal vragen voorgelegd aan
de Algemene Rekenkamer over de brief van 17 mei 2023 inzake het rapport Resultaten
verantwoordingsonderzoek 2022 bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Kamerstuk
36 360 V, nr. 2).

De Algemene Rekenkamer heeft deze vragen beantwoord bij brief van 7 juni 2023. Vragen
en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Rudmer Heerema

De griffier van de commissie, Westerhoff

Vraag 1

Ziet de Algemene Rekenkamer de jaarlijkse stijging van zowel de verplichtingen als
de uitgaven als een potentieel risico voor de begroting van het Ministerie van Buitenlandse
Zaken?

Een jaarlijkse stijging van zowel de verplichtingen als de uitgaven is als zodanig
geen risico. In hoeverre sprake is van een risico – bijvoorbeeld het risico dat houdbaarheid
overheidsfinanciën onder druk komt te staan – vergt een nadere analyse.

Vraag 2

Voorziet de Algemene Rekenkamer problemen bij het in de praktijk brengen van het plan
omtrent strategisch vastgoedbeheer?

We voorzien niet direct problemen, maar hebben tijdens ons onderzoek wel aandachtspunten
gesignaleerd met het oog op verbetering van het beheer en het beperken van kosten.
Zo dient de vastgoedinformatie snel op orde gebracht te worden zodat de Minister van
Buitenlandse Zaken een adequaat, actueel en integraal inzicht heeft in de vastgoedportefeuille.
Ook dient er een financieel model en begroting te komen, duidelijk uitgesplitst naar
de verschillende soorten onderhoud zodat men beter inzicht krijgt in de financiële
behoeften van het vastgoedbeheer. Onderscheid tussen regulier en planmatig onderhoud
is hierbij belangrijk. Verder zit er een risico in het huidige systeem van de middelenafspraak;
deze dient voor aan- en verkopen te zijn, eventueel aangevuld met renovaties, maar
niet voor onderhoud. Tot slot dient het risicomanagement van het vastgoedbeheer verder
doorontwikkeld te worden.

Vraag 3

Kan de Algemene Rekenkamer een inschatting maken van de huidige invloed van geopolitieke
ontwikkelingen op de Nederlandse vastgoedportefeuille in het buitenland?

De Minister van Buitenlandse Zaken kan een betere inschatting maken van geopolitieke
ontwikkelingen dan de Algemene Rekenkamer. Daarom is het volgens ons aan hem om deze
vraag te beantwoorden.

Vraag 4

Wanneer is het budget voor onderhoud en investeringen in het vastgoed volgens u wel
toereikend? Zijn er afspraken of vuistregels om te bepalen wat een toereikend budget
is? Hoe wordt dit bij andere departementen geregeld?

De essentie is in het geval van onderhoud vrij eenvoudig. Het budget hiervoor is voldoende
als er geen achterstallig onderhoud (meer) is. Hierbij valt een onderscheid te maken
tussen storingsonderhoud, regulier (jaarlijks) onderhoud en planmatig onderhoud.

Bij investeringen dient een onderscheid gemaakt te worden tussen investeringen in
het kader van planmatig onderhoud en investeringen in het kader van aan- en verkoop.
De laatste categorie laten wij hier buiten beschouwing, omdat dit afhankelijk is van
strategische keuzes. Voor investeringen in het kader van planmatig onderhoud, zoals
renovaties en verduurzamingsprojecten, geldt dat er een solide meerjarenonderhoudsprognose
(of -begroting) moet zijn, waarbij de Minister van Buitenlandse Zaken borgt dat er
een redelijke gelijke verdeling van kosten is op jaarbasis en dat er geen grote pieken
in de (begrote) uitgaven zitten.

De randvoorwaarde voor het bovenstaande is een vastgoedsysteem, waarin adequate, actuele
en integrale informatie over alle objecten is opgenomen. Dit stelt een organisatie
in staat om een goed onderbouwde meerjarenonderhoudsprognose te maken en in control
te zijn over de uitgaven voor vastgoedonderhoud en -investeringen.

Een ministerie met vergelijkbare problemen is het Ministerie van Defensie. Hier was
tot 2022 geen actueel en integraal inzicht in de staat van het vastgoed. Tevens was
er onvoldoende budget voor vastgoed beschikbaar. Er ging steeds meer geld naar het
verhelpen van storingen waardoor onvoldoende geld beschikbaar was voor het reguliere
onderhoud. Hierdoor ging de kwaliteit van de vastgoedportefeuille ieder jaar steeds
verder achteruit. Zo was het aantal gebouwen met meer dan 2 onacceptabele gebreken
opgelopen van 45% in 2016 naar meer dan 60% in 2021. Inmiddels is daar een solide
rekenmodel ontwikkeld en een strategisch plan voor investeringen om toe te werken
naar een beheersbare en duurzame vastgoedportefeuille, waar budget en onderhoud ook
in de toekomst weer in balans zijn1.

Vraag 5

Wat zijn de consequenties van een significante overschrijding van de tolerantiegrens,
zoals geconstateerd bij artikel 4, «Consulaire dienstverlening en uitdragen Nederlandse
waarden»»?

De overschrijding van de tolerantiegrens bij artikel 4, «Consulaire dienstverlening
en uitdragen Nederlandse waarden» is het gevolg van het niet naleven van de regels
die gelden voor het budgetrecht. Door de overschrijding moeten wij ons oordeel op
het niveau van het begrotingsartikel aanpassen en het niet naleven van de regelgeving
vermelden. Het is vervolgens aan uw Kamer – bij de behandeling van het jaarverslag,
de slotwet en bij het verlenen van decharge voor het gevoerde financieel beheer –
om te bepalen wat de consequenties zijn.