Brief Presidium : Brief van het Presidium n.a.v. vragen van het lid Omtzigt over het rapport van de Universiteit Utrecht (UU) inzake sociale veiligheid

Nr. 1
BRIEF VAN HET PRESIDIUM

Aan de Leden

Den Haag, 11 mei 2023

Tijdens de Regeling van Werkzaamheden d.d. 18 april 2023 heeft het lid Omtzigt gevraagd
om een brief van het presidium naar aanleiding van het rapport «Kracht zonder Tegenkracht,
Sociale Veiligheid in de Tweede Kamer der Staten-Generaal» (Handelingen II 2022/23,
nr. 75, Regeling van werkzaamheden). De tijdens deze Regeling gestelde vragen beantwoorden
we in deze brief.

Op verzoek van de Voorzitter en de Griffier van de Tweede Kamer is het onderzoeks-
en adviesbureau verbonden aan het departement Bestuurs- en Organisatiewetenschap (USBO)
van de Universiteit Utrecht op 16 juni 2022 een onafhankelijk onderzoek gestart naar
sociale veiligheid binnen de Tweede Kamer. De onderzoeksopdracht was erop gericht
in kaart te brengen hoe de sociale veiligheid in de Tweede Kamer door Kamerleden,
fractiemedewerkers en Kamerambtenaren wordt ervaren. Het onderzoek van de Universiteit
Utrecht is een belevingsonderzoek en nadrukkelijk géén feitenonderzoek.

Op 17 april 2023 rond 09.00 uur zijn de uitkomsten van het onderzoek en de aanbevelingen
naar alle Kamerbewoners gestuurd met het verzoek het rapport tot 12.00 uur vertrouwelijk
te behandelen. Het presidium betreurt het dat (interpretaties van) de onderzoeksresultaten
desondanks voortijdig in de media te lezen waren.

Doel van het onderzoek is het geven van concrete inzichten die kunnen bijdragen aan
het duurzaam en systematisch verbeteren van de sociale veiligheid in de Kamer. In
het rapport worden twintig aanbevelingen gedaan met betrekking tot alle Kamerbewoners,
zowel politiek en ambtelijk als in de dynamiek tussen beide.

De Tweede Kamer heeft sinds 2021 extra geïnvesteerd in sociale veiligheid. Dit onderzoek
laat zien dat we er nog niet zijn. Het sociale veiligheidsbeleid is complex en wordt
onvoldoende breed en zichtbaar gedragen. Daar ligt een belangrijke opdracht voor ons
om mee aan de slag te gaan. Daarbij moeten we rekening houden met het unieke karakter
van de Tweede Kamer als parlementair instituut, dat bestaat uit verschillende entiteiten
die onder één dak werken.

Het streven is om voor de behandeling van de Raming 2024 met een meer uitgebreide
schriftelijke reactie te komen op het onderzoek, met respect voor de verschillende
rollen en verantwoordelijkheden van eenieder in de Tweede Kamer. De Griffier zal,
in samenspraak met de Universiteit Utrecht, een werksessie organiseren die toegankelijk
is voor Kamerambtenaren, met als doel vragen te beantwoorden en reacties op te halen.

Het presidium bespreekt op 25 mei 2023 het rapport en de aanbevelingen met de onderzoekers.
Op dit moment vindt er een inventarisatie plaats bij de fracties om te bezien of binnen
fracties behoefte is aan ondersteuning bij het geven van een vervolg aan het rapport,
zodat hieraan op een passende manier tegemoet kan worden gekomen.

Melden ongewenst gedrag

Het presidium vindt het van groot belang dat Kamerbewoners die ongewenst gedrag ervaren
zich niet belemmerd voelen dit te melden. Wanneer iemand te maken krijgt met ongewenst
gedrag kan een vertrouwenspersoon benaderd worden voor het doen van een melding. De
Kamerorganisatie kent interne vertrouwenspersonen – vertegenwoordigd uit zowel de
ambtelijke organisatie als de fracties – en externe vertrouwenspersonen. Daarnaast
bestaat de mogelijkheid om een formele klacht in te dienen bij de Klachtencommissie
ongewenste omgangsvormen. Deze mogelijkheid is er voor Kamerambtenaren, en voor fractiemedewerkers
waarvan de eigen werkgever de «Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen van de Tweede
Kamer» op de werkverhouding van toepassing heeft verklaard.

Op de eerste pagina van het onderzoeksrapport wordt ook direct verwezen naar deze
instanties (Vertrouwenspersonen en Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen | Plein2), zodat bij de Kamerbewoners duidelijk is waar zij terecht kunnen met hun melding
en/of klacht.

Het presidium beseft dat communiceren over waar men terecht kan met signalen en meldingen
over ongewenst gedrag cruciaal is. Samen met de Griffier wordt bekeken hoe de communicatie
hierover verbeterd kan worden.

Niet alle werkgevers binnen de Kamerorganisatie hebben een meldstructuur ingericht
en daar waar dat wel is gedaan, beperken de bevoegdheden zich tot de eigen werknemers
en strekt dit zich niet uit tot andere Kamerbewoners. De bevoegdheden van de Griffier
als werkgever (en dus ook het toezicht hierop door het presidium) zijn beperkt tot
de ambtelijke organisatie. Andere werkgevers binnen de Tweede Kamer hebben een eigen
verantwoordelijkheid om te zorgen dat mensen zich vrij voelen ongewenst gedrag te
melden. Het presidium zal, samen met de Griffier, bekijken of de aanbevelingen nopen
tot voorstellen om de meldmogelijkheden aan te passen.

Verder wordt in het rapport aangegeven dat ook andere factoren eraan kunnen bijdragen
dat het doen van een melding achterwege blijft. Om deze drempels weg te nemen worden
in het rapport aanbevelingen gedaan. Hierbij zal op een samenhangende wijze gewerkt
moeten worden aan structuren, systemen én aan cultuur, waarbij zichtbare en gezamenlijke
inspanningen van ambtelijke en politieke leiders onontbeerlijk zijn.

Bewaren en archiveren informatie

In het rapport van de Universiteit Utrecht staan voorbeelden van uitingen van ongewenst
gedrag die deelnemers in interviews en/of via het invullen van de vragenlijst hebben
gedeeld. Een voorbeeld dat genoemd wordt, is het onder druk zetten om berichten te
wissen die onder de Wet open overheid (Woo) vallen. Het presidium wijst er eerst op
dat alle informatie en casuïstiek voor het onderzoek anoniem zijn ingebracht en de
bevindingen in het rapport niet herleidbaar zijn tot individuele personen of fracties.
De vraag naar (concrete) wetsovertredingen kan dan ook niet worden beantwoord. Daarnaast
is het onderzoek ook niet bedoeld voor het (kunnen) vaststellen van wetsovertredingen
(het is geen waarheidsvinding). Het doel van het onderzoek is om de onderliggende
patronen en mechanismen bloot te leggen die de kans op sociaal onveilige situaties
en grensoverschrijdend gedrag tussen Kamerbewoners vergroten of juist verkleinen.

In dit kader is, zowel bij de Regeling van Werkzaamheden d.d. 18 april 2023 door het
lid Omtzigt, als tijdens de procedurevergadering van de commissie Binnenlandse Zaken
d.d. 20 april 2023 door het lid Leijten verzocht om in te gaan op de vraag hoe het
presidium en de ambtelijke leiding omgaan met het archiveren van zaken in het kader
van de Woo. Graag gaan we daar in algemene zin op in.

Zowel de Archiefwet als de Woo heeft voortdurend de aandacht van het presidium en
de Griffier. Binnen de Tweede Kamer loopt momenteel het meerjarige programma Verbetering
Informatiehuishouding Tweede Kamer (VITK). Dit programma richt zich op beleid en (werk)afspraken,
systemen die de informatiehuishouding ondersteunen en het borgen van benodigde kennis
en vaardigheden. Het verbeteren van de (tegenwoordig vooral digitale) informatiehuishouding
geldt ook als belangrijke voorwaarde om adequaat invulling te kunnen geven aan de
Woo. In die zin gaan de Archiefwet en de Woo dus hand in hand.

Op dit moment heeft de Tweede Kamer ervoor gekozen de richtlijn «Handreiking: bewaren
chatberichten van het Rijk» te volgen. De Tweede Kamer is bezig, net als het Rijk,
om de maatregelen aan te passen en in lijn te brengen met het advies van het adviescollege
Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). Aan ambtenaren is opgedragen de functie
«automatisch wissen» in berichtenapps uit te zetten om te voorkomen dat archiefwaardige
informatie verdwijnt.

Het systematisch verbeteren van de digitale archivering en de invoering van de Woo
binnen de Kamerorganisatie is geen sinecure. Er zijn al belangrijke stappen gezet,
ook rond het adequaat beantwoorden van Woo-verzoeken. Deels maken we daarbij gebruik
van instrumentarium dat voor het Rijk wordt uitgewerkt, zoals een nieuwe richtlijn
Chatberichten, maar voor een ander deel is de situatie – met name ten aanzien van
Kamerleden – heel specifiek voor het werkproces van de Tweede Kamer zelf. Bij al deze
maatregelen moet goed worden gekeken naar de praktische uitvoerbaarheid.

Het presidium heeft gevraagd om duidelijke instructies voor individuele Kamerleden.
Momenteel is de Griffier bezig het advies stap voor stap concreet te maken zodat deze
uitgangspunten op een werkbare manier voor alle Kamerbewoners kunnen worden ingevuld.
U ontvangt binnenkort nadere informatie hierover.

Rechtsbescherming

Bij de Regeling van Werkzaamheden is ook gevraagd in te gaan op de wijze waarop de
rechtsbescherming is geregeld van mensen die betrokken zijn bij het lopende feitenonderzoek.
Bij de start en de (lopende) uitvoering van het feitenonderzoek naar aanleiding van
twee anonieme brieven is en wordt specifiek en indringend aandacht gevraagd voor het
belang van voldoende en zorgvuldige hoor- en wederhoor. In de brieven van 14 november
2022 en 21 december 2022 (Kamerstuk 36 221, nrs. 5 en 7) is toegelicht dat het onderzoeksbureau Hoffmann, in samenspraak met de gedelegeerd
opdrachtgevers, zullen voorzien in een onderzoeksprotocol, waaronder een protocol
om hoor-en wederhoor te borgen. De gedelegeerde opdrachtgevers zien er dus op toe
dat de rechten worden geborgd van zowel degenen die aan het feitenonderzoek deelnemen
als degenen van wie het handelen voorwerp van het onderzoek is of kan zijn. Het lopende
feitenonderzoek is een op zichzelf staand traject en een ander type onderzoek dan
van de Universiteit Utrecht.

De rol van de Griffier en het presidium ten aanzien van het feitenonderzoek is beperkt
tot het formeel juridisch opdrachtgeverschap.

Informatieverzoek

In september 2018 en juni 2021 zijn werkbelevingsonderzoeken onder alle ambtelijke
medewerkers van de Tweede Kamer uitgevoerd. De onderzoeken bestonden steeds uit twee
onderdelen: werkbeleving en ongewenst omgangsvormen. De uitkomsten zijn naar aanleiding
van Woo-verzoeken in december 2022 (grotendeels) openbaar gemaakt. De rapporten zijn
als bijlagen bijgevoegd.

Ook is door het lid Omtzigt gevraagd naar het advies van Capra Advocaten dat bij de
behandeling van deze Woo-verzoeken in december 2022 openbaar is gemaakt. Deze adviezen
hebben betrekking op het Beleid ongewenste omgangsvormen en de Klachtregeling ongewenste omgangsvormen van de Tweede Kamer. Capra heeft een concept voor een herziene klachtenregeling ongewenste
omgangsvormen aangeleverd, waarna tussen Capra en de betrokken ambtenaren (via e-mail)
concepten zijn gewisseld. Deze documenten zijn bijgevoegd.

Tot slot

Het presidium vindt het van groot belang dat iedereen in het Kamergebouw veilig zijn
of haar werk kan doen. De uitkomsten en aanbevelingen van het onderzoek geven handvatten
om te werken aan een veiligere werkomgeving. Dit vergt een inspanning van ons allemaal:
Kamerleden, fractiemedewerkers en ambtenaren.

Ik ga ervan uit u hiermee thans voldoende te hebben geïnformeerd.

Namens het presidium,

De Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, Vera Bergkamp