Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Van der Plas over het toenemende gebruik van Signal onder bewindspersonen en ambtenaren

Antwoord van Minister Bruins Slot (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties), mede
namens de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (ontvangen
25 februari 2022). Zie ook Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2021–2022, nr. 1625.

Vraag 1

Bent u bekend met het artikel «Meer politici op app met verdwijnende chats, vrees
voor wegmoffelen gevoelige informatie» van BNR?1

Antwoord 1

Ja

Vraag 2

Hoe beoordeelt u het toenemend gebruik van Signal als communicatiemiddel in relatie
tot de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)?

Antwoord 2

In haar uitspraak van 20 maart 20192 heeft de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State geoordeeld dat, gezien
de ruime betekenis die aan de term «document» van de Wob moet worden toegekend, sms
-en WhatApp-berichten (en gelijksoortige chatberichten zoals Signal) ook onder deze
term vallen.

Naar aanleiding van deze uitspraak is er rijksbreed beleid ontwikkeld over het gebruik
van chatdiensten en het bewaren van chatberichten3. Uitgangspunt is dat het gebruik van digitale middelen mogelijkheden biedt die een
zeker risicobesef vragen en dat er altijd rekening dient te worden gehouden met de
aard van de informatie. Zo dient er zo min mogelijk gebruik te worden gemaakt van
berichtenapps voor werkgerelateerde communicatie. Voor bestuurlijke besluitvorming
wordt het gebruik van berichtenapps ontraden. Gebeurt dit toch dan moeten chatberichten
over de bestuurlijke besluitvorming worden geborgd binnen de organisatie. Ik wil hierbij
benadrukken dat dezelfde informatie niet twee keer hoeft te worden bewaard. Dit ook
in verband met het belang van ordentelijke archiefvorming. Is het bestuurlijke besluit
uit het chatbericht ook op een andere manier geborgd binnen de organisatie, bijvoorbeeld
in een nota of e-mail, dan kan het oorspronkelijke chatbericht worden verwijderd.
Bestuurlijke besluiten die niet op een andere manier zijn geborgd, worden opgeslagen
binnen de informatiesystemen van de organisatie.

Elk ministerie is er zelf verantwoordelijk voor dat er in lijn met het rijksbrede
beleid wordt gehandeld.

Vraag 3

Deelt u onze zorg dat communicatie die onder de Wob opgevraagd zou kunnen worden door
de automatische verwijderfunctie verloren kan gaan?

Antwoord 3

Ik stel voorop dat uit de Wob – en per 1 mei 2022 de Wet open overheid (Woo) -niet
volgt dat alle communicatie binnen een bestuursorgaan bewaard moet blijven. Van belang
is dat er op zodanig wijze wordt omgegaan met informatie dat er geen afbreuk wordt
gedaan aan de aanspraken op openbaarheid van documenten die aan de Wob kunnen worden
ontleend. Dat neemt echter niet weg dat het in de dagelijkse praktijk niet mogelijk
is om altijd alle electronische berichten, kladjes en notities te bewaren. Deze gaan
soms na verloop van tijd verloren of worden niet bewaard omdat er uit het oogpunt
van deugdelijke en overzichtelijk dossiervorming een zekere schifting plaatsvindt.
Deze staande praktijk is in lijn met de heersende Wob-rechtspraak. Is er echter eenmaal
een Wob-verzoek ingediend dan dient vanaf dat moment het behoud van documenten die
onder de reikwijdte van het verzoek vallen, te worden gewaarborgd4.

Ik deel uw zorg wanneer chatberichten over de bestuurlijke besluitvorming zouden worden
verwijderd waarvan de informatie nog niet binnen de organisatie is geborgd. Ik heb
echter geen signalen ontvangen waaruit ik kan opmaken dat hiervan sprake is. Wel zie
ik in de berichtgeving aanleiding om uit voorzorg de Handleiding «Risico’s en maatregelen
bewaren van chatberichten» aan te vullen met het dringende advies om de functie geautomatiseerde
verwijdering, die in diverse chatapps kan worden ingesteld, niet te activeren. Ik
zal deze aanvulling op de Handleiding rijksbreed communiceren.

Vraag 4

Welke bewindslieden in het kabinet maken gebruik van Signal? Welke bewindslieden gebruiken
dit voor werkgerelateerde communicatie?

Antwoord 4

Ik acht niet relevant van welke chatdienst bewindspersonen gebruik maken, zolang dit
maar plaatsvindt binnen het beleid of de kaders die het betreffende ministerie heeft
vastgesteld. Het algemene uitgangspunt is dat berichtenapps zo min mogelijk worden
gebruikt voor formeel zakelijke communicatie. Vertrouwelijke en gerubriceerde informatie
mag sowieso niet worden gedeeld via een berichtenapp. Voor bestuurlijke aangelegenheden
wordt het gebruik ervan ontraden. Gebeurt dit toch dan is de afspraak dat chatberichten
over bestuurlijke besluitvorming worden bewaard indien deze informatie niet ook al
op een andere manier is geborgd binnen de organisatie. Zie ook mijn antwoord bij vraag
2.

Vraag 5

Welke bewindslieden maken tijdens het gebruik van Signal gebruik van de functie om
berichten automatisch te verwijderen?

Antwoord 5

Zie mijn antwoord bij vraag 3 en 4.

Vraag 6

Is er juridisch advies ingewonnen over het gebruik van Signal door bewindslieden in
relatie met de Wob?

Antwoord 6

Nee, er is hierover geen juridisch advies ingewonnen.

Vraag 7

Zijn er in het verleden werkgerelateerde berichten verwijderd door bewindslieden?

Antwoord 7

Als aangegeven in antwoord op vraag 3 is het mede in het kader van het belang van
ordentelijk archiefvorming niet noodzakelijk dat alle werkgerelateerde communicatie
wordt bewaard. Afspraak is dat chatberichten over bestuurlijke besluitvorming worden
bewaard indien deze informatie niet ook al op een andere manier is geborgd binnen
de organisatie. Zie ook mijn antwoord bij vraag 2.

Vraag 8

Welke ministeries maken gebruik van Signal en in hoeverre wordt dit aangemoedigd in
hun beleid richting ambtenaren?

Antwoord 8

Ik heb geen overzicht van het gebruik van chatdiensten binnen de ministeries. Zie
in dat kader ook mijn antwoord bij vraag 3 en 4. Signal wordt gezien als een veiligere
variant van WhatsApp en heeft daardoor de voorkeur van diverse privacy functionarissen
en Chief Information Security Officers, die mede verantwoordelijk zijn voor het beleid
rondom het gebruik van chatapps binnen de eigen organisatie.

Vraag 9

Kunt u een overzicht geven per ministerie?

Antwoord 9

Nee, zie ook mijn antwoord bij vraag 3 en 4.

Vraag 10

Hoe moet de burger op de volledigheid van de vrijgegeven communicatie in een Wob-verzoek
vertrouwen als deze communicatie bij regelmaat zonder toezicht verwijderd kan worden?

Antwoord 10

In het antwoord op vraag 2 heb ik het rijksbrede beleid, zoals dat geldt na de uitspraak
van de Raad van State uit 2019, inzake de omgang met en het bewaren van chatberichten
geduid. In het antwoord op vraag 3 heb ik aangegeven in de berichtgeving aanleiding
te zien om de handleiding aan te passen. Ik heb geen reden om aan te nemen dat chatberichten
die onder de reikwijdte van een Wob-verzoek vallen in strijd met dit rijksbrede beleid
zijn verwijderd en daarmee niet zijn betrokken bij de beoordeling. De Wob-verzoeker
kan zich desgewenst tot de rechter wenden wanneer hij meent dat bepaalde chatberichten
ten onrechte niet zijn betrokken bij de beoordeling van het Wob-verzoek. Het bestuursorgaan
moet de zoektocht naar de gevraagde chatberichten inzichtelijk maken. De rechter oordeelt
of de verrichte zoektocht voldoende en volledig is.

Vraag 11

Is de huidige situatie, waarin bestuurders en ambtenaren zelf moeten beslissen wat
van belang is geweest voor politieke besluitvorming en wat daarom moet worden bewaard,
genoeg om vertrouwen te scheppen in de volledigheid van stukken opgevraagd via een
Wob-verzoek?

Antwoord 11

Het is niet ter eigen afweging van de individuele bestuurder of ambtenaar om te bepalen
welke informatie moet worden bewaard. Daartoe gelden (wettelijke) kaders zoals bijvoorbeeld
de Archiefwet en het eerder gememoreerde chatbeleid.

Vraag 12

Hoe denkt u over de aanbevelingen van anticorruptie-ngo Transparency International
Nederland om dit minder aan het individueel persoon over te laten en meer toezicht
in te stellen?

Antwoord 12

Ik ben niet bekend met de door u benoemde aanbevelingen. In algemene zin kan ik wel
aangeven dat de rechter desgewenst kan toetsen of een bestuursorgaan op een juiste
wijze de Wob heeft toegepast. Zie ook mijn antwoord bij vraag 10.

Vraag 13

Wat gaat u doen om te garanderen dat Wob-verzoeken niet omzeild worden door het gebruik
van Signal?

Antwoord 13

Ik heb geen reden om aan te nemen dat met het gebruik van Signal informatie niet wordt
bewaard waar dit conform het rijksbrede beleid wel had gemoeten. Zie ook mijn antwoord
bij vraag 3.

Vraag 14

Bent u het bereid om uw collega-bewindslieden te ontmoedigen om Signal te gebruiken
voor werkgerelateerde communicatie?

Antwoord 14

Uitgangspunt is dat het gebruik van digitale middelen mogelijkheden biedt die een
zeker risicobesef vragen en dat er altijd rekening dient te worden gehouden met de
aard van de informatie. Zo dient er zo min mogelijk gebruik te worden gemaakt van
berichtenapps voor werkgerelateerde communicatie. Voor bestuurlijke besluitvorming
wordt het gebruik van berichtenapps ontraden. Zie ook mijn antwoord bij vraag 2.

Vraag 15

Bent u bereid om de mogelijkheid tot een verbod van Signal op werktelefoons van ambtenaren
van de rijksoverheid en bewindslieden te onderzoeken?

Antwoord 15

Nee, daartoe ben ik niet bereid. Zie ook mijn antwoord bij vraag 2 en 14.

Vraag 16

Kunt u deze vragen elk afzonderlijk en zo spoedig mogelijk beantwoorden?

Antwoord 16

Ja.