Verslag van een schriftelijk overleg : Verslag van een schriftelijk overleg over het rapport over externe monitoring verbeterplan ProDemos

Nr. 27 VERSLAG VAN EEN SCHRIFTELIJK OVERLEG

Vastgesteld 27 oktober 2021

De vaste commissie voor Binnenlandse Zaken heeft een aantal vragen en opmerkingen
voorgelegd aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over de brief
van 11 mei 2021 over het rapport over externe monitoring verbeterplan ProDemos (Kamerstuk
31 475, nr. 26).

De vragen en opmerkingen zijn op 10 juni 2021 aan de Minister van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties voorgelegd. Bij brief van 26 oktober 2021 zijn de vragen beantwoord.

De fungerend voorzitter van de commissie, Bosma

De griffier van de commissie, De Vos

I. Vragen en opmerkingen vanuit de fracties

Vragen en opmerkingen van de leden van de VVD-fractie

De leden van de VVD-fractie hebben met belangstelling kennisgenomen van de brief van
de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 11 mei 2021, alsmede
van het rapport van de externe monitoring van het verbeterplan van ProDemos.

Deze leden hebben er begrip voor dat het behalen van bepaalde doelstellingen beperkter
gelukt is dan vooraf gedacht, een en ander in verband met de van kracht zijnde coronamaatregelen
(zoals het thuiswerken). De leden van de VVD-fractie delen de mening van de Minister
dat het verbeterplan zo spoedig als mogelijk moet worden uitgevoerd. Daartoe hebben
zij enkele vragen.

Dat het doel «veilige werkomgeving» door het niet op kantoor werken nog niet is behaald,
is begrijpelijk. Maar het verbeteren van de integriteit kan toch niet afhankelijk
zijn van corona. De leden van de VVD-fractie vragen de Minister daar op in te gaan.
Op welke wijze gaat ProDemos ervoor zorgen dat de voorgenomen doelen en acties die
door de omstandigheden niet zijn uitgevoerd alsnog worden uitgevoerd? Daarbij zien
deze leden ook graag aandacht voor een nieuw tijdspad waarbij rekening wordt gehouden
met de prioritering van de nog uit te voeren acties. Zij vragen de Minister daar op
in te gaan.

Vragen en opmerkingen van de leden van de D66-fractie

De leden van de D66-fractie hebben kennisgenomen van de brief van de Minister d.d.
11 mei 2021 en het rapport van de extern uitgevoerde monitoring van de voortgang van
het integraal verbeterplan van ProDemos. Zij hebben in dit verband nog enkele vragen.

Deze leden constateren dat de onderzoekers zich hebben gericht op de ontwikkelingen
bij drie thema’s: de versterking van de organisatie, het HR-beleid en een veilige
werkomgeving en versterking van de integriteit. De leden van de D66-fractie vinden
het zorgelijk om te lezen dat wat betreft de doelen om een veilige werkomgeving te
creëren en de integriteit te versterken nog veel werk te verzetten is. Dit is immers
een voornaam component van het verbeterplan, dat zijn oorsprong kent in een omvangrijke
en ernstige #Me Too-zaak van al ruim twee jaar geleden. Deze leden lezen dat de gevolgen
van de coronamaatregelen veel invloed hebben op dit thema, omdat werk op kantoor of
locatie niet mogelijk is en dit de cultuurverandering bemoeilijkt. Zij vragen de Minister
dit nader toe te lichten. Welke doelen zijn al wel behaald, welke (nog) niet en waarom?
Is de Minister tevreden over de voortgang? Is er inmiddels al wel sprake van een veilige
en verantwoorde werkomgeving, of kan dit nog niet worden gegarandeerd? Zo nee, waar
schort het nog aan? Kan een cultuurverandering niet worden bewerkstelligd als men
thuiswerkt? Welke alternatieven zijn onderzocht om de voorgenomen doelen ondanks de
restricties die corona met zich meebrengt toch te behalen? Ziet de Minister op basis
van het onderzoek mogelijkheden voor ProDemos om hier versnelling in aan te brengen?
Kan de Minister voorts verhelderen hoe de structuur voor een veilige werkomgeving
– die volgens de Raad van Toezicht klaar is – is vormgegeven? Welke waarborgen en
checks-and-balances zitten daarin? Ten slotte vernemen deze leden van de D66-fractie
graag welke voorbereidingen voor welke acties al concreet zijn gedaan.

Deze leden lezen ten aanzien van de versterking van de organisatie dat de onderzoekers
concluderen dat een meerderheid van de doelen is behaald, waarbij de reorganisatie
een belangrijke professionaliseringsstap is. Kan de Minister toelichten welke doelen
zijn behaald, welke (nog) niet en waarom? En hoe is de reorganisatie vormgegeven?
Welke keuzes liggen daaraan ten grondslag? Hoe wil de Raad van Toezicht (RvT) bewerkstelligen
dat de resterende doelen alsnog worden behaald, en op welke termijn?

De leden van de D66-fractie hebben soortgelijke vragen op het gebied van HR-beleid.
De onderzoekers geven aan dat veel doelen zijn behaald. De ondernemingsraad en de
vertrouwenspersonen zouden zichtbaar zijn in de organisatie en medewerkers weten hen
te vinden. Dat stemt deze leden positief. Zij lezen echter ook dat de RvT aangeeft
dat aan alle doelen is gewerkt, maar dat nog niet alle onderliggende acties zijn afgerond,
zoals de functioneringscyclus en het diversiteitsbeleid. Kan de Minister toelichten
welke onderliggende acties nog meer niet zijn afgerond, en waarom? Op welke termijn
kunnen deze alsnog worden afgerond? Welke doelen zijn wel behaald? Kan tot slot worden
toegelicht hoe het diversiteitsbeleid concreet wordt vormgegeven?

Vragen en opmerkingen van de leden van de SP-fractie

De leden van de SP-fractie hebben het verbeterplan met betrekking tot ProDemos gelezen
en hebben hierover nog enkele vragen en opmerkingen.

ProDemos vervult een belangrijke taak: het aanbieden van kennis over de werking van
onze democratie en het verzorgen van onder andere rondleidingen door ons parlement.
De leden van de SP-fractie vinden het noodzakelijk dat deze taken worden uitgevoerd
om de kennis over onze democratie te versterken en scholieren in aanraking te laten
komen met politiek. Zij zien echter niet waarom deze taken niet uitgevoerd kunnen
worden door bijvoorbeeld de Kamerorganisatie zelf. Waarom is een organisatie als ProDemos
hiervoor nodig, zo vragen zij. In hoeverre voert ProDemos ook nog andere taken uit,
zoals eerder het maken van sturende stemwijzers of het geven van cursussen aan potentiële
lokale volksvertegenwoordigers1? Hoeveel subsidie krijgt ProDemos en van wie?

II. Reactie van de Minister

Antwoord op vragen van VVD en D66 over veilige werkomgeving:

Ik deel de opvatting dat het verbeteren van de integriteit en het ontwikkelen van
een veilige werkomgeving niet afhankelijk is van Corona. Wel kan men hierbij aandragen
dat er de afgelopen periode grotendeels is thuisgewerkt, waardoor de uitvoering van
fysieke programma’s grotendeels stil lag. Dit betekent dat het resultaat van de ingezette
veranderingen nog niet in de kantoorpraktijk is getoetst. Om dit te ondervangen organiseert
ProDemos een wekelijks digitaal inloopspreekuur voor werkgerelateerde vragen van begeleiders
en houdt de directeur een wekelijks inloop-uur voor alle medewerkers. Nu de richtlijnen
t.a.v. op locatie werken geleidelijk weer worden versoepeld is het van groot belang
dat juist op het punt van een veilige fysiek werkomgeving stappen worden gezet.

Conform de afspraken rondom het verbetertraject ga ik er van uit dat ProDemos eind
2021 het verbeterplan heeft gerealiseerd, waarbij de verbeterpunten rondom professionalisering
en veilige werkomgeving van belang zijn. Als onderdeel van de monitorcyclus heb ik
in november weer overleg met van ProDemos over de stand van zaken rondom de reorganisatie
en het verbeterplan. Dit gesprek is een belangrijk meetmoment om te bekijken welke
vooruitgang is geboekt op de nog uitstaande doelstellingen. Maart 2022 volgt daarnaast
een externe, onafhankelijke evaluatie van het gehele reorganisatietraject binnen de
organisatie. Uiteraard zal ik de resultaten daarvan met uw Kamer delen.

Het monitorrapport dat op d.d. 11 mei aan uw Kamer is aangeboden, is een momentopname
die de periode tot en met januari 2021 bestrijkt. In de periode daarna heeft ProDemos
op het gebied van een veilige werkomgeving de volgende stappen genomen:

• Er is door ProDemos met gebruikmaking van expertise van het Ministerie van Justitie
en Veiligheid een nieuwe interne klachtenregeling opgesteld. Deze is door de Ondernemingsraad
goedgekeurd. Doel hiervan is om medewerkers en leidinggevenden houvast te bieden bij
het voorkomen van en omgaan met integriteitsschendingen en ander ongewenst gedrag.
Tijdens mijn gesprek met de RvT zal ik de voorlopige resultaten op dit beleid bespreken,
aangezien het raakt aan een kerndoelstelling van de reorganisatie: het voorkomen,
dan wel tijdig signaleren van en reageren op ongewenst gedrag om op die manier een
veilige werkomgeving te garanderen.

• Er is ingezet op meer contact tussen medewerkers, in eerste instantie vanuit hun thuissituatie,
maar nu geleidelijk ook weer op kantoor. Daarnaast geldt de specifieke aandacht voor
onderlinge werkverhoudingen als speerpunt van het nieuwe management. ProDemos verricht
periodiek enquêtes onder de werknemers met het oog medewerkerstevredenheid. Eind 2021
zal de organisatie weer een enquête onder medewerkers uitzetten, waarin ook aandacht
zal worden besteed aan hun ervaringen met de reorganisatie. Ik zal met interesse kennisnemen
van de resultaten van deze enquête omdat de stem van medewerkers een belangrijke graadmeter
is voor het slagen van de reorganisatie.

• In april jl. hebben alle medewerkers van ProDemos een online active bystander training gevolgd, als vervolg op eerdere awareness trainingen. Daarin zijn handvatten geboden voor het herkennen van en omgaan met grensoverschrijdend
gedrag.

• ProDemos heeft het aantal vertrouwenspersonen en hun opleiding versterkt. De organisatie
heeft nu één externe vertrouwenspersoon en drie interne vertrouwenspersonen uit de
verschillende delen van de organisatie. Zij voeren onderling casusoverleg en overleggen
op regelmatige basis met HR en de directie. Ook verzorgen ze een onderdeel in het
inwerkprogramma van nieuwe medewerkers.

• Als onderdeel van de cultuurverandering is in maart een strategische dialoog gestart,
mede gericht op een andere manier van werken. Dit moet leiden tot de vaststelling
van kernprogramma’s, een grotere autonomie van afdelingen en meer focus op de kernopdracht
in de activiteiten van ProDemos.

• Onderdeel van het reorganisatietraject is om de Ondernemingsraad een zichtbaardere
plek binnen de organisatie te geven. In het kader van de eindevaluatie van de reorganisatie
en het verbeterplan zal ook specifiek worden gekeken naar de positie van de Ondernemingsraad
en zal ik mij afhankelijk van de resultaten laten informeren door leden van de Ondernemingsraad.

D66 over versterking van de organisatie:

Op het gebied van het versterken van de organisatie richt het verbeterplan zich op
personele versterking, herziening van de organisatiestructuur, versterking van het
management en helder beleid ten aanzien van personeelszaken en een veilige werkomgeving.
Hiertoe heeft ProDemos sinds januari 2021 de volgende stappen gezet:

• Er is een nieuw managementteam, met de aanstelling van een nieuwe directeur per 1 maart
en een nieuwe adjunct-directeur per 7 juni.

• Als onderdeel van de reorganisatie zijn de organisatieonderdelen HR en ICT versterkt
en zijn er twee nieuwe afdelingen – bestuursondersteuning en onderzoek – ingericht.
Daarnaast is de projectorganisatie rondom programma’s in één dienst Publiek samengevoegd.
Voorheen betrof dit twee onderdelen, waarvan één programma’s in het land bediende
en de andere zich op Den Haag richtte. Met deze samenvoeging moet de aansturing van
de organisatie verbeteren.

• Bovengenoemde punten vormen onderdeel van de strategiebepaling die ProDemos dit voorjaar
heeft afgerond om het aanbod van programma’s te stroomlijnen, de aansturing hiervan
te professionaliseren en de effectiviteit van programma’s inzichtelijk te maken.

Dit zijn stappen gericht op het verstevigen en professionaliseren van de organisatie.
Uit de externe evaluatie die in 2022 zal plaatsvinden moet blijken of het dit ook
voldoende effect heeft of dat aanvullende acties nodig zijn.

D66 over HR-beleid:

De doelstelling voor de functioneringscyclus is door ProDemos gerealiseerd. Nu de
leidinggevenden zijn aangesteld, is in de eerste helft van 2021 met alle medewerkers
het start- en voortgangsgesprek gevoerd. Daarnaast zijn in het kader van de strategische
personeelsplanning formatieplannen opgesteld.

Een van de nog uitstaande doelstellingen uit het verbeterplan is de uitwerking van
een gedegen diversiteitsbeleid. In reactie op het monitoringrapport heeft ProDemos
aangegeven dat dit beleid in de tweede helft van 2021 zal worden uitgewerkt, mede
omdat vanwege Coronacrisis de werving- en selectie van personeel grotendeels stil
was komen te liggen. Nu deze weer op gang komt verwacht ik dat ProDemos ook op het
gebied van diversiteit de nog uitstaande doelen conform de afspraken rondom het verbeterplan
zo spoedig mogelijk doorvoert. Ik vind dit een belangrijk thema en zal me hierover
op de hoogte laten stellen tijdens mijn gesprek met de RvT.

VVD en D66 over bewerkstelligen realisatie doelen en monitoring:

De tussentijdse monitoring gaf aan dat de organisatie goede voortgang heeft geboekt,
maar dat er ook nog een inspanning nodig is om tot volledige realisatie van het reorganisatietraject
te komen. Zoals genoemd ga ik in november weer met de RvT van ProDemos in gesprek.
Tijdens dit gesprek zal ik me laten informeren over de vooruitgang sinds de monitoring
op met name de uitstaande doelstellingen, maar ook hoe al behaalde doelen worden geconsolideerd
en welke verbeterpunten de organisatie verder zelf identificeert om de organisatie
toekomstbestendig te maken.

Uiteindelijk geldt de externe, onafhankelijke eindevaluatie begin 2022 als sluitstuk
van het reorganisatietraject bij ProDemos. Dit onderzoek zal vaststellen in hoeverre
de reorganisatie is voltooid, of dat er nog verbeterpunten worden geconstateerd die
extra aandacht vereisen. In mijn rol als toezichthouder zal ik hier op toezien en
de resultaten van dit onderzoek met u delen.

SP over subsidie aan ProDemos:

Bij de oprichting van ProDemos is statutair bepaald dat ProDemos, als Huis voor democratie
en rechtsstaat, een politiek neutraal en onafhankelijke instituut zal zijn. Om die
reden is gekozen voor een onafhankelijke instelling.

• In het huidige Regeerakkoord is opgenomen dat alle middelbare scholieren in het kader
van burgerschapsvorming een bezoek brengen aan het parlement. Naar aanleiding van
deze regeerakkoordopgave is de regering met de Eerste en Tweede Kamer en ProDemos
overeengekomen dat laatstgenoemde partij de uitvoering van deze opdracht verzorgt.

• Naast de basissubsidie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
die in 2020 € 7,51 miljoen betrof (waarin een jaarlijkse bijdrage van € 1 miljoen
van het Ministerie van J&V is verwerkt), ontvangt ProDemos een jaarlijkse bijdrage
van de Tweede Kamer. Deze bijdrage bedroeg in 2020 ongeveer € 2,08 miljoen. ProDemos
ontvangt daarnaast incidentele subsidies voor aanvullende activiteiten.2 Ook krijgt ProDemos een geoormerkte bijdrage van de Eerste Kamer.

• Daarnaast worden er, zoals ook bij de oprichting voorzien, inkomsten uit andere bron
dan de overheidssubsidie geworven. Tegen betaling worden activiteiten in opdracht
uitgevoerd, zoals de ontwikkeling van StemWijzers en de cursus Politiek Actief. Deze
worden door ProDemos op eigen initiatief ontplooid en door derde partijen bekostigd,
waarbij de statutaire uitgangspunten van onpartijdigheid en onafhankelijkheid centraal
staan.