Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van de leden Smeulders, Nijboer en Ronnes over de huurcommissie

Antwoord van Minister Ollongren (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) (ontvangen
29 april 2019).

Vraag 1

Herinnert u zich uw antwoorden op de eerder gestelde Kamervragen over de Huurcommissie?1

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2 en 10

Hoeveel extra budget heeft u aan de Huurcommissie beschikbaar gesteld om de achterstanden
in te lopen en hoe wordt dit budget ingezet? Is dit budget structureel of incidenteel
ter beschikking gesteld?

Deelt u de mening dat het onvoldoende lijkt om in 2019 7.500 geschillen af te handelen,
terwijl 2018 10.000 geschillen zijn voorgelegd? Zo ja, wat gaat u hieraan doen? Zo
nee, waarom niet?

Antwoord 2 en 10

De Huurcommissie en ik vinden het belangrijk om de toegenomen werkvoorraad zo snel
mogelijk in te halen en de doorlooptijden te normaliseren. De beschikbare personele
capaciteit en het absorptievermogen bij de organisatie is momenteel leidend voor het
tempo van de inhaalslag om de achterstanden in te halen. Het werven van extra medewerkers vormt hierbij een bottleneck, omdat het inwerken van deze medewerkers ten koste gaat
van de capaciteit die ingezet kan worden op het proces van de behandeling van geschillen.
Daarom is ook zorgvuldig gekeken hoe hierin een balans kan worden gevonden en tegelijkertijd
het absorptievermogen van de organisatie voor dit jaar en voor komende jaren optimaal
benut kan worden met de voorziene instroom van geschillen en de toegenomen werkvoorraad.
We hebben hierbij niet alleen gekeken naar de werving van extra medewerkers maar ook
naar de efficiencymogelijkheden in het primaire proces van de behandeling van geschillen.
Daaruit is een set aan aanvullende maatregelen uit voortgekomen waarmee de Huurcommissie
de productie kan bijsturen. In Kamerbrief, 27 926, nr. 311, heb ik deze maatregelen nader toegelicht. Maar er blijft sprake van risico’s over
de haalbaarheid van de productiedoelstelling van 7.500 zaken in 2019, deze is o.a.
afhankelijk van de vraag of de beoogde werving van de extra medewerkers binnen de
planning kan worden gerealiseerd en hoe snel deze nieuwe medewerkers zijn ingewerkt.

Aan de versterking van het primaire proces werk ik sinds het jaar 2017, ik heb sindsdien
een bedrag van cumulatief circa € 10 miljoen gereserveerd voor een impuls aan de ICT,
opleidingen van medewerkers en extra medewerkers bij de Huurcommissie. Voor het jaar
2019 verwacht ik dat een bedrag van ca. € 4 miljoen nodig is, dit heb ik gereserveerd.
Ik bezie periodiek of dit bedrag voldoende is, dit is mede afhankelijk van het verloop
van de instroom en werkvoorraad. In de begroting van 2020 zal ik uw Kamer hierover
nader informeren.

Vraag 3 en 4

Kunt u nader ingaan op de doorlooptijden en daarbij een overzicht geven van de doorlooptijden
per soort geschil?

Wat zijn de oorzaken van het feit dat geschillen complexer worden?

Antwoord 3 en 4

Hoe lang de doorlooptijd is, verschilt sterk van zaak tot zaak. Het ene huurprijsgeschil
is bijvoorbeeld na twee maanden helemaal afgehandeld, terwijl bij het andere huurprijsgeschil
het dossier pas na zes maanden compleet genoeg is om aan de zittingscommissie voor
te kunnen leggen. Het grootste deel van de doorlooptijd gebruikt de Huurcommissie
om het dossier compleet te maken, zodat ze het geschil echt in behandeling kan nemen.
Zo moeten de juiste gegevens van de wederpartij worden gecheckt of opgezocht en informatie
over de woning, jaarafrekeningen en het (achterliggende) conflict moet worden verzameld
en gecontroleerd. Hoe lang het duurt om het dossier compleet te maken, is afhankelijk
van veel factoren.

Medewerking partijen

Een belangrijke factor is de medewerking van huurder en verhuurder. Als beiden constructief
in het geschil staan, kan de Huurcommissie hen sneller helpen via informatieverstrekking
en bemiddeling. Ook leveren zij dan sneller de benodigde gegevens aan en werken zij
beter mee aan bijvoorbeeld het onderzoek in de woning.

Complexe geschillen toegenomen

Een andere relevante factor is de complexiteit van het geschil. Waar het aantal geschillen
bij de Huurcommissie de afgelopen tien jaar is afgenomen, is het aandeel complexe
geschillen juist toegenomen. Geschillen waarvoor de Huurcommissie veel informatie
moet verzamelen of controleren, hebben een langere doorlooptijd. Bij geschillen over
de afrekening van de servicekosten moeten bijvoorbeeld veel kostenposten worden gecontroleerd
én moet bijvoorbeeld in de woning worden nagegaan welke stoffering aanwezig is. Het
opstellen van een onderzoeksrapport over de afrekening van de servicekosten duurt
daardoor gemiddeld meer dan twee keer zo lang als bij het toetsen van de jaarlijkse
huurverhoging. Daar komt nog bij dat de huidige beschikbare capaciteit aan onderzoekers
kwetsbaar is. Dit komt door de huidige gespannen arbeidsmarkt die zich in het bijzonder
laat gelden bij specialisme als bouwkundige keuring. De Huurcommissie heeft voor de
werving van extra medewerkers met deze specialisme een recruiter ingehuurd.

Instroom zaken

Verder is voor het compleet maken van het dossier van belang hoeveel zaken in een
bepaalde tijd bij de Huurcommissie binnenkomen. Het komt een paar keer per jaar voor
dat in korte tijd veel zaken tegelijk worden ingediend. Bijvoorbeeld omdat een wettelijke
termijn voor het indienen van geschillen afloopt, of omdat een groep huurders of een
grote verhuurder veel zaken tegelijk indient. Als de Huurcommissie veel zaken tegelijk
binnen krijgt, leidt dit vaak tot enige vertraging in de afhandeling. Dan is de capaciteit
tijdelijk niet toereikend. Is het dossier compleet, dan kan het geschil meestal vlot
worden afgehandeld. Het wordt dan gebruikt als informatiebron bij bemiddeling of in
de zitting en de raadkamer.

Andere factoren

De Huurcommissie streeft ernaar geschillen zo snel mogelijk te behandelen, binnen
de mogelijkheden en middelen die haar ter beschikking staan. Zij vindt het van belang
dat het geschil tussen huurder en verhuurder niet langer duurt dan nodig is. Veel
factoren die van invloed zijn op de tijd die nodig is om het dossier compleet te maken,
kan de Huurcommissie niet beïnvloeden. De aard van het geschil, hoe diep het conflict
tussen huurder en verhuurder is en de grillige instroom van geschillen vallen buiten
haar invloedsfeer.

Verbeterpunt

Wat de Huurcommissie wel kan doen, is ervoor zorgen dat de ambtelijke dienst (DHC)
die het dossier compleet maakt, beter wordt ingericht om de binnenkomende geschillen
goed op te vangen. Bijvoorbeeld door geschillen die voor het indienen zijn gebonden
aan bepaalde data, projectmatig op te vangen.

Doorlooptijd hele procedure: cumulatief2

Vraag 5

Is er een relatie te leggen tussen aantallen klachten en de verschillende woningmarktregio’s?
Zo ja, kunt u een overzicht geven van het aantal klachten per woningmarktregio?

Antwoord 5

De instroom van zaken lijkt in de grote steden groter te zijn dan in de kleinere steden.
Ook andere factoren buiten de woningmarkt zijn van belang, zoals de aanwezigheid van
een huurteam en de mate waarin die actief is.

Overzicht steden met de meeste instroom van zaken

Stad

Instroom zaken (2017)1

Voorraad huursector (2017)2

Instroom zaken t.o.v. voorraad

Amsterdam

1.507

300.510

0,50%

Groningen

663

63.030

1,05%

Rotterdam

814

200.557

0,41%

Den Haag

563

145.771

0,39%

Utrecht

578

83.083

0,70%

Nijmegen

202

45.267

0,45%

Leiden

129

31.804

0,41%

Haarlem

129

34.949

0,37%

Eindhoven

126

59.421

0,21%

Leeuwarden

98

29.361

0,33%

Maastricht

86

37.681

0,23%

X Noot

1

Bron jaarverslag Huurcommissie, 2017

X Noot

2

Bron ABF Research – Systeem woningvoorraad (Syswov)

Overzicht van de instroom van zaken per provincie.1

Provincie

Instroom zaken (2017)

Groningen

851

Friesland

183

Drenthe

49

Overijssel

158

Gelderland

528

Noord-Brabant

562

Limburg

285

Zeeland

82

Zuid-Holland

1.894

Utrecht

741

Noord-Holland

2.183

Flevoland

72

X Noot

1

Bron jaarverslag Huurcommissie, 2017

Vraag 6

Welke mogelijkheden zijn er om te voorkomen dat een van beide procespartijen niet
goed meewerkt aan de behandeling van een geschil doordat bijvoorbeeld gegevens te
laat worden aangeleverd of bij het plannen van een bezoek aan een woning?

Antwoord 6

De Huurcommissie heeft beleidsregels vastgesteld voor het verloop van een procedure,
naast de in de Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte bepaalde minimumtermijnen tussen
het aankondigen van onderzoeken en zittingen en de datum van die onderzoeken en zittingen.
Deze beleidsregels hebben enerzijds als doel om voldoende tempo in de procedure te
houden, en anderzijds als doel om de zorgvuldigheid van de geschilbehandeling en het
draagvlak bij partijen te borgen. Hieronder wordt het proces, met voorbeelden, nader
toegelicht.

Aanleveren gegevens

Na het ontvangen van een verzoek en betaling van de leges, verzamelt de Huurcommissie
de benodigde informatie voor de verdere behandeling van het verzoek. Dit gebeurt via
een telefonische intake, schriftelijk opvragen van gegevens of in een aantal gevallen
via een onderzoek in de woonruimte. Zo krijgt de (ver)huurder bericht van de Huurcommissie
waarin staat welke informatie nodig is om het verzoek inhoudelijk te beoordelen. In
deze brief staat dat de informatie binnen twee weken opgestuurd moet worden. De (ver)huurder
kan de gevraagde gegevens via de website of per post versturen. Indien de (ver)huurder
meer tijd nodig heeft om de gegevens aan de Huurcommissie te verstrekken, kan de (ver)huurder
om uitstel vragen. Dit verzoek tot uitstel moet de (ver)huurder binnen de termijn
van twee weken doen, anders wordt een rapportage opgesteld aan de hand van de gegevens
die wel bij de Huurcommissie bekend zijn.

Onderzoek

Per brief wordt de datum van het onderzoek in de woning aan de partijen aangekondigd.
Als deze datum niet schikt dan kan de huurder dit aangeven. De Huurcommissie plant
dan éénmaal een nieuw onderzoek in. Als er dan ook niemand thuis is, wordt de zaak
zonder onderzoek in de woning op zitting gebracht. De zittingscommissie heeft vervolgens
de vrijheid alsnog een onderzoek in te laten plannen. Dat kan als er een verschoonbare
reden is waardoor het eerdere onderzoek niet plaats heeft kunnen vinden.

Zitting

Huurder en verhuurder hebben beiden de mogelijkheid om één keer een andere datum voor
de zitting te vragen. De zitting vindt dan vervolgens plaats, ook als één of beide
partijen niet aanwezig kunnen zijn.

Bemiddeling

Tijdens de intake kan de Huurcommissie bemiddeling aanbieden voor geschillen die hiervoor
geschikt zijn. Bemiddeling houdt in dat de Huurcommissie contact opneemt met beide
partijen met als doel om het conflict, zonder een uitspraak door de voorzitter of
Huurcommissie, op te lossen. De Huurcommissie ziet dat als partijen voor een bemiddeltraject
kiezen, zij meer betrokken zijn bij de procedure en dat leidt dan ook tot minder vertraging
en afzeggingen.

Vraag 7

Kan de Huurcommissie besluiten om een geschil alsnog snel af te doen als bijvoorbeeld
de verhuurder de behandeling zonder goede reden vertraagt? Zo ja, hoe vaak gebeurt
dit? Zo nee, waarom niet?

Antwoord 7

Nee, er moet een inhoudelijke uitspraak worden gedaan door de commissie in zitting
bijeen. Mocht er bijvoorbeeld in een servicekostenzaak geen gegevens worden geleverd
door de verhuurder, ondanks het uitdrukkelijke schriftelijke verzoek daartoe, dan
wordt toch een rapport opgemaakt en op zitting gebracht.

Er is hierover geen cijfermateriaal beschikbaar.

Vraag 8 en 9

Hoeveel fte is de capaciteit van de Huurcommissie nu? Hoeveel zittingsvoorzitters
en hoeveel zittingsleden heeft de Huurcommissie nu?

Hoeveel fte was de capaciteit vóór de reorganisatie? Hoeveel zittingsvoorzitters en
hoeveel zittingsleden had de Huurcommissie vóór de reorganisatie?

Antwoord 8 en 9

De Huurcommissie bestaat uit 2 organisaties: een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO)
en een ondersteunende ambtelijke dienst (DHC).

ZBO

De bestuursleden, zittingsvoorzitters en zittingsleden zijn lid van het ZBO. Bij het
ZBO is geen sprake van een reorganisatie en ook is er geen tekort in de zittingscapaciteit.

– Het bestuur bestaat op 31-3-2019 uit 1,4 fte’s, als gevolg van het aftreden van de
vorige voorzitter en het aantreden van een nieuwe (parttime) voorzitter.

– Het aantal zittingsvoorzitters bedraagt 5,8 fte op 31-3-2019 (per 1-7-2019 6,7 f'te’s).
Er worden op dit moment 6 zittingsleden geworven, ter vervanging van 6 zittingsleden
van wie de benoemingstermijn afloopt in 2019. Hiermee blijft de capaciteit van de
zittingsleden op hetzelfde peil als voorheen.

DHC

Bij de DHC is wel sprake van een reorganisatie. De DHC had in 2017 een gemiddelde
bezetting van circa 88 fte’s. Op 31-3-2019 bedraagt de bezetting 83,8 fte’s. De Huurcommissie
is gestart met de werving om de personele capaciteit in het primaire proces van de
behandeling van geschillen voor dit jaar uit te breiden met circa 10 fte’s.

Vraag 11

Op welke termijn verwacht u dat de achterstand van het afhandelen van geschillen is
weggewerkt? Waar baseert u deze verwachting op?

Antwoord 11

De Huurcommissie heeft een raming opgesteld voor de te verwachten en na te streven
productie in 2019 en komende jaren. De Huurcommissie heeft zich hierbij laten bijstaan
door een externe deskundige. Afhankelijk van het verloop van de instroom en werkvoorraad
verwacht de Huurcommissie in de loop van 2021 de achterstanden in te lopen, omdat
capaciteit die nu wordt geworven volledig productief zal zijn. Ook zijn wijzigingen
in de werkwijze effectief over het gehele jaar. Het verloop van de werkvoorraad in
volgend jaren is buiten de reguliere fluctuaties afhankelijk van de wetswijzigingen
die voortvloeien uit het sociaal huurakkoord en de uitwerkingen van de motie Ronnes
c.s. (27 926, nr. 294). Eind 2018 bedroeg de voorraad nog af te handelen zaken ca. 5.700 zaken, eind 2019 zal deze oplopen tot maximaal ca. 8.000 zaken.

Vraag 12

Bent u bereid deze vragen te beantwoorden voor het algemeen overleg Woningcorporaties?

Antwoord 12

Ja.