Verslag houdende een lijst van vragen en antwoorden : Verslag houdende een lijst van vragen en antwoorden

Nr. 4
VERSLAG HOUDENDE EEN LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 13 november 2025

De vaste commissie voor Binnenlandse Zaken, belast met het voorbereidend onderzoek
van dit voorstel van wet, heeft de eer verslag uit te brengen in de vorm van een lijst
van vragen met de daarop gegeven antwoorden.

De vragen zijn op 2 oktober 2025 voorgelegd aan de Minister-President, Minister van
Algemene Zaken. Bij brief van 12 november 2025 zijn ze door de Minister-President,
Minister van Algemene Zaken beantwoord.

Met de vaststelling van het verslag acht de commissie de openbare behandeling van
het wetsvoorstel voldoende voorbereid.

De fungerend voorzitter van de commissie, Van Eijk

De griffier van de commissie, Honsbeek

Vragen en antwoorden

Vraag 1

Wat is de reden dat diverse bewindspersonen hun openbare agenda's nog steeds niet
bijhouden op de website van de rijksoverheid? Waarom staan bijvoorbeeld Kamerdebatten
niet in de openbare agenda's? En waarom worden afspraken met organisaties niet in
de agenda's opgenomen?

Antwoord op vraag 1

Het aantal afspraken dat volledig aan de Uitvoeringsrichtlijn voldoet is de afgelopen
periode gestegen. Hiermee is sprake van een stijging van het aantal afspraken waarin
zowel de gesprekspartner als het onderwerp correct zijn opgenomen.

Tegelijkertijd blijkt dat er nog de nodige ruimte voor verbetering is. In juni zijn
in de Voorlichtingsraad – het overlegorgaan van de directeuren Communicatie – strakkere
afspraken gemaakt, bijvoorbeeld over het correct aanleveren van de agenda-items. Ook
heeft Redactie rijksoverheid het mandaat gekregen om onvolledige agenda-items pas
te publiceren als departementen de ontbrekende gegevens hebben aangevuld. Omdat deze
nieuwe afspraken in juni in de Voorlichtingsraad zijn vastgesteld en in de weken daarna
vervolgens Rijksbreed zijn doorgevoerd, is het effect hiervan nog niet zichtbaar in
de periode die de Open State Foundation heeft onderzocht.

De agenda van de Eerste en Tweede Kamer is dagelijks aan veranderingen onderhevig.
Niet zelden wijzigt de agenda meerdere keren per dag. In de Uitvoeringsrichtlijn is
daarom opgenomen dat vanaf rijksoverheid.nl naar de websites van de Eerste Kamer (zie
«Activiteiten») en Tweede Kamer (zie «Debat en vergadering») wordt verwezen. Deze
linkjes staan op de agendapagina’s van alle bewindslieden. De Uitvoeringsrichtlijn
schrijft voor dat afspraken met organisaties op de agenda worden opgenomen.

Vraag 2

Kunt u aangeven wat nu concreet de stand van zaken is ten aanzien van de archivering
van e-mails, chats en andere berichten? Als het document management systeem volledig
in gebruik is, wordt dat dan ook voor chats en e-mails gebruikt?

Antwoord op vraag 2

Het Ministerie van Algemene Zaken sluit ten aanzien van de archivering van deze communicatievormen
aan bij hetgeen Rijksbreed wordt vastgesteld of ontwikkeld en participeert actief
in verschillende gremia en projecten. Voor chatberichtenarchivering is er inmiddels
een aangescherpte, Rijksbrede beleidslijn vastgesteld en wordt er een rijksbrede chatvoorziening
ontwikkeld die chatberichten automatisch veiligstelt. AZ participeert als een van
de koploperdepartementen in dit project. Het interdepartementale CIO-beraad heeft
geconstateerd dat er momenteel technisch gezien geen voorzieningen op de markt zijn
die invulling kunnen geven aan de vereisten uit de Archiefwet voor chatberichtenarchivering.
Dat geldt ook voor AZ.

Los daarvan wordt, daar waar relevant en nodig conform huidige afspraken binnen het
ministerie, het documentmanagementsysteem gebruikt voor de archivering van chatberichten
en e-mails.

Vraag 3

Welke voorbereidingen en onderzoeken van mogelijkheden met e-mailarchivering zijn
nog nodig?

Antwoord op vraag 3

Voor e-mailarchivering geldt dat een geschikte technische voorziening tot op heden
ontbreekt. Het Ministerie van AZ volgt hetgeen Rijksbreed wordt vastgesteld of ontwikkeld.

Vraag 4

Welke e-mail- en chatapplicaties worden op het Ministerie van Algemene Zaken, door
ambtenaren en door u, gebruikt?

Antwoord op vraag 4

Voor e-mail maakt het ministerie gebruik van Microsoft Outlook. Met betrekking tot
chatberichtenapplicaties worden zowel Signal als WhatsApp binnen het departement gebruikt.

Mijn chatberichten worden periodiek veiliggesteld conform de Rijksbrede tijdelijke
instructie voor het archiveren van chatberichten. De archivering van chatberichten
van andere functionarissen van het ministerie blijft ongewijzigd. Dit wijzigt op het
moment dat de aangescherpte beleidslijn is vastgesteld én de Rijksbrede voorziening
bewaren chatberichten gereed is en door AZ in gebruik genomen.

Vraag 5

De taakstelling wordt verdeeld over de Rijksvoorlichtingsdienst (RVD), Dienst Publiek
en Communicatie (DPC) en overige diensten. Kunt u concreet aangeven hoeveel fte hierdoor
verdwijnen of welke uitgaven/contracten hierdoor vervallen?

Antwoord op vragen 5

De apparaatstaakstelling voor het Ministerie van Algemene Zaken wordt zoveel mogelijk
ingevuld door het beperken van de inhuur van externen, het beperken van communicatie-uitgaven
en efficiencymaatregelen.

De exacte verdeling over de begrotingsartikelen is verwerkt in de Voorjaarsnota en
de eerste suppletoire begroting 2025. Het is een mix van materiële uitgaven reducties
en beperkingen van personeelsuitgaven. Onder andere wordt het budget van de Voorlichtingsraad
(VoRa) verlaagd en zal het voordeliger inkopen van nieuwsbronnen en vakliteratuur
naar verwachting de komende jaren ook een besparing opleveren.

Het is lastig aan te geven hoeveel fte exact zullen verdwijnen in de tijd. Dit is
het saldo van maatregelen waarvoor veelal nog nadere keuzes dienen te worden gemaakt.
Voorts staat tegenover een krimp van het aantal fte’s ook een groei van fte’s in verband
met het terugdringen van de inhuur van externen. Voor een deel worden deze plekken
verambtelijkt, wat in geld een besparing oplevert maar in fte een groei. Naar huidige
verwachting daalt het aantal fte op termijn per saldo met circa 15 fte. Hiervan wordt
direct in 2025 circa 5 fte gerealiseerd met name door een krimp van de formatie van
het agentschap DPC.