Nota n.a.v. het (nader/tweede nader/enz.) verslag : Nota naar aanleiding van het nader verslag

Nr. 10
NOTA NAAR AANLEIDING VAN HET NADER VERSLAG

Ontvangen 10 april 2024

De regering dankt de vaste commissie voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor de
nadere schriftelijke inbreng bij het wetsvoorstel tot intrekking van de Archiefwet
1995 en vervanging door een nieuwe Archiefwet (hierna: het wetsvoorstel). De regering
heeft met veel belangstelling kennisgenomen van de vragen en opmerkingen van de leden
van de fracties van GroenLinks-PvdA, de VVD, het CDA, de ChristenUnie en de SGP. Hierna
volgt het antwoord van de regering, waarbij zoveel mogelijk de volgorde van het verslag
is aangehouden.

Deze nota naar aanleiding van het nader verslag wordt gegeven mede namens de Staatssecretaris
van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

In aanvulling op de onderstaande beantwoording van de gestelde vragen en opmerkingen
door de fracties hecht ik eraan om bij wijze van inleiding – net als in de memorie
van toelichting bij het wetsvoorstel – te benadrukken waarom de modernisering van
de Archiefwet 1995 belangrijk is.

De Archiefwet – die door alle overheidsorganen moet worden toegepast – geeft het algemene
kader voor het informatiebeheer van de overheid met als belangrijkste doel dat overheidsinformatie
behouden, vindbaar en toegankelijk blijft voor huidige en toekomstige generaties.
De regels uit de Archiefwet 1995 zijn niet altijd goed toe te passen of te begrijpen
in de huidige context van digitaal informatiebeheer. Daarbij is met name door de digitalisering
de hoeveelheid informatie die overheidsorganen onder zich hebben exponentieel gegroeid,
waardoor het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding een uitdaging
is. Goed informatiebeheer door overheidsorganen is een basisvoorwaarde voor zorgvuldige
beleids- en besluitvorming, voor de verantwoording aan de volksvertegenwoordiging
en voor democratische controle, op verzoek en uit eigen beweging.

Het doel van de modernisering van de Archiefwet is een beter begrijpelijke, en vooral
ook beter toepasbare wet, zodat informatie van de overheid duurzaam toegankelijk is.
Duurzame toegankelijkheid gaat daarbij niet alleen over de staat van documenten, maar
ook over de wijze waarop documenten worden geordend, hoe wordt geborgd dat documenten
(of het nu om papieren documenten gaat, of om digitale informatie)1 binnen een redelijke termijn beschikbaar en raadpleegbaar zijn, en over de wijze
waarop de authenticiteit van documenten wordt geborgd. Het wetsvoorstel is een belangrijke
stap in het realiseren van een goede digitale informatiehuishouding van de overheid.
Het wetsvoorstel draagt hieraan bij door een helder juridisch kader te bieden voor
het beheer van documenten door overheidsorganen, voor het vastleggen van bewaartermijnen,
en voor de openbaarheid van documenten na overbrenging naar een archiefdienst. Met
dit wetsvoorstel wordt ook de aansluiting tussen de Archiefwet en andere wetgeving
op het gebied van de informatiehuishouding, zoals de Wet open overheid (hierna: de
Woo), beter geregeld.

In de nota naar aanleiding van het verslag en in eerdere bekendmakingen over het wetsvoorstel
is 1 januari 2025 als mogelijke inwerkingtredingsdatum genoemd.2 Op dit moment wordt hard gewerkt aan het concept-Archiefbesluit en de concept-Archiefregeling,
waarvan de internetconsultatie kortgeleden is afgerond. Er lopen momenteel nog verschillende
adviesaanvragen en uitvoeringstoetsen. Vanwege de tijd die zal zijn gemoeid met een
zorgvuldige verwerking van de reacties die zijn ontvangen, de adviezen en de resultaten
van de uitvoeringstoetsen, alsmede vanwege de tijd die naar verwachting nodig is voor
de Kamerbehandeling van dit wetsvoorstel, wordt 1 januari 2025 als mogelijke inwerkingtredingsdatum
meer en meer onzeker. Tegelijkertijd is zekerheid over de inwerkingtredingsdatum van
het wetsvoorstel van groot belang voor de Regionale Historische Centra (hierna: RHC’s),
vanwege mijn voornemen om met ingang van de inwerkingtredingsdatum uit te treden uit
de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s. Gelet op deze omstandigheden vind ik
het onverstandig om vast te houden aan 1 januari 2025 als na te streven inwerkingtredingsdatum
voor het wetsvoorstel. Ik wil mij daarom richten op de inwerkingtreding van het wetsvoorstel
met ingang van 1 januari 2026.

Ik kijk ernaar uit om met uw Kamer in debat te gaan over het wetsvoorstel zodra u
daartoe besluit.

1. Inleiding

De leden van de PvdA-fractie en GroenLinks-fractie onderkennen nog altijd de noodzaak
om de informatiehuishouding van de Rijksoverheid te verbeteren en begrijpen dat de
huidige praktijk van digitaal informatiebeheer de Rijksoverheid dwingt om de Archiefwet
1995 te actualiseren. Deze leden begrijpen de noodzaak om de Archiefwet te moderniseren.
Toch heeft de regering hun zorgen over het ontbreken van waarborgen in het wetsvoorstel
dat het handelen van de overheid wordt vastgelegd, opdat archieven worden gevormd
waarmee de overheid zich kan verantwoorden niet helemaal kunnen wegnemen. Zij vrezen
dat er met de nieuwe Archiefwet in zijn huidige vorm nog altijd feitelijk meer geheim
kan blijven dan onder de Archiefwet 1995. Kan de regering de zorgen, die nog leven
bij deze leden, wegnemen met een ondubbelzinnige reactie?

De vrees dat onder de nieuwe Archiefwet meer geheim kan blijven dan onder de huidige
Archiefwet is ongegrond. Door de verkorting van de overbrengingstermijn van twintig
naar tien jaar worden documenten eerder overgebracht naar een archiefdienst en daarmee
eerder openbaar. De mogelijkheid om bij overbrenging de openbaarheid te beperken blijft
bestaan. Een openbaarheidsbeperking bij overbrenging is echter de uitzondering op
de regel, en daaraan verbindt de wet duidelijke en strikte eisen.

Voor een openbaarheidsbeperking is bij overbrenging een apart besluit nodig. Dit vraagt
om een beoordeling voorafgaand aan de overbrenging, waarvoor advies moet worden gevraagd
aan de archivaris. Met dit wetsvoorstel wordt ten opzichte van de huidige wet toegevoegd
dat dit beperkingsbesluit moet worden gemotiveerd aan de hand van de beperkingsgronden
die zich ondanks het tijdsverloop nog tegen openbaarmaking verzetten.3 Deze motivering wordt gepubliceerd als toelichting bij het beperkingsbesluit. Op
basis van het wetsvoorstel moet een overheidsorgaan dus uitgebreider en preciezer
uitleggen voor welke documenten een openbaarheidsbeperking moet gelden, en waarom.
Dat de beperkingsgronden gedetailleerder zijn, helpt hierbij. Vanwege de publicatie
kan een overheidsorgaan ook op de motivering worden aangesproken.

Door het tijdsverloop kunnen alleen zwaarwegende redenen grond voor een beperking
zijn. Het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van natuurlijke personen is daarbij
veruit de meestvoorkomende beperkingsgrond. Zelfs als het noodzakelijk is om een openbaarheidsbeperking
in te stellen, wordt in het wetsvoorstel maximaal ingezet op het onder voorwaarden
bieden van toegang tot beperkt openbare documenten. Daardoor is het vaak mogelijk
om toegang te krijgen tot het beperkt openbare archief (bijvoorbeeld voor verzoekers
die wetenschappelijk onderzoek doen).4 Het feit dat bij overbrenging publiek toegankelijke inventarissen worden opgesteld
draagt ook bij aan de toegankelijkheid. Voor die gevallen waarin een beperkingsgrond
een beletsel is, voegt het wetsvoorstel de mogelijkheid toe om informatie in andere
vorm uit het beperkt openbare archief te verstrekken.5 Zelfs als een openbaarheidsbeperking is gesteld, betekent dat in veel gevallen dus
niet dat het archief «geheim» is.

Een openbaarheidsbeperking is bovendien altijd tijdelijk, omdat de Archiefwet maximumtermijnen
bevat waarna de gestelde openbaarheidsbeperkingen vervallen. In dit wetsvoorstel wordt
de maximale beperkingstermijn voor veel gronden ten opzichte van de Archiefwet 1995
sterk ingekort, namelijk naar maximaal 20 jaar voor de meeste beperkingsgronden.6 Het startmoment voor de maximale beperkingsduur is in dit wetsvoorstel bovendien
expliciet gekoppeld aan het moment van creatie of ontvangst van het document. De termijn
start dus niet pas na overbrenging, of na sluiting van een dossier, zoals nu vaak
gebruikelijk. Ook dat komt de openbaarheid ten goede.

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (hierna: de Inspectie) houdt toezicht
op de naleving van de Archiefwet. Dit toezicht kan op grond van het wetsvoorstel ook
betrekking hebben op het stellen van openbaarheidsbeperkingen. Met de uitbreiding
in dit wetsvoorstel van toezicht naar overgebracht archief7 kan de Inspectie ook toezicht gaan houden op de wijze waarop archiefdiensten omgaan
met verzoeken om toegang. Het toezicht op grond van het wetsvoorstel biedt daarmee
een extra waarborg dat er op verantwoorde wijze met openbaarheidsbeperkingen wordt
omgegaan.

De regering heeft eerder begrip geuit voor de zorgen van de verschillende fracties
dat de Archiefwet geen waarborgen zou bieden dat het handelen van de overheid wordt
vastgelegd. Dit valt echter buiten de reikwijdte van dit wetsvoorstel. Welke informatie
uit het oogpunt van bedrijfsvoering of verantwoording precies moet worden vastgelegd
en bewaard (en voor hoe lang) is afhankelijk van de context waarin deze informatie
wordt gevormd, en de werkprocessen waarin de informatie een rol speelt. Omdat overheidsorganen
onderling sterk verschillen in karakter, is de archiefwetgeving bewust kaderstellend
en niet gericht op de vorming van documenten in specifieke werkprocessen. Dit laat
onverlet dat bijvoorbeeld in specifieke wetgeving wel eisen gesteld kunnen worden
aan het vastleggen van bepaalde informatie of het opmaken van specifieke documenten.
De regering meent dat bijzondere wetgeving – en niet de archiefwetgeving – hiervoor
de juiste plek is.8 De Archiefwet is bewust ingericht als wet die voor alle overheidsorganen – van zowel
de centrale als de decentrale overheid – van toepassing moet kunnen zijn. Hierin verschilt
dit wetsvoorstel niet van de huidige Archiefwet.

2. De rol van de Minister van BZK bij de Archiefwetgeving

De leden van de VVD-fractie lezen dat de Minister van BZK de wet medeondertekent.
Deze leden zijn van mening dat dit een goede stap is, maar vragen nog wel wat dit
in de praktijk betekent. Komt de verantwoordelijkheid voor bepaalde onderdelen van
de wet daarmee bij het Ministerie van BZK te liggen? Blijft het toezicht op de wet
bij het Ministerie van OCW? Wat betekent deze wijziging voor de samenhang tussen de
Archiefwet en bijvoorbeeld de Woo, zo vragen deze leden.

De leden van de ChristenUnie-fractie lezen dat de regering een nauwe samenwerking
tussen de Ministers van OCW en BZK nodig acht. Hoe gaat deze samenwerking worden vormgegeven?

Op het terrein van de Archiefwetgeving en de informatiehuishouding is al sinds lange
tijd sprake van nauwe samenwerking tussen de ministeries van OCW en BZK. Zoals in
de nota naar aanleiding van het verslag is toegelicht, werken beide ministeries voor
de informatiehuishouding van het Rijk samen in het programma Open Overheid, dat tot
doel heeft om de openheid van de Rijksoverheid te vergroten en haar informatiehuishouding
te verbeteren. Het Meerjarenplan Openbaarmaking en Informatiehuishouding Rijksoverheid
dat de aanpak voor de komende jaren schetst, is eind vorig jaar aan de Tweede en Eerste
Kamer aangeboden.9

Met de medeondertekening van de wet door de Minister van BZK wordt sterker benadrukt
dat er sprake is van een sterke relatie tussen de archiefwetgeving en de informatiehuishouding
van de overheid en derhalve van een door beide Ministers hiervoor gedeelde verantwoordelijkheid.
Hierbij is het niet de bedoeling om de bestaande verdeling van verantwoordelijkheden
te wijzigen.

De Minister van OCW blijft stelselverantwoordelijk voor de Archiefwet en de onderliggende
regelgeving, het archiefbeleid en het functioneren van het archiefstelsel. Tot die
verantwoordelijkheid behoort ook het archiefwettelijk toezicht op de verantwoordelijke
overheidsorganen die tot de centrale overheid behoren. Dit toezicht wordt uitgeoefend
door de Inspectie, die als Rijksinspectie ressorteert onder de Minister van OCW. De
Minister van BZK draagt zorg voor het stelsel van de Wet open overheid (hierna: de
Woo), waarin is voorzien in het meerjarenplan Openbaarmaking en Informatiehuishouding
Rijksoverheid van de Minister van BZK en de Minister van OCW. Daarnaast heeft de Minister
van BZK een verantwoordelijkheid voor de Bedrijfsvoering van het Rijk. De Staatssecretaris
van BZK heeft een coördinerende verantwoordelijkheid voor de digitalisering van de
Rijksdienst.10 Het Ministerie van BZK vervult vanwege deze verantwoordelijkheden een voortrekkersrol
bij het tot stand komen van de verschillende verbeterprogramma’s voor de informatiehuishouding,
bijvoorbeeld in het kader van het programma Open Overheid.

Wat betreft de samenhang met de Woo kan worden opgemerkt dat in het wetsvoorstel de
Woo en de Archiefwet op verschillende onderdelen zijn geharmoniseerd. Beide wetten
hanteren dezelfde documentdefinitie. Daarnaast zijn de verschillende beperkingsgronden
in dit wetsvoorstel in lijn gebracht met de uitzonderingsgronden uit de Woo. Met de
medeondertekening van de Archiefwet door de Minister van BZK wordt deze harmonisatie
nog meer benadrukt.

De verplichting om documenten duurzaam toegankelijk te maken en houden, die zowel
in de Woo als de Archiefwet gesteld wordt, wordt verder uitgewerkt in nadere eisen
in het Archiefbesluit en de Archiefregeling.11 De vertaling van deze algemene eisen uit het Archiefbesluit en de Archiefregeling
naar praktische toepassing voor de omgang met bijvoorbeeld e-mail, metadata of digitale
vernietiging vindt plaats in normen. Deze worden momenteel veelal door de algemene
rijksarchivaris opgesteld op basis van het ministeriële besluit Statuut agentschap
Nationaal Archief (hierna: het Statuut), of door de Minister van BZK op basis van
het Coördinatiebesluit organisatie, bedrijfsvoering en informatiesystemen rijksdienst
(hierna: het Coördinatiebesluit).

Met voortschrijdend inzicht en mede naar aanleiding van deze vragen van de leden van
de VVD-fractie en de ChristenUnie-fractie, vindt de regering het wenselijk om voor
de vaststelling van deze normen een aanvulling in het wetsvoorstel op te nemen. De
regering wil de bestaande taken naar een hoger en zichtbaarder niveau tillen door
een grondslag in de wet op te nemen voor het vaststellen van bindende normen ten aanzien
van de duurzame toegankelijkheid van documenten. De regering geeft daarmee ook gehoor
aan het eerdere advies van de algemene rijksarchivaris om te voorzien in een mogelijkheid
haar producten en adviezen een meer kaderstellend karakter te geven.12 Door wettelijk vast te leggen dat deze normen in overeenstemming met de Minister
van BZK moeten worden vastgesteld, wordt de onderlinge samenwerking tussen OCW en
BZK bevestigd en versterkt, en kan de samenhang worden geborgd.

Op basis van deze grondslag kunnen normen worden vastgesteld door de Minister van
OCW, in overeenstemming met de Minister van BZK. Daarbij is het voornemen om deze
bevoegdheid aan de rijksarchivaris te mandateren.13 Deze normen richten zich op de bevordering van de eenheid, de kwaliteit of de doelmatigheid
van de duurzame toegankelijkheid van documenten. Het karakter van deze normen is comply or explain, hetgeen verdergaat dan de niet-bindende normen die de algemene rijksarchivaris op
basis van het huidige Statuut opstelt. Naast dat deze bevoegdheid duidelijker en zichtbaarder
is dan de huidige bevoegdheden op basis van het Statuut agentschap Nationaal Archief
en het Coördinatiebesluit is ook de verhouding tot de regels in het Archiefbesluit
en de Archiefregeling duidelijker. Bij het opstellen van deze normen zal gebruik gemaakt
worden van kennis en inzicht van de Inspectie.

De leden van de CDA-fractie onderkennen de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de
ministeries van OCW en BZK voor de archiefwetgeving in samenhang met de informatiehuishouding
van de overheid. Deze leden lezen in de beslisnota, dat één van de vragen in het overleg
tussen OCW en BZK is, hoe de Archiefwet kan bijdragen aan het beter vat krijgen op
het informatiebeheer en «op wat BZK ervaart als een volumeprobleem». Deze leden ontvangen
op dit punt graag een nadere toelichting.

In algemene zin is bij het digitale informatiebeheer sprake van een immense toename
in de hoeveelheid vastgelegde informatie. Als deze informatie niet goed wordt beheerd,
kan de overheid haar wettelijke taken niet uitvoeren. Denk hierbij aan het uitkeren
van subsidies, maar ook aan het openbaar maken van informatie. Het zeer grote volume
van vastgelegde informatie is één van de belangrijkste redenen dat het op orde brengen
van de digitale informatiehuishouding zo’n grote uitdaging is. De Archiefwet biedt
een deel van de oplossing voor dit probleem door een helder juridisch kader te bieden
voor het beheer van documenten door overheidsorganen, het vastleggen van bewaartermijnen,
en voor de openbaarheid van documenten na overbrenging naar een archiefdienst. Om
het volumeprobleem het hoofd te kunnen bieden, is belangrijk dat documenten duurzaam
toegankelijk zijn, zo lang als nodig is. Tegelijkertijd is het van belang dat documenten
tijdig worden gewaardeerd en op tijd worden vernietigd als dat moet, op basis van
het geldende selectiebesluit. Hier dragen de eerder genoemde normen van de algemene
rijksarchivaris en de Minister van BZK, bijvoorbeeld voor digitale vernietiging, aan
bij.

Deze leden vragen voorts wat de stand van zaken is met betrekking tot de voorgenomen
onderzoeken naar oplossingen voor het beheer van grote volumes door het Nationaal
Archief (in samenwerking met verschillende partijen)?

In de toelichting bij de nota van wijziging is een onderzoek aangekondigd dat zich
specifiek richt op de omgang met concepten.14 Het onderzoek heeft tot doel om in beeld te brengen welke categorieën of typen concepten
in de praktijk bestaan. De regering wil de resultaten van dit onderzoek gebruiken
om te komen tot mogelijke waarderingen van concepten en de toepassing daarvan in een
selectiebesluit. Het beheer van concepten in de praktijk van de digitale informatiehuishouding
is namelijk een uitdaging, met name door het grote volume aan concepten dat een overheidsorgaan
onder zich heeft. Tegelijkertijd kunnen concepten niet over één kam worden geschoren:
het is sterk afhankelijk van de inhoud, de betrokken actoren en de context waarin
het concept tot stand is gekomen, welk belang aan een concept moet worden toegekend.
Daardoor is het op dit moment niet mogelijk om generieke uitspraken te doen over welke
concepten hoe lang bewaard moeten worden.

Op dit moment wordt het onderzoek voorbereid en wordt de onderzoeksvraag gepreciseerd.
Het onderzoek zal naar verwachting in het begin van 2024 van start gaan, en wordt
naar verwachting voor het eind van 2024 afgerond.

De leden van de CDA-fractie vragen of de regering de aanbeveling van de algemene rijksarchivaris
om te komen tot een overkoepelende visie overneemt of terzijde legt. Bestaat de overkoepelende
visie al? Zo ja, waar is die neergelegd? Wat is de taak en verantwoordelijkheid van
de regeringscommissaris Informatiehuishouding in dit verband, zo vragen deze leden.

De algemene rijksarchivaris heeft terecht aandacht gevraagd voor het complexe verband
tussen overheidshandelen en het documenteren, opslaan, vernietigen, bewaren en overbrengen
van de neerslag hiervan. Deze complexiteit het hoofd bieden is een grote uitdaging
waar de overheid voor staat. Dit advies van de algemene rijksarchivaris wordt daarom
volledig door de regering onderschreven. De regering ziet het advies van de algemene
rijksarchivaris daarbij als een aansporing om de koers die zij met de huidige, en
in de toekomst nog te nemen, maatregelen inslaat voortdurend te toetsen aan de nieuwste
inzichten en ontwikkelingen.

Dit wetsvoorstel is een belangrijke eerste stap om deze complexiteit het hoofd te
bieden, omdat het een helder juridisch kader biedt voor het beheer van documenten
door overheidsorganen, waarbij ten opzichte van de Archiefwet 1995 ook uitgebreid
aandacht is voor het digitale informatiebeheer. Het wetsvoorstel gaat uit van een
visie waarin de belangen die met overheidsinformatie zijn gediend, centraal staan.
Vanuit die centrale visie verplicht het wetsvoorstel overheidsorganen om informatie
vanaf creatie goed te beheren. Daarbij hoort bijvoorbeeld zorgvuldige en transparante
selectie via selectiebesluiten, maar ook de verkorting van de overbrengingstermijn
van 20 naar 10 jaar.

Dit wetsvoorstel is maar één van de maatregelen die de regering neemt om de duurzame
toegankelijkheid van overheidsinformatie te verbeteren. Het Meerjarenplan Openbaarheid
en Informatiehuishouding Rijksoverheid bevat langetermijndoelen voor de verbetering
van de manier waarop digitale documenten worden vervaardigd, geordend, bewaard, vernietigd
en ontsloten, en omschrijft de stappen die daarvoor op korte en lange termijn worden
gezet.15 Ook moet worden gewezen op het generieke actieplan Open op Orde van de Rijksoverheid,
dat middels de departementale actieplannen jaarlijks wordt geactualiseerd.16 Het wetsvoorstel is zo een belangrijk onderdeel van de overkoepelende visie, in samenhang
met de Woo en het voornoemde Meerjarenplan. De regering is van mening dat haar visie
op deze wijze voldoende is vastgelegd, wat onverlet laat dat de visie continu wordt
getoetst aan nieuwe inzichten, en zonodig wordt bijgesteld.

De regering heeft naar aanleiding van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag
(POK) in het begin van 2022 tijdelijk een regeringscommissaris Informatiehuishouding
aangesteld. In het kader van het actieplan Open op Orde heeft de regeringscommissaris
extra werk gemaakt van het verbeteren van de informatiehuishouding van de Rijksoverheid.
Het is zijn opdracht om voor politiek en bestuurlijk draagvlak te zorgen bij het verbeteren
van de informatiehuishouding en om de voortgang van Open op Orde te bespoedigen. Hij
stimuleert dat overheden, vanuit hun eigen verantwoordelijkheid, de informatiehuishouding
verbeteren en draagt daarmee bij aan een goede uitvoering van de Archiefwet. Samen
met de ministeries benoemt hij de knelpunten en draagt hij oplossingen aan. Daarbij
brengt hij gevraagd en ongevraagd advies uit aan de regering over de geplande aanpak
en de bereikte resultaten ten aanzien van het op orde brengen en verduurzamen van
de informatiehuishouding van de Rijksoverheid. Ook jaagt hij het maatschappelijk gesprek
aan en fungeert hij als boegbeeld van de gewenste verandering. De aanstelling van
de regeringscommissaris liep initieel tot 1 januari 2024, maar is recent met zes maanden
verlengd tot 1 juli 2024.

De regeringscommissaris benadrukt in zijn opdracht het belang van de verbinding van
verschillende i-disciplines zoals archivering, techniek, privacy en beveiliging, gericht
op de transformatie van de overheid. Volgens de regeringscommissaris kunnen de huidige
problemen niet opgelost worden door een benadering vanuit één van deze perspectieven,
maar vereist dit een integrale aanpak. De verschillende waarden vanuit die disciplines
moeten aan de voorkant, by design, worden betrokken bij de opgaven en de oplossingen.17 De regeringscommissaris ondersteunt dit wetsvoorstel voor een nieuwe Archiefwet als
een significante stap in de goede richting die op korte termijn gezet kan worden.

3. Archiefvorming

De leden van de VVD-fractie lezen dat de vastgestelde beheerregels openbaar moeten
worden gemaakt. Zij vragen op welke plek overheidsorganen dit moeten doen en hoe ervoor
wordt gezorgd dat dit eenvoudig inzichtelijk is voor burgers?

De verplichting om vastgestelde beheerregels openbaar te maken is met de nota van
wijziging aan artikel 4.2 van het wetsvoorstel toegevoegd.18 In de wet is niet voorgeschreven op welke plek deze publicatie moet plaatsvinden.
Hiervoor is bewust gekozen, omdat het wetsvoorstel voor alle verantwoordelijke overheidsorganen
van toepassing moet kunnen zijn, en uitvoerbaar moet kunnen zijn. Het artikel biedt
overheidsorganen dus de mogelijkheid om een wijze van bekendmaking te kiezen die past
bij de desbetreffende overheidsorganisatie.

De publicatie kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de beheerregels op de website van
het overheidsorgaan te plaatsen. Het is echter ook mogelijk om deze beheerregels te
publiceren in de Staatscourant (voor overheidsorganen van de centrale overheid) of
in het provinciaal blad, gemeenteblad of het waterschapsblad (voor overheidsorganen
van onderscheidenlijk een provincie, gemeente of waterschap).

Deze leden wijzen er voorts op dat het advies van algemene rijksarchivaris om een
periodieke audit te doen niet wordt overgenomen. Wat waren de argumenten hiervoor
van de algemene rijksarchivaris en hoe duidt de regering die argumenten, zo vragen
deze leden.

In artikel 4.2, tweede lid, onderdeel c, van het wetsvoorstel (zoals dit met de eerste
nota van wijziging is komen te luiden) is opgenomen dat in de beheerregels moet worden
vastgelegd «op welke wijze het beheer periodiek wordt onderzocht, geëvalueerd en indien nodig
bijgesteld, in het bijzonder wat betreft de maatregelen ten behoeve van de duurzame
toegankelijkheid van documenten». De algemene rijksarchivaris heeft hierbij geadviseerd om de toevoeging «onderzocht,
geëvalueerd» te wijzigen in een audit. Naar de opvatting van de algemene rijksarchivaris
doet een audit meer recht aan hetgeen dit artikel beoogt, omdat het minder vrijblijvend
is dan onderzoeken en evalueren. Daarnaast zou een auditrapport een duidelijk aangrijpingspunt
voor controle en toezicht kunnen bieden.

Zoals in de toelichting bij de nota van wijziging is toegelicht, is dit advies niet
overgenomen.19 In lijn met de systematiek van de wet – en gelet op het feit dat van een nieuwe wettelijke
verplichting sprake is – vindt de regering het wenselijk dat verantwoordelijke overheidsorganen
voor deze verplichting de ruimte wordt geboden om de manier waarop het beheer periodiek
wordt onderzocht, naar eigen inzicht nader vorm te geven. De regering zal dit onderwerp
ook betrekken in de evaluatie van de wet, zodat – indien bij de uitvoering van de
wet zou blijken dat deze ruimere verplichting tot problemen leidt – in de toekomst
eventueel in een aanscherping kan worden voorzien.

De leden van de CDA-fractie vragen of de algemene rijksarchivaris nu al de mogelijkheid
heeft om voor specifieke groepen verantwoordelijke overheidsorganen niet-bindende
modelselectiebesluiten vast te stellen en zo ja, wat een expliciete bevoegdheid in
het Archiefbesluit daaraan toevoegt.

Het klopt dat de algemene rijksarchivaris momenteel al de mogelijkheid heeft om niet-bindende
modelselectiebesluiten vast te stellen. In dit kader kan bijvoorbeeld worden gewezen
op het Generieke waarderingsmodel Rijksoverheid, een modelselectiebesluit dat binnen
de Rijksoverheid breed wordt toegepast. Een dergelijk modelselectiebesluit vervult
daardoor in de praktijk een kaderstellende rol voor de bevordering van eenheid in
het selectiebeleid, bijvoorbeeld omdat in een modelselectiebesluit algemene uitgangspunten
kunnen worden geformuleerd over welke categorieën documenten in algemene zin blijvend
te bewaren zijn, en welke documenten te vernietigen zijn en na welke termijn. De expliciete
basis van deze bevoegdheid in het Archiefbesluit bevestigt de rol van de algemene
rijksarchivaris om als adviseur van de Minister te waken over de eenheid van selectiebeleid,
en bevordert naar verwachting het gebruik van deze modellen. De modellen kunnen richting
geven door een algemeen vertrekpunt te bieden en de eenheid van selectiebeleid zo
aanzienlijk te bevorderen. In een modelselectiebesluit kan de algemene rijksarchivaris
algemene uitgangspunten formuleren over de categorieën documenten die in algemene
zin blijvend te bewaren zijn, en de categorieën documenten die te vernietigen zijn
en na welke termijn. Daarnaast wordt het opstellen van selectiebesluiten voor verantwoordelijke
overheidsorganen op deze manier ook eenvoudiger omdat er al een basis te vinden is
in het model. Een voorbeeld waaraan momenteel gewerkt wordt is een modelselectiebesluit
voor chatberichtenarchivering naar aanleiding van de verschillende adviezen over chatberichtenarchivering
in 2022 en 2023 en de kabinetsreactie daarop van 6 april 2023.20

Deze leden vragen voorts of de regering de problematiek onderkent van langlopende
discussies en noodzakelijke verbetering van de eenheid van het selectiebeleid over
alle overheidslagen. Zo ja, welke maatregelen neemt de regering om de gesignaleerde
problemen op te lossen?

Allereerst wil de regering zoals hiervoor genoemd de mogelijkheid om te werken met
modelselectiebesluiten een expliciete basis geven in het Archiefbesluit. Het gebruik
van modellen bevordert de eenheid van selectiebeleid tussen verschillende verantwoordelijke
overheidsorganen en kan hen ook ontlasten.21 Daarmee bespaart een modelselectiebesluit overheidsorganen tijd bij het opstellen
van een selectiebesluit en bevordert het uniformiteit en kwaliteit van de selectiebesluiten
en indirect de informatiehuishouding. Ten tweede zijn in het concept-Archiefbesluit
bewaarcriteria opgenomen die door alle verantwoordelijke overheidsorganen moeten worden
gehanteerd bij het vaststellen van welke categorieën documenten in ieder geval blijvend
bewaard moeten worden.22 Deze bewaarcriteria kunnen worden gezien als een uitwerking van de belangen genoemd
in artikel 1.3 van het wetsvoorstel, waarmee bij de toepassing en uitvoering van de
wet en onderliggende regelgeving rekening moet worden gehouden. In de praktijk werden
deze bewaarcriteria in de laatste jaren al voor elke selectielijst gehanteerd. Door
opname van deze bewaarcriteria in het Archiefbesluit kunnen verantwoordelijke overheidsorganen
al in een vroeg stadium bij de voorbereiding van selectiebesluiten rekening houden
met deze bewaarcriteria. Het verplichte gebruik van deze bewaarcriteria zal de eenheid
van selectiebeleid ten goede komen.

Voor de decentrale overheden geldt overigens dat de eenheid van selectiebeleid feitelijk
al is gerealiseerd. De gemeenten, provincies en waterschappen hebben ieder gezamenlijk
onder leiding van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (hierna: VNG), het Interprovinciaal
Overleg (hierna: IPO) en de Unie van Waterschappen (hierna: UvW) selectielijsten laten
vaststellen voor hun overheidslaag, waaraan door het overgrote deel van de gemeenten,
provincies en waterschappen wordt deelgenomen. Hierbij moet worden aangetekend dat
de onderlinge verschillen tussen de verschillende overheidsorganisaties op rijksniveau
aanzienlijk groter zijn dan die tussen bijvoorbeeld de verschillende provincies. Desalniettemin
onderschrijft de regering het streven naar eenheid voor alle overheidslagen en onderkent
de regering dat voornamelijk de overheidsorganisaties op rijksniveau hierin stappen
te zetten hebben. Dit wetsvoorstel en onderliggende regelgeving dragen daar aan bij.

De leden van de SGP-fractie lezen dat de regering voornemens is om in het Archiefbesluit
bewaarcriteria op te nemen. Deze leden vragen van welke grondslag in het wetsvoorstel
deze criteria de uitwerking vormen.

Het opnemen van de bewaarcriteria in het Archiefbesluit berust op de grondslag in
artikel 5.1, vijfde lid, onderdeel b, van het wetsvoorstel. In het wetsvoorstel zoals
dat op 17 november 2021 aan uw Kamer is aangeboden, bestond deze grondslag23 er nog uit dat er bij algemene maatregel van bestuur nadere regels worden gesteld
over «de inhoud en de procedure van het ontwerpen van selectiebesluiten». Bij nota van wijziging is deze delegatiegrondslag technisch aangescherpt. Hierbij
is de grondslag voor het stellen van nadere regels met betrekking tot de procedure voor het ontwerpen van selectiebesluiten apart gezet van de grondslag voor nadere
regels over de inhoud van selectiebesluiten. Het is deze laatste grondslag die gebruikt zal worden om criteria
aan te wijzen waarmee moet worden bepaald welke categorieën documenten in ieder geval
blijvend worden bewaard. Deze criteria hebben immers betrekking op de inhoud van het
selectiebesluit. Deze grondslag zal overigens ook worden toegepast voor het artikel
in het Archiefbesluit dat de rijksarchivaris de expliciete bevoegdheid geeft om voor
specifieke groepen verantwoordelijke overheidsorganen niet-bindende modelselectiebesluiten
vast te stellen.

Voorts vragen zij of de regering de mening deelt dat de keuze om bewaarcriteria te
formuleren een hoofdelement is in de voorgestelde regeling en dat de Archiefwet een
verplichting tot het formuleren van criteria zou moeten bevatten.

De regering deelt de opvatting dat de opname van bewaarcriteria in het Archiefbesluit
belangrijk is. Zij is echter niet van mening dat het noodzakelijk is om in de wettelijke
delegatiegrondslag specifiek tot de opname van bewaarcriteria te verplichten. Door
de formulering van de grondslag in artikel 5.1, vijfde lid, onderdeel b, verplicht
het wetsvoorstel ertoe om in het Archiefbesluit nadere regels op te nemen over de
inhoud van selectiebesluiten. De regering vindt het wenselijk om op basis van deze
grondslag bewaarcriteria in het Archiefbesluit uit te werken, maar vindt het als gezegd
niet noodzakelijk om de delegatiegrondslag daarvoor aan te passen. Juist deze ruimere
formulering laat ruimte om in de toekomst eventueel op een andere, of aanvullende,
manier invulling te geven aan de inhoud van selectiebesluiten, hetgeen de toekomstbestendigheid
van het wetsvoorstel ten goede komt.

4. Verbetering van de informatiehuishouding en duurzame toegankelijkheid

De leden van de VVD-fractie vernemen uit verschillende bronnen dat bij verschillende
(decentrale) overheidsorganen de informatiehuishouding nog niet op orde is. Zo zijn
er nu al grote achterstanden in de archivering, die door het verkorten van de termijn
naar 10 jaar mogelijk zullen oplopen. De leden van de VVD-fractie vragen of de regering
een stand van zaken kan geven met betrekking tot de huidige achterstanden in de archivering?

Uit de uitvoeringstoets van het wetsvoorstel kwamen achterstanden met overbrenging
niet als knelpunt naar voren. Het voorstel tot verkorting van de overbrengingstermijn
wordt gelijktijdig ondervangen doordat de verplichting, anders dan bij de verkorting
van de overbrengingstermijn van 50 jaar naar 20 jaar bij de invoering van de Archiefwet
1995,24 niet met terugwerkende kracht geldt. Verkort overbrengen zal voor het eerst pas in
2036 zal plaatsvinden, indien het wetsvoorstel met ingang van 1 januari 2026 in werking
zou treden. De achterstanden uit het verleden die deels nog voortkwamen uit die vorige
wetswijziging zijn flink afgenomen, maar de regering wil met dit wetsvoorstel geen
nieuwe achterstanden creëren. Leidend is dat de informatiehuishouding op orde moet
worden gebracht. Het wetsvoorstel helpt hierbij met een helderder kader. De overgangstermijn
van 10 jaar biedt overheidsorganen voldoende tijd om zich op de verkorte overbrengingstermijn
voor te bereiden,25 en zou dus niet tot nieuwe achterstanden moeten leiden.

Tegelijkertijd is een kortere overbrengingstermijn voor de archivering van digitale
informatie van groot belang. Voor het behoud van digitale informatie is namelijk essentieel
dat – veel meer van bij papieren documenten – tijdig beheersmaatregelen worden getroffen.
Een kortere overbrengingstermijn werkt hierbij als stok achter de deur, en voorkomt
dat digitale informatie door laat of nalatig beheer verloren gaat, of dat (bij overbrenging
na langere termijn) verhoudingsgewijs nog veel grotere investeringen in tijd en geld
moeten worden gedaan om de digitale informatie duurzaam toegankelijk te kunnen houden.26

Wat betreft de bestaande achterstanden met de overbrenging van archief kan het volgende
worden opgemerkt. De huidige achterstanden bij het Rijk betreffen voornamelijk papieren
archiefmateriaal dat nog overgebracht dient te worden. Hoewel papier bij de overheid
grotendeels wordt uitgefaseerd, zal het wegwerken van deze achterstanden nog enige
tijd vergen. Het wegwerken van de papieren archiefachterstanden over de periode van
1975 tot en met 2005 wordt naar verwachting volgend jaar door Doc-Direkt afgerond.
Eventuele archiefachterstanden van na 2005 worden door de rijksoverheidsorganisaties
separaat weggewerkt. Dit doen zij in eigen beheer of via een opdracht aan Doc-Direkt.
De Inspectie heeft dit onderwerp opgenomen in haar werkprogramma voor 2023–2024.

De regering beschikt niet over een overkoepelend beeld van achterstanden bij gemeenten
omdat dit decentraal georganiseerd is. Navraag bij de VNG, IPO en UvW leert dat achterstanden
in overbrenging decentraal geen groot probleem vormen. Bij de waterschappen zijn zelfs
geen achterstanden bekend. De VNG gaf eerder in reactie op het toenmalige conceptwetsvoorstel
voor de nieuwe Archiefwet aan dat de verkorting van de overbrengingstermijn juist
kan bijdragen aan vergroting van de urgentie bij gemeenten om archiefdiensten te moderniseren.
De koppeling van overbrenging aan openbaarmaking betekent dat over te brengen archieven
ook eerder openbaar en raadpleegbaar worden gemaakt. De VNG wijst er daarnaast op
dat digitale informatie vluchtig is, en het risico groot is dat deze verloren gaat
na een periode van 20 jaar. De VNG verwacht dus eerder een positief effect dan een
negatief effect bij een verkorting van overbrengingstermijn.

In dit kader vragen deze leden tevens, welke stappen de regering reeds heeft gezet
om een soepele overgang mogelijk te maken en welke stappen de regering nog gaat zetten.
Zij vragen voorts, op welke manieren de regering decentrale overheden voorbereidt
op deze overgang. Ten slotte vragen deze leden, of er reeds signalen zijn dat snelle
inwerkingtreding na behandeling in beide Kamers ingewikkeld is?

Om te voorkomen dat de verkorting van de overbrengingstermijn zou leiden tot nieuwe
achterstanden, is in het wetsvoorstel geregeld dat de verkorting van de overbrengingstermijn
niet met terugwerkende kracht in werking zal treden. De kortere overbrengingstermijn
van tien jaar gaat uitsluitend gelden voor de documenten die worden opgemaakt of ontvangen
vanaf het moment van inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet.27 Dit betekent dat overheidsorganisaties na de inwerkingtreding van dit wetsvoorstel
tien jaar de tijd hebben om zich op de verkorte overbrengingstermijn voor te bereiden.
Voor de documenten die reeds opgemaakt of ontvangen waren, vóór de inwerkingtreding
van de nieuwe Archiefwet, blijft de oude overbrengingstermijn van twintig jaar gelden.
De regering verwacht hiermee voldoende ruimte te hebben gecreëerd voor een goede implementatie.
De regering herkent de signalen, dat snelle inwerkingtreding tot problemen zou leiden,
daarom niet. Zoals bovenaan deze paragraaf in antwoord op de eerdere vraag van de
leden van de VVD-fractie is geantwoord, is de regering van mening dat de verkorting
van de overbrengingstermijn juist erg belangrijk is om de uitvoerbaarheid van de wet
ook voor digitale informatie te kunnen borgen. Bij het Nationaal Archief wordt de
komende jaren extra capaciteit ingezet voor kennisontwikkeling en advisering omtrent
overbrenging onder de nieuwe Archiefwet.

Met de inwerkingtreding van de Archiefwet 1995 werd de overbrengingstermijn teruggebracht
van vijftig naar twintig jaar. Dit zorgde toen direct voor achterstanden in de overbrenging
omdat deze verkorting met terugwerkende kracht inging (ook voor de al bestaande archiefbescheiden).
Dit betekende toen feitelijk dat met de inwerkingtreding van deze wet, direct een
achterstand van dertig jaar ontstond. Hierbij merkt de regering op dat de verkorting
nu weliswaar een halvering is van de overbrengingstermijn, maar dat deze met tien
jaar in vergelijking met de vorige verkorting beperkter is. In combinatie met de tijd
die overheidsorganisaties bovendien krijgen om zich hier op voor te bereiden heeft
de regering er vertrouwen in dat dit leidt tot een soepele overgang.

Wat betreft de begeleiding van een goede implementatie van de nieuwe Archiefwet kan
de regering melden dat er reeds gewerkt wordt aan een overheidsbreed implementatieplan.
Daarnaast werkt het Nationaal Archief al enkele jaren aan de voorbereiding op de komst
van de nieuwe Archiefwet. Vanuit de overheidsbrede rol van het Nationaal Archief als
expertisecentrum voor archivering en duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie
zal zij ook decentrale overheden adviseren en vragen van decentrale overheden ten
aanzien van de nieuwe wet beantwoorden. Tot slot voorziet de wet in enkele overgangsbepalingen
die een soepele implementatie zullen vereenvoudigen.

De leden van de SGP-fractie vragen in hoeverre de inhoud van het rapport «Openbaarmaking
van overheidsinformatie. Een rechtsvergelijkend onderzoek naar de wetgeving in Zweden,
het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Frankrijk, Slovenië en Estland van Drahmann, Honee
en al Katib (september 2022)» aanleiding geeft om het wetsvoorstel op onderdelen anders
te wegen, bijvoorbeeld als het gaat om het gelijkschakelen van de beperkingsgronden
in de Woo.

Het rapport is voor de regering geen aanleiding geweest om het wetsvoorstel op onderdelen
anders te wegen. De regering heeft grote waardering voor het rapport en de wijze waarop
de verschillen tussen de Nederlandse wetgeving en de wetgeving van Zweden, het Verenigd
Koninkrijk, Duitsland, Frankrijk, Slovenië en Estland in beeld zijn gebracht. Tegelijkertijd
laat het rapport ook zien dat tussen landen grote verschillen bestaan in de wijze
waarop de nationale openbaarheidswetgeving als geheel is vormgegeven, bijvoorbeeld
wat betreft de documenten waarop de wetgeving van toepassing is, de kring aan overheidsorganen
of andere organen waar de wetgeving op van toepassing is, en de keuze voor een informatie-
of een documentenstelsel.

Een heroverweging aan de hand van het rapport zou daarom al snel de wijziging van
tal van andere wetgeving met zich mee brengen, hetgeen de reikwijdte van dit wetsvoorstel
te buiten gaat. Met dit wetsvoorstel is beoogd te komen tot een juridische duidelijke
Archiefwet die beter toepasbaar is in het digitale tijdperk. De verbetering van de
aansluiting tussen de wet en andere wetgeving op het gebied van de informatiehuishouding,
zoals de Woo, was daarbij een belangrijk aandachtspunt. Met het oog op een goede aansluiting
tussen de Woo en de Archiefwet, zijn de beperkingsgronden in dit wetsvoorstel met
de beperkingsgronden in de Woo in lijn gebracht. De regering is ervan overtuigd dat
dit voorstel, waarbij de beperkingsgronden in de Archiefwet nader zijn gespecificeerd,
de uitvoerbaarheid van de Archiefwet en de openbaarheid uiteindelijk ten goede komt.28 De regering ziet daarom geen aanleiding om dit te heroverwegen.

5. Overbrenging

De leden van de VVD-fractie constateren dat voor het vierde lid van artikel 5.5 geen
noodzaak meer is. Zij vragen of er geen gevallen meer denkbaar zijn waarin het wenselijk
is dat aan een machtiging extra voorwaarden worden verbonden? Kan de regering verder
toelichten hoe de uitwerking van het Archiefbesluit en de Archiefregeling tot deze
conclusie hebben geleid, zo vragen deze leden.

Het vierde lid van artikel 5.5 bood de mogelijkheid om nadere voorwaarden te verbinden
aan een machtiging tot opschorting van de overbrenging. In het concept-Archiefbesluit
zijn algemene regels opgenomen die bij elke opschorting van toepassing zijn.29 Het vijfde lid dat daar in het oorspronkelijke wetsvoorstel een grondslag voor bood,
is bij nota van wijziging vernummerd tot het nieuwe vierde lid. Hierbij is de mogelijkheid
om bij of krachtens algemene maatregel van bestuur voorwaarden vast te stellen, gewijzigd
in een verplichting. De regering hecht aan uniform gebruik van de machtiging tot opschorting
en wil voorkomen dat in de praktijk verschillende voorwaarden zouden worden gesteld.
Vanuit de praktijk bestaat er ook een behoefte aan een generieke invulling van de
voorwaarden die aan een machtiging tot opschorting worden verbonden. Daarin wordt
voorzien door de voorwaarden die op basis van het nieuwe artikel 5.5, vierde lid,
van het wetsvoorstel in het concept-Archiefbesluit zijn opgenomen. Gelet daarop meent
de regering dat het niet nodig is om nog te voorzien in de mogelijkheid om aan een
machtiging bijzondere voorwaarden te verbinden.

De leden van de VVD-fractie lezen dat een verleende ontheffing kan worden ingetrokken
door gedeputeerde staten of de Minister. Voor de leden is vanuit de wettekst en memorie
van toelichting nog niet duidelijk of de Minister ook een ontheffing kan intrekken
die door gedeputeerde staten worden verleend en andersom.

Voor het intrekken van een ontheffing wordt dezelfde systematiek gehanteerd die geldt
voor het verlenen van een ontheffing. Hierbij is het bestuursorgaan dat de ontheffing
heeft verleend, bevoegd om de ontheffing in voorkomend geval in te trekken.30 Een door de Minister verleende ontheffing (voor documenten die kortgezegd naar het
Nationaal Archief of de archiefdienst van een provincie worden overgebracht) kan uitsluitend
door de Minister worden ingetrokken. Een door de provincie verleende ontheffing (voor
documenten die naar een archiefdienst van een gemeente of waterschap worden overgebracht)
kan uitsluitend door die provincie worden ingetrokken.31

Van belang is echter dat op grond van het generiek interbestuurlijk toezicht wel de
mogelijkheid kan bestaan om een door gedeputeerde staten verleende ontheffing bij
koninklijk besluit – op voordracht van de Minister van BZK – te vernietigen, indien
de ontheffing kortgezegd in strijd zou zijn met het recht of met het algemeen belang.32

De leden van de ChristenUnie-fractie vragen de regering om in te gaan op de kritiek
van de KVAN, die stelt dat de mogelijkheid van «ontheffing van overbrenging» overheden
in de gelegenheid stelt om zonder al te veel belemmeringen ervoor te kiezen om overheidsarchieven
niet of nooit over te brengen naar een archiefinstelling. Hoe kijkt de regering naar
deze kritiek? Zij vragen voorts of de regering hier ook een risico ziet, ondanks de
voorwaarden die worden gesteld in artikel 5.6, tweede lid? Zo ja, hoe wil de regering
voorkomen dat er onnodig veel van de ontheffing gebruik gaat worden gemaakt?

De leden van de ChristenUnie-fractie wijzen op de bezorgdheid die door de KVAN is
geuit over de mogelijkheid van ontheffing van overbrenging. De regering begrijpt die
geuite zorg omdat het hier een nieuwe voorziening in de wet betreft, maar ziet dit
risico niet. Het wetsvoorstel is zo opgesteld dat alleen in uitzonderlijke gevallen
een ontheffing kan worden verleend.

Er zijn in het wetsvoorstel strikte voorwaarden opgenomen waaraan moet worden voldaan,
voordat een ontheffing kan worden verleend. Documenten moeten hiervoor deel uitmaken
van een omvangrijke, samenhangende verzameling, waarbij overbrenging ernstig afbreuk
zou doen aan de integriteit van de verzameling dan wel aan de uitvoering van de wettelijke
taak van het betreffende overheidsorgaan. Overheidsorganen kunnen niet zelf bepalen
of zij aan die voorwaarden voldoen. Het is kortgezegd uitsluitend de Minister van
OCW (voor documenten van het Rijk en provincies) of gedeputeerde staten (voor documenten
van gemeenten of waterschappen) die een ontheffing kan geven.

Bij dit alles geldt de voorwaarde dat het overheidsorgaan dat de ontheffing vraagt,
adequate voorzieningen moet hebben getroffen voor de blijvende bewaring en beschikbaarstelling
van de documenten. Dit is bedoeld om te voorkomen dat de openbaarheid van documenten
door ontheffing in het gedrang zou komen, en dat de informatiepositie van de burger
er door een verleende ontheffing op achteruit zou gaan. Deze voorwaarden zijn verder
uitgewerkt in het concept-Archiefbesluit.33

Bij nota van wijziging is aan het wetsvoorstel toegevoegd dat de ontheffing kan worden
ingetrokken indien niet meer aan de voornoemde voorwaarden wordt voldaan. De ontheffing
zal tot slot ook een apart onderwerp zijn bij de evaluatie van de wet die voor het
eerst vijf jaar na inwerkingtreding gehouden zal worden, en zal ook nadrukkelijk aandacht
krijgen bij de implementatie van de wet.

6. Openbaarheid

De leden van de PvdA-fractie en GroenLinks-fractie vragen of de regering per beperkingsgrond
nader kan toelichten op grond van welke overwegingen de dertien nieuwe beperkingsgronden,
die de regering opvat als specificatie van «onevenredige benadeling», elk naar haar
oordeel leidt tot beperkingen in de openbaarheid die gerechtvaardigd zijn.

Zoals is toegelicht in de nota naar aanleiding van het verslag bij het wetsvoorstel,
zijn de specifieke beperkingsgronden in het wetsvoorstel opgenomen om een betere aansluiting
tussen de Archiefwet en de Woo te realiseren. Deze gespecificeerde beperkingsgronden
leiden ertoe dat een besluit tot het vaststellen van beperkingen beter gespecificeerd
en gemotiveerd kan en moet worden, en de specificering van de beperkingsgronden komt
daarmee de openbaarheid uiteindelijk ten goede.34

De leden van de fractie van GroenLinks-PvdA vragen om een toelichting of elke beperkingsgrond
wel leidt tot beperkingen in de openbaarheid die gerechtvaardigd zijn. Zo’n abstracte
afweging is moeilijk te maken, omdat de vraag of een te stellen beperking al dan niet
gerechtvaardigd is, per definitie afhankelijk is van de concrete informatie waarvoor
de beperking zou worden gesteld. In het wetsvoorstel is dat onderkend, want de beperkingsgronden
in het wetsvoorstel zijn (behoudens een beperkt aantal absolute beperkingsgronden,
opgenomen in artikel 7.2, eerste lid) als relatieve beperkingsgronden geformuleerd.
Deze beperkingsgronden kunnen uitsluitend worden toegepast, indien een door een beperkingsgrond
te beschermen belang zwaarder weegt dan het belang van de openbaarheid van de in de
documenten opgenomen informatie. Het is kortom inherent aan het wettelijke systeem,
dat een beperkingsgrond alleen kan worden toegepast, als die toepassing gerechtvaardigd
is.

Het valt de leden van de ChristenUnie-fractie op dat in de periode tussen 2013 en
2021 slechts in zestien gevallen beperkingen aan de openbaarheid al dan niet gedeeltelijk
zijn opgeheven. De leden vinden dit een laag aantal. Hoe reflecteert de regering hierop?
Zorgt de voorgestelde werkwijze niet voor onnodige belemmeringen in de openbaarmaking?

De regering heeft naar aanleiding van deze vraag uitgebreider onderzoek gedaan naar
het aantal opheffingen van openbaarheidsbeperkingen in de periode 2013–2021. Het eerder
in het nader rapport genoemde aantal van 16 opheffingen berustte op een vergissing.
In de genoemde periode zijn alleen bij het Nationaal Archief al 31 besluiten tot het
opheffen van openbaarheidsbeperkingen genomen. Veelal betreft het besluit dan de opheffing
van de openbaarheidsbeperking die berust op meerdere inventarisnummers (met daarin
meerdere documenten) binnen een archief. Vijfmaal is in de genoemde periode met een
dergelijk besluit een volledig archief vervroegd vrijgegeven. In totaal gaat het dan
in de genoemde periode om vele duizenden, zo niet tienduizenden, inventarisnummers
waarvan de beperking vervroegd is opgeheven.

Een openbaarheidsbeperking ziet daarbij in de meeste gevallen op bescherming van de
persoonlijke levenssfeer. De termijn van de openbaarheidsbeperking is dan zodanig
bepaald, dat er bij het vervallen van die termijn geen sprake meer kan zijn van een
schending van de persoonlijke levenssfeer. Veelal gebeurt dit aan de hand van de levensverwachting
van de in de archieven voorkomende personen, waarbij men er na een termijn van 110
jaar vanuit gaat dat alle personen die in het archief voorkomen, zijn overleden. Van
een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer is dan in beginsel geen sprake meer. Het
eerder actief opheffen van een dergelijke openbaarheidsbeperking vergt van een archiefdienst
dat moet worden nagegaan of er voor de in een archief voorkomende personen nog sprake
zou kunnen zijn van een schending van de persoonlijke levenssfeer. Met andere woorden:
de archiefdienst zou moeten onderzoeken of alle personen die in het archief voorkomen,
inmiddels zijn overleden. Dit vergt een dermate grote inspanning van archiefdiensten
dat slechts in incidentele gevallen tot opheffing van de beperking kan worden besloten.

Het lage aantal vervroegd opgeheven beperkingen valt ook te verklaren doordat het
veelal mogelijk is om onder voorwaarden toegang te krijgen tot beperkt openbaar archief,
bijvoorbeeld voor wetenschappelijk onderzoek of omdat het een dossier betreft dat
over de verzoeker zelf gaat. In die gevallen wordt wel toegang verleend, maar bestaat
geen aanleiding om de openbaarheidsbeperking in zijn geheel op te heffen. Indien de
bescherming van de persoonlijke levenssfeer ziet op «gewone persoonsgegevens» geeft
het Nationaal Archief in beginsel toegang aan de verzoeker. Het is daarbij echter
niet toegestaan is om kopieën te maken en de verzoeker wordt gewezen op de plicht
de privacy te beschermen.

De regering heeft in het wetsvoorstel voor negen beperkingsgronden de maximale beperkingstermijnen
significant teruggebracht van 75 jaar naar 20 jaar, tellend vanaf het moment van creatie
of ontvangst. Dit zorgt ervoor dat een beperkingsgrond niet langer van toepassing
is dan nodig en voorkomt dat deze onnodig doorlopen.

De leden van de SGP-fractie vragen een nadere duiding op de opmerking dat het Verdrag
van Aarhus zou nopen tot een beperkingsgrond met betrekking tot het milieu. Deze leden
wijzen erop dat dit Verdrag juist het recht op informatie, inspraak en toegang tot
de rechter beschermt en dat artikel 4, vierde lid, onderdeel h, slechts de mogelijkheid
bevat om een verzoek te weigeren indien het nadelige invloed heeft op het milieu waarop
de informatie betrekking heeft, zoals de voortplantingsgebieden van zeldzame soorten.
Deze leden vragen of de bescherming vooral ziet op diersoorten. Kan de regering aangeven
of het in het verdrag genoemde voorbeeld daadwerkelijk in de archiefsector hier of
elders wordt toegepast? Kan zij eveneens aangeven dat het meer dan fictief is dat
informatie over het milieu van meer dan tien jaar geleden nog steeds nadelig kan uitpakken?
Welke voorbeelden kent de regering hiervan, zo vragen deze leden.

Uit artikel 7.2, tweede lid, aanhef en onderdeel g, van het wetsvoorstel volgt dat
de openbaarheid van documenten kan worden beperkt, indien het belang van de openbaarheid
van de in die documenten opgenomen informatie niet opweegt tegen het belang van de
bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft. Deze beperkingsgrond
is in het wetsvoorstel opgenomen in het kader van de afstemming van het wetsvoorstel
op het openbaarheidsregime van de Wet open overheid, dat in artikel 5.1, tweede lid,
onderdeel g, dezelfde beperkingsgrond kent. In de memorie van toelichting bij de Wet
open overheid is deze beperkingsgrond als volgt toegelicht:

«Volgens het Verdrag van Aarhus en de daaruit voortvloeiende Europese richtlijnen kunnen
de verdragsluitende partijen dan wel lidstaten ook weigeren informatie te verstrekken
als dat nadelige gevolgen kan hebben voor de bescherming van het milieu waarop die
informatie betrekking heeft. Als voorbeelden worden gegeven de voortplantingsgebieden
en habitat van zeldzame soorten. Alhoewel naar verwachting deze uitzonderingsgrond
maar zelden toepassing zal vinden, is toch noodzakelijk deze hier op te nemen, omdat
de bescherming van het milieu niet meer onder een algemene restgrond kan vallen.»35

De leden van de SGP-fractie merken terecht op dat het verdrag in artikel 4, vierde
lid, onderdeel h, een mogelijkheid en niet een verplichting bevat om informatieverstrekking
te weigeren, indien de openbaarmaking van die informatie nadelige invloed heeft op
het milieu waarop die informatie betrekking heeft. In het verdrag wordt mogelijke
schade voor de voortplantingsgebieden van zeldzame soorten als concreet voorbeeld
genoemd van een geval waarin een verzoek om milieu-informatie kan worden geweigerd.
De term «voortplantingsgebieden» suggereert dat hierbij op diersoorten is gedoeld,
maar omdat dit nadrukkelijk een voorbeeld is, is niet uitgesloten dat de beperkingsgrond
ook in andere gevallen toepassing vindt.

De regering is niet bekend met gevallen waarin deze beperkingsgrond reeds in de archiefsector
wordt toegepast. Om dezelfde redenen als die door de indieners van de Woo in de memorie
van toelichting bij dat wetsvoorstel zijn opgenomen, meent de regering dat het toch
noodzakelijk is om deze beperkingsgrond in het wetsvoorstel op te nemen (ook nu deze
beperkingsgrond in de praktijk naar verwachting na tien jaar slechts hoogstzelden
toepassing zal vinden).

7. Toezicht

De leden van de ChristenUnie-fractie lezen dat de Staatssecretaris van OCW in gesprek
is met de Inspectie om te bezien of het bestaande toezichtsinstrumentarium effectiever
in te zetten is. Wil de regering verder reflecteren op welke mogelijkheden ze hiertoe
ziet?

Bij nota naar aanleiding van het verslag heb ik uw Kamer laten weten dat ik in gesprek
was met de Inspectie om te bezien of het bestaande instrumentarium effectiever is
in te zetten, waar dit nu nog praktisch ongebruikt blijft. Het wetsvoorstel kent twee
sancties, namelijk het geven van een aanwijzing en het opleggen van een last onder
bestuursdwang, wanneer de aanwijzing niet wordt opgevolgd. Deze laatste sanctiemogelijkheid
omvat ook de bevoegdheid om in plaats daarvan een last onder dwangsom op te leggen.36 Uitkomst van dit overleg is dat bij inwerkingtreding van de wet aan de hoofdinspecteur
overheidsinformatie ondermandaat zal worden gegeven voor het nemen van handhavingsbesluiten.

De hoofdinspecteur heeft via artikel 10.1 van het wetsvoorstel al een formele positie
waar deze mandatering van de sanctiebevoegdheid goed bij aansluit. Mijn overweging
hierbij is verder dat de reeds ingezette versterking van de Inspectie de hoofdinspecteur
in staat stelt om zelfstandig deze sancties op te leggen indien nodig. De capaciteit
van de Inspectie wordt stapsgewijs substantieel vergroot en dit stelt de Inspectie
in staat om meer en ook intensiever te inspecteren. Nu de Inspectie in staat wordt
gesteld om op bepaalde aspecten en thema’s dieper in te gaan is de ondermandatering
van de sanctiemogelijkheden aan de hoofdinspecteur gepast. Dit wetsvoorstel zal met
de introductie van een meldplicht bij incidenten voor de centrale overheid nog een
extra impuls geven aan de reeds ingezette versterking, waarbij de sanctiemogelijkheden
ook tot betere naleving van de meldplicht kan leiden. Dit geeft de hoofdinspecteur
en de Inspectie meer ruimte om het toezicht onafhankelijker vorm te geven.

De Inspectie werkt momenteel aan beleid om te bepalen wanneer het deze sancties zal
toepassen. De verwachting is dat dit beleidskader dit jaar zal zijn uitgewerkt en
daarmee voor de beoogde inwerkingtreding van het wetsvoorstel te gebruiken zal zijn.

Deze leden van de ChristenUnie-fractie zien de toegevoegde waarde van de aanstelling
van een archivaris voor decentrale overheden, maar merken op dat een archivaris enkel
kan rapporteren aan zijn eigen bestuur. Deze leden geven aan dat daarom van extern
toezicht geen sprake is, en dat hoogstens extern kan worden getoetst. Ziet de regering
hierbij risico’s die goed informatie- en archiefbeheer alsnog in de weg staan? Hoe
zorgt de regering ervoor dat elke overheidsorganisatie daadwerkelijk aangezet wordt
tot het verbeteren van het informatie- en archiefbeheer, zo vragen deze leden.

Het archieftoezicht is bij de decentrale overheden (net als onder de Archiefwet 1995)
anders ingericht dan bij het Rijk. De oorzaak hiervan is dat het bestuur van decentrale
overheden ook na overbrenging verantwoordelijk blijft voor zijn archieven. De archivaris
heeft daardoor bij decentrale overheden een dubbelrol, enerzijds als beheerder van
de overgebrachte documenten die bij de archiefdienst berusten en anderzijds als intern
toezichthouder op het beheer van de niet-overgebrachte documenten. De archivaris van
de provincie, de gemeente of het waterschap heeft er als beheerder van het overgebrachte
archief belang bij dat de documenten duurzaam toegankelijk zijn. Dat kan alleen door
ook invloed te kunnen uitoefenen op het begin van de keten en het beheer van nog over
te brengen documenten.

Naast dit horizontale toezicht is er extern toezicht door de provincies op de naleving
van de archiefregelgeving door gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en waterschappen.
Dit interbestuurlijke toezicht is sinds het van kracht worden van de Wet revitalisering
generiek toezicht in 2013 niet meer geregeld in de Archiefwet 1995, maar vindt plaats
met gebruikmaking van de generieke instrumenten van de Provinciewet, Gemeentewet,
en Waterschapswet. Gemeenten hebben sinds die tijd onder meer een systeem van Kritische
Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld.37 Daarbij is ook een interventieladder opgenomen die uiteindelijk kan leiden tot schorsing
en vernietiging van een besluit van de gemeente ofwel indeplaatsstelling in geval
van taakverwaarlozing bij de gemeente. Daarnaast dragen provinciale beleidskaders
bij aan structuur en eenduidigheid van dit interbestuurlijk toezicht.

8. Opleiding archivaris

De leden van de PvdA-fractie en GroenLinks-fractie vragen of het wellicht niet meer
voor de hand zou liggen om de diploma-eis nog altijd te handhaven als een minimumeis?
Deze leden vragen of dit niet een extra waarborg zou bieden tegen lagere overheden
die het belang van goede archivering onvoldoende onderkennen.

De onderbouwing voor het loslaten van de diploma-eis ligt in de veranderende omstandigheden
van het beroep van archivaris en de verbreding van het vakgebied. Digitalisering en
technologische ontwikkelingen hebben het vakgebied sterk veranderd, waardoor een flexibeler
en breder opleidingsaanbod nodig is, zowel voor starters binnen het vakgebied als
voor professionals die zich verder willen ontwikkelen of omscholen gedurende hun loopbaan.
Daarnaast wordt de archivaris omringd door diverse andere functionarissen binnen een
organisatie die zich bezighouden met informatiebeheer en informatieverwerking, wat
interdisciplinaire samenwerking vereist. De regering zoekt daarom een balans tussen
het stimuleren van het waarborgen van deskundigheid en flexibiliteit en aanpassing
aan veranderende omstandigheden. De regering kiest er daarom met dit wetsvoorstel
voor om de diploma-eis te laten vervallen ten gunste van een bredere beoordeling van
professionele kwaliteiten, waar een diploma Archivistiek onderdeel van kan blijven.
Het voordeel hiervan is dat dit het mogelijk maakt om professionals aan te stellen
die relevante ervaring en expertise hebben, maar die niet over het specifieke diploma
beschikken. Door die professionals uit te sluiten, loopt de overheid een hoop talent
mis dat hard nodig is om de informatiehuishouding duurzaam toegankelijk te maken en
te houden.

De leden van de fractie GroenLinks-PvdA vragen of het handhaven van de diploma-eis
als minimumeis niet beter zou zijn als een extra waarborg. De waarborg dat lagere
overheden het belang van goede archivering voldoende onderkennen, zit in de met dit
wetsvoorstel verplichte aanstelling van een archivaris. Decentrale overheden hebben
daarmee niet langer de ruimte om de archivaristaak bij de secretaris onder te brengen
en vervolgens te mandateren aan een medewerker. Men moet iemand aanstellen die de
verantwoordelijkheid voor de archivering draagt, en die over de daarvoor vereiste
vaardigheden, kennis en expertise beschikt. Door de taken die vervolgens middels dit
wetsvoorstel en onderliggende regelgeving aan de archivaris worden toebedeeld wordt
deze persoon ook stevig gepositioneerd in de organisatie.

Op grond van artikel 6.3, vierde lid, van het wetsvoorstel geldt dat een archivaris
wordt aangewezen «op grond van zijn professionele kwaliteiten, in het bijzonder zijn deskundigheid op
het gebied van de wetgeving en de praktijk inzake archivistiek, alsmede zijn vermogen
de taken te vervullen die voortvloeien uit het bepaalde bij of krachtens deze wet». Het wetsvoorstel specificeert in hoofdstuk 6 in algemene zin welke taken en bevoegdheden
het Nationaal Archief en een decentrale archiefdienst heeft, en dat de archivaris
verantwoordelijk is voor het beheer van de documenten die blijvend door de dienst
worden bewaard. Vervolgens worden aan de hand van de verschillende inhoudelijke taken
van een overheidsorgaan op het gebied van archivering (in hoofdstuk 4, 5, 6, 7 en
8) ook specifieke taken aan een archivaris toebedeeld. De ruimte die artikel 6.3,
vierde lid, van het wetsvoorstel decentrale overheden biedt om eigen beoordelingscriteria
op te stellen, is daarbij ook een kans voor overheden om kandidaten te selecteren
die het beste passen bij hun specifieke behoeften. Dit laat vanzelfsprekend onverlet
dat door overheden nog steeds een archivarisdiploma kan worden geëist bij het selecteren
van een archivaris. Het is overigens ook mogelijk voor decentrale overheden, zoals
kleinere gemeenten, om een archivaris te delen.38

De leden van de ChristenUnie-fractie vragen of de regering verwacht dat het vervallen
van de diploma-verplichting consequenties heeft voor (het animo voor) de opleidingen
archivistiek? Hoe reflecteert de regering hierop, zo vragen zij. Deze leden vragen
voorts of de regering het risico ziet dat het lastiger wordt om archivarissen aan
te stellen met adequate kennis en kunde, mochten opleidingen archivistiek bijvoorbeeld
stoppen? Hoe wil de regering waarborgen dat er voldoende deskundigheid blijft op het
gebied van archivistiek en dat de kwaliteit van archief- en informatiebeheer gewaarborgd
blijft, zo vragen deze leden.

Het laten vervallen van de diploma-eis biedt zoals gezegd de mogelijkheid om professionals
aan te stellen die wel de relevante ervaring en expertise hebben, maar die niet over
dit specifieke diploma beschikken. Vanzelfsprekend hecht ik er veel belang aan om
een passend onderwijsaanbod ten behoeve van de doelstellingen van de Archiefwet zo
veel mogelijk te stimuleren binnen de grenzen van mijn mogelijkheden en daarmee aan
te sluiten bij de behoefte en initiatieven vanuit de archiefsector. Daar wil ik mij
graag voor inzetten. Op dit moment betekent dit dat ik de nu aangewezen opleidingen
Archivistiek A en Archivistiek B blijf financieren. Daarnaast subsidieer ik het Kennisnetwerk
Informatie en Archief (KIA) en via KIA ook een pilot van de Koninklijke Vereniging
Archiefsector Nederland (KVAN) rondom leven lang leren. De pilot is onder andere gericht
op het in kaart brengen van kennisprofielen voor archivarissen met verschillende specialismen.
Met de KVAN en de bij de pilot betrokken partners ga ik op basis van de pilotuitkomsten
in gesprek over een passend vervolg ten aanzien van de in kaart gebrachte kennisprofielen.
Bij deze kennisprofielen worden ook de wettelijke taken van de archivaris die voortvloeien
uit het wetsvoorstel Archiefwet betrokken. De verwachting is dat de door de beroepsvereniging
vast te stellen kennisprofielen zo richting kunnen geven aan de kennis en kunde die
van een archivaris verwacht mogen worden.

Daarnaast ben ik voornemens om de komende periode ook met de onderwijsinstellingen
en het Nationaal Archief in gesprek te blijven om te bezien waar en hoe een stimulerende
rol vanuit het Ministerie van OCW passend zou zijn. Daarbij wil ik de opmerking maken
dat het niet alleen van belang is dat het aanbod aan basisopleidingen aansluit bij
de vraag binnen het archiefveld, maar ook het aanbod aan opleidingen voor bijscholing
en voor zij-instromers die zich (verder) willen bekwamen in de archivistiek.

De leden van de SGP-fractie vragen de regering om de beantwoording over het vervallen
van de diploma-eis te vergelijken met de situatie in het onderwijs: zou het daar ook
logisch zijn om het bevoegdhedenstelsel te laten vervallen onder verwijzing naar de
snel veranderende wereld en de snelle opmars van digitale techniek? Waarom zou dit
in de archiefwereld anders liggen? Geldt voor het vak van archivaris niet ook dat
altijd een stevig deel aan basisopleiding nodig zal zijn om elementaire vaardigheden
te kunnen uitoefenen en dat die basis decennia mee kan?

Het primair en voortgezet onderwijs kennen inderdaad een gestructureerd bevoegdhedenstelsel,
maar het beroep van archivaris laat zich beter vergelijken met dat van andere functionarissen
uit het informatiedomein zoals de functionaris gegevensbescherming, de chief information
officer en de chief information security officer. Voor deze functies geldt ook geen
diploma-eis. De huidige ontwikkelingen binnen de archiefsector en het belang van voortdurende
bijscholing en adaptatie aan nieuwe technologieën en regelgeving vereisen een bredere
blik dan alleen entree in de sector via een aangewezen opleiding.

De huidige opleidingen Archivistiek A en B worden daarnaast niet afgeschaft, zodat
de mogelijkheid om basiskennis en vaardigheden op te doen behouden blijft. Naast het
belang van een goede basisopleiding, zou het opleidingsaanbod er idealiter ook op
gericht moeten zijn om het uitgangspunt van een leven lang leren mogelijk te maken
dat voor de sector zo belangrijk is. Terwijl de diploma-eis vervalt, wordt de aanstelling
van een archivaris verplicht gesteld. Hiermee wordt de rol van de archivaris binnen
een overheid of organisatie formeel erkend en wordt het belang van deskundig informatiebeheer
benadrukt.

Voorts vinden deze leden het niet logisch om geen enkele mogelijkheid tot voortijdig
bijsturen op te nemen nu de opleidingseis volledig vervalt. Zou het niet voorzichtiger
zijn om in de evaluatie te onderzoeken of een wettelijke grondslag voor regels inzake
kennis en vaardigheden van archivarissen nog nodig blijkt, zo vragen deze leden.

De regering begrijpt de zorgen van de SGP-fractie, en zegt hierbij toe dat de wenselijkheid
van een wettelijke grondslag voor nadere regels inzake kennis en vaardigheden van
archivarissen, een onderwerp van evaluatie zal zijn.

9. Verhouding van de Archiefwet tot andere wetgeving en verdragen

De leden van de PvdA-fractie en GroenLinks-fractie merken op dat de gemeente Utrecht
gewezen heeft op meerdere wettelijke ontwikkelingen in het informatiedomein en gesignaleerd
dat het Rijk de wetten onvoldoende heeft geharmoniseerd. De regering stelt echter
dat het harmoniseren van zeer uiteenlopende wet- en regelgeving grenzen kent. Kan
de regering melden of zij hiermee de bezwaren van de gemeente Utrecht heeft weten
weg te nemen? Zo nee, op grond van welke overwegingen meent de regering dan dat de
bezwaren die daar nog leven, maar moeten worden ingeslikt?

De gemeente Utrecht heeft in het position paper voor het rondetafelgesprek over de
nieuwe Archiefwet aandacht gevraagd voor de samenhang tussen de verschillende wetten
in het informatiedomein.39 Het harmoniseren van wet- en regelgeving is zeker nodig en hier wordt met dit wetsvoorstel
ook werk van gemaakt. Dit wetsvoorstel is geharmoniseerd met de Woo en er is veel
aandacht besteed aan de verhouding met en aansluiting op de Algemene Verordening Gegevensbescherming
(AVG) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who). Met dit wetsvoorstel worden
kortom concrete stappen gezet voor een betere aansluiting van deze verschillende wetten.

Aan dergelijke harmonisering zitten, zoals de regering eerder heeft opgemerkt, wel
grenzen. Vooral het feit dat een belangrijk deel van de wet- en regelgeving die bij
de informatiehuishouding een rol speelt een Europese oorsprong heeft, is hierbij een
uitdaging. Het beter laten aansluiten van wet- en regelgeving is ook in die context
een doel en onderdeel van dit wetsvoorstel, maar mogelijkheden tot echte integratie
zijn op onderdelen beperkt. De regering meent dat in het wetsvoorstel een passende
balans is getroffen tussen de mate van harmonisering van de wetgeving, en het belang
om snel te komen tot een Archiefwet die beter past bij de digitale informatiehuishouding,
en die bijdraagt aan meer openbaarheid van overheidsinformatie.

Of hiermee de bezwaren van de gemeente Utrecht voldoende zijn geadresseerd of zelfs
weggenomen kan de regering niet geheel inschatten. Als gezegd ondersteunt de regering
het streven om wetgeving zoveel mogelijk te harmoniseren, maar tegelijkertijd moet
worden onderkend dat harmonisering grenzen kent en voortdurend, ook los van dit wetsvoorstel,
aandacht behoeft. Dit onderwerp zal daarom ook in de evaluatie van de wet worden betrokken.
Wat betreft de opmerking van de gemeente Utrecht dat een impactanalyse voor het nieuwe
Archiefbesluit en de nieuwe Archiefregeling ontbreekt kan de regering inmiddels mededelen
dat er momenteel per overheidslaag uitvoeringstoetsen worden gestart voor deze lagere
regelgeving. Specifiek voor gemeenten wordt deze uitgevoerd door VNG Realisatie. Aan
de hand van de bevindingen uit deze uitvoeringstoetsen worden de voorstellen voor
de lagere regelgeving aangescherpt en verbeterd.

10. Particulier archief

De leden van de SGP-fractie constateren dat de nota van wijziging geen toelichting
bevat ten aanzien van onderdeel N. Zij vragen of deze toelichting abusievelijk is
weggevallen, en of de regering in lijn met de beantwoording kan bevestigen dat de
zinsnede van het «in bewaring doen geven» bedoeld is om de situatie van bruikleen
mogelijk te blijven maken, dat daarmee de mogelijkheid blijft bestaan om een archief
of archiefstuk terug te nemen en dat mogelijkheden blijven bestaan om voorwaarden
te stellen inzake zowel het eigen gebruik als de openbaarmaking aan derden.

De leden van de SGP-fractie constateren terecht dat in de nota van wijziging een toelichting
ontbreekt bij onderdeel N van de nota van wijziging. Deze toelichting is inderdaad
abusievelijk weggevallen. Onderdeel N is er inderdaad voor bedoeld om duidelijk te
maken dat ook bruikleen mogelijk blijft. Om dit te expliciteren, is de zinsnede «in
bewaring doen nemen» toegevoegd aan de tekst van artikel 9.4, eerste lid, van het
wetsvoorstel. Daarbij blijft het mogelijk om (in de overeenkomst tussen de archiefdienst
en degene die het archief aan de archiefdienst overdraagt of in bruikleen geeft) afspraken
te maken over de openbaarheid van het archief en het eigen gebruik van het archief.
Wat betreft de openbaarheid van het archief is daarvoor in het tweede en derde lid
van artikel 9.4 een regeling opgenomen.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
F.Q. Gräper-van Koolwijk