Inbreng verslag schriftelijk overleg : Inbreng verslag van een schriftelijk overleg over de kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer (Kamerstuk 32802-67)

Binnen de vaste commissie voor Binnenlandse Zaken hebben de onderstaande fracties
de behoefte om vragen en opmerkingen voor te leggen aan de Minister van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties over de kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering
en informatiebeheer (Kamerstuk 32 802, nr. 67).

De voorzitter van de commissie,

Hagen

De adjunct-griffier van de commissie,

Morrin

Inhoudsopgave

I Vragen en opmerkingen vanuit de fracties

Vragen en opmerkingen van de leden van de VVD-fractie

Vragen en opmerkingen van de leden van de D66-fractie

Vragen en opmerkingen van de leden van de SP-fractie

Vragen en opmerkingen van het lid van de GroenLinks-fractie

Vragen en opmerkingen van het lid Omtzigt

II Antwoord/reactie van de Minister

I Vragen en opmerkingen vanuit de fracties

Vragen en opmerkingen van de leden van de VVD-fractie

De leden van de VVD-fractie hebben met belangstelling kennisgenomen van de kabinetsreactie
op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer. De leden
hebben geen vragen op deze kabinetsreactie en behouden zich het recht voor om op deze
kabinetsreactie terug te komen bij het commissiedebat Archivering van stukken door
bewindspersonen onder de Archiefwet en de Woo/Wob op 24 mei 2023.

Vragen en opmerkingen van de leden van de D66-fractie

De leden van de D66-fractie hebben kennisgenomen van de kabinetsreactie op de adviesrapporten
over chatberichtenarchivering en informatiebeheer en vinden het een goede zaak dat
het kabinet de meeste adviezen overneemt. Wel hebben deze leden nog een aantal vragen
over de uitvoering en de rol van de Tweede Kamer.

Samenvatting

De eerste vragen gaan over het beleid rondom chatapplicaties dat aangepast wordt in
lijn met het advies van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding. Het
gaat om de toepassing van de sleutelfunctie selectiemethodiek dat op uniforme wijze
binnen de rijksoverheid ingevoerd wordt. Aan welke soort technische maatregelen wordt
gedacht en hoe wordt het proces ingericht zodanig dat het een deel wordt van het dagelijkse
werk? De leden van de D66-fractie hebben vervolgens vragen over de toegankelijkheid
van de chatberichten van sleutelfunctionarissen. Wat wordt er bedoeld met toegankelijkheid?
Is het toegankelijkheid door de ambtelijke ondersteuning? Er is rondom het advies
nog veel discussie over archiveren versus openbaarmaking. Onder welk regime vallen
de gearchiveerde berichten van sleutelfunctionarissen? Vallen deze onder de Woo of
vallen ze in het regime van de ministerraadnotulen die na een x aantal jaren openbaar
worden gemaakt? En op basis waarvan worden deze keuzes gemaakt? Moeten er aanpassingen
worden aan de huidige Archiefwet die nog gewijzigd wordt bij het kabinet? Zo ja, dan
aan welke aanpassingen wordt er gedacht?

De leden van de D66-fractie hebben vragen over informatiehuishouding in het algemeen.
In de kabinetsreactie wordt gerefereerd aan e-mailcommunicatie van het gehele Rijk
en dat het geen eenvoudige opgave zal zijn. Deze leden snappen dat, maar de leveranciers
van e-mail hebben een standaard archiveringsfunctie in de software. Deze is duur en
wordt daarom vooral niet als optie aangeboden bij aanbestedingen. Is het kabinet bereid
om via inkoopbeleid het archiveren af te dwingen? Zo nee, waarom niet?

De leden van de D66-fractie hebben vragen over het overnemen van alle adviezen in
het algemeen. In de reactie wordt omschreven dat er sprake is van een gefaseerde uitvoering
met tussentijdse uitvoeringstoetsen. Welke wettelijke kaders zijn er nog nodig om
dit goed in te richten en hoe wordt de Tweede Kamer hierin meegenomen? Wat zijn de
geschatte kosten van dit project? Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering? Welke
bewindspersoon c.q. welk departement?

Hoofdlijnen van goed informatiebeheer

De leden van de D66-fractie hebben kennisgenomen van de brede maatregelen die het
kabinet van plan is te nemen. Het is goed dat het kabinet dit proces goed onder de
loep neemt, want informatietoegankelijkheid is essentieel voor het functioneren van
de democratische rechtstaat. Wel vinden deze leden de genoemde maatregelen vaag, en
veelomvattend. Het is niet duidelijk in welke wettelijke kaders dit wordt meegenomen
en wat precies de rol van de Tweede Kamer is.

Wie formuleert bijvoorbeeld de genoemde algemene uitgangspunten rondom informatiebeheer
en archivering? Moet het gesprek hierover niet in het parlement deels plaats vinden?
Kan het kabinet hierop reflecteren? Wat wordt er bedoeld met uitvoerbaarheid by design?
Er wordt gesproken van een digitale architectuur gericht op de toekomst. De leden
van de D66-fractie hopen dat het kabinet zich bewust is dat de techniek zich erg snel
ontwikkelt, maar dat de kaders in ieder geval toekomstbestendig moet zijn. Kan het
kabinet hierop reflecteren?

Tot slot maken de leden van de D66-fractie zich zorgen over het zo dicht mogelijk
regelen van communicatie. Soms is het systeem zo dicht geregeld dat men voor de communicatie
uitwijkt naar de privételefoon, e-mail, of andere communicatiemiddelen die buiten
het archiveringsysteem gaan vallen. De politiek vraagt soms om snelle reacties waardoor
het in sommige gevallen noodzakelijk is af te wijken van het proces. Hoewel dit niet
wenselijk is, kunnen deze leden zich voorstellen dat zulke situaties zich zullen voordoen.
Hoe is het kabinet van plan deze situaties te ondervangen? Kunnen ambtenaren of bewindspersonen
in dat geval alsnog de communicatie en informatie binnen de systemen laten vallen?
Hoe?

Maatregelen rond chatberichten

De leden van de D66-fractie vinden het een goede zaak dat maatregelen genomen worden
rondom het opslaan van chatberichten. Wordt het nieuwe beleid besproken met de Tweede
Kamer? Wie toetst of het beleid deze keer wel in lijn is met de Archiefwet, wetende
dat deze ook gewijzigd wordt. In het vierde kwartaal van 2023 wordt er een pilot gestart
met een aantal bewindspersonen, een definitief besluit wordt genomen aan het eind
van 2023. De leden van de D66-fractie zijn verheugd over deze voortvarendheid, maar
vragen zich af of drie maanden wel voldoende tijd is om goede conclusies te trekken
voor een toekomstbestendig beleid. Wanneer verwacht het kabinet dat alle sleutelfunctionarissen
gaan werken met dit nieuwe beleid?

Maatregelen voor andere vormen van informatie

De leden van de D66-fractie vragen of het kabinet ook bereid is advies te vragen aan
het Adviescollege ICT-toetsing en de Rijksarchivaris (of het Nationaal Archief). Het
bewaren van allerlei overheidsinformatie is bij uitstek een digitale aangelegenheid.
Kan het kabinet hierop reflecteren?

Vragen en opmerkingen van de leden van de SP-fractie

De leden van de SP-fractie hebben de kabinetsreactie over de adviezen over het archiveren
gelezen en hebben hierover nog enkele vragen en opmerkingen. De leden lezen dat geautomatiseerde
verwerking niet mogelijk is. Kan toegelicht worden of hier aan gewerkt wordt en waarom
dit nu niet mogelijk is? Waarom duurt dit nog enkele jaren?

De leden van de SP-fractie vragen verder of kan worden aangegeven of de aangekondigde
maatregelen Rijksbreed gelden of dit per ministerie zal verschillen. Indien het laatste
het geval is, waarom wordt daarvoor gekozen? Wie houdt hier toezicht op? Kan worden
aangegeven per ministerie wat de huidige stand van zaken en het huidige beleid rondom
het opslaan van chatberichten is?

De leden van de SP-fractie hebben tijdens het debat over het bewaren van chatberichten
met de Minister-President al meermaals hun verbazing uitgesproken over argumentatie
dat er niet in strijd met de Archiefwet is gehandeld omdat er in overeenstemming met
de handreiking werd gehandeld. De handreiking bleek echter in strijd met de Archiefwet.
Is er inmiddels wel het besef dat er dus in strijd met de wet is gehandeld?

Vragen en opmerkingen van de leden van de GroenLinks-fractie

De leden van de GroenLinks-fractie hebben met belangstelling kennisgenomen van de
kabinetsreactie op de verschillende rapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer.
Deze leden hebben naar aanleiding van deze kabinetsreactie nog een aantal vragen.

Uit de kabinetsreactie komt naar voren dat het kabinet de meeste aanbevelingen (in
hoofdlijnen) zal overnemen. Het is echter niet bij alle aanbevelingen even duidelijk
of dit betekent dat de aanbevelingen worden overgenomen zoals deze geformuleerd zijn.
De leden van de GroenLinks-fractie ontvangen daarom graag een schematisch overzicht
van de aanbevelingen die het kabinet niet (geheel) wil overnemen.

Uit de verschillende rapporten kwam naar voren dat de «handreiking Bewaren chatberichten»
niet voldoet aan de Archiefwet. De leden van de GroenLinks-fractie zijn blij dat dit
nu opgehelderd is, maar hebben wel zorgen over het feit dat het kennelijk zo heeft
kunnen gebeuren dat deze handreiking is opgesteld en een tijd is gebruikt zonder dat
opgevallen is dat de handreiking niet aan de wet voldeed. Ook nadat zowel deskundigen
als Kamerleden hierop wezen en vragen stelden bleef het kabinet nog enige tijd volhouden
dat er goed was gehandeld omdat er conform de handreiking was gehandeld. Hoe kijkt
het kabinet hier nu op terug? En hoe gaat het kabinet in de toekomst voorkomen dat
handreikingen niet voldoen aan de wet?

Er wordt al lang gesproken over het verbeteren van de informatiehuishouding. De leden
van de GroenLinks-fractie hebben zorgen over de snelheid waarmee op dit vlak vorderingen
worden geboekt. Het feit dat er veel verschillende rapporten en aanbevelingen zijn
uitgebracht geeft naar de mening van de aan het woord zijnde leden te kennen dat er
de komende tijd nog veel moet gebeuren en dat het daarbij belangrijk is om concrete
doelen met een tijdlijn vast te stellen. Graag ontvangen deze leden daarom een schematische
tijdlijn met concrete doelstellingen zodat duidelijk inzichtelijk wordt welke acties
de komende tijd in gang gezet worden, en de Kamer inzicht krijgt in wanneer deze acties
concreet resultaat moeten opleveren. Daarnaast vragen de leden van de GroenLinks-fractie
hoe de nu aangekondigde acties zich verhouden tot de verdere implementatie van de
Wet open overheid en de eerder bij brief van 15 januari 2021 door het kabinet aangekondigde
extra impuls van het verbeteren van de informatiehuishouding. Kan concreet aangegeven
worden op welke wijze de informatiehuishouding sindsdien verbeterd is, welke toen
aangekondigde acties inmiddels in gang zijn gezet, welke nog niet aangevangen zijn,
en waarom dit nog niet gebeurd is?

De kabinetsreactie gaat in op wat de rijksoverheid gaat doen met de aanbevelingen
uit de verschillende rapporten. De leden van de fractie van GroenLinks benadrukken
dat diverse aanbevelingen ook mede gericht zijn op de medeoverheden. Op welke wijze
gaat het kabinet ervoor zorgen dat alle overheden de aanbevelingen adequaat opvolgen,
en hoe zorgt de regering ervoor dat de medeoverheden ook voldoende expertise en middelen
hebben om dit te doen?

Vragen en opmerkingen van de leden van het lid Omtzigt

Het lid Omtzigt merkt op met grote verbazing de kabinetsreactie gelezen te hebben.
Dit lid merkt op dat in de hoorzitting een jaar geleden duidelijk werd dat de regering
en in het bijzonder de Minister-President zich niet aan de wet gehouden heeft bij
het archiveren van chatberichten. Er volgde een bizar debat over de telefoons van
de Minister-President. Ook volgden er Kamervragen naar hoeveel en welke berichten
bewaard zijn (Kamerstuk 36 200 III, nr. 6) welke op onnavolgbare wijze werden beantwoord, zo herinnert het lid Omtzigt zich
bijzonder goed. Hij verzoekt de regering een aantal van die vragen alsnog te beantwoorden:

– Kan de Minister, zoals in het Kamerdebat gevraagd, tien voorbeelden geven van hoe
door de Minister-President voorgelezen sms-berichten zijn opgeslagen in het archief
systeem van het Ministerie van Algemene Zaken? Kunt u dus de in het archief opgeslagen
teksten doen toekomen aan de Tweede Kamer (het gegeven antwoord slaat volgens het
lid Omtzigt nergens op)?

– Worden er inmiddels standaard wel notulen gemaakt op het Ministerie van Algemene Zaken
(van gesprekken en vergaderingen die daar plaatsvinden, waarbij de premier aanwezig
is)?

– Is het wissen van het sms-verkeer van de Minister-President van de berichten met de
burgemeester van Amsterdam over het verlenen van bijstand tijdens rellen in overeenstemming
met de Archiefwet? Zo ja, kan de Minister dan aangeven op basis van welke selectielijst
die berichten gewist mochten worden door de Minister-President?

De regering gaf aan niet te weten hoeveel berichten van de Minister-President zijn
opgeslagen. Het lid Omtzigt vindt dat werkelijk waar bespottelijk. Kan de regering
gewoon aangeven hoeveel berichten van de premier per maand zijn opgeslagen sinds januari
2020 (het uitbreken van de coronacrisis)? En kan de regering hetzelfde ook aangeven
voor de verschillende bewindspersonen op het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn
en Sport in de periode januari 2020 tot nu? Dus van elke bewindspersoon wil hij graag
weten hoeveel sms- en chatberichten er per maand bewaard gebleven zijn.

Het lid Omtzigt merkt hierbij op dat hij deze vraag onder artikel 68 van de Grondwet
stelt; het ligt zeker in de macht van de regering deze informatie te verschaffen.
Indien de regering deze informatieverschaffing wenst te weigeren, moet de Minister
van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het aan de orde stellen in de ministerraad
en aangeven waarom het in het belang van de staat is niet te vertellen hoeveel berichten
er per maand per Minister bewaard gebleven zijn.

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed is een inspectie. Die was snoeihard in
het rapport in oktober 2022:

«De rijksbrede instructie bevat criteria om te bepalen welke chatberichten moeten
worden bewaard. Deze instructie is niet in lijn met de Archiefwet. De Inspectie vindt
dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de instructie moet
aanpassen. De chatberichten van de Minister-President zijn onvoldoende gearchiveerd.

...

Hoe vaak chatberichten niet zijn gearchiveerd die daar op grond van de Archiefwet
wel voor in aanmerking kwamen, kan de Inspectie niet nagaan. Veel chatberichten zijn
immers gewist. De manier waarop chatberichten van de Minister-President werden bewaard,
leidde tot gegevensverlies.»

En de aanbevelingen waren:

Aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap:

• Informeer, in afwachting van de nieuwe Archiefwet, overheidsorganen nader over de
afbakening van het begrip «archiefbescheiden». Verduidelijk dat ook in de nieuwe Archiefwet.

• Garandeer in de nieuwe Archiefwet dat bij de waardering van informatie rekening wordt
gehouden met de belangen voor bedrijfsvoering, verantwoording en cultureel erfgoed.
Voorkom dat overheidsorganen op eigen houtje kunnen beslissen om archiefbescheiden
niet in beheer te nemen. Borg dat gemaakte afwegingen kenbaar en navolgbaar zijn.

Aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties:

• Breng de Instructie bewaren chatberichten in lijn met de eisen van de Archiefwet.

• Zorg bij het maken van nadere instructies die gerelateerd zijn aan de Archiefwet,
voor een goede toets aan de Archiefwet.

Aan de Minister van Algemene Zaken:

Randvoorwaarden

• Versterk de richtinggevende capaciteit voor de informatiehuishouding. Vul zo spoedig
mogelijk de vacatures voor Chief Information Officer en senior medewerker informatiehuishouding
in.

• Overweeg de verschillende initiatieven op het gebied van beveiligen en beheren van
informatie aan elkaar te verbinden in een overkoepelende visie.

• Implementeer een kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding. Onderdeel daarvan
moet zijn dat leidinggevenden sturen op opname in het archief van onder andere chatberichten
en e-mails.

• Maak een keuze over de mate van ondersteuning door de afdeling Documentaire Informatie
Voorziening (DIV) en handel daar ook naar. Weeg daarbij realistisch af welke taken
DIV kan uitvoeren. Pas zo nodig de beheersregeling aan.

• Breng de informatie in het huidige documentmanagementsysteem (DMS) zo veel mogelijk
op orde. Stel hier voldoende capaciteit voor beschikbaar.

• Verbeter in het nieuwe DMS het toekennen van bewaartermijnen en het toevoegen van
contextinformatie.

• Handel bij het archiveren van chatberichten in lijn met de Archiefwet. Waardeer de
informatie zoals gewisseld in chatberichten. Leg die waarderingen en bijbehorende
bewaartermijnen vast in een selectielijst.

• Archiveer chatberichten systematisch en toetsbaar.

• Zorg dat de verantwoordelijkheden voor het archiveren van chatberichten van de Minister-President
glashelder zijn en dat ernaar wordt gehandeld.

Het lid Omtzigt wil graag per aanbeveling weten hoe en wanneer die is opgevolgd. Hij
wil ook zeker weten wat er met de laatste aanbeveling gebeurd is.

De Inspectie heeft in zijn rapport aangekondigd om een half jaar later te informeren
naar de stand van zaken; kan de regering de briefwisseling die daaruit is gevolgd
aan de Kamer doen toekomen?

Het lid Omtzigt ontvangt graag «de tijdelijke instructie voor het gebruik, opslaan
en veiligstellen van sms- en chatberichten door bewindspersonen» van 4 oktober, inclusief
een appreciatie of die voldoet aan de Archiefwet.

Het lid Omtzigt is verbolgen dat de regering na dit rapport van de inspectie, twee
andere adviezen gevraagd heeft en daarmee zeer kostbare tijd verloren heeft laten
gaan. Een inspectierapport dient voldoende te zijn om te handelen in zijn ogen.

De achterliggende reden van de bezorgdheid van het lid Omtzigt is het feit dat in
coronatijd belangrijke besluiten soms noodgedwongen niet in de ministerraad genomen
zijn, maar op andere wijze tot stand zijn gekomen. Dat is veelvuldig via app-berichten
gebeurd. Dit lid roept daarbij dan ook de situatie rondom de demonstratie in Amsterdam
in herinnering maar hij vermoedt dat het ook voor belangrijke besluiten geldt over
avondklok, vaccinatie en meer. Die berichten zijn eigenlijk een soort alternatieve
notulen van ministerraden en de regering weet dat. Ze zijn essentieel om besluitvorming
te begrijpen. Daarom schrikt hij van de volgende zin: «Separaat maar wel parallel
wordt gestart met het inrichten van processen voor het structureel archiveren van
chatconversaties die behoren tot organisatie- en bedrijfsaccounts die organisaties
inzetten in hun contact met burgers en bedrijven en conversaties die vallen onder
hotspotlijsten». Dit gaat over de besluitvorming tijdens corona. Het lid Omtzigt verzoekt
de regering daarom specifiek aan te geven welke berichten bewaard gebleven zijn van
Ministers en andere sleutelfiguren uit de coronatijd en hoe ervoor gezorgd wordt dat
die niet verloren gaan en dat de Archiefwet gehandhaafd wordt. Zijn er na april 2022
nog berichten van sleutelfiguren verwijderd of gewist, zo vraag hij aan de regering.
Zo ja, kan de regering dan een toelichting geven?

Het lid Omtzigt vindt het zorgelijk dat er nog veel acties en stappen moeten plaatsvinden
(uitvoeringstoets, nog opstellen uitvoeringsplan, pilots, enz.) om aan wetgeving te
voldoen, zoals ook het verduidelijken van begrippen. Dit verklaart deels wel waarom
de «handreiking bewaren van chatberichten» strijdig is met de Archiefwet en Woo. Het
kabinet heeft aangegeven deze handreiking te zullen aanpassen. Maar hoe borgt het
kabinet dat in de tussentijd, volgens de tijdelijke instructie, wel op een juiste
manier (conform wetgeving) wordt gearchiveerd en informatie wordt veilig gesteld om
informatieverlies te voorkomen in de overgang naar het nieuwe chatbeleid?

Het lid Omtzigt constateert dat een groot deel van de afhandeling van informatieverzoeken
buiten de wettelijke termijn wordt afgehandeld. Deze situatie kan niet te lang voortduren.
Wanneer verwacht het kabinet het advies van het Adviescollege en de Algemene Rijksarchivaris
en de regeringscommissaris Informatiehuishouding met voorstellen voor een goede, duurzame
inrichting om e-mail meer toegankelijk te maken, om te kunnen zetten in concrete maatregelen?
Hoe wordt ervoor gezorgd dat er snel meer kennis kan worden opgedaan over toepassing
van de sleutelfunctie selectiemethodiek, aangezien de rijksoverheid hier geen ervaring
mee heeft en er vraagtekens zijn rondom effectiviteit van de software? Daarnaast vraagt
het lid Omtzigt of advies over omgang met archivering van (concept)nota’s en adviezen
naar de Kamer kan worden gestuurd voorafgaand aan het debat op 24 mei 2023.

II Antwoord/reactie van de Minister