Brief regering : Rapport (fase 1) Missie-archivering bij het Ministerie van Defensie

Nr. 4
BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 23 juni 2026

Op 27 maart 2025 informeerde mijn voorganger uw Kamer over de vondst van videobeelden
gemaakt vanuit een Nederlandse F-16, de ochtend na de wapeninzet tegen een ISIS-autobommenfabriek
in Hawija in de nacht van 2 op 3 juni 2015 (Kamerstuk 27 925, nr. 986). De luchtaanval in Hawija was onderdeel van de global coalition to defeat ISIS. Deze coalition of the willing opereert sinds oktober 2014 met de naam Operation Inherent Resolve (OIR) onder operationele
leiding van de VS.

Naar aanleiding van de teruggevonden beelden kondigde Defensie een viertal onderzoeken
aan, waaronder een onderzoek van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (hierna:
de Inspectie) naar de missie-archivering bij het Ministerie van Defensie. De Kamer
is op 13 februari 2026 geïnformeerd over de afronding van de andere drie onderzoeken
(Kamerstuk 27 925, nr. 1017).

De Inspectie voert dit onderzoek in twee fases uit: fase 1 – onderzoek naar de interne
regelgeving, fase 2 – onderzoek naar de borging van de duurzame toegankelijkheid bij
toekomstige missies/inzet, en onderzoek naar de staat van afgeronde missie-archieven.

De Inspectie heeft op 16 juni 2026 aan het Ministerie van Defensie het rapport over
fase 1 toegestuurd. Met deze brief bied ik uw Kamer het rapport inclusief mijn reactie
aan.

De Inspectie concludeert in haar rapport dat Defensie stappen zet om de informatiehuishouding
in algemene zin te verbeteren. Echter concludeert zij ook dat de staat van de missie-archivering,
wat de interne regelgeving betreft, op dit moment onvoldoende is en dat de verbeteringen
sneller doorgevoerd moeten worden. Ik erken beide conclusies van de Inspectie. Ik
zal haar aanbevelingen dan ook gebruiken om de vereiste verbeteringen met urgentie
door te voeren.

Informatiehuishouding binnen het Ministerie van Defensie is complex. Defensie is met
meer dan tachtigduizend medewerkers een grote overheidsorganisatie, met een enorme
hoeveelheid informatie. Deze complexiteit beperkt zich niet tot de organisatie zelf,
maar wordt verder vergroot door een groot aantal bi- en multilaterale samenwerkingsverbanden,
zoals NAVO- en coalitieverbanden. Dit maakt de informatiehuishouding van Defensie
niet alleen technisch en organisatorisch complex, maar betekent dat die ook continu
in ontwikkeling is door het hoge operationele tempo en de veranderende veiligheidssituatie.
Dat ontslaat Defensie niet van de verplichting om haar inzet-informatie goed op orde
te hebben, maar schetst wel de context waarbinnen de organisatie zich bevindt. Defensie
werkt op dit moment hard aan een inhaalslag op het gebied van informatiehuishouding.
Ik besef dat er hierin nog veel werk te verzetten is.

Conclusies en aanbevelingen Inspectie

Hieronder behandel ik de conclusies en de aanbevelingen van de Inspectie, waarbij
ik aangeef welke maatregelen ik neem om de aanbevelingen op te volgen. Tot slot geef
ik een nadere toelichting op het vervolg van het onderzoek.

De Inspectie concludeert (samengevat) dat:

1. interne regelgeving en beleid de volledigheid en duurzame toegankelijkheid van missie-archieven
niet voldoende borgen, en dat de inhoud van een groot aantal instructies niet aan
de Archiefwet voldoet;

2. een eenduidige definitie van de begrippen missie-archief en inzetgerelateerde informatie
ontbreekt binnen Defensie;

3. de samenhang van interne regelgeving onvoldoende duidelijk is en onvoldoende aansluit
bij de actuele organisatiestructuur;

4. verantwoordelijkheden met betrekking tot de omgang met inzetinformatie voor, tijdens
en na inzet onvoldoende duidelijk zijn belegd;

5. de Minister van Defensie niet als zorgdrager van bi- en multilaterale inzetinformatie
wordt aangewezen, waardoor deze verantwoording binnen bi- en multilaterale missies
zou ontbreken;

6. normen voor duurzame toegankelijkheid (beheer, overzicht, ordenen, metadata, vindbaarheid,
beschikbaarheid, gecontroleerde vernietiging) onvoldoende zijn beschreven.

Daarnaast doet de Inspectie de volgende aanbevelingen (samengevat). Dat:

1. de interne regelgeving voldoet aan de Archiefwet en in lijn wordt gebracht met de
te herziene selectielijst van Defensie;

2. het aantal interne regelgevings- en beleidsdocumenten daarbij waar mogelijk wordt
teruggebracht ten behoeve van overzichtelijkheid;

3. bovengenoemde punten uiterlijk een jaar na oplevering van het laatste rapport van
dit onderzoek dienen te worden opgenomen in interne regelgeving en beleid;

4. wordt geborgd dat alle (herziene) vigerende interne regelgeving en beleid bij de betrokkenen
en verantwoordelijke medewerkers, en ook binnen de gehele organisatie bekend is en
wordt gebruikt.

Inhoudelijke reactie op rapport

Ik onderschrijf de conclusies die de Inspectie trekt, ik neem alle aanbevelingen over
en ga graag in gesprek met de Inspectie over het zorgdragerschap van bi- en multilaterale
inzetinformatie. Hiermee borgt Defensie dat de opvolging van de conclusies en aanbevelingen
goed op elkaar aansluit. Defensie is zich ervan doordrongen dat de informatiehuishouding
in zijn algemeenheid, en specifiek de missie-archivering daarbinnen, kwalitatief moet
verbeteren. Ik zal eerst beschrijven wat de inspanningen zijn die Defensie de afgelopen
jaren heeft geleverd, en ga vervolgens in op de aanbevelingen en de wijze waarop ik
de aanbevelingen zal opvolgen.

Overzicht ontwikkelingen afgelopen jaren

Het programma Defensie Open op Orde verstevigt de inrichting voor de informatiehuishouding
Defensiebreed en ondersteunt de Defensieonderdelen met kennis, capaciteit en technologie
om de volwassenheid van de informatiehuishouding te verhogen. Als onderdeel hiervan
is Defensie tweeënhalf jaar geleden gestart met het Project Missie-Informatie. Dit
project is verantwoordelijk voor het structureren, ordenen, doorzoekbaar en duurzaam
toegankelijk maken van missie-informatie.

In de eerste fase lag de focus van het programma op het op één locatie samenbrengen
van datadragers en het doorzoekbaar maken van tekstuele documentatie. Het doorzoekbaar
maken is gerealiseerd door metadata toe te voegen aan de informatie door middel van
slimme zoeksoftware voor vier geprioriteerde missies: Afghanistan, Operation Inherent
Resolve (Irak), MINUSMA (Mali), en de anti-piraterijmissies. Deze verrijking van de
data verhoogt de algehele informatiekwaliteit.

In de vervolgfase, die momenteel loopt, wordt de missie-informatie (zowel tekstuele
als beeld- en audiobestanden) beter doorzoekbaar gemaakt met moderne technologieën.
Daarnaast ontwikkelt Defensie parallel een intern informatieportaal waarin missie-archieven,
met inachtneming van de juiste autorisaties, centraal beschikbaar en doorzoekbaar
zijn. In het kader van de verantwoording binnen internationale missies wordt het beleid
en de onderliggende instructies, inclusief de belegging en borging van de zorgdragerverantwoordelijkheid
voor bi- en multilaterale inzetinformatie, momenteel herzien.

Om missie-informatie (inclusief informatie uit wapensystemen) centraal te kunnen archiveren,
te kunnen doorzoeken en duurzaam toegankelijk te maken en houden, zijn er in de afgelopen
tweeënhalf jaar drie «Sleepnetacties» uitgevoerd in opdracht van de plaatsvervangend
Commandant der Strijdkrachten (pCDS). Deze Sleepnetacties zijn uitgezet bij alle Defensieonderdelen
en hadden tot doel om alle resterende missie-informatie, die mogelijk op de verschillende
Defensielocaties aanwezig is, te inventariseren, lokaliseren en centraal in te leveren
bij het Semi-Statisch Informatiebeheer (SIB). Het project Missie-Informatie zorgt
voor het digitaal beschikbaar, toegankelijk en doorzoekbaar maken van deze informatie.
De laatste Sleepnetactie (3.0) loopt tot eind juni 2026.

Om missie-archivering duurzaam te borgen conform de eisen gesteld in de Archiefwet
is aanvullend beleid vereist en inrichtingsdocumentatie benodigd. De eerste stap die
hiertoe is gezet is het verbreden van de definitie van «missie-archivering». Deze
verbreding houdt in dat missie-archivering als inzetarchivering wordt gedefinieerd,
en wordt onderverdeeld in inzetarchivering voor, tijdens en na inzet.

Daaropvolgend worden op dit moment het beleid en de instructies omtrent inzetinformatie
volledig in lijn gebracht met de archiefwetgeving en met de uitgangspunten voor duurzame
toegankelijkheid van het Nationaal Archief. Hiermee borgt Defensie dat inzetinformatie
vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig
is. Onderdeel van deze actie is het beter beschrijven van de vereiste kwaliteitscontroles
en de rollen en verantwoordelijkheden binnen de archivering van inzetinformatie.

Het is goed dat deze belangrijke stappen in het verbeteren van de informatiehuishouding
reeds zijn gezet. Het rapport van de Inspectie stelt duidelijk dat er versnelling
en aanvullende stappen nodig zijn. Ik omarm daarom de aanbevelingen die de Inspectie
heeft gedaan, en ga hieronder in op de wijze waarop ik deze zal oppakken.

Aanbevelingen

Op basis van de conclusies uit het rapport doet de Inspectie zestien aanbevelingen.
Een groot aantal aanbevelingen valt te clusteren in de wijze van opvolging. Daarom
heb ik de aanbevelingen samengevat in vier clusters. In reactie op ieder cluster van
aanbevelingen wordt aangegeven welke stappen al zijn gezet en op welke manieren de
aanbevelingen verder worden opgevolgd.

Cluster aanbevelingen 1:
Dat de interne regelgeving voldoet aan de Archiefwet en in lijn wordt gebracht met
de te herziene Selectielijst van Defensie.

Defensie herziet momenteel het beleid en de instructies rondom inzetinformatie om
volledig in lijn te zijn met de (nieuwe) Archiefwet. Daarnaast herziet Defensie de
Selectielijst. In de nieuwe Selectielijst staat duidelijker omschreven wat inzetinformatie
behelst en wordt ook een verbeterde koppeling gemaakt met de verschillende fases van
inzet. De nieuwe Selectielijst beschrijft duidelijker welke bewaarverplichtingen Defensie
heeft ten aanzien van bi- en multilaterale inzetinformatie. De herziening van de Selectielijst
wordt in 2026 afgerond.

Tevens wordt er bij het herzien van de interne regelgeving zeker gesteld dat deze
voldoen aan de (nieuwe) Archiefwet en in lijn zijn met de Selectielijst.

Cluster aanbevelingen 2:
Dat het aantal interne regelgeving- en beleidsdocumenten daarbij waar mogelijk wordt
teruggebracht ten behoeve van overzichtelijkheid.

Bij de huidige herziening van het beleid zullen deze aanbevelingen worden meegenomen.
Zo worden de huidige «A-CDS-158» en «I-CDS-158» vervangen door een inrichtingskader
en dat wordt leidend. Daarnaast wordt in de onderliggende instructies opgenomen wie
welke verantwoordelijkheid heeft voor het beheer van inzetgerelateerde informatie
en voor welke inzetvorm (bijvoorbeeld nationaal, EU, VN of NAVO) dit geldt. Daarnaast
zorgt Defensie dat de onderliggende hiërarchie van interne documentatie hiermee in
lijn komt. Deze aanpak borgt de samenhang en consistentie tussen de verschillende
documenten. Deze herziening vermindert de hoeveelheid beleidsdocumenten en instructies
substantieel.

Cluster aanbevelingen 3:
Dat bovengenoemde punten uiterlijk een jaar na oplevering van het laatste rapport
van dit onderzoek dienen te worden opgenomen in interne regelgeving en beleid.

Ik deel de mening van de Inspectie dat er noodzaak is om de vereiste verbeteringen
snel door te voeren. Defensie stelt alles in het werk om de verbetering van de instructies
over missie-archivering binnen de daartoe gestelde planning van de Inspectie te voltooien.
De herziening van de Selectielijst van Defensie zal naar verwachting in 2026 al worden
afgerond.

Cluster aanbevelingen 4:
Dat wordt geborgd dat alle (herziene) vigerende interne regelgeving en beleid bij
de betrokkenen en verantwoordelijke medewerkers, en ook binnen de gehele organisatie
bekend is en wordt gebruikt.

Ik onderschrijf de conclusie van de Inspectie dat het op orde brengen van de instructies
alleen niet voldoende is om de kwaliteit van de missie-archivering te verbeteren.
Het vernieuwde inrichtingskader en herziene beleid moeten bij alle betrokkenen en
verantwoordelijke medewerkers bekend worden gesteld en ook actief gebruikt gaan worden.
De Defensieonderdelen worden dan ook actief betrokken bij de implementatie van de
nieuwe kaders en regelgeving.

Defensie monitort de voortgang van deze verbeteringen doorlopend.

Vervolg

De Inspectie is momenteel bezig met haar onderzoek van fase 2. Naar verwachting rondt
de Inspectie haar onderzoek in 2026 af en biedt het in de eerste helft van 2027 haar
rapport aan Defensie aan. Ik zal u daarover tijdig informeren.

Ik ben de Inspectie zeer erkentelijk voor het opgeleverde rapport over fase 1. Ik
sterk mij in de gedachte dat de conclusies en aanbevelingen uit het rapport en de
(reeds in gang gezette) verbeteringen op missie-archivering elkaar aanvullen en versterken.
Defensie beseft ten volle dat een goede informatiehuishouding van essentieel belang
is voor een goede bedrijfsvoering en om te kunnen leren van inzet uit het verleden.
Daarnaast onderken ik dat de inzet van de Krijgsmacht een grote verantwoordelijkheid
met zich meebrengt. Een zorgvuldige archivering stelt Defensie in staat om over deze
inzet verantwoording af te kunnen leggen aan de maatschappij door inzet uit het verleden
te kunnen reconstrueren als dat nodig is. Een goede archivering is daarmee cruciaal
voor een professionele en groeiende organisatie.

Defensie blijft zich onvermoeid inzetten voor een verbetering van de informatiehuishouding
in zijn algemeenheid, en specifiek op het gebied van missie-archivering. Dit rapport
vormt hiervoor een belangrijke bouwsteen.

De Minister van Defensie, D. Yeşilgöz-Zegerius