Brief regering : Verbeterplan financieel beheer en interim-auditrapport Ministerie van Buitenlandse Zaken (V) en Buitenlandse Handel en Ontwikkelingshulp (XVII)

36 800
XVII Vaststelling van de begrotingsstaat voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingshulp
(XVII) voor het jaar 2026

Nr. 20 BRIEF VAN DE MINISTER VAN BUITENLANDSE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 14 november 2025

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) had in 2024 op een drietal aspecten het
financieel beheer niet voldoende op orde. De Algemene Rekenkamer tekende bezwaar aan
tegen het gevoerde financieel beheer. Zij beoordeelde de inrichting van de financiële
administratie van verplichtingen, het verplichtingenbeheer van de bedrijfsvoering
en het toezicht op organisaties die onder mandaat van de Minister van Buitenlandse
Zaken taken uitvoert als onvolkomen. Het ministerie stelde een verbeterplan op en
nam dit in uitvoering. Op basis hiervan handhaafde de Algemene Rekenkamer haar bezwaar
niet.

Het ministerie is gecommitteerd om het financieel beheer duurzaam op orde te brengen.
Het werkt samen met andere stakeholders hard aan de uitvoering van het plan van aanpak.
Het ministerie realiseert zich dat het behalen van de doelstelling om duurzaam in
control te komen een opgave is en een meerjarige en organisatiebrede aanpak vraagt.

De Auditdienst Rijk (ADR) heeft mij in haar interim-auditrapport geïnformeerd over
haar voorlopige bevindingen, in het bijzonder over de uitvoering van de elementen
van het verbeterplan. Graag bied ik u het interim-auditrapport ter informatie aan.

De ADR bevestigt dat het ministerie hard werkt aan de uitvoering van het plan van
aanpak en stelt vast dat verschillende maatregelen nog verder worden uitgewerkt en
geïmplementeerd.

De inrichtingskeuzes voor de administratie van verplichtingen en voorschotten zijn
gemaakt. De technische voorbereidingen voor de implementatie van deze keuzes lopen.
Het ministerie besluit op korte termijn op welk moment de technische wijzigingen en
de conversie van de administratie plaatsvindt. In 2026 voldoet de inrichting van de
financiële administratie daarmee naar mijn verwachting aan de vereisten.

Het ministerie is in gesprek met de organisaties die onder mandaat verplichtingen
aangaan en deze namens de Minister beheren, om aanvullende kaders op basis van de
comptabele wet- en regelgeving te stellen en tijdig en volledig zekerheid te verkrijgen
over de naleving daarvan. Veder beziet het ministerie, samen met het Ministerie van
Financiën, de ADR en de Algemene Rekenkamer hoe de administratieve verwerking van
de cijfers over de aangegane verplichtingen en openstaande verplichtingenstand van
twee revolverende fondsen onder mandaat moet worden vormgegeven.

Het ministerie verwacht dat het merendeel in 2025 kan worden gerealiseerd, maar verwacht
ook dat een deel pas over 2026 kan worden geeffectueerd. Dit geldt bijvoorbeeld voor
het kunnen vaststellen van de naleving van de rechtmatigheid in 2024 door de mandaatorganisaties.

De maatregelen voor de verbetering van de registratie van de bedrijfsvoeringsverplichtingen
hebben geleid tot nieuwe heldere kaders en tot een groter bewustzijn bij directies
en posten om dit proces te verbeteren. Kern van het probleem is dat het ministerie
tot en met 2023 de op zichzelf valide richtlijn «Verplichting = kas» te breed heeft toegepast. Hoewel de werkwijze nu is veranderd, hebben de fouten uit
voorgaande jaren nog een nadrukkelijke doorwerking in 2025. De opzet van het verplichtingenbeheer
is verbeterd, maar de werking is echter nog niet aantoonbaar op orde. Op dit moment
bestaat een omvangrijke onzekerheid over de getrouwheid van de openstaande verplichtingen.
Het ministerie heeft een aanvullend plan opgesteld en in uitvoering genomen om deze
onzekerheid weg te nemen en daar waar van toepassing fouten in de administratie te
herstellen. Als het niet mogelijk is om de onzekerheid in voldoende mate voor de oplevering
van het jaarverslag 2025 te realiseren, kan dit tot een beperking bij de controleverklaring
van de ADR leiden.

Het ministerie spant zich maximaal in om het financieel beheer duurzaam op orde te
brengen en is daarbij erkentelijk voor de ondersteuning die het krijgt van het Ministerie
van Financiën, de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer.

De Minister van Buitenlandse Zaken, D.M. van Weel