Brief regering : Reactie op verzoek commissie over de notitie “Aanvragen reisdocument voor Nederlanders in het buitenland” van de Vereniging Belangenbehartiging Nederlands Gepensioneerden in het Buitenland (VBNGB) en de Stichting Grenzeloos Onder Een Dak (GOED)

Nr. 153
BRIEF VAN DE MINISTER VAN BUITENLANDSE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 26 juni 2025

Hierbij doe ik u toekomen, mede namens de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties, een door de Vaste Kamercommissie voor Binnenlandse Zaken gevraagde
reactie op de notitie «Aanvragen reisdocument voor Nederlanders in het buitenland»
van de Vereniging Belangenbehartiging Nederlands Gepensioneerden in het Buitenland
(VBNGB) en de Stichting Grenzeloos Onder Een Dak (GOED) (kenmerk: 2025Z00822/2025D02721).

Toegankelijkheid dienstverlening

In de onderhavige notitie wordt betoogd dat de toegankelijkheid van de aanvraagprocedure
van reisdocumenten in het buitenland verbeterd moet worden. Het Ministerie van Buitenlandse
Zaken neemt dit signaal serieus en voelt zich daardoor gesterkt de modernisering van
de consulaire dienstverlening aan Nederlanders in het buitenland voort te zetten.
Dat is een kerntaak van het ministerie. In de afgelopen jaren zijn de toegankelijkheid
en efficiëntie van het aanvraagproces voor reisdocumenten op verschillende manieren
bevorderd. Zo kunnen Nederlanders voor hun aanvraag terecht bij een steeds breder
netwerk van ambassades, grensgemeenten en externe dienstverleners (EDV’s). Daarnaast
worden regelmatig «pop-up ambassades» georganiseerd, waarbij het mobiele vingerafdruk
apparaat (MVA) wordt ingezet voor meer afgelegen wonende Nederlanders. Het MVA wordt
tevens ingezet om naar hulpbehoevende of minder mobiele Nederlanders te reizen, om
persoonlijk hun aanvraag in te nemen.

Om de burger in het buitenland tijdens de «paspoortpiek» (huidige toename in aanvragen)
zo goed mogelijk te bedienen, heeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken o.a. een
actieve sociale media campagne gevoerd om Nederlanders in het buitenland te informeren
over het belang van het tijdig aanvragen van reisdocumenten. Tevens zijn 14 extra
EDV-paspoortbalies in diverse landen geopend, zodat meer Nederlanders in het buitenland
minder ver hoeven te reizen voor hun reisdocumentenaanvraag. In totaal zijn er op
dit moment 20 EDV-paspoortbalies voor reisdocumenten beschikbaar. Daarnaast wordt
gebruik gemaakt van grensgemeenten in Nederland. Het aantal grensgemeenten is in 2024
door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), in samenwerking
met het Ministerie van Buitenlandse Zaken, uitgebreid van 12 naar 15 grensgemeenten.

De toegankelijkheid voor Nederlanders in het buitenland zal op termijn verder worden
vergroot. In het kader van een thans lopende Europese aanbestedingsprocedure voor
consulaire frontoffice activiteiten wordt het mogelijk om vanaf de tweede helft van
2026 een flink aantal nieuwe EDV-locaties te openen. Dit zal met name plaatsvinden
binnen Europa, waar relatief veel Nederlanders verblijven. Daarnaast ontwikkelt het
ministerie een digitaal aanvraagproces voor reisdocumenten dat de efficiëntie zal
vergroten. Vanwege wettelijke vereisten t.a.v. de afname van biometrie en het vaststellen
van de identiteit door persoonlijke verschijning aan de balie, kan op dit moment nog
niet elke stap in het reisdocumentenproces gedigitaliseerd worden. De ministeries
van BZ en BZK onderzoeken niettemin de mogelijkheden voor verdere digitalisering van
het proces.

Kosten paspoort

De notitie stelt dat de kosten die verbonden zijn aan het indienen van een paspoortaanvraag
in het buitenland niet in verhouding staan tot de kwaliteit van de dienstverlening
die in Nederland aan Nederlanders wordt geboden.

Met het aanvragen van een paspoort in het buitenland gaan hogere kosten gepaard dan
in Nederland. De verzendkosten van en naar Nederland, de inzet van ambassadepersoneel
en de reisafstanden voor de aanvragers zijn inderdaad hoger dan in Nederland. Sinds
de introductie van het nieuwe paspoort in 2014 hoeven Nederlandse burgers slechts
een keer per tien jaar hun paspoort te verlengen en kunnen daarvoor gebruik maken
van het uitgebreide netwerk van ambassades, grensgemeenten en EDV’s. Het huidige tarief
dat de Nederlandse burger betaalt voor een paspoortaanvraag in het buitenland is niet
kostendekkend.

Afsprakensysteem

Het is correct, zoals in de notitie wordt gesteld, dat het afsprakensysteem van het
Ministerie van Buitenlandse Zaken niet optimaal functioneert. Het is verouderd en
de mogelijkheden om dit op te lossen worden verkend. Naast incidentele technische
storingen, kan het ook voorkomen dat het afsprakensysteem om een andere reden tijdelijk
niet beschikbaar is bij een ambassade. Het systeem is namelijk gebaseerd op de innamecapaciteit.
Door de paspoortpiek kan de capaciteit worden overschreden waardoor het systeem tijdelijk
niet beschikbaar is. Bij EDV-locaties kunnen Nederlanders voor de aanvraag van reisdocumenten
altijd binnen vier weken terecht.

In de notitie wordt gevraagd hoe ervoor gezorgd wordt dat het afsprakensysteem toegankelijk
blijft voor álle Nederlanders in het buitenland, zowel binnen als buiten de prioriteitsdoelgroepen.
Een burger behoort tot een prioriteitsdoelgroep indien deze slecht ter been is, een
kind heeft t/m 4 jaar oud of als de burger ouder is dan 70 jaar. Het afsprakensysteem
bij ambassades, EDV’s en «pop-up ambassades» hanteert geen onderscheid tussen Nederlanders
binnen of buiten de prioriteitsdoelgroep. Dit gebeurt wel bij de uitvoering, te weten
persoonlijke bezoeken door een ambassademedewerker met het MVA. Het vergt inzet van
extra middelen en personele capaciteit om te reizen met een MVA. Tijdens deze reizen
door een ambassademedewerker kunnen immers minder aanvragen aan de balie ingenomen
worden. Dergelijke MVA-bezoeken zijn derhalve maatwerk en kunnen niet aan alle Nederlanders
in het buitenland worden aangeboden.

De notitie bevat voorts een voorstel om net als bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB)
de burger te laten aangeven wanneer deze in de toekomst een aanvraag zou willen doen.
De ambassade zou dan een afspraak met die burger kunnen plannen, afgestemd op de beschikbare
bezetting van de post. Dit zou mogelijkheden kunnen bieden om de aanvragen gelijkmatiger
over het jaar heen te spreiden. Het ministerie zal onderzoeken of het systeem van
de SVB ook voor BZ een oplossing biedt.

Behandeltermijn

In het algemeen wordt een compleet ingevulde aanvraag voor een reisdocument binnen
de wettelijke beslistermijn van vier weken na de dag van de aanvraag behandeld.1 De niet-complete aanvragen kunnen niettemin een uitdaging vormen voor het naleven
van de termijn omdat deze extra behandeltijd vergen in de backoffice. Bij incomplete
aanvragen wordt maximaal twee maal «herstel van verzuim»2 geboden waardoor de behandeltermijn verlengd wordt. De aanvrager wordt van de verlenging
op de hoogte gesteld. Bij het hanteren van de termijnen dient ook rekening gehouden
te worden met verzendtijden. Het verzenden van het dossier van een ambassade of EDV
naar Den Haag en het verzenden van het paspoort van Den Haag naar de ambassade/EDV
kan in sommige landen een week of langer duren.

Informatievoorziening

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken erkent het belang van een zo uniform mogelijk
afgifteproces en gelijkluidende informatiebronnen. In overleg met ketenpartners, zoals
het Ministerie van BZK en grensgemeenten, wordt de uniformiteit in informatievoorziening
gemonitord en waar nodig aangepast. Niet alle werkprocessen zijn echter uniform van
aard. Zo verschilt het bijvoorbeeld per grensgemeente of een burger het reisdocument
opgestuurd kan krijgen. Dit is een vrijheid die bij de uitvoering van de grensgemeenten
ligt. Ook kan het per land van vestiging, vanwege verschillen in de lokale regelgeving,
variëren welke documenten bij het indienen van een aanvraag aangeleverd moeten worden.

Paspoortproces

Afsluitend wordt in de notitie gevraagd of bij de invoering van de centralisatie van
de consulaire dienstverlening een uitvoerige evaluatie is gemaakt van de knelpunten
en gevolgen voor het reisdocumentenproces voor burgers in het buitenland. De Kamer
is destijds geïnformeerd over de beleidsafwegingen om de consulaire dienstverlening
te centraliseren.3 Een belangrijk onderdeel hiervan was de uitkomst van een onderzoek4 waaruit bleek dat het paspoortproces bij (honoraire) consulaten onderhevig was aan
bezwaren op het gebied van kosten-efficiency, het onderhoud van de benodigde apparatuur
en de veilige bewaring en afgifte van reisdocumenten. De Kamerbrief lichtte ook toe
hoe de toegankelijkheid van het aanvraagproces voor reisdocumenten gewaarborgd zou
worden door de invoering van het 10-jaar geldige paspoort, de uitbreiding van het
aantal grensgemeenten, het inzetten van MVA’s en de digitalisering van het aanvraagproces.
Daaraan wordt intussen nu dus ook de mogelijkheid toegevoegd om bij EDV’s in diverse
landen een aanvraag voor een reisdocument in te dienen.

In de notitie wordt voorgesteld het reisdocumentenproces opnieuw te laten evalueren
en daarbij te onderzoeken hoe het ingericht kan worden om aan de behoeften van Nederlanders
in het buitenland te voldoen. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken ziet gelet op
het brede aanbod aan mogelijkheden om een reisdocument (eenmaal per tien jaar) aan
te vragen, geen aanleiding de inrichting of werkwijze van het reisdocumentenproces
opnieuw te onderzoeken. Dat laat onverlet dat het ministerie voor de gesignaleerde
punten, zoals het haperende afsprakensysteem, aan een oplossing werkt. Het ministerie
blijft graag in contact met belangenorganisaties van Nederlanders in het buitenland,
waaronder de opstellers van de onderhavige notitie, die namelijk waardevolle inzichten
opleveren voor het gezamenlijke streven de kwaliteit van de dienstverlening aan Nederlanders
in het buitenland verder te verbeteren.

De voorbeelden in de notitie hoe andere landen hun paspoortproces hebben gedigitaliseerd,
zijn bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken bekend. Het ministerie staat met landen
in contact om daarover kennis uit te wisselen. Hoewel de wettelijke kaders per land
kunnen verschillen, kan het uitwisselen van kennis en ervaring tussen landen tot nieuwe
inzichten leiden om het (digitale) reisdocumentenproces verder te moderniseren.

De Minister van Buitenlandse Zaken,
C.C.J. Veldkamp