Brief regering : Toezegging gedaan tijdens het commissiedebat Informatie- en werkafspraken tussen Tweede Kamer en Kabinet van 23 januari 2025, over de opvolging van de kabinetsreactie op het rapport ‘Grip op informatie’ van de werkgroep Informatieafspraken

Nr. 74
BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 19 februari 2025

Op 23 januari jl. heb ik met de vaste commissie voor Binnenlandse Zaken van uw Kamer
het commissiedebat Informatie- en werkafspraken tussen Tweede Kamer en kabinet gevoerd.
Ik heb daarin toegezegd uw Kamer nader schriftelijk te informeren over de opvolging
van de kabinetsreactie op het rapport «Grip op informatie» van de werkgroep Informatieafspraken.
In deze brief ga ik in op de inzet van het kabinet om het samenspel met en de informatievoorziening
aan de Kamer te verbeteren en geef ik concrete voorbeelden van wat nu al mogelijk
is om het contact tussen Kamerleden en ambtenaren te verbeteren.

Het kabinet onderschrijft met uw Kamer de wenselijkheid van goede onderlinge verhoudingen.
Die praktijk geven wij samen vorm. In het commissiedebat van 23 januari jl. hebben
meerdere fracties aandacht gevraagd voor de mogelijkheden voor Kamerleden om de deskundigheid
en ervaring van ambtenaren te benutten. Het kabinet snapt deze wens en streeft daarin
naar een professionele manier van samenwerken. Dit is een samenspel, dat vraagt om
een continu gesprek tussen Kamer en kabinet. Binnen de huidige regelgeving is meer
ruimte dan nu aan beide kanten wordt ervaren. Met het beter benutten van de huidige
mogelijkheden kan vandaag begonnen worden en het kabinet faciliteert dit graag.

Technische briefings en bijstand bij amendementen en initiatiefvoorstellen

Voor de volledigheid merk ik graag op dat het informele contact waarvan ik hierna
enkele voorbeeld zal geven, dient als aanvulling op enkele meer formele mogelijkheden
die leden van uw Kamer en hun medewerkers hebben om een beroep te doen op de kennis
en expertise van ambtenaren. Kamercommissies maken met regelmaat gebruik van de mogelijkheid
om een technische briefing te krijgen van ambtenaren. Op grond van de Aanwijzingen
voor de regelgeving kunnen Kamerleden daarnaast gebruikmaken van specifieke kennis
van ambtenaren op een ministerie voor ambtelijke bijstand bij het indienen van amendementen
en initiatiefvoorstellen. De betrokken ambtenaren leveren in zo’n situatie rechtstreeks
juridische en wetstechnische bijstand, bijvoorbeeld bij het formuleren van een amendement,
het toetsen van een amendement aan hogere regelgeving of het formuleren van passages
voor de artikelsgewijze toelichting.

Door het contact tussen de bijstandsverlenende ambtenaar en het betreffende Kamerlid
geven regering en parlement concreet uitvoering aan de belangrijke gezamenlijke verantwoordelijkheid
en taak om te komen tot gedegen wetgeving, op grond van artikel 81 van de Grondwet.
Daarom is in de Aanwijzingen voor de regelgeving opgenomen dat de verzochte bijstand
zoveel mogelijk wordt verleend. Kamerleden maken hier in de praktijk veelvuldig gebruik
van. Kamerleden, fractiemedewerkers of medewerkers van Bureau Wetgeving van de Tweede
Kamer kunnen zich direct richten tot ambtenaren op het ministerie. In de praktijk
verloopt het contact vaak via Bureau Wetgeving, maar soms vindt ook direct overleg
plaats tussen een wetgevingsambtenaar en een Kamerlid of fractiemedewerker. In deze
situatie is geen toestemming nodig van de betrokken bewindspersoon. Voor initiatiefvoorstellen
geldt dat een Kamerlid een verzoek om bijstand schriftelijk rechtstreeks dient te
richten aan de betrokken bewindspersoon. De bewindspersoon dient – anders dan bij
amendementen – toestemming te verlenen voor het verlenen van bijstand, en beslist
welke ambtenaar de bijstand zal verlenen.

Naar een open cultuur met laagdrempelig contact

De afgelopen jaren zijn op verschillende manieren al goede ervaringen opgedaan met
laagdrempeliger contact tussen ambtenaren en Kamerleden. Sinds de wijziging van de
Aanwijzingen inzake externe contacten voor rijksambtenaren (hierna: de Aanwijzingen)
in 2020 is het rijksbreed beleid dat elk departement tenminste één parlementair contactpersoon
heeft. Sommige departementen hadden al langer een parlementair contactpersoon; voor
andere departementen is dit een relatief nieuwe functie. Zoals ik heb toegezegd, deel
ik graag enkele wat mij betreft goede voorbeelden van hoe laagdrempelig contact tussen
ambtenaren en Kamerleden en/of hun medewerkers in de praktijk tot stand komt.

Na de installatie van de huidige Kamer hebben vrijwel alle departementen kennismakingsbijeenkomsten
georganiseerd voor Kamerleden met de ambtelijke top (bestuursraad) en soms ook demissionaire
bewindspersonen. Ook de ondersteuning van Kamerleden was in veel gevallen welkom en
aanwezig op deze bijeenkomsten. De departementen hebben van deze gelegenheid gebruik
gemaakt om de aanwezige Kamerleden en medewerkers te informeren over op welke manieren
zij gebruik kunnen maken van de kennis en expertise van ambtenaren. De meeste departementen
hebben na de installatie van de huidige Kamer dit aanbod verwerkt in een «parlementaire
menukaart» en met de Kamer gedeeld. Deze menukaarten bevatten verschillende suggesties
voor mogelijkheden voor Kamerleden om bijgepraat of ondersteund te worden door ministeries.
Dat kan bijvoorbeeld via bijpraat- of kennissessies over specifieke onderwerpen, werkbezoeken
of ambtelijke bijstand bij initiatiefwetsvoorstellen. Bij deze menukaarten zijn ook
de contactgegevens van de relevante parlementair contactpersonen opgenomen. De actuele
contactgegevens van de parlementair contactpersonen van de ministeries worden periodiek
bijgewerkt en binnen de Kamer verspreid en ook altijd bekend bij de griffie. Enkele
departementen hebben inmiddels een update van de menukaart gedeeld met de voor hen
relevante Kamercommissies. Andere departementen, waaronder mijn departement, zijn
voornemens binnenkort een bijgewerkte menukaart te verspreiden.

Verzoeken van Kamerleden om feitelijke informatie worden door de parlementair contactpersoon
welwillend en zakelijk beoordeeld. Over het algemeen geldt dat als Kamerleden zelf
verzoeken om geïnformeerd of bijgepraat te worden over een bepaald onderwerp of in
contact te treden met ambtenaren, zij daarvoor bij de parlementair contactpersoon
een verzoek kunnen doen. Die kan het Kamerlid vervolgens de gevraagd informatie verstrekken
of aan de relevante ambtenaren koppelen. De parlementair contactpersoon weet immers
de weg binnen het departement. Soms is de parlementair contactpersoon aanwezig bij
een gesprek tussen Kamerleden en ambtenaren, bijvoorbeeld omdat de betrokken ambtenaren
hier zelf om gevraagd hebben. De parlementair contactpersoon heeft ook oog voor het
gelijkelijk informeren van de andere Kamerleden. Wanneer nodig, bevordert de parlementair
contactpersoon daarom daar relevante verstrekte informatie ook bijvoorbeeld in een
brief wordt opgenomen. Ook komt het voor dat de parlementair contactpersoon schakelt
met de griffie om een open uitnodiging aan de overige Kamerleden te doen toekomen
om bijgepraat te worden of deel te nemen aan een werkbezoek dat op initiatief van
een ander lid tot stand is gekomen. Bij enkele departementen is het gebruikelijk dat
de parlementair contactpersoon voorafgaand aan een technische briefing contact opneemt
met Kamerleden die zich voor de briefing hebben aangemeld. Op die manier kunnen inhoudelijke
aandachtspunten die deze leden hebben meegenomen worden in de voorbereiding van de
briefing, zodat deze beter voorziet in de behoefte van de leden. In de praktijk komt
het daarnaast soms voor dat een geplande technische briefing wegens te weinig aanmeldingen
geen doorgang kan vinden. Sommige departementen bieden vervolgens op initiatief van
ambtenaren aan de technische briefing dan alsnog (digitaal) plaats te laten vinden,
met ook de mogelijkheid voor medewerkers om deel te nemen.

Het lid Van Dijk (CDA) deed in het commissiedebat de suggestie om bij bepaalde wetsbehandelingen
ook de namen en contactgegevens van ambtenaren te verstrekken voor nadere toelichting
en informatie. Het direct en openbaar verstrekken van namen en telefoonnummers acht
het kabinet niet wenselijk. Vanwege de ministeriële verantwoordelijkheid aan de ene
kant, maar ook om een veilige werkomgeving van ambtenaren te waarborgen. De afgelopen
jaren is helaas een trend te zien waarbij individuele ambtenaren steeds vaker (online)
worden lastiggevallen. Bijvoorbeeld na het geven van een technische briefing over
een onderwerp dat in de maatschappij sterk leeft. Wel hecht het kabinet eraan dat
het voor Kamerleden en hun medewerkers mogelijk is om door ambtenaren laagdrempelig
bijgepraat te worden over onderwerpen die zij belangrijk vinden, in lijn met de suggestie
van het lid Van Dijk. Dit kan door technische briefings, maar ook door middel van
laagdrempelig contact of bijpraatsessies. Wanneer bij een Kamerlid deze behoefte bestaat,
kan de parlementair contactpersoon van het betreffende ministerie het contact in gang
zetten tussen het Kamerlid, eventuele medewerker(s) en ambtenaren. Dit contact verloopt
via de parlementair contactpersoon, zodat deze een weging kan maken of het gezien
de aard van het informatieverzoek of onderwerp wenselijk is om toestemming van de
verantwoordelijke bewindspersoon te vragen, of dat het binnen het mandaat van de parlementair
contactpersoon past. Het uiteindelijke contact kan rechtstreeks met de inhoudelijk
betrokken ambtenaren plaatsvinden en behoeft niet per definitie de aanwezigheid van
de parlementair contactpersoon.

In het commissiedebat is ook gesproken over contact op initiatief van ambtenaren.
Bijpraatgesprekken of kennissessies zoals hiervoor beschreven vinden niet alleen plaats
op verzoek van Kamerleden. Bij verschillende departementen worden deze ook proactief
aangeboden door ambtenaren die signaleren dat er in de Kamer behoefte aan bepaalde
inhoudelijke kennis of informatie bestaat. De parlementair contactpersoon van het
ministerie faciliteert een dergelijk aanbod dan. Ik moedig zowel Kamerleden als ambtenaren
aan hier vaker gebruik van te maken.

Daarnaast is het steeds vaker praktijk dat informeel wordt geschakeld rond de beantwoording
van schriftelijke vragen, de voorbereiding van mondelinge vragen en de afdoening van
toezeggingen en moties. Het kan soms erg behulpzaam zijn om de «vraag achter de vraag»
beter te begrijpen. Dit gebeurt veelal door de parlementair contactpersoon van een
ministerie, op verzoek van andere ambtenaren. De parlementair contactpersoon hoeft
hiervoor niet noodzakelijkerwijs toestemming te vragen van de bewindspersoon. De indruk
is niet dat dit per se leidt tot minder informatieverzoeken vanuit de Kamer, maar
wel dat dit de kwaliteit van de beantwoording ten goede komt.

Herziening Aanwijzingen inzake externe contacten voor rijksambtenaren

In lijn met de Aanwijzingen zijn initiatieven om het contact tussen Kamerleden en
ambtenaren te bevorderen gericht op de uitwisseling van feitelijke informatie. Ambtenaren
onthouden zich van het uitdragen van persoonlijke beleidsopvattingen en leggen geen
verantwoording af over het gevoerde beleid. Het kabinet ziet in de praktijk dat de
Aanwijzingen voldoende ruimte bieden om de informatievoorziening te bevorderen. Hiervan
heb ik in deze brief enkele goede voorbeelden gegeven. Rechtstreekse contacten over
zeer diverse onderwerpen en wetsvoorstellen hebben reeds bijgedragen aan het wederzijds
begrip en de inhoudelijke voorbereiding van debatten.

In de kabinetsreactie op het rapport «Grip op informatie» van 10 januari jl. heeft
het kabinet reeds toegezegd bij een volgende herziening te willen verduidelijken dat
de Aanwijzingen reeds voorzien in de mogelijkheid dat rijksambtenaren het initiatief
kunnen nemen om via de parlementair contactpersoon contact op te nemen met het parlement.
Ik streef ernaar deze herziening komend najaar door te kunnen voeren. De Aanwijzingen
worden daarmee in lijn gebracht met de reeds bestaande praktijk die ik zojuist heb
beschreven. Met deze formalisering beoog ik dat deze werkwijze steeds meer een normaal
onderdeel kan worden van een professioneel samenspel tussen Kamerleden en ambtenaren.

Rijksambtenaren die werkzaam zijn bij een zelfstandig bestuursorgaan (zbo)

In het geval van medewerkers van een zelfstandig bestuursorgaan (zbo) is geen voorafgaande
instemming nodig van een bewindspersoon voor direct contact met Kamerleden, omdat
zij niet onder de ministeriële verantwoordelijkheid vallen. Wel is het wenselijk dat
de betreffende bewindspersoon gelijktijdig met het contactverzoek op de hoogte wordt
gesteld van het contact. Voor de kwaliteit van de uitvoering is het een goede zaak
dat op deze manier verschillende uitvoeringsorganisaties direct contact kunnen leggen
met Kamerleden.

Tijdige beantwoording schriftelijke vragen

Het lid Sneller (D66) vroeg in het commissiedebat aandacht voor het hoge percentage
schriftelijke vragen dat niet binnen de geldende termijn wordt beantwoord. In het
rapport «Grip op informatie» is een overzicht van beantwoordingstermijnen per departement
van het jaar 2022 opgenomen. De werkgroep doet de Kamer de aanbeveling om dit overzicht
periodiek samen te stellen en wijst daarnaast op diverse instrumenten die de Kamer
kan inzetten om het percentage tijdig beantwoorde schriftelijke vragen te verbeteren.
Het kabinet vindt het van belang dat schriftelijke vragen van uw leden tijdig beantwoord
worden. Het kabinet onderschrijft daarom de conclusie van de werkgroep dat het waardevol
is om een beeld te hebben van de mate waarin de door de Kamer gestelde termijn voor
de beantwoording van schriftelijke vragen door het kabinet gehaald wordt en te zien
hoe dit beeld zich ontwikkelt. Ook het kabinet zal dit nauwgezet volgen. Deze inzichten
kunnen vervolgens ook besproken worden in de reguliere overleggen tussen de Minister-President,
de Kamervoorzitter en mijzelf.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, J.J.M. Uitermark