Brief regering : Vierde voortgangsbrief ICT-traject Doorontwikkelen Applicatielandschap Bekostiging bij DUO

Nr. 1165
BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 15 mei 2024

Inleiding

Op 19 december 2023 stuurde ik u de derde halfjaarlijkse voortgangsbrief over het
ICT-traject «Doorontwikkelen Applicatielandschap Bekostigen» (DAB)1 over de periode mei 2023 tot en met oktober 2023. Hierbij ontvangt u de vierde halfjaarlijkse
voortgangsbrief van het vernieuwingsprogramma DAB voor de periode november 2023 tot
en met april 2024. Het ICT-traject DAB vervangt de verouderde ICT-systemen waarmee
DUO de bekostiging van alle onderwijsinstellingen uitvoert. Aanleiding voor deze halfjaarlijkse
voortgangsbrieven is het commissiedebat DUO2 van 7 april 2022 waarin u onder andere het BIT-advies3 van het ICT-traject DAB met mij hebt besproken. In het debat heb ik de toezegging
gedaan halfjaarlijks te rapporteren over de voortgang van dit ICT-traject.

In die derde voortgangsbrief en in mijn reactie op de vervolgtoets van het Adviescollege
ICT-toetsing d.d. 16 oktober 20234 heb ik u laten weten dat de adviezen van het Adviescollege aanleiding waren een deel
van het programma te pauzeren en een grondig onderzoek uit te voeren naar vervolgopties.
Het ICT-traject is nu in heroriëntatie.

Inmiddels is de eerste fase van deze heroriëntatie uitgevoerd. In deze brief zal ik
dieper ingaan op die heroriëntatie en de toets die het Adviescollege hier op heeft
uitgevoerd. Gezien de pauze van het programma is dit een kortere voortgangsbrief dan
de eerdere drie brieven. De bijlages in de derde voortgangsbrief over risico-inventarisatie,
uitleg over de termen regeling en bekostiging en de monitoringsinformatie zijn door
de pauze van het programma ongewijzigd en zijn daarom niet bijgevoegd bij deze vierde
voortgangsbrief.

DUO heeft het transitieplan, dat mede gestart is naar aanleiding van het eerste BIT-advies
van het Adviescollege, afgerond in april 2024. De resultaten zijn overgedragen aan
de staande organisatie. Er zijn nog een paar openstaande acties. Deze worden opgepakt
door andere trajecten binnen DUO.

Stand van zaken programma DAB

Zoals gemeld in de vorige voortgangsbrief wordt een groot deel van de bekostigingsregelingen
voor vo, mbo en ho bekostigd via het nieuwe systeem. Alle betalingen, verricht door
het nieuwe systeem, worden tijdig en correct uitgevoerd. De implementatie heeft niet
geleid tot verstoringen voor de klant (de instellingen).

De ontwikkeling en implementatie van de po-regelingen in het nieuwe systeem is gepauzeerd.
De bekostiging van de sector po vindt plaats via het oude systeem.

Om de continuïteit van de bekostiging via zowel het oude als nieuwe systeem te waarborgen,
blijft de bekostiging van de sectoren mbo, vo en ho plaatsvinden vanuit de nieuwe
applicatie. De implementatie van de sectoren mbo, ho en vo wordt – waar van toepassing
– afgerond in het nieuwe systeem. Waar nodig wordt geïnvesteerd in het oude systeem
waarmee de sector po wordt bekostigd om deze stabiel te houden voor de tijd die nodig
is.

Stand van zaken rond de heroriëntatie

In de afgelopen periode is de eerste fase van de heroriëntatie uitgevoerd en afgerond.
Deze eerste fase heeft geleid tot de volgende besluiten:

▪ Laat de hybride-situatie van het operationeel zijn van zowel een oud als nieuw systeem,
voor de middellange termijn bestaan;

▪ Stel daarvoor een zogenaamd continuïteitsplan op;

▪ Kies voor het vervolg een meer planmatige project-aanpak, waarbij meer van tevoren
wordt ontworpen;

▪ Blijf in ieder geval voorlopig de technologie van Blueriq inzetten voor de reeds gerealiseerde
sectoren mbo, vo en ho;

▪ Rond het werk in het nieuwe systeem voor deze sectoren af. Maak hiervoor een detail-planning;

▪ Een apart beslistraject is nodig voor de technologiekeuze voor doorontwikkeling van
po (in oude systeem, Blueriq, of anders). Tot die tijd staat de doorontwikkeling po
op pauze;

▪ Maak een nieuwe architectuur (een integraal totaal-ontwerp) voor bekostiging en maak
op basis daarvan de keuzes voor de in te zetten technologie voor het ICT-landschap
voor bekostiging.

Deze eerste fase is voorgelegd aan het Adviescollege ICT-toetsing. Het Adviescollege
heeft documentatie bestudeert en een «naschrift» op hun eerder uitgevoerde toets opgesteld.
Dit naschrift heb ik als bijlage bij deze voortgangsbrief gevoegd. In het algemeen
is het Adviescollege positief over de heroriëntatie. In het naschrift geven ze de
volgende aandachtspunten mee voor de heroriëntatie:

▪ Wacht met de doorontwikkeling van po tot het herontwerp van het bekostigingssysteem
helder is;

▪ Zorg dat in het continuïteitsplan ook de knelpunten van het oude systeem geadresseerd
worden;

▪ Kijk in het nieuwe ontwerp expliciet naar mogelijkheden om het bekostigingsproces
te vereenvoudigen;

▪ Kies voor bewezen technologie die geschikt is voor complexe berekeningen en een groot
aantal gegevenskoppelingen;

▪ Kies een stapsgewijze aanpak voor vernieuwing;

▪ Bouw binnen DUO kennis op over ontwikkeling en beheer van IT-systemen.

De adviezen in het naschrift volg ik op. Voor het vervolg van de sector po is het
herontwerp leidend. Bij het herontwerp wordt gericht gekeken waar het bekostigingsproces
verbeterd en vereenvoudigd kan worden. Op basis van het herontwerp worden technologiekeuzes
gemaakt, passend voor het bekostigingsproces en DUO als organisatie. Het continuïteitsplan
is onderdeel van de heroriëntatie en betreft ook de maatregelen die nodig zijn om
het oude systeem operationeel te houden voor zolang deze nodig is voor de bekostiging.
Tot slot wordt ook een concreet plan uitgewerkt om te garanderen dat voldoende kennis
aanwezig is op alle benodigde ICT-gebieden.

De tweede fase van de heroriëntatie betreft het opstellen van een integraal ontwerp
voor bekostiging, een vernieuwd programmaplan, een vernieuwde businesscase (zakelijke
rechtvaardiging) en een continuïteitsplan. In de derde voortgangsbrief heb ik gemeld
dat eind 2023 de vervolgopties in beeld zouden zijn. DUO verwacht echter de tweede
fase eind juni af te ronden. Ook deze tweede fase leg ik voor aan het Adviescollege
ter toetsing. Een eerste inschatting is dat ik het resultaat van de tweede fase en
de toets door het Adviescollege de komende herfst met uw Kamer kan delen.

Doel van de heroriëntatie is dat er informatie ligt op basis waarvan een gedegen beslissing
kan worden genomen over wat de beste weg voorwaarts is voor het ICT-traject.

Mede namens de Minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs,

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
R.H. Dijkgraaf