Brief regering : Kabinetsreactie op IBTD-rapport ‘Compleetheid van dossiers die naar de rechter gaan’

Nr. 1335 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 6 februari 2024

Op 15 december 2023 heeft de Inspectie belastingen, toeslagen en douane (IBTD) een
rapport gepubliceerd met als titel «Compleetheid van dossiers die naar de rechter gaan / een eerste inzicht in de werkwijze
van de Belastingdienst».1 Het rapport volgt op een verzoek van de commissie van Financiën van de Tweede Kamer
om te reageren op berichtgeving vorig jaar januari door RTL nieuws over het voor de
rechter achterhouden van informatie door de Belastingdienst.2 Meer in het bijzonder ging het in deze kwestie om het incidenteel niet nakomen van
de verplichting van de Inspecteur om bij een beroepsprocedure ingevolge art. 8:42
van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) aan de rechter alle op-de-zaak-betrekking-hebbende
stukken beschikbaar te stellen. De Minister van Financiën stuurde u op 7 februari
2023 een brief naar aanleiding van het verzoek van uw commissie van Financiën om de
IBTD onderzoek te laten doen naar aanleiding van deze berichtgeving.3 Met deze brief informeer ik u, namens het kabinet, over hoe het kabinet opvolging
geeft aan de drie verbeterpunten van de IBTD.

Eerst en vooral wil ik opmerken erkentelijk te zijn voor het werk dat de IBTD heeft
verricht om tot dit rapport te komen. Zoals ik u eerder heb aangegeven, moeten incidenten
waarbij stukken ten onrechte niet of niet tijdig worden overgelegd, zoveel als mogelijk
voorkomen worden. De IBTD bevestigt dat er geen sprake is van een veel voorkomend
probleem en constateert dat er veel goed gaat in de uitvoering van het beroepsproces.
Tegelijkertijd ziet de IBTD een drietal verbeterpunten om incidentele fouten te voorkomen,
namelijk:

1) Voldoende inrichting van de kwaliteitsbeheersing van de dossiers;

2) Beter inzicht in de kwaliteit van de werkzaamheden (voor lerend vermogen);

3) Een blijvende kritische blik over wat verstaan wordt onder op-de-zaak-betrekking-hebbende
stukken.

Ik neem deze verbeterpunten ter harte. De inzet van de Belastingdienst is en blijft
erop gericht om incidenten te voorkomen, waarbij stukken ten onrechte niet of niet
tijdig worden overgelegd.

Verbeteracties

De rechterlijke uitspraken die aandacht hebben gekregen in de media en politiek, hebben
al geleid tot verbeteracties in het proces bij de Belastingdienst. Zo is uit verschillende
procedures gebleken dat er verbeteringen mogelijk waren in de afstemming van een dossier.
Ook heeft de Belastingdienst geconstateerd dat het niet altijd helder is waar de benodigde
stukken zich (kunnen) bevinden. Op basis van deze lessen en het rapport van de IBTD
zal de Belastingdienst een verbeterplan uitvoeren dat berust op drie pijlers.

1. Verbetering werkinstructies en verslaglegging

Het eerste actiepunt uit het verbeterplan van de Belastingdienst betreft de verbetering
van de werkinstructies en vastlegging. Dit sluit aan op het eerste verbeterpunt dat
de IBTD noemt. Momenteel wordt soms pas in een laat stadium vastgesteld dat een dossier
niet compleet is. In de gewenste situatie moet bij de afdoening van een bezwaar, gegeven
de strekking van het rechtsgeschil, de volledigheid van het dossier expliciet worden
vastgesteld. Bij aanvang van een eventueel beroep zal dan gelijk helder zijn wat er
speelt en wat de stukken zijn die behoren tot het procesdossier. Om dit te borgen,
zal de Belastingdienst de werkinstructie «op-de-zaak-betrekking-hebbende stukken»
aanpassen. Ook worden de instructies voor verslaglegging uitgebreid en wordt aan de
werkinstructie toegevoegd dat er voor aanvang van een beroep een extra check plaatsvindt
op de volledigheid van het dossier. Deze aanpassing van de werkinstructie zal zo snel
mogelijk plaatsvinden.

2. Verbetering aandacht en evaluatie

Als tweede actiepunt werkt de Belastingdienst aan de verbetering van de evaluatie
en reflectie. Het tweede en derde verbeterpunt van de IBTD over kwaliteitsonderzoek
en evaluaties sluiten hierbij aan. Er zullen speciale kennissessies worden georganiseerd
voor de bezwaar- en beroepsmedewerkers binnen de Belastingdienst. Dossiervorming zal
blijvend extra aandacht moeten hebben, zowel binnen de vaktechnische lijnen als binnen
de keten Bezwaar Beroep en Klachten (BBK). Door betere evaluatie en reflectie ontstaat
meer zicht op de kwaliteit van de werkzaamheden. Dit zal gevolgen hebben voor de professionele
invulling van het werk van bezwaar- en beroepsmedewerkers.

De IBTD stelt tegelijkertijd vast dat door de Belastingdienst in principe álle stukken
die ook maar enigszins met de zaak te maken hebben, aan het procesdossier worden toegevoegd
als een op-de-zaak-betrekking-hebbend stuk. De stukken in het procesdossier kunnen
derhalve een iets breder spectrum beslaan dan de stukken die ten grondslag hebben
gelegen aan het bestreden besluit. Hoe breed, zal in een voorkomend geval een punt
van discussie kunnen zijn en blijven. Het niet toevoegen van stukken is eerder uitzondering
dan hoofdregel. Ook hier zal aandacht aan worden besteed tijdens de kennissessies.

Het fiscale procesdossier moet de informatie bevatten die de rechter nodig heeft om
het bestreden besluit te kunnen toetsen. Ik sta voor een ruimhartige verstrekking
van processtukken die van belang kunnen zijn voor de beslechting van de geschilpunten.
Dat laat onverlet dat er altijd discussies zullen blijven over de vraag of een procesdossier
conform art. 8:42 Awb volledig is. Dit vergt immers een beoordeling en is dus voor
discussie vatbaar. In het verlengde hiervan kan het voorkomen dat de Inspecteur om
gewichtige redenen (art. 8:29 Awb) een beroep zal doen op geheimhouding van bepaalde
stukken die in beginsel tot het dossier behoren. Het uiteindelijke oordeel is altijd
aan de rechter.

3. Systemen en applicaties die nodig zijn voor dossiervorming

Het derde actiepunt uit het verbeterplan van de Belastingdienst richt zich op het
faciliteren van de randvoorwaarden die nodig zijn voor het opstellen van complete
dossiers. De behandelend bezwaar- of beroepsmedewerker moet informatie die behoort
tot het dossier van belastingplichtige, op de juiste wijze kunnen opslaan en raadplegen.
Door de veelheid aan systemen en applicaties binnen de Belastingdienst is niet altijd
helder voor de medewerker waar (alle) benodigde gegevens zich mogelijk kunnen bevinden.
Hier moet duidelijkheid in geboden worden. Dit is een belangrijke randvoorwaarde voor
medewerkers om hun werk zorgvuldig en juist te kunnen doen. Binnen het programma Informatiehuishouding
op orde lopen er momenteel diverse initiatieven om hierin verbetering aan te brengen.
Zo wordt er bijvoorbeeld een nieuwe integrale archieftoepassing ontwikkeld, het zogenaamde
Generiek Document- en Archiefbeheersysteem.

Het verbeteren van de omgang met de juiste systemen is specifiek gericht op het faciliteren
van de medewerkers in de keten. Een procesdossier is immers niet met een druk op de
knop voorhanden. Er is niet één allesomvattend dossier dat de belasting- of inhoudingsplichtige
betreft. Meerdere systemen moeten worden geraadpleegd om te komen tot een procesdossier
dat de op-de-zaak-betrekking-hebbende stukken bevat. Het is niet onbekend, maar nog
altijd spijtig om te moeten lezen dat de IBTD het voor de medewerkers een uitdaging
noemt om alle benodigde gegevens terug te vinden in de vele verschillende en vaak
verouderde systemen. Zorgelijk is het dat de IBTD constateert dat het voor medewerkers
niet gemakkelijk is om vast te stellen of een procesdossier compleet is. Het samenstellen
van een procesdossier is in de huidige systematiek handwerk dat tijdrovend kan zijn.
De IBTD benoemt dan ook terecht de noodzaak dat medewerkers goed toegerust moeten
zijn om hun werk uit te voeren.

Ik vind het van groot belang dat dossiers correct en compleet worden opgesteld, maar
ook dat medewerkers daarin worden geholpen en de juiste middelen daarvoor ter beschikking
hebben. Het verbeteren van de kwaliteit en volledigheid van dossiers is ook nodig
naar aanleiding van het aangenomen amendement Omtzigt c.s. over het inzagerecht in
fiscale dossiers.

In het hiervoor genoemde programma Informatiehuishouding op orde wordt daarom specifiek
aandacht gegeven aan het verbeteren van zoekfunctionaliteiten, meer inzicht creëren
in de status en afhandeling van een zaak en het op orde brengen van de archivering
met inachtneming van de kaders van de AVG, BIO en Archiefwet. In 2023 is de Belastingdienst
gestart met de modernisering van de ICT-systemen voor document- en archiefbeheer,
zodat stukken binnen de hele Belastingdienst snel teruggevonden kunnen worden. Op
deze ICT-systemen moeten alle andere systemen worden aangesloten die documenten of
te archiveren stukken aanleveren of gebruiken. Dit is een omvangrijk traject dat doorloopt
tot en met 2026. Zoals ook al eerder aan uw Kamer gemeld via onder andere de stand-van-zakenbrieven,
zijn dit ontwikkelingen die tijd en capaciteit kosten.

Ten slotte

De Belastingdienst pakt de verbeterpunten van de IBTD op door uitvoering van het verbeterplan.
Dit is in aanvulling op de ingezette acties van het programma Informatiehuishouding
op orde. Het aangekondigde vervolgonderzoek zal ongetwijfeld ook waardevolle signalen
opleveren. Ik kijk uit naar de uitkomsten daarvan.

De Staatssecretaris van Financiën, M.L.A. van Rij