Brief regering : Beantwoording vragen commissie over de voortgangsrapportage en het AcICT onderzoek over het programma Grensverleggende IT(GrIT)

Nr. 12
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 11 december 2023

Hierbij bied ik u de antwoorden aan op de vragen die zijn gesteld door de vaste commissie
voor Defensie over de derde voortgangsrapportage en het AcICT onderzoek van het programma
Grensverleggende IT (GrIT). Deze vragen werden ingezonden op 26 oktober 2023 met kenmerk
2023Z17962/2023D43942.

Op 28 september 2023 stuurde ik u de derde voortgangsrapportage en het AcICT onderzoek
over GrIT (Kamerstuk 35 728, nr. 11). Daarin schetste ik hoe de adviezen van het AcICT zijn vertaald naar maatregelen
om het programma te verbeteren.

Sinds 28 september is het denken niet stil blijven staan. Zo is het opdrachtgeverschap
van het programma nu belegd bij de uitvoering, bij de Commandant der Strijdkrachten
(CDS). Daarnaast worden er verdere stappen gezet om de voortgang van lopende activiteiten
die aantoonbaar waarde opleveren te borgen. Dit betreft bijvoorbeeld BR-002 Unified Core Communications
1 en BR-025 Twin Datacenter
2.

Voortschrijdend inzicht maakt echter ook duidelijk dat er meer nodig is om het programma
te verbeteren. Er wordt daarom gewerkt aan een herijking van de realisatie- en implementatiestrategie
van het programma. Het is waarschijnlijk dat deze herijking consequenties heeft voor
de planning en de benodigde financiële middelen. Defensie zal het AcICT tijdig raadplegen
over de verdere uitwerking en bevragen hoe het AcICT hierbij betrokken wil worden.
De nieuwe strategie zal uiterlijk maart 2024 gereed zijn. Uiteraard zal ik de Kamer
na het vaststellen van de nieuwe strategie zo snel als mogelijk informeren.

De Staatssecretaris van Defensie,
C.A. van der Maat

Vragen en antwoorden

Adviezen CIO en AcICT

1.

Waarop baseert u het vertrouwen in een goed verloop van GrIT, gezien de kritische
rapporten tot dusver?

Defensie heeft uw Kamer op 28 september laten weten de aanbevelingen van het AcICT
en de CIO van Defensie integraal over te nemen. Defensie kiest daarbij voor een verbetering
van de aanpak van GrIT waarin de voortgang van lopende activiteiten van het programma
GrIT die aantoonbaar waarde opleveren wordt geborgd. Daarbij geldt dat nieuwe activiteiten
niet worden gestart, tenzij deze aantoonbaar noodzakelijk zijn. Het gaat dan om zogenaamde
«no regret» activiteiten.

Voortschrijdend inzicht heeft echter ook geleid tot een herijking ten aanzien van
de realisatie- en implementatiestrategie van GrIT, waarover uw Kamer uiterlijk maart
2024 wordt geïnformeerd. Daarbij blijft er aandacht voor het vereenvoudigen van werkwijzen,
de interne sturing van het programma GrIT, zakelijke aansturing van het consortium,
teamsamenstelling en inzet van noodzakelijke kennis en expertise.

2.

Bent u voornemens wederom AcICT te vragen onderzoek te doen naar GrIT als geheel?
Zo ja, wanneer wilt u AcICT inschakelen?

Ja, in overleg met het AcICT wordt gekeken naar het juiste moment hiervoor. Dit onderzoek
zal vooraf worden gegaan door een onderzoek van de CIO Defensie.

3.

Waarom is de Kamer niet eerder inhoudelijk geïnformeerd over de kritische bevindingen
van de CIO en de maatregelen die getroffen worden?

In de brief met beantwoording van vragen over de basis- en de eerste voortgangsrapportage
van GrIT (Kamerstuk 35 728, nr. 8) is toegezegd de Kamer te informeren over de interne toets van de CIO op GrIT bij
verschijning van de BIT-toets. Bij de aanbieding van de derde voortgangsrapportage
GrIT (Kamerstuk 35 278, nr. 11) is de BIT-toets aangeboden en de Kamer geïnformeerd over de kernbevindingen van
de CIO.

4.

Waarom zijn de 49 aanbevelingen die door de CIO zijn gedaan niet gedeeld met de Kamer
in bijvoorbeeld de voortgangsrapportage? Graag ontvangt de Kamer alsnog deze aanbevelingen.

De 49 aanbevelingen zijn afkomstig uit het tussentijdse CIO-oordeel. De aanbevelingen
zijn gecomprimeerd tot 8 kernconclusies, welke zijn vermeld op pagina 14 van de derde
voortgangsrapportage. Bijgaand treft u het volledige CIO-oordeel aan.

5.

Welk mandaat gaat de business change board krijgen?

Zoals in de brief aangegeven zijn de eerste stappen om de interne sturing van het
programma GrIT te verbeteren reeds gezet met het beleggen van het opdrachtgeverschap
bij de CDS. Op dit moment wordt de realisatie- en implementatiestrategie van het programma
herijkt. De interne sturing, waaronder het instellen van het Business Change Board,
is hier onderdeel van. De Kamer wordt uiterlijk in maart 2024 over de herijking geïnformeerd.

6.

Hoe gaat Defensie de materiedeskundigheid van het programma team verbeteren? Wordt
dat intern opgelost of wordt er externe expertise ingehuurd?

De materiedeskundigheid wordt uitgebreid met zowel interne als met externe expertise.
Er is gestart met het werven van een plaatsvervangend programmadirecteur met ervaring
op het gebied van grootschalige IT-infrastructuur vernieuwingsprogramma’s en het aansturen
van leveranciers. Ook blijft de Chief Technology Officer (CTO) van het Joint IV Commando
(JIVC) vanuit zijn rol de technisch inhoudelijke kennis versterken en de leveranciers
op technisch- en architectuurniveau sturen. Daarnaast wordt er, conform AcICT-advies,
verdere synergie behaald door een intensievere samenwerking tussen inkoop (contractmanagement),
finance and control, techniek en projectmanagement. Vanuit deze expertisegebieden wordt op een zakelijke
wijze het consortium effectiever en zakelijker aangestuurd.

Planning

7.

Kunt u toelichten hoe het kan dat de gemiddelde vertraging per blok 11 maanden is,
maar dat toch verwacht wordt dat het gehele programma binnen de planning gerealiseerd
wordt?

Hoewel in de voortgangsrapportage is gesteld dat de einddatum van het programma niet
in gevaar zou komen, omdat er voldoende ruimte was om vertraging van individuele blokken
op te vangen, is het waarschijnlijk dat de herijking van de realisatie- en implementatiestrategie
consequenties heeft voor de planning van het programma. Hierover wordt uw Kamer uiterlijk
in maart 2024 geïnformeerd.

8.

Kunt u reageren op de conclusie van AcICT dat er ongefundeerd optimisme is over de
planning?

Het AcICT is kritisch op de wijze van plannen en het behalen van resultaten in de
nabije toekomst. Het AcICT signaleert een aantal tekortkomingen in de planning en
geeft aan dat met recente wijzigingen in het programma het risico op aanvullende vertraging
eerder toe- dan afneemt. Defensie neemt deze conclusies serieus. Daarom wordt er in
de herijking van de realisatie- en implementatiestrategie gewerkt aan een integrale
en realistische planning.

9.

Wat zal het effect zijn op de planning van de aangekondigde en nog uit te werken maatregelen
en voornemens in reactie op het BIT-advies?

De effecten van de verbeteringen in de aanpak van GrIT moeten nog nader worden uitgewerkt.
Het is waarschijnlijk dat de herijking van de realisatie- en implementatiestrategie
consequenties heeft voor de planning van het programma.

10.

Wat zijn de operationele gevolgen van de vertragingen? En leiden de vertragingen tot
hogere kosten?

De vertraging van individuele blokken betekent dat gebruikers langer met delen van
de huidige IT moeten werken. Dit betekent bijvoorbeeld dat operationele netwerken
langer in gebruik moeten blijven. Voor de periode dat de huidige IT in gebruik blijft,
borgt Defensie de continuïteit en instandhouding.

De vertraging van de individuele blokken leidt naar verwachting tot hogere kosten
voor de instandhouding van de huidige IT. Dit zal worden opgevangen binnen de begroting
van Defensie. De huidige IT en de nieuwe IT blijven langer naast elkaar bestaan. Daarbij
moet lifecycle management worden uitgevoerd op kritieke componenten.

Personele capaciteit

11.

Wat is het effect van het toewijzen van personele capaciteit aan GrIT voor andere
IT programma’s en de operationele bedrijfsvoering? Leidt dit tot extra kosten voor
Defensie?

In 2023 heeft GrIT de gevraagde capaciteit vanuit het JIVC gekregen. Hierbij is gezocht
naar een balans tussen vernieuwing door GrIT en behoud van continuïteit van de huidige
IT tot het moment dat GrIT in gebruik wordt genomen. Risico’s op het gebied van continuïteit
van de huidige IT worden tot op zekere hoogte geaccepteerd. Op het moment dat onaanvaardbare
risico’s dreigen te ontstaan, wordt capaciteit uit GrIT gehaald om deze te mitigeren.

Er bestaat een risico dat de voortgang van IT-projecten door capaciteitstoewijzing
aan GrIT wordt beperkt. Dit risico wordt gemitigeerd door extra capaciteit van de
markt in te zetten. Externe inhuur kan leiden tot hogere kosten die wordt opgevangen
binnen de begroting van Defensie.

12.

Kunt u de Kamer tijdig informeren indien er niet meer voldoende personele capaciteit
aan GrIT wordt toegewezen, inclusief een motivering van dat besluit en de consequenties
voor het programma?

Ja, de Kamer wordt hierover periodiek geïnformeerd in de voortgangsrapportage.

13.

Wordt het consortium ook geraakt door de huidige tekorten aan IT personeel? Wat zijn
eventuele maatregelen om het effect op GrIT te verkleinen?

Op dit moment heeft het consortium geen tekorten aan IT-personeel voor de geplande
activiteiten.

Budget

14.

Wat zijn de totale extra kosten die als gevolg van de aangekondigde maatregelen gemaakt
moeten worden?

Dat is op dit moment nog onbekend, omdat de verbetering in de aanpak van GrIT met
daarin de maatregelen als reactie op het BIT-advies van het AcICT nog verder wordt
uitgewerkt. De Kamer wordt hierover geïnformeerd.

15.

Hoe weegt Defensie af waar de schaarse eigen IT-capaciteit wordt ingezet en worden
de extra kosten van noodzakelijke externe inhuur gedragen per project waar dat nodig
is of worden die kosten breder gedragen door het ministerie?

Defensie beschikt over portfoliomanagement (PPM) waarmee afwegingen met betrekking
tot de verdeling van schaarse middelen (geld en personele capaciteit) worden gemaakt.
Deze afwegingen worden gemaakt op basis van een prioriteringsmodel waarbij hogere
scores worden toebedeeld aan initiatieven die bijdragen aan de operationele gereedheid.

16.

Verwacht u dat de vrije ruimte voldoende groot is om de financiële impact van de ontwikkelingen
die tot extra kosten gaan leiden (zie p. 9 van de voortgangsrapportage) op te vangen?
Kunt u een indicatie geven van de hoogte van de financiële impact?

De verwachting is dat de vrije ruimte onvoldoende zal zijn. Momenteel wordt onderzocht
hoeveel extra financiering GrIT nodig heeft om de nieuwe IT in de toekomst te kunnen
beheren en onderhouden. Dit wordt opgevangen binnen de begroting van Defensie. Hierover
wordt de Kamer uiterlijk in maart 2024 geïnformeerd.

Waardering risico’s

17.

Waarom wordt de kans op risico 2 (tekort aan menskracht) als «zeer groot» gewaardeerd
nu er voldoende capaciteit toegewezen is?

De beschikbaarheid van voldoende menskracht blijft, als gevolg van schaarste op specifieke
expertise gebieden binnen Defensie, een risico voor het programma GrIT. Operationele
noodzaak kan er toe leiden dat capaciteit aan GrIT wordt onttrokken.

18.

Waarom wordt de financiële impact van het tekort aan menskracht als «zeer klein» beoordeeld
voor de aanspraak op de risicoreservering als uit de rapportage blijkt dat vooral
het gebrek aan goede mensen steeds voor vertraging en dus hogere kosten zorgt?

De wijze waarop Defensie het tekort aan human resources heeft aangepakt is door hiervoor
financiële middelen uit de vrije ruimte in het budget van GrIT beschikbaar te maken.
Dat is de reden dat er op dit moment geen beroep wordt gedaan op de risicoreservering.

19.

Waarom maakt u nu onderscheid in de kans en impact van risico’s op het programma en
op de aanspraak op de risicoreservering?

Sommige risico’s hebben een financiële impact en daarmee effect op de risicoreservering.
Andere risico’s hebben effect op product, imago en op eindgebruikers en hebben geen
direct financiële impact op de risicoreservering.

20.

Waarom wordt de impact voor het programma uitgedrukt in «financiële impact»? Hoe wordt
bijvoorbeeld mogelijke imagoschade uitgedrukt in geld?

Sinds de eerste basis- en voortgangsrapportage in 2022 wordt op deze wijze gerapporteerd.
De impact wordt uitgedrukt in «financiële impact» zodat er een koppeling kan worden
gemaakt tussen de geïdentificeerde risico’s en de beschikbare risicoreservering. Imagoschade
wordt, indien van toepassing, meegewogen in de herijking per kwartaal van de risicoreservering.
Imagoschade wordt vooralsnog niet vertaald in een financieel risico.

21.

Waarom wordt de kans op een risico in tabel 2 (p.17) voor de risico’s 1, 2, 5a en
6 voor beide perspectieven niet hetzelfde ingeschat?

Een hoofdrisico voor het programma bestaat uit meerdere deelrisico’s. De impact van
de deelrisico’s zijn verschillend voor de factoren Product, Tijd, Geld, Imago en Eindgebruiker.
Bij de risico’s 1, 2, 5a en 6 geldt dat de kans van optreden van de deelrisico’s die
impact hebben op de factor Geld verschilt van de kans van optreden van de deelrisico’s
die impact hebben op de overige factoren. Dat maakt dat de risico waardering verschilt
in beide perspectieven.

22.

Zijn de maatregelen naar aanleiding van het AcICT-advies al verwerkt in de waardering
van de risico’s? Bijvoorbeeld bij risico 1 onvoldoende regie, risico 4 wijzigingen
en risico 5 contractuele geschillen. Zo nee, wat is de verwachting van de ontwikkeling
van deze risico’s na implementatie van de maatregelen?

Nee, de maatregelen zijn nog niet meegenomen. Het daadwerkelijke effect op de risico’s
zal daarom nog moeten blijken, hierover wordt de Kamer uiterlijk in maart 2024 geïnformeerd.

Mogelijke overname samenwerkingspartner

23.

Wat zijn de gevolgen en de verwachte impact van de mogelijke overname van Atos Netherlands
voor het Ministerie van Defensie en GrIT?

24.

Welke maatregelen zijn er reeds genomen of staan klaar om de gevolgen en de impact
te mitigeren?

25.

Kunt u de Kamer direct informeren wanneer er ontwikkelingen zijn rondom de mogelijke
overname van Atos Netherlands?

Momenteel zijn er nog onzekerheden rondom de eventuele overname van Atos. Defensie
volgt de ontwikkelingen nauwgezet. Defensie beschikt contractueel over mogelijkheden
om in te grijpen wanneer er wijzigingen rondom Atos plaatsvinden. De Kamer wordt tijdig
geïnformeerd als er relevante ontwikkelingen zijn met betrekking tot de overname.