Brief regering : Monitoring tolk en vertaaldiensten

Nr. 75
BRIEF VAN DE MINISTER VAN JUSTITIE EN VEILIGHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 11 december 2023

Op 24 juni 2022 heb ik toegezegd uw Kamer tweemaal per jaar te informeren over de
resultaten van de monitoring van de tolkdienstverlening.1 In aansluiting op mijn brief van 26 juni jl. informeer ik u over de monitoring vanaf
januari tot en met oktober 2023.2 Daarnaast verschaf ik graag inzicht in de overige ontwikkelingen van de stelselwijziging
voor de tolk- en vertaaldienstverlening.

Monitoring tolkdiensten

Dienstverlening

De monitor van de tolkdienstverlening is gevuld met informatie van 2021 tot en met
eind oktober 2023. De monitor bevat informatie van alle tolkcontracten die na de stelselwijziging
zijn gestart. Op dit moment zijn dat 18 verschillende contracten van 9 verschillende
opdrachtgevers. In 2023 zijn tot en met oktober circa 650.000 tolkopdrachten in 257
verschillende talen uitgevoerd.

In meer dan 98% van alle bestelopdrachten is daadwerkelijk een tolk geleverd, aldus
leverzekerheid. De continuering van de hoge afname van opdrachten in de zomervakantieperiode
en de aanvang van dienstverlening van nieuwe contracten heeft niet geleid tot een
verlaging van de leverzekerheid. Dit biedt een basis voor de uitvoeringsprocessen
en geeft vertrouwen in de mogelijkheden op de markt.

Overheidsorganisaties bestellen voor elke opdracht tolken uit het Register beëdigde
tolken en vertalers. In meer dan 81% van de tolkopdrachten hebben opdrachtnemers tolken
uit het Register geleverd van het door organisaties gevraagde taalniveau (C1-niveau
of B2-niveau), aldus levernauwkeurigheid. Dit percentage wordt behaald bij organisaties
met een wettelijke verplichting voor de inzet van een registertolk van het C1-niveau.
Ook bij organisaties zonder deze wettelijke verplichting wordt dit percentage gehaald
(tolken op B2-niveau). De 81% levernauwkeurigheid is minder dan 1 procentpunt lager dan het percentage waarover ik u in de brief
van juni jl. informeerde.2 Deze beperkte verlaging kan worden veroorzaakt door een aanhoudende hoge vraag tijdens
de zomervakantie en het implementeren van nieuwe contracten.

Dit deel van de monitoring ziet op de prestaties voor alle voorkomende talen die de
overheid in zet. Onder deze inzet vallen ook talen waarvoor geen tolken in het Register
zijn ingeschreven of talen waarvoor geen tolken in het Register kunnen worden ingeschreven.
De monitor zal worden uitgebreid, zodat ook nader inzichtelijk wordt in welke mate
registertolken worden geleverd in de talen waarvoor tolken in het Register staan ingeschreven.

Tarieven

De eerste informatie over de vergoedingen die opdrachtnemers aan de tolken betalen
is beschikbaar. Het betreft informatie uit contracten die vanaf april jl. zijn gestart.
Ondanks dat dit enkel eerste inzichten biedt, toont het een geaggregeerd beeld over
de vergoedingen die opdrachtnemers in deze contracten aan tolken betalen. In ca. 54%
van de gevallen ontvangen tolken een vergoeding tussen 55 en 60 euro per uur. In ca. 35% van
de gevallen ontvangen tolken een vergoeding tussen 60 en 70 euro per uur. In ca. 11%
van de gevallen ontvangen tolken een vergoeding van meer dan 70 euro tot zelfs 101
euro per uur. Deze cijfers tonen dat opdrachtnemers aan de zelfstandig ondernemende
tolk, die zij voor overheidsopdrachten inzetten, ten minste het minimum uurtarief
(Btis) van 55 euro vergoeden. Het beeld toont ook dat de opdrachtnemers tolken in
sommige gevallen een vergoeding betalen die hoger is dan het verkooptarief dat zij
bij de overheid in rekening brengen.

Audits tolkdienstverlening

In de Kamerbrief van 13 april 2022 heb ik toegezegd audits uit te laten voeren, door
een onafhankelijk auditbureau, op de inhoudelijke kwaliteit van de rapportages van
tolkbureaus over de geleverde tolkdienstverlenging.3 Deze toezegging is voortgekomen uit de zorgen die beroepsvertegenwoordigers hebben
geuit over de betrouwbaarheid van de cijfers. Deze cijfers worden geleverd door de
opdrachtnemers over de tolkdienstverlening en worden gebruikt voor de monitoring van
de dienstverlening. De uitkomsten van de eerste afgeronde audit geven een positief
beeld over de kwaliteit van de rapportages. Zodra de resultaten van alle audits bekend
zijn, zal ik uw Kamer hierover informeren. Om ook onze eigen interne processen rond
de monitoring objectief te kunnen beoordelen, zal ik in het jaar 2024 een aanvullende,
onafhankelijke audit laten uitvoeren.

Ontwikkelingen stelselwijziging

Indexering minimumtarief

Het minimum uurtarief wordt met ingang van 1 januari 2024 geïndexeerd volgens de in
de Besluit tarieven in strafzaken opgenomen wijze.4 De indexering en het nieuwe minimum uurtarief zal in het Staatsblad worden gepubliceerd.

Tolkdiensten

De uitrol van de aanbestedingen en de ontwikkeling van het gewijzigde stelsel blijven
vooruitgang boeken. In 2022 was de monitoring gevuld met 10 tolkcontracten van 5 opdrachtgevers.
Gedurende 2023 is de monitoring uitgebreid met 8 nieuwe contracten, waaronder de contracten
van de Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND). De inzichten in de afname van tolkopdrachten
worden hiermee uitgebreid.

Op dit moment worden 2 tolkcontracten voor het openbaar ministerie en de Rechtspraak
geïmplementeerd. Naar verwachting is de dienstverlening van beide contracten in februari
2024 operationeel. Ook is begonnen aan de implementatie van de tolkdienstverlening
voor de Ministeries van Defensie en Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Op dit moment lopen voor de volgende organisaties nog aanbestedingsprocedures: de
Nationale Opvangorganisatie, het Ministerie van Financiën en de heraanbestedingen
voor de Raad voor Rechtspraak, Centraal Orgaan opvang asielzoekers en Dienst Terugkeer
en Vertrek.

In totaal zijn er 5 tolkbureaus/intermediairs die aan verschillende tolkaanbestedingen
deelnemen. Voorheen waren dat 2 grote marktpartijen en 1 minder grote marktpartij.
Hierdoor is de vrijheid voor tolken vergroot om te kiezen met welk tolkbureau ze willen
werken. Tegelijkertijd is daarmee de afhankelijkheid van de overheid van een beperkt
aantal tolkbureaus/intermediairs verminderd.

De vraag naar de inzet van registertolken blijft toenemen, waardoor er een toenemende
druk op de beschikbaarheid van registertolken uit het Register beëdigde tolken en
vertalers wordt ervaren. Het afgelopen jaar heeft mijn ministerie met Bureau Wet beëdigde
tolken en vertalers (als beheerder van het Register beëdigde tolken en vertalers)
en de intermediairs gesproken over noodzakelijke interventies om het aantal (nieuwe)
inschrijvingen in het register te bevorderen. Er blijkt een lichte stijging van het
aantal inschrijvingen ten aanzien van tolken in het Register, waaronder C1-registertolken.
De krapte in capaciteit van registertolken blijft echter aanhouden en wordt ervaren
in de praktijk. Het vergroten van de capaciteit in het Register beëdigde tolken en
vertalers en de daarbij horende interventies zijn nodig om het register te laten groeien.
De beheerder van het Register zal bijvoorbeeld gericht budget aanwenden voor nieuwe
inschrijfmogelijkheden voor tolken voor talen waar behoefte en vraag naar is.

In de vorige Kamerbrief kondigde ik een enquête onder tolken aan die tot doel heeft
input op te halen om het register te laten groeien, tolken te werven om zich in te
schrijven in het register of door te ontwikkelen tot een C1-registertolk.5

Deze enquête wordt in december van dit jaar breed onder tolken uitgezet.

Vertaaldiensten

Inmiddels zijn er binnen het nieuwe stelsel 6 vertaalaanbestedingen afgerond en zijn
de contracten geïmplementeerd. De vertaalaanbestedingen voor Raad voor de Kinderbescherming,
VluchtelingenWerk Nederland, Nidos en voor het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
worden op korte termijn gepubliceerd. Daarnaast starten de voorbereidingen voor de
vertaalaanbesteding ten behoeve van de IND, de Raad voor Rechtsbijstand en voor de
Opsporingsdiensten. Na afronding daarvan zijn alle aanbestedingen in 2024 afgerond.

Uitdagingen

De nieuwe wijze van aanbesteden van tolk- en vertaaldiensten leidt tot meer aanbestedingen
die stuk voor stuk een kleinere omvang hebben. Het gevolg daarvan is dat de drempel
voor deelname aan tolkaanbestedingen is verlaagd. Tegelijkertijd vereist een toename
van het aantal aanbestedingen ook een grotere inspanning van de daarbij betrokken
partijen. Bij de planning van aanbestedingen en de doorlooptijd daarvan is daarom
uitdrukkelijk oog voor de aanbestedingslast bij marktpartijen. Bovendien blijft het
categoriemanagement open staan voor signalen uit de markt over wat goed en wat minder
goed gaat.

De prestaties van opdrachtnemers en opdrachtgevers blijven aandacht krijgen. De opdrachtgevers
van tolk- en vertaaldiensten zijn eerstelijns verantwoordelijk voor het monitoren
en bijsturen van zowel de prestaties van de opdrachtnemer, als de prestaties van de
eigen organisatie. Hiervoor beschikt de opdrachtgever over een decentrale contractmanager
en een lokale contracteigenaar. Ook vanuit het categorie-management worden de prestaties
van beide partijen gevolgd en bijgestuurd.

Communicatie

In januari 2023 heeft op mijn ministerie de eerste Dag van de Tolkdienstverlening
plaatsgevonden. Tijdens deze dag komen verschillende ketenpartners, waaronder opdrachtgevers,
opdrachtnemers en beroepsvertegenwoordigers, bijeen om samen een beeld te krijgen
over de levering van de totale tolk- en vertaaldienstverlening. Wegens succes en op
verzoek van aanwezigen is deze dag in september 2023 nogmaals herhaald. Verschillende
stakeholders hebben aan de organisatie en het programma meegewerkt. Het is van belang
dat alle betrokken partijen binnen het stelsel met elkaar in gesprek zijn. Ik zet
dit initiatief voor deze dag graag voort in het nieuwe jaar.

De inkoop van tolk- en vertaaldiensten wordt geregeld en uitgevoerd via het Categoriemanagement
Tolk- en Vertaaldiensten, als onderdeel van mijn ministerie. De beschrijving van de
inkoopstrategie en inkoopdoelstellingen zijn tijdens het Programma Tolken in de Toekomst
(2017–2020) ontwikkeld en in het Categorieplan Tolk- en Vertaaldiensten opgenomen.
Het categorieplan zal openbaar worden gepubliceerd zodra de interne procedures doorlopen
zijn.

Tot slot

Het stelsel rondom de tolk- en vertaaldienstverlening blijft in ontwikkeling. Nu meer
tolk- en vertaaldiensten op de nieuwe wijze worden uitgevoerd, wordt er meer informatie
over het stelsel verzameld. Door deze informatie is gerichte sturing, op bijvoorbeeld
processen, mogelijk is.

Ik hoop dat de behaalde resultaten voldoende vertrouwen wekken om de positieve ontwikkelingen
te kunnen blijven vervolgen. Door de geboekte resultaten en de gevorderde uitrol van
het stelsel zal ik vanaf nu de Kamer jaarlijks een keer per jaar blijven informeren
over de stand van zaken rondom de stelselwijziging en de ontwikkeling daarvan.

De Minister van Justitie en Veiligheid,
D. Yeşilgöz-Zegerius