Brief regering : Jaarrapportage Adviescollege ICT-toetsing 2022

Nr. 1042
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 22 juni 2023

Aanleiding

Hierbij bied ik uw Kamer de jaarrapportage van het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT)
aan over het jaar 2022 en reageer ik op de hoofdadviezen die het AcICT daarin heeft
gegeven. Begin 2021 is het AcICT als opvolger van het tijdelijke Bureau ICT-toetsing
(BIT) van start gegaan (Kamerstuk 26 643, nr. 863) Dit is de tweede jaarrapportage van het AcICT. In dit tweede jaar zijn zij gegroeid
en hebben zij op verzoek van acht ministeries en de Eerste Kamer onderzoeken uitgevoerd.

Het AcICT geeft aan achttien onderzoeken te hebben uitgevoerd in 2022. Er zijn in
dat jaar geen aanvragen en onderzoeken op het gebied van onderhoud en beheer geweest.
2022 stond in het teken van het uitbouwen van het college. Er is extra aandacht gegaan
naar het vergroten van de impact van onderzoeken op de beheersing van ICT-projecten.
Op meerdere manieren heeft het AcICT kennis met de rijkdienst gedeeld. Zo is er een
symposium georganiseerd die jaarlijks herhaald zal worden en heeft het AcICT verschillende
sessies gehouden met de departementen. Ook is er een handreiking gepubliceerd: Bezint eer ge begint. Hierin geeft het AcICT adviezen voor opdrachtgevers.

Het wetsvoorstel Adviescollege ICT-toetsing is recent besproken in uw Kamer. Op 20 juni
staat het wetsvoorstel op de agenda van de Eerste Kamer en wordt het verdere proces
bepaald.

Honderd adviezen

In de afgelopen jaren heeft het AcICT en voorganger BIT honderd adviezen uitgebracht.
Het AcICT signaleert vier belangrijke rode draden in de uitgebrachte adviezen van
2022. De laatste rode draad is een samenkomst van de ervaring van honderd adviezen.

1. Geef bij beleidsaanpassingen meer aandacht aan uitvoerbaarheid

Bij beleidsontwikkeling wordt niet altijd gekozen voor de meest passende oplossing.
ICT wordt meestal niet of te laat betrokken, met name bij nieuw beleid of nieuwe wetten.
Wat beoogt de wet of het beleid en welke alternatieven zijn er om dat doel te bereiken?
In 2022 heeft het AcICT bij vier onderzoeken geconstateerd dat het te laat betrekken
van uitvoering heeft geleid tot een technisch te complexe oplossing. Daarnaast ziet
het college dat oplossingen die worden bedacht niet altijd goed passen bij de beoogde
doelgroep, waardoor het beoogde effect van het beleid niet wordt gehaald.

Deze rode draad wordt opgepakt in het eerste thema van de I-strategie (I in het hart)
en in programmalijn 4 van mijn Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren. In dit thema krijgt de I-component een nadrukkelijke plek in beleidsontwikkeling.
Hierdoor vindt implementatie en uitvoering van dit beleid zorgvuldiger en sneller
plaats. Eén speerpunt binnen dit thema is de informatieparagraaf, waar bij nieuw beleid
in een vroeg stadium van beleidsvoorbereiding de informatiebehoefte voor latere evaluatie
en handhaving meegenomen wordt.

Ook uw Kamer herkent deze rode draad. Het initiatief van de vaste commissie Digitale
Zaken om (informeel) advies te vragen aan het AcICT voor een digitale toets op het
vlak van wetgeving onderschrijf ik.

2. Vernieuw in kleine stapjes

Achterstallig onderhoud bij oudere systemen maakt dat nieuw beleid niet altijd door
te voeren is. Om toch vaart te kunnen maken, kiezen ICT-beleidsmakers dan vaak voor
grootschalige systeemvervanging of voor nieuwe systemen. Bovendien wordt te veel tegelijk
opgepakt. Het AcICT adviseert:

– Vernieuw in kleine stapjes.

– Begin bij het aanpakken van het grootste probleem.

– Ontwikkel generieke voorzieningen evolutionair.

– Deinvesteer pas in bestaande systemen als zeker is dat het betreffende systeem binnenkort
kan worden vervangen.

In thema 4 van de I-strategie (optimaliseren generieke voorzieningen) wordt er gesproken
over het vernieuwen in kleine stappen. Hiervoor is destijds de Handreiking Verantwoord Vernieuwen ontwikkeld.1 Sindsdien is het CIO-stelsel hiermee aan de slag gegaan. Vorig jaar heeft BZK samen
met de ministeries het Convenant Lifecycle Management geïntroduceerd. In het convenant is een groeipad afgesproken waarbij rijksbreed wordt
gewerkt aan het steeds beter inzicht krijgen in het IV-landschap en de daaraan gekoppelde
inrichting van het lifecyclemanagement. Er is een rijksbrede LCM-community voor kennisdeling
en professionalisering opgericht waarin wordt gewerkt aan afspraken over kennisdeling
en eenduidige handvatten voor lifecyclemanagement. Deze rijksbrede afspraken betreffende
LCM zullen voor het eind van 2023 in de vorm van een handboek worden vastgesteld.

3. Maak weloverwogen gebruik van interne en externe onderzoeken

Tijdens onderzoeken is gebleken dat het effect van een aantal extern gevraagde adviezen
beperkt is, omdat de kernproblematiek in de opdrachtformulering vanuit de opdrachtgever
ontbreekt. Hier ligt een rol voor de opdrachtgever, maar ook voor de opdrachtnemer.
Wees scherp op de opdrachtformulering en geef de opdrachtnemer de ruimte om observaties
buiten de gevraagde opdracht, maar relevant voor het project, te onderzoeken. Hier
constateert het AcICT dat CIO-oordelen relevante adviezen bevatten, die niet of onvoldoende
worden opgevolgd. Hierdoor is een aantal van de adviezen van het AcICT een verscherping
op wat er eerder al is gezegd door de departementale CIO.

Dit is voor mij een signaal om de status van de CIO-oordelen te versterken. CIO Rijk
gaat met de departementen de dialoog aan over follow-up gesprekken en monitoring op
de aanbevelingen die zij doen. Er zijn al departementen die onderzoeken hoe zij dit
kunnen verbeteren, deze lessons learned moeten breed opgepakt worden. Op basis van
deze gesprekken wordt het Kwaliteitskader CIO-oordelen verscherpt. Het stoplichtmodel,
dat door een aantal departementen al gebruikt wordt, moet zorgen voor een duidelijke
grens tussen adviezen die opgevolgd moeten worden vóór het project verder mag en adviezen
die opgevolgd moeten worden terwijl het project vast van start mag gaan.

4. Zorg voor een stevige basis

Een aantal adviezen komt in de afgelopen jaren terug:

1. De businesscase is vaak onvoldoende. Het Adviescollege adviseert een goede businesscase
altijd te laten samengaan met aandacht voor batenmanagement.

2. Er moet bij informatiesystemen beter worden nagedacht over relaties met andere systemen
en gebruikersgroepen. Het Adviescollege adviseert bij de start van een project de
afhankelijkheden die het systeem heeft te bespreken, vooral bij afhankelijkheden van
partijen buiten de eigen directie/organisatie.

3. Er moet voor een projectaanpak worden gekozen waarbij wordt voldaan aan noodzakelijke
voorwaarden om een oplossing te kunnen ontwikkelen. De opdrachtnemer moet zorgen voor
een goede fasering en het kleinschalig beproeven van nieuwe technologie, voor voldoende
kennis in het ontwikkelteam en voor toegang tot de juiste ontwikkelomgevingen.

Het is een mijlpaal dat het AcICT al honderd adviezen uitgebracht heeft en ik waardeer
een terugblik die duidelijk laat zien waar de pijnpunten liggen. Sinds dit jaar worden
er intervisiebijeenkomsten georganiseerd over CIO-oordelen en een rode draden analyse
gedaan op de CIO-oordelen. Deze punten neem ik daar nadrukkelijk in mee.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
A.C. van Huffelen