Brief regering : Plan van aanpak anti-omkopingsbeleid exportkredietverzekeringen (ekv)

Nr. 11
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 17 november 2022

Op 8 juli jl. heb ik u de beleidsevaluatie van het anti-omkopingsbeleid voor de exportkredietverzekeringen
(ekv) aangeboden.1 Daarbij heb ik toegezegd om voor het einde van het jaar een plan van aanpak te presenteren
voor de versteviging en verbetering van het anti-omkopingsbeleid voor de ekv. In deze
vervolgbrief informeer ik u, mede namens de Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking,
over de stand van zaken hiervan.

Conclusie rapport

Zoals reeds uiteengezet in de brief van 8 juli jl. is in de beleidsevaluatie door
de externe consultant Partner in Compliance geconcludeerd dat er in de afgelopen jaren
een verscherpt anti-omkopingsbeleid is opgesteld. Wel vergt het anti-omkopingsbeleid
nadere uitwerking. Partner in Compliance heeft daarom een omvangrijk aantal aanbevelingen
gedaan. De aanbevelingen zijn zowel beleidsmatig als organisatorisch als procedureel
van aard. De belangrijkste aanbevelingen betreffen het opstellen van een helder risico-acceptatiebeleid,
verbetering van kennis en kwaliteit op het vlak van compliance d.m.v. training en
kwaliteitswaarborging en verbeterde onderzoeksprocedures. Het Kabinet deelt de conclusie
en aanbevelingen uit deze beleidsevaluatie en erkent de noodzaak tot verdere versterking
van het anti-omkopingsbeleid. Het rapport biedt goede aanknopingspunten voor verdere
aanscherping van het beleid dat sinds 2018 van kracht is.

Een effectief en efficiënt anti-omkopingsbeleid is essentieel voor een goede uitvoering
van de ekv. Het bevorderen van de Nederlandse export gaat hand in hand met eerlijke
handelsvoering. Dit betekent dat de Staat niet betrokken wil zijn bij transacties
die tot stand komen door omkoping. Juist vanwege het uitdagende landschap waarbinnen
de ekv opereert is het van groot belang dat het anti-omkopingsbeleid op orde is.

Gefaseerde plan van aanpak

Om opvolging te geven aan de aanbevelingen uit het rapport is in het voorjaar 2022
een Taskforce anti-omkoping opgericht, bestaande uit de Ministeries van Financiën
en Buitenlandse Zaken en uitvoerder Atradius Dutch State Business (ADSB).

Gezien de omvang van de aanbevelingen is gekozen voor een gefaseerde aanpak. De Taskforce
heeft een prioritering van de aanbevelingen opgesteld. Er zijn afwegingen gemaakt
tussen de ernst en urgentie van de aanbeveling, alsook de makkelijk- of moeilijkheidsgraad
en duur waarin de aanbevelingen kunnen worden geïmplementeerd. Daarnaast is er in
afwisselende mate sprake van samenhang tussen verschillende aanbevelingen. Zo kan
een Enhanced Due Diligence procedure bijvoorbeeld verder uitgewerkt worden wanneer
er sprake is van een definitief risicokader. De aanbevelingen zijn derhalve op basis
van bovenstaande gecategoriseerd in drie fases van A tot en met C waaraan een gefaseerd
tijdspad is gekoppeld.

De aanbevelingen uit fase A zijn gecategoriseerd als meest urgent en behoeven daarom
snel opvolging. Ook bevat de fase A lijst zogeheten «quick wins». Deze aanbevelingen
zijn relatief makkelijk in te voeren en leveren snel verbeteringen op. Op die manier
wordt waar mogelijk eenvoudig uitvoering gegeven aan de aanbevelingen. Er wordt momenteel
uitvoering gegeven aan fase A en het streven is om deze begin 2023 af te ronden.

In tabel 1 worden de verschillende aanbevelingen uit fase A kort toegelicht, alsmede
beschreven hoe hieraan gevolg wordt gegeven.2 Afgelopen tijd zijn voor de belangrijkste aanbevelingen in fase A reeds de benodigde
stappen gezet zoals terug te zien in onderstaande tabel. Zo werkt Partner in Compliance
op verzoek van de Staat sinds de zomer aan een advies dat zal worden vertaald naar
een concreet risico-acceptatiebeleid. Daarmee zal het anti-omkopingsbeleid beschikken
over een helder en effectief risicobeoordelingskader en risico-acceptatie principes
zodat risico’s tijdig worden gevonden en beoordeeld. Ook is er gewerkt aan het opstellen
van een beslisboom voor ADSB, zodat de verantwoordelijkheidsverdeling bij de uitvoerder
helder is, en aan verbeterde dossiervorming. Op deze wijze wordt stapsgewijs toegewerkt
naar een coherent en effectief anti-omkopingsbeleid.

De aanbevelingen uit fase B en C hebben een lagere prioriteit en/of kunnen pas opgevolgd
worden nadat fase A is afgerond. Voor de fase B en C aanbevelingen zijn reeds een
overzicht en schematische planning opgesteld die in grote mate afhankelijk zijn van
de implementatie van Werkplan fase A. Het voornemen is om in het nieuwe jaar te starten
met de implementatie van fase B en C en deze af te ronden voor de zomer. Dit geldt
bijvoorbeeld voor de verdere vormgeving van de Enhanced Due Diligence procedure, het
verdiepend onderzoek dat wordt verricht bij hoog risico. Een andere aanbeveling betreft
de externe communicatie omtrent het anti-omkopingsbeleid, zoals het beter informeren
van exporteurs. Ook hieraan kan pas opvolging worden gegeven in een later stadium
nadat het risicokader helder is.

Het merendeel van de aanbevelingen wordt overgenomen, maar met betrekking tot een
enkele aanbeveling is geconcludeerd dat deze administratieve lasten meebrengt zonder
noemenswaardige versterking van het beleid. Dit betreft de aanbeveling om de anti-omkopingsverklaring
explicieter te maken en uit te breiden. Zo wordt aanbevolen om twee separate verklaringen
op te stellen omtrent de juistheid en volledigheid van informatie en de verklaring
van de exporteur dat er geen omkoping plaats vindt. Dit brengt vooral extra documentatie
mee, terwijl de verklaring bovenal eenvoudig te begrijpen en bondig dient te blijven.

Tabel 1: Werkplan Fase A

Aanbeveling

Stand van zaken

1. Risicokader

Een van de voornaamste aanbevelingen uit het rapport betreft het opstellen van een
concreet risicokader en risico-acceptatiebeleid zodat omkopingsrisico’s efficiënt
en effectief kunnen worden geïdentificeerd en beoordeeld.

Partner in Compliance is gevraagd om met een advies te komen voor een risicokader
en risico-acceptatiebeleid. Een dergelijk kader dient als basis voor een effectief
en efficiënt anti-omkopingsbeleid. Naar verwachting zal dit advies in december 2022
worden afgerond.

2. Oprichting tweedelijns compliance functie

Een tweedelijns compliance functie houdt in dat er aparte compliance officers zijn
binnen de organisatie met afgebakende verantwoordelijkheden. Zij doen onderzoek naar
transacties met een verhoogd risico en zijn verantwoordelijk voor de kwaliteitswaarborging
van compliance.

De eerstelijns compliance functie bestaat uit de underwriters, die zelf het onderzoek
uitvoeren voor de initiële risicoclassificatie. Wanneer Enhanced Due Diligence (EDD)-onderzoek,
het verdiepend onderzoek bij hoog risico, vereist is zal dit worden geëscaleerd naar
de compliance-afdeling.

Vanaf 1 januari 2023 zal binnen ADSB de tweedelijns compliance functie worden ingevoerd.
De invoering ervan is deels afhankelijk van het risicokader, aangezien de verantwoordelijkheid
voor de beoordeling van transacties met een verhoogd risico primair bij compliance
ligt.

3. Beslisboom

De beslisboom zorgt voor een overzicht om te bepalen wanneer EDD-onderzoek in geval
van een verhoogd risico nodig is. Daarmee wordt de taakverdeling binnen ADSB omtrent
compliance helder. Daarbij zal EDD-onderzoek worden geëscaleerd naar de compliance-afdeling.

De beslisboom is in oktober 2022 afgerond zodat de compliance werkzaamheden binnen
ADSB helder zijn. Er is een taakverdeling opgesteld waarmee is verduidelijkt wanneer
de underwriters onderzoek uitvoeren en wanneer de compliance officers EDD-onderzoek
verrichten. Deze beslisboom wordt verder verfijnd aan de hand van het risicokader.

4. Agentenbeoordeling

De agentenbeoordeling dient volgens het rapport nader te worden uitgewerkt en gestroomlijnd.
Ten tijde van de evaluatie was deze beperkt tot een summiere opsomming van feiten
waarbij onderzoek en een helder eindoordeel ontbraken.

Er is een vragenlijst voor de agentenbeoordeling opgesteld aan de hand waarvan agentenrisico’s
binnen transacties op consistente en effectieve wijze zullen worden beoordeeld. Deze
zal aan de hand van het risicokader verder worden uitgewerkt en daarna worden geïmplementeerd.

5. Training

Het rapport concludeert dat het belang van een verstevigd en versterkt anti-omkopingsbeleid
breed wordt onderkend, maar het schort aan de nodige kennis op dit vlak binnen ADSB.
Met het trainen en aantrekken van kundig personeel wordt kennis op peil gehouden en/of
bijgebracht.

ADSB heeft, met hulp van Partner in Compliance, trainingen ontwikkeld. Deze worden
vanaf november 2022 terugkerend gehouden. Het compliance team wordt verder versterkt.

6. Update format Client Due Diligence dossier

Het format van het Client Due Diligence dossier, het format voor het zogenaamde klantdossier,
dient te worden geüpdatet. Zo dient duidelijk te zijn welke informatie en documentatie
in het dossier horen te staan.

Er is een handleiding voor klantdossiers uitgewerkt. Deze zal in december 2022 worden
geïmplementeerd. Er is bepaald welke informatie en documentatie het dossier dient
te bevatten. Het opstellen van een conclusie waarin de overwegingen zijn opgenomen
maakt hier onderdeel van uit.

7. Rapportage afwijzing/intrekking dossiers

Het rapport beveelt aan om inzichtelijk te maken welke aanvragen niet doorgaan vanwege
compliance- of reputatierisico’s. Een beter inzicht kan helpen bij het verder vormgeven
van het beleid.

ADSB voegt sinds november de intrekkings- of afwijzingsredenen toe aan rapportages.

8. Delen van ervaringen

Het opzetten van platforms vormt een laagdrempelige manier om kennis en ervaring ter
verbetering van het anti-omkopingsbeleid uit te wisselen.

Aan deze aanbeveling wordt gewerkt, onder andere via het organiseren van een maandelijks
compliance-overleg tussen ADSB, het Ministerie van Financiën en het Ministerie van
Buitenlandse Zaken en deelname aan internationale bijeenkomsten gericht op het uitwisselen
van ervaringen.

9. Meldingsplicht

Het ontbreekt aan een concrete meldingsprocedure in het geval van een vermoeden of
geloofwaardige verdenking van omkoping. Hiervoor dienen criteria en een rolverdeling
te worden opgesteld. Dit geldt zowel voor een meldingsprocedure voor ADSB aan de Staat,
als voor de Staat aan de FIOD.

Het Ministerie van Financiën werkt aan het opzetten van een meldingsprocedure. Hierbij
ligt de nadruk op de invulling van de definitie «geloofwaardige verdenking» en «concrete
aanwijzing» van omkoping. Een aanvullende vraag is welke informatie kan worden verstrekt
en in hoeverre we hier transparant over kunnen communiceren.

10. Roulatie underwriters

De roulatie van underwriters bij ADSB, in het bijzonder de beheerders van de zogeheten
key accounts van ADSB, dient te worden geformaliseerd om voldoende onafhankelijkheid
te waarborgen.

Deze aanbeveling is inmiddels geformaliseerd in beleid.

Tot slot

Het kabinet acht het van groot belang dat het anti-omkopingsbeleid van de ekv op orde
is. De evaluatie van Partner in Compliance biedt goede aanknopingspunten om dit beleid
verder te versterken. Inmiddels zijn hiertoe al belangrijke stappen gezet, zoals hierboven
geschetst. De komende tijd zal dit verder worden uitgewerkt. Het streven is om voor
de zomer alle aanbevelingen uit het rapport (inclusief fase B en C) omgezet te hebben
naar staand beleid. Tevens is het voornemen om bedrijven en maatschappelijke organisaties
hierbij te betrekken via een gesprek over de vormgeving van het herziende beleid.
Voor de zomer 2023 zal ik uw Kamer over de uitkomsten hiervan informeren.

De Staatssecretaris van Financiën,
M.L.A. van Rij