Brief regering : Beantwoording vragen die gesteld zijn tijdens het dertigledendebat staat van het Hotspotarchief Covid-19 van 4 oktober 2022

Nr. 1963
BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 3 november 2022

Hierbij zend ik u de antwoorden op de vragen van:

– Het lid Agema (PVV) over het niet verstrekken van documenten aan leden van de Tweede
Kamer versus het wel inzage geven aan de Parlementaire enquêtecommissie: graag een
brief met uitleg waarom ik als Kamerlid niet het advies tot de mondkapjesplicht mag
uitpluizen, en de parlementaire enquêtecommissie wel.

– Het lid Omtzigt (Omtzigt) inzake de archivering van de OMT-verslagen in de Hotspot
Covid-19:

• Graag uitleg over wat bij het RIVM precies wordt bewaard.

• Het openbaar maken van de onderliggende selectielijsten.

• Het verzoek om de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed voor het einde van de winter
verslag te laten doen over de stand van de Hotspot-archieven van de belangrijkste
actoren.

In dit kader licht ik graag wat uitgebreider toe hoe Covid-gerelateerde informatie
binnen het Ministerie van VWS gearchiveerd wordt en wanneer deze informatie met de
Kamer gedeeld kan worden.

Archivering

Het waarderen en selecteren van informatie (kortweg: archiveren) moet worden onderscheiden
van het gebruik van deze informatie (zoals voor openbaarmaking). Het eerste wordt
geregeld in de Archiefwet, het tweede door onder andere de Wet Open Overheid (Woo),
het artikel 68 van de Grondwet (inlichtingenplicht) en de Wet op de parlementaire
enquête.

Voor het archiveren worden zogenaamde selectielijsten opgesteld. Daarin staat per
categorie welke informatie hoe lang bewaard wordt. Als een bewaartermijn verstrijkt
wordt de informatie vernietigd of – zoals in het geval van de Hotspotinformatie van
het Ministerie van VWS – blijvend bewaard en overgebracht naar het Nationaal Archief.
Ruim voordat de overdracht van het Hotspot-archief aan het Nationaal Archief plaatsvindt
wordt een inspectie hierop uitgevoerd door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.

Hotspots: definitie en criteria

Covid-19 is aangemerkt als zogenaamde Hotspot. Een Hotspot is een gebeurtenis of kwestie
die zorgt voor een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers
en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering
veroorzaken. Een Hotspot voldoet aan één of meer van de volgende criteria:

– Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor
veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat
in de media.

– Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen
tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties
los.

– Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek
debat over het functioneren van de Nederlandse overheid.

– Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de Minister of het
kabinet ernstig is bedreigd.

Door te archiveren met behulp van het instrument Hotspot wordt het mogelijk om documenten
die in de reguliere situatie voor vernietiging in aanmerking komen toch blijvend te
bewaren. In het geval van de Hotspot Covid-19 komen documenten die relevant zijn voor
de reconstructie van het handelen van VWS in aanmerking voor blijvende bewaring en
worden dan uiteindelijk -onder de huidige archiefwet na 20 jaar -overgebracht naar
het Nationaal Archief en daarmee in principe openbaar en voor eenieder toegankelijk.
In de Hotspot kunnen documenten zijn opgenomen die na overbrenging niet openbaar gemaakt
kunnen worden vanwege hun vertrouwelijke en/of gevoelige inhoud. De openbaarheid van
deze documenten kan in dat geval op grond van de Archiefwet voor een bepaalde periode
worden opgeschort (met andere woorden: de documenten kunnen een openbaarheidsbeperking
krijgen). Een besluit tot beperking van openbaarheid gaat aan de overbrenging vooraf.
Dit besluit wordt door de Minister genomen met inachtneming van het advies van de
Algemeen Rijksarchivaris en in de Staatscourant gepubliceerd zodat eenieder daar kennis
van kan nemen. Daarmee zijn deze documenten gedurende deze periode niet voor iedereen
toegankelijk, maar wel in te zien voor specifieke doelgroepen en voor specifieke doeleinden.

Reguliere archivering

Naast archivering in de Hotspot archiveert VWS uiteraard ook volgens de reguliere
voorschriften en bepalingen van de Archiefwet. Dat betekent dat VWS doorgaat met het
veiligstellen en archiveren van documenten die betrekking hebben op Covid-19, ook
als die zijn opgemaakt of ontvangen na de einddatum van de crisis zoals deze in de
Hotspot voor VWS is vastgelegd. Gezien het onderwerp zullen documenten waarmee het
handelen van VWS gereconstrueerd kan worden ook in aanmerking komen voor blijvende
bewaring en daarmee op termijn eveneens overgebracht worden naar het Nationaal Archief.

Verzoek om onderliggende selectielijsten openbaar te maken

Naar aanleiding van het verzoek om spoedig onderliggende selectielijsten openbaar
te maken stuur ik met deze brief de volgende documenten:

– De reguliere selectielijst van het Ministerie van VWS.

– De reguliere selectielijst van het RIVM.

– De Hotspotlijst van VWS, inclusief de Hotspotlijst van het RIVM. Dit is een aanvulling
op de reguliere selectielijsten.

– De afbakeningsdocumenten VWS deel 1 en 2. Dit zijn interne documenten die de inhoud
van de Hotspot gedetailleerd onderbouwen.

Ik heb de departementen AZ, JenV, SZW en Financiën verzocht om ook onderliggende selectielijsten
aan de Kamer te sturen.

Archivering OMT-documenten

Ten aanzien van de vraag van het lid Omtzigt welke documenten van de OMT-vergaderingen
in het Hotspotarchief worden opgenomen, heeft het RIVM aangegeven dat de volgende
documenten in het archief worden opgenomen:

– Agenda

– Ingediende stukken

– Adviesaanvraag (indien aanwezig)

– Concept-advies

– Definitief advies (adviesbrief)

– Deelnemerslijst

– Conceptverslagen

– Definitieve verslagen

– Aantekeningen van de notulist, indien deze zijn gemaakt

Zoals ik in een eerdere brief1 aangaf, staat het «belang van de staat» in de weg van het openbaar maken van de OMT-verslagen.

Inlichtingenplicht en verschoningsgrond (artikel 68 Grondwet)

Het «belang van de staat» uit artikel 68 van de Grondwet verzet zich tegen openbaarmaking
van de verslagen. Het is in het belang van de staat om de gemaakte afspraken met de
OMT-leden te waarborgen en de informatie niet te verstrekken aan de Kamer. Wanneer
de verslagen openbaar gemaakt worden, wordt vrije gedachtenvorming binnen het OMT
immers onmogelijk gemaakt. Deelnemende experts zullen zich niet meer vrij voelen zich
te uiten, wetende dat de informatie achteraf openbaar wordt gemaakt. Daarmee zullen
de leden niet meer bereid zijn hun expertise en mening met elkaar te delen, waardoor
het OMT als geheel niet meer functioneert. Openbaarmaking van OMT-notulen raakt zodoende
aan het belang van de staat en het belang van de maatschappij als geheel. Hetzelfde
geldt uiteraard voor het openbaar maken van geluidsopnamen.

Inlichtingenplicht en verschoningsgrond (Wet op de parlementaire enquête)

Ook de Wet op de parlementaire enquête kent de verschoningsgrond «belang van de staat»
(geregeld in artikel 19), dat op eenzelfde manier wordt ingevuld. In de voorbereiding
op een parlementaire enquête maken de voorzitter van de commissie en de coördinerend
bewindspersoon afspraken over onder andere de blijvende vertrouwelijkheid van documenten,
en hoe de departementen de stukken aan de commissie moeten aanleveren. In de regeling
parlementair en extern onderzoek en de regeling vertrouwelijke stukken, beiden onderdeel
van het Reglement van Orde van uw Kamer, staat de omgang met vertrouwelijke stukken
beschreven. Deze zijn ook van toepassing voor een parlementaire enquête. Bij de parlementaire
enquête worden in beginsel alle beschikbare documenten, dus ook vertrouwelijke documenten
zoals OMT-verslagen, aan de commissie ter beschikking gesteld. Over de wijze waarop
en de randvoorwaarden van verstrekking worden zoals gebruikelijk afspraken gemaakt
tussen regering en parlement.

Verzoek tot versnelde inspectie op de staat van de Hotspot Covid-19

Het verzoek tot inspectie naar «de staat van de Hotspot van VWS» is onderdeel van
een inspectie naar de Hotspot Covid-19 in de volle breedte, waarbij de Inspectie onder
andere zal kijken naar de opvolging van de aanbevelingen in het onderzoek «Archivering
van de MH-17 informatie». Het verzoek tot versnelling van deze inspectie is gemeld
bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Omdat op korte termijn geen capaciteit
kan worden vrijgemaakt houdt de Inspectie nog vast aan de planning voor 2023–2024
conform het werkprogramma.

Tenslotte kan ik u melden dat de volgende vragen uit het dertigledendebat (Handelingen
II 2022/23, nr. 7, item 30) zijn doorgeleid en de betreffende departementen uw Kamer separaat informeren:

– De vraag van lid Tielen over de praktische toepasbaarheid van de Archiefwet, ook in
relatie tot de WOO, is doorgeleid naar OCW.

– De vraag van lid Tielen of de nieuwe Archiefwet wel oplossingen biedt voor de problemen
rond archiefbescheiden, is doorgeleid naar OCW.

– De vragen van de leden Tielen en Paulusma2 met verzoek of de Kamer voorafgaand aan het wetgevingstraject kan worden geïnformeerd
over de beoogde wijzigingen aan de Archiefwet, zijn doorgeleid naar OCW.

– De vraag van lid Agema over sms-berichten van Rutte bij andere departementen, is doorgeleid
naar AZ.

– De vraag van lid Omtzigt met betrekking tot de Hotspotlijst van AZ, en het Catshuisberaad,
is doorgeleid naar AZ.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
E.J. Kuipers