Brief regering : Informatievoorziening IGJ – rapport ‘Gestapelde ambities’

Nr. 66
BRIEF VAN DE MINISTER VOOR MEDISCHE ZORG

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 2 juli 2021

Met mijn brieven van 11 december jl. en 12 januari jl. heb ik uw Kamer geïnformeerd
over het besluit van de IGJ om een pas op de plaats te maken met de invoering van
een nieuw ICT-zaaksysteem SPEC1. In het kader van deze pas op de plaats heeft ABDTOPConsult dit voorjaar een onderzoek
uitgevoerd naar het verloop van de ontwikkeling en invoering van SPEC en de lessen
die hieruit zijn te trekken. Ik heb toegezegd uw Kamer te informeren over de uitkomsten
van dit onderzoek. Met deze brief doe ik deze toezegging gestand. Ik ga achtereenvolgens
in op de belangrijks conclusies en aanbevelingen van ABDTOPConsult en het vervolg
dat de IGJ hieraan geeft.

«Gestapelde ambities»

Het onderzoek van ABDTOPConsult richtte zich op de vraag hoe het heeft kunnen gebeuren
dat pas tijdens de implementatie is gebleken dat SPEC de toezichtprocessen binnen
IGJ onvoldoende ondersteunt. De resultaten van dit onderzoek zijn opgenomen in bijgaand
rapport «Gestapelde ambities»2. Op basis van een documentenanalyse en gesprekken met meer dan vijftig betrokkenen,
zowel binnen als buiten de IGJ, trekken de onderzoekers de volgende conclusies:

• De IGJ kwam in de periode 2012–2017 onder politieke druk tot een grote veranderambitie
voor haar organisatie, waaronder een betere informatievoorziening. De stapeling van
ambities is bij de start niet goed afgewogen tegen het vermogen van de IGJ om het
veranderings- en IT-ontwikkelingsproces te leiden en te sturen.

• De belangrijke keuzes voor een zaaksysteem als oplossing voor de gehele ICT-ondersteuning
van alle toezichtprocessen en voor DICTU als leverancier waren vooral gebaseerd op
een commitment aan Rijksbrede ambities en zijn overhaast en vanuit een gebrekkig overzicht
gemaakt.

• De cruciale succesfactor van eigenaarschap in de lijnorganisatie van de IGJ was voor
SPEC gedurende grote delen van het project niet vervuld.

De onderzoekers doen de volgende aanbevelingen:

• Blik zelf mede op basis van dit rapport intern grondig terug op SPEC, ook op het aspect
cultuur en leiderschap.

• Vertrek bij het zetten van vervolgstappen op IV-terrein vanuit de actuele visie op
de ontwikkeling van het toezicht, rekening houdend met de variëteit per toezichtsdomein.

• Kies voor stapsgewijze invulling van nieuwe IV-functionaliteiten met de bestaande
systemen als vertrekpunt en zet daarbij de gebruiker centraal.

Het is een kritisch en evenwichtig rapport dat de IGJ handvatten biedt voor de verdere
vormgeving van haar IT-landschap. In het vervolg van deze brief licht ik toe welke
stappen op dit gebied al zijn genomen en welke nog moeten worden gezet.

Stand van zaken roll-back

In de afgelopen maanden zijn de circa honderd IGJ-medewerkers die al met SPEC werkten,
teruggegaan naar de bestaande systemen. De continuïteit van het toezichtproces is
tijdens deze «roll-back» niet in het geding geweest. KPMG heeft op verzoek van de
IGJ de bestaande systemen onderzocht en concludeert op basis van dit onderzoek dat
de technische robuustheid voldoende is om de dienstverlening van IGJ in de komende
jaren te ondersteunen. Wel gaat de IGJ op advies van KPMG aan de slag met een aantal
verbeterpunten voor het beheerproces, de monitoring en het trainen van medewerkers
in het juiste gebruik van de applicaties en het werken met documenten.

Met leverancier DICTU zijn afspraken gemaakt over de financiële afwikkeling. Over
2021 betaalt de IGJ nog circa € 0,9 mln. aan DICTU voor de ontvlechting van SPEC.
Daarmee is in totaal een bedrag van € 36 mln. direct of indirect toe te rekenen aan
bouw, ontwikkeling, beheer en (de-)implementatie van SPEC. Dat is inclusief een bijdrage
aan de ontwikkelkosten van de basisdienst «Rijkszaak» en een schatting van de kosten
voor de inzet het eigen personeel van de IGJ.

Vervolg

De uitkomsten van het «robuustheidsonderzoek» van KPMG geven de IGJ de ruimte om verder
te werken aan een toekomstbestendige IT-ondersteuning binnen haar organisatie. Hier
ligt voor de IGJ een stevige opgave. De focus ligt allereerst op het verbeteren van
de sturing op én organisatie van de informatievoorziening. De aanbevelingen uit het
rapport «Gestapelde ambities» worden daarbij meegenomen.

Ten aanzien van de brede informatievoorziening concludeerde onderzoeksbureau VKA eind
vorig jaar dat IGJ beschikt over goede bouwstenen en diverse nieuwe, goedwerkende
applicaties. Tegelijkertijd blijft vernieuwing noodzakelijk, bijvoorbeeld om het datagedreven
werken binnen het toezicht beter te kunnen ondersteunen. De IGJ werkt daarom aan de
doorontwikkeling van haar business architectuur. De verschillende toezichtprocessen
binnen de IGJ worden doorvertaald naar een concrete informatiebehoefte. Vanuit deze
informatiebehoefte wordt vervolgens stapsgewijs en samen met gebruikers bekeken welke
aanvullende IV-functionaliteiten noodzakelijk zijn. Daarnaast wordt de sturing op
de informatievoorziening en IV-projecten beter belegd binnen de lijnorganisatie van
de IGJ. Een kwartiermaker wordt aangesteld om dit de komende maanden concreet vorm
te geven.

Het in mijn brief van 12 januari jl. aangekondigde onderzoek naar de toepasbaarheid
van zaakgericht werken binnen de IGJ loopt nog door tot na de zomer. Het aantrekken
van een geschikte partij om dit onderzoek uit te voeren kostte meer tijd dan voorzien.
Binnen dit onderzoek wordt bekeken welke (deel)functionaliteiten en specificaties
van SPEC alsnog ingezet zouden kunnen worden om de toezichtprocessen binnen IGJ te
ondersteunen. De uitkomsten vormen een belangrijke bouwsteen voor de verdere doorontwikkeling
van de informatievoorziening binnen de IGJ. Mede op basis van deze analyse kunnen
ook de financiële consequenties van de pas op de plaats in kaart worden gebracht.

Tot slot

Ik zal uw Kamer dit najaar nader informeren over de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening
binnen de IGJ en de uitkomsten van het onderzoek naar de toepasbaarheid van zaakgericht
werken binnen de IGJ.

De Minister voor Medische Zorg,
T. van Ark