Brief regering : Achtste jaarrapportage Commissie van Aanbestedingsexperts

Nr. 118
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN ECONOMISCHE ZAKEN EN KLIMAAT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 28 juni 2021

Met deze brief informeer ik u over de achtste jaarrapportage van de Commissie van
Aanbestedingsexperts (hierna: Commissie)1. Het betreft de periode 1 maart 2020 tot 1 maart 2021. De Commissie publiceert deze
rapportage ook op haar website. In deze brief geef ik een samenvatting van de resultaten
van de jaarrapportage en een korte appreciatie daarvan.

De Commissie is in 2013 ingesteld om snel, zorgvuldig en laagdrempelig bij te dragen
aan het oplossen van aanbestedingsklachten door te bemiddelen of door niet-bindende
adviezen te geven. In het verslag van het Schriftelijk Overleg over de Commissie van
8 april 20132 is toegezegd dat ik de periodieke rapportage van de Commissie jaarlijks aan uw Kamer
stuur. Met deze brief geef ik invulling aan deze toezegging. Ook geef ik uitvoering
aan de motie van het lid Bruins3 die verzoekt de capaciteit en doorlooptijden van de Commissie van Aanbestedingsexperts
te monitoren en de Kamer hierover ten minste eens per jaar te informeren.

Statistieken en onderwerp van klachten

De Commissie rapporteert dat in het afgelopen jaar 50 klachten zijn ingediend door
(vertegenwoordigers van) ondernemers. Dit aantal is iets lager dan de voorafgaande
vier jaren. De onderwerpen waarover geklaagd is, hebben hoofdzakelijk betrekking op
overheidsopdrachten. In het rapportagejaar zijn 9 klachten niet in behandeling genomen
(tegenover 15 vorig jaar). De Commissie is in de loop van dit rapportagejaar kritischer
gaan prioriteren welke klachten worden behandeld. De Commissie gaat na of een eventueel
advies naar verwachting nog voldoende effect zal hebben op de betrokken aanbestedingsprocedure
of bijdraagt aan een breder leereffect voor de aanbestedingspraktijk. Dit betekent
in de praktijk dat de Commissie klachten die gaan over uitsluitings-, selectie- en
gunningsbeslissingen niet meer behandelt, wanneer een advies geen effect meer zal
hebben op de betrokken procedure doordat kritische termijnen dreigen te verlopen en
de aanbestedende dienst desgevraagd weigert de procedure op te schorten of doordat
kritische termijnen al zijn verstreken. In die gevallen wordt bezien of nog sprake
kan zijn van een breder leereffect. Als ook dat niet het geval is, informeert de Commissie
de klager waarom wordt afgezien van (verdere) behandeling van zijn klacht.

De Commissie heeft het dit rapportagejaar meer adviezen uitgebracht (42, tegenover
21 vorig jaar), waarvan 20 adviezen klachten betrof uit het huidige rapportagejaar
en 22 adviezen klachten betrof die zijn ingediend in de twee voorgaande rapportagejaren.
Met gezamenlijke inspanning en tijdelijke ondersteuning is de Commissie dit rapportagejaar
erin geslaagd om de productie met 42 adviezen weer op het oude niveau terug te brengen.
De Commissie geeft verder aan de opgelopen achterstanden als gevolg van problemen
in de bezetting in de eerste helft van het jaar te hebben weggewerkt.

Doorlooptijden

De gemiddelde doorlooptijd van adviezen met een kritieke termijn (en waarin het advies
nog een rol kon spelen in de uitkomst van de procedure) is dit rapportagejaar gestegen
naar 52 dagen, ten opzichte van 33 dagen in het jaar ervoor. De Commissie heeft eerder
toegezegd dat zij zich zal inspannen om in zaken met een kritieke termijn binnen 30
dagen na ontvangst van de reactie van de aanbestedende dienst advies uit te brengen.
In 7 van de 12 zaken met een kritieke termijn is zij daarin geslaagd door gemiddeld
al binnen 16 dagen na ontvangst van de reactie op de klacht met een advies te komen.
In 5 klachten is het advies niet binnen deze termijn uitgebracht, maar wel vóór het
verstrijken van de kritieke termijn doordat de aanbestedende diensten de kritieke
termijn hadden opgeschort. De doorlooptijden van klachten zonder kritieke termijn
zijn gedaald van 176 naar 112,5 dagen.

Opschorting aanbestedingsprocedures en opvolging van adviezen

De Commissie meldt dat de bereidheid van aanbestedende diensten om de kritische termijnen
in de aanbestedingsprocedure te verlengen of op te schorten, laag blijft (29% tegenover
25% vorig jaar). Daarnaast heeft de Commissie opnieuw navraag gedaan naar de opvolging
van haar adviezen. Hieruit blijkt dat in 4 van de 6 onderzochte klachten de aanbestedende
dienst op verzoek van de Commissie aanpassingen in de aanbestedingsprocedure heeft
gedaan.

Samenstelling Commissie

Per 1 januari 2021 is mevrouw mr. A.C.M. Fischer-Braams benoemd tot voorzitter van
de Commissie en volgt zij prof. mr. C.E.C. Jansen op. Met ingang van 19 april 2021
is mevrouw mr. G.R. Werkman-Bouwkamp benoemd tot vicevoorzitter. Ook is de termijn
van de heer mr. drs. T.H. Chen verlengd. Alle leden zijn (her)benoemd tot 1 juni 2022.
Dit is een kortere (her)benoemingstermijn dan gebruikelijk. Reden hiervoor is dat
de Commissie in de nabije toekomst een andere rol krijgt in het kader van de maatregelen
die ik voornemens ben te nemen ter verbetering van de rechtsbescherming bij aanbesteden.4 Ik zet daarbij in op snelle advisering door de Commissie over klachten over het ontwerp
van de aanbesteding (situatie voordat een ondernemer een inschrijving heeft ingediend,
hierna: designklachten). Gezien deze verandering en omwille van de continuïteit ligt
het nu niet in de rede om langdurig een nieuwe Commissie te benoemen, maar dat pas
te doen als haar aangepaste rol helemaal duidelijk is.

Appreciatie en vervolgstappen

Ik heb waardering voor de wijze waarop de Commissie in dit rapportagejaar de productie
van het aantal uitgebrachte adviezen weer op het oude niveau heeft teruggebracht en
de opgelopen achterstanden heeft weggewerkt. Ook is de Commissie nadrukkelijk bezig
de doorlooptijden te verkorten. Ik blijf daarover met hen in gesprek. De Commissie
merkt in haar rapportage terecht op dat de organisatie van de Commissie moet worden
aangepast om mijn ambitie van snelle advisering te kunnen realiseren. Ook dit heeft
mijn aandacht. In overleg met de Commissie bekijk ik wat nodig is qua capaciteit en
aanpassingen in de werkwijze.

Verder toont de rapportage dat het aantal klachten waarbij de aanbestedende dienst
zich bereid heeft getoond om de procedure op verzoek van de Commissie op te schorten,
in lijn ligt met de voorgaande jaarrapportages en laag blijft. Mede hierom zet ik
in het kader van de maatregelen ter verbetering van de rechtsbescherming in op het
van rechtswege opschorten van de aanbestedingsprocedure met maximaal 14 dagen op het
moment dat de Commissie een designklacht in behandeling neemt. Verder geeft de Commissie
aan dat zij is overgegaan tot het prioriteren van bepaalde klachten, waarbij zij kijkt
of een advies, naar verwachting, voldoende effect zal hebben op de aanbestedingsprocedure.
Dit betekent dat ze klachten over uitsluitings-, selectie- en gunningsbeslissingen
– wanneer geen opschorting plaatsvindt of kritieke termijnen al zijn verstreken –
minder prioriteit geeft. Deze werkwijze is conform het reglement en sluit aan op de
door mij beoogde aangepaste rol, waarbij de Commissie adviseert over designklachten
en niet langer over klachten over bovengenoemde beslissingen. Het is mijn voornemen
om het voor ondernemers mogelijk te maken om voor dergelijke klachten zich te wenden
tot het klachtenloket van de aanbestedende dienst. Dit wordt onderdeel van mijn voorstel
voor wijziging van de Aanbestedingswet 2012. Daarbij zal ik een pilot starten gericht
op het versterken van de klachtenloketten bij deze rol.

De jaarrapportage laat de grote inzet van de Commissie in haar werk zien. Daarnaast
onderschrijft de rapportage ook de belangrijke rol die zij in de aanbestedingspraktijk
vervult door het uitbrengen van gezaghebbende adviezen en het bieden van een laagdrempelige
klachtenafhandeling voor ondernemers. Deze rol wordt verder versterkt door enkele
aanpassingen, zodat de Commissie in het bredere stelsel van rechtsbescherming een
extra waarborg vormt in die gevallen waarin klachtafhandeling bij aanbestedende diensten
nog onvoldoende op peil is.

De Staatssecretaris van Economische Zaken en Klimaat,
M.C.G. Keijzer