Brief regering : Aanbieding landelijk kader en toelichting invulling universitaire ombudsfunctie

Nr. 240 BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 17 december 2020

Bijgaand treft u de «Evaluatie universitaire ombudsfunctie» en het «Landelijk kader
voor invulling universitaire ombudsfunctie» aan1. Hiermee geef ik invulling aan de toezegging die ik heb gedaan in het AO Sociale
veiligheid van januari 2020 om deze evaluatie naar uw Kamer te sturen.2 In reactie op de motie van de leden Van Meenen en Paternotte stel ik uw Kamer op
de hoogte van de inrichting van een ombudsfunctie bij universiteiten.3 Verder informeer ik hierbij uw Kamer over de vertrouwenspersonen binnen de universitaire
zorgstructuur in reactie op de motie van de leden Özütok en Van den Hul en de motie
van het lid Özütok.4

U bent recent geïnformeerd dat de pilot met ombudspersonen is geëvalueerd en dat aan
de hand van de aanbevelingen die uit dit rapport voortvloeien, bij alle universiteiten
een ombudsfunctie wordt ingericht.5 Universiteiten krijgen tot uiterlijk 1 juli 2021 om dit te regelen. Deze richtlijnen
zijn op 12 oktober jl. door de werkgevers- en werknemersdelegaties vastgesteld. In
deze brief ga ik nader in op dit landelijk kader als handvat om de ombudsfunctie vorm
te geven binnen de bestaande hulp- en zorgstructuur van universiteiten. Het landelijk
kader geeft vorm en richting aan de kwaliteiten waaraan een ombudsfunctie moet voldoen
om op een effectieve manier bij te dragen aan een meer toereikend systeem voor de
aanpak van ongewenst gedrag.

Achtergrond

De problematiek die speelt op het gebied van sociale (on)veiligheid raakt de gehele
academie. Onderzoeken van het Landelijk Netwerk Vrouwelijke Hoogleraren, de vakbonden
FNV/VAWO en Promovendi Netwerk Nederland geven aan dat grensoverschrijdend gedrag
structureel voorkomt en vergaande gevolgen heeft. De VSNU en de universiteiten nemen
deze signalen serieus en breiden de bestaande hulp- en zorgstructuur verder uit. Ik
steun deze inzet vanuit de sector om een gezond studie- en werkklimaat te waarborgen.
Daarbij dient ieder lid van de academische gemeenschap ongewenst gedrag op een laagdrempelige
manier te kunnen melden.

Toelichting eindevaluatie – pilot met ombudspersonen

Ik heb uw Kamer recent geïnformeerd dat vorig jaar vier universiteiten onderdeel vormden
van de pilot met een ombudspersoon. Deze pilot met ombudspersonen is geëvalueerd en
de resultaten daarvan zijn vastgelegd in een eindrapport.6 In dit rapport zijn de behoeften en wensen van de sector ten aanzien van de toekomstige
universitaire ombudsfunctionaris in kaart gebracht. Daarnaast besteedt het rapport
aandacht aan de voorwaarden die bijdragen aan het effectief inbedden van een ombudsfunctie
binnen de bestaande universitaire meldingsstructuur. Deze uitgangspunten worden hierna
nader toegelicht.

Landelijk kader voor universitaire ombudsfunctie

De aanbevelingen die uit de evaluatie voortvloeien gaan in op de afbakening, rol en
reikwijdte van de universitaire ombudsfunctie. Deze aanbevelingen zijn vertaald naar
een landelijk kader. In het landelijke kader worden de volgende kerntaken van de ombudsfunctionaris
beschreven: het signaleren van ongewenste patronen die aan ongewenst gedrag ten grondslag
liggen, het (on)gevraagd advies geven over casussen, contact onderhouden met alle
relevante partijen en het naar aanleiding van een melding onafhankelijk (en op eigen
initiatief) onderzoek doen. De ombudsfunctionaris kan daarbij zowel voor melder als
beklaagde optreden. De ombudsfunctionaris heeft een onderzoekende en adviserende rol
ten aanzien van een casus. Daarnaast kan hij/zij desgewenst een bemiddelende rol innemen.

De volgende uitgangspunten vormen daarbij het fundament van de onderzoekbevoegdheid
van de ombudsfunctie, ook om de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de ombudsfunctionaris
te borgen:

• De ombudsfunctie wordt binnen de formele structuur van de universiteit ondergebracht
en rapporteert en adviseert direct aan het college van bestuur van de universiteit
(cvb);

• De onafhankelijke en gezaghebbende positie van de ombudsfunctie wordt formeel vastgelegd;

• Voorafgaand aan de aanstelling van de ombudsfunctionaris worden in een reglement of
statuut de taken en bevoegdheden van de ombudsfunctie beschreven;

• De ombudsfunctie legt verantwoording af aan het cvb, en rapporteert de bevindingen
in de vorm van een jaarverslag.

Tot slot neemt de universiteit een besluit of de ombudsfunctionaris voor het personeel
ook toegankelijk is voor studenten. Ik roep de universiteiten op om dit te doen. De
universiteiten kunnen dit bijvoorbeeld inrichten door het aanstellen van een gecombineerde
ombudsfunctionaris voor zowel medewerkers als studenten, of door een gedeelde ombudsfunctie
met twee verschillende functionarissen voor medewerkers en voor studenten.

Aansluiting ombudsfunctie op bestaande zorg- en hulpstructuur

Het is belangrijk dat de ombudsfunctie de bestaande vangnetten op het gebied van sociale
veiligheid gaat versterken. In de eindevaluatie van de pilot wordt dit beeld bevestigd:
de ombudsfunctionaris vult het werk van de vertrouwenspersonen, (klachten-)commissies
en andere functionarissen aan. Dit licht ik hierna verder toe.

Complementariteit ombudsfunctie en vertrouwenspersonen

In het landelijke kader wordt een duidelijke, complementaire, rolverdeling tussen
ombudsfunctionarissen en vertrouwenspersonen neergezet. Vertrouwenspersonen zijn gericht
op de individuele melder, terwijl de ombudsfunctie juist breder kijkt en adviseert
over achterliggende factoren die de individuele casus overstijgen.

Vertrouwenspersonen zijn in beginsel partijdig en ondersteunen de melder bij het vinden
van een werkbare oplossing. De ombudsfunctie is onpartijdig, kan zelf de afweging
maken om te onderzoeken, en kan een bemiddelende rol spelen tussen een melder en de
instelling. De vertrouwenspersoon en ombudsfunctionaris zijn dus complementair in
de hulpstructuur en dragen gezamenlijk bij aan de aanpak van grensoverschrijdend gedrag.

Andere partijen in de zorg- en hulpstructuur

De zorg- en hulpstructuur omvat meer dan vertrouwenspersonen en ombudsfunctionarissen.
Ook leidinggevenden, personeelsfunctionarissen, studieadviseurs, studentendecanen,
bedrijfsartsen, klachtencommissies, commissies ongewenst gedrag en commissies wetenschappelijke
integriteit spelen een rol bij het werken aan een gezond en veilige studie- en werkomgeving.
Buiten de instellingen kan een beroep gedaan worden op de Nationale ombudsman en op
de vertrouwensinspecteurs van de Inspectie van het Onderwijs als tweedelijns klachtenbehandelaars.

In principe dienen klachten op een adequate wijze te worden behandeld door de universiteit
zelf. Zo kan de instelling ervan leren. Voor die gevallen waarin de interne behandeling
van een melding niet tot een bevredigende oplossing leidt, kan de melder terecht bij
de Nationale ombudsman als externe en onafhankelijke tweedelijns klachtbehandelaar.
Vanuit zijn kennis en expertise van het klachtrecht is de Nationale ombudsman ook
betrokken bij het effectief inbedden van de ombudsfunctie en het ondersteunen van
de ombudsfunctionarissen bij universiteiten. Ik waardeer de samenwerking tussen de
VSNU, de universiteiten en de Nationale ombudsman om de ombudsfunctie goed op de bestaande
klacht- en meldingsstructuren aan te laten sluiten.

Zichtbaarheid en duurzame inbedding

De zichtbaarheid van de relevante functionarissen en commissies is van het groot belang.
Ik heb daarom uw Kamer op 8 oktober jl. geïnformeerd dat de VSNU een stroomschema
heeft ontwikkeld (Kamerstuk 29 338, nr. 222). Dit schema biedt een overzicht van de verschillende routes om ongewenst gedrag
te melden. In reactie op de motie van het lid Özütok, waarin wordt verzocht om de
vindbaarheid van vertrouwenspersonen op onderwijsinstellingen te verhogen, heb ik
er vertrouwen in dat dit stroomschema de bekendheid van vertrouwenspersonen (en andere
functionarissen in de zorgstructuur) ten goede komt.

De ombudsfunctionaris heeft een rol in het signaleren van patronen van ongewenst gedrag
en kan advies uitbrengen over oplossingen voor de onderliggende oorzaken hiervan.
Ik ben daarom van mening dat de ombudsfunctie bij gaat dragen aan het vermogen van
de instellingen om te leren van problemen die zich voordoen op het terrein van sociale
veiligheid. Het aanstellen van ombudsfunctionarissen is daarbij een duidelijk signaal
dat er een plek wordt gecreëerd waar ieder lid van de gemeenschap terecht kan om sociale
(on)veiligheid aan te kaarten.

Vervolgstappen

De pilot is begonnen op universiteiten, maar sociale veiligheid is uiteraard in het
héle hoger onderwijs van belang. Hogescholen kennen hun eigen zorg- en meldingsstructuren.
Ook hogescholen besteden aandacht aan de zichtbaarheid van de relevante functionarissen
en commissies om zo een omgeving te creëren waarin ongewenst gedrag gemeld en besproken
kan worden. Een aantal hogescholen heeft reeds een ombudspersoon. Ik ga met de Vereniging
Hogescholen in gesprek om te bezien of de ombudsfunctie ook voor de andere hogescholen
een gewenste aanvulling op de zorg- en hulpstructuur is, zoals gevraagd in de motie
van de leden Van Meenen en Paternotte.

Eind 2022 wordt het functioneren van de universitaire ombudsfunctie binnen de sector
geëvalueerd. De samenhang tussen de ombudsfunctie en vertrouwenspersonen wordt tevens
meegenomen in de evaluatie. Als antwoord op de motie Özütok/Van den Hul ga ik daarnaast
het gesprek met de universiteiten aan over het verder versterken van de onafhankelijkheid
van vertrouwenspersonen. Ik zal na het verschijnen van de eindevaluatie met de VSNU
en de universiteiten in gesprek gaan over de bevindingen en zal deze uitkomsten te
zijner tijd met uw Kamer delen.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, I.K. van Engelshoven