Brief regering : Rapport Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed archivering MH17-informatie en beleidsreactie

Nr. 157 BRIEF VAN DE MINISTERS VOOR BASIS- EN VOORTGEZET ONDERWIJS EN MEDIA EN VAN JUSTITIE
EN VEILIGHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 7 december 2020

Hierbij sturen wij u het rapport1 van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (IOE) over de duurzame toegankelijkheid
van de informatie rond het neerhalen van vlucht MH17 en de manier waarop door de betrokken
overheidsorganisaties invulling is gegeven aan het project «Blijvend in ons geheugen»
(BIOG).2 In deze brief hebben wij tevens onze beleidsreactie opgenomen.

Aanleiding tot het inrichten van het project BIOG was de motie van het lid Omtzigt
tot het opzetten van een apart archief en een index van MH17-materiaal.3 Het overleg van secretarissen-generaal (SGO) gaf in dit verband aan de Nationaal
Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) de opdracht om de aanpak Rijksbreed
te coördineren.

Tevens zijn in het overleg tussen alle betrokken ministeries, het Nationaal Archief,
de inlichtingen- en veiligheidsdiensten, het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum
(WODC) en de Onderzoeksraad voor Veiligheid (OVV) de archieven met betrekking tot
het dossier MH17 als hotspot benoemd.

Het project BIOG beoogde een gecoördineerde en eenduidige aanpak te bevorderen. Oogmerk
hiervan is dat alle MH17-informatie nu en komende jaren blijvend wordt bewaard en,
waar nodig, uitgezonderd van vernietiging op termijn. De betrokken ministeries zijn
op grond van de Archiefwet 1995 zelf verantwoordelijk voor de archivering van hun
MH17-informatie.4

Beschouwing

Algemeen beeld van het rapport is dat de betrokken organisaties consciëntieus hun
MH17-informatie hebben veiliggesteld. Duurzame toegankelijkheid van de MH17-informatie
is echter nog niet gegarandeerd. Overeenkomstig de Archiefwet 1995 wordt deze informatie
voorlopig nog niet overgebracht naar het Nationaal Archief en blijft ze onder beheer
van de betrokken organisaties.5

In haar beschouwing stelt de Inspectie dat de vraagstukken die een aantal organisaties
heeft ervaren met de archivering van hun MH17-infomatie illustratief zijn voor het
digitale archiefbeheer in de huidige tijd. De aanbevelingen in het rapport zijn bedoeld
als aansporing voor de betrokken organisaties in hun verantwoordelijkheid voor het
transparant houden van de overheidsinformatie.

Beeld en beschouwing onderschrijven wij. De aanbevelingen in het rapport betreffen
niet alleen de archivering van MH17-informatie, maar daarenboven de informatiehuishouding
van de overheid in bredere zin. Onze navolgende reactie bij dit rapport betreft dan
ook de verbetering van de informatiehuishouding van het Rijk als zodanig naast enkele
specifieke aanbevelingen over de archivering rond het neerhalen van vlucht MH17.

Verbetering informatiehuishouding

Om het informatiebeheer in bredere zin te ondersteunen en te verbeteren is binnen
het Rijk het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) ontwikkeld.6 Voor bijvoorbeeld archivering van e-mail, publieke websites en appberichten, waarvan
het belang in een aantal aanbevelingen van het rapport wordt onderstreept, zijn kaders
en handreikingen opgeleverd. De implementatie hiervan bij de departementen wordt door
RDDI ondersteund, bijvoorbeeld middels kennissessies. Voorts wordt voor webarchivering
een voorziening van centrale harvesting geleverd. RDDI is deze zomer tevens een project
gestart rond het archiveren van berichten van sociale media.

De aanpak van de archivering van MH17-informatie heeft tevens lessen opgeleverd voor
het archiveren van informatie met betrekking tot de huidige crisis COVID-19. De NCTV
heeft de aanpak om alle relevante informatie omtrent de COVID-19 crisis binnen het
Rijk blijvend te bewaren gecoördineerd in nauwe samenwerking met Chief Information
Officer (CIO) Rijk en het Nationaal Archief. Het RDDI ondersteunt de centrale overheden
bij de uitvoering van hun aanpak voor zover het de informatiehuishouding raakt.7 De coördinatie voor de lange termijn is overgedragen aan het interdepartementale
programma-DG COVID-19.

Hiermee wordt ervoor gezorgd dat zowel tijdens als na deze crisis een goede reconstructie
van het overheidshandelen kan plaatsvinden.

Bezien wordt op welke wijze de archivering bij grote maatschappelijke gebeurtenissen,
waarbij de nationale crisisstructuur wordt ingezet, een plek kan krijgen in het Nationaal
Handboek Crisisbesluitvorming.

Archivering MH17-informatie

Een van de aanbevelingen in het rapport is het beleggen van een coördinatiepunt waar
afbakeningsvragen over nieuwe of al bestaande MH17-informatie beantwoord kunnen worden.
Deze coördinatie zou ook gelden voor eventuele aanvullende maatregelen voor de archivering.

In reactie hierop is te zeggen, dat het de verantwoordelijkheid van de zorgdrager
is wat binnen de afbakening van de hotspot valt. Het Nationaal Archief kan wat betreft
het Rijk hierbij helpen door hulpmiddelen aan te bieden, zoals een standaard afbakeningsdocument,
door ervaringen te delen en waar nodig te adviseren bij vragen van zorgdragers. De
afbakening en verantwoording hierover is en blijft een keuze en een formeel besluit
van de zorgdrager.

Wel is het goed om op grond van de aanbevelingen nog eens stil te staan bij de hotspotmethodiek
als zodanig. Zo wijst het rapport op de verbinding tussen de selectielijst en hotspotlijst.
Deze twee instrumenten zijn nu op twee aparte plekken van de website van het Nationaal
Archief te vinden. Een dergelijk aspect zal evenals de ervaringen met hotspots in
de afgelopen jaren worden meegenomen bij de actualisering van de handreiking Waardering
en Selectie.8

Tevens is een suggestie van het rapport om ook andere overheidslagen of particuliere
partijen te betrekken bij nadere maatregelen van archivering. Wij zien hier echter
geen specifieke, coördinerende taak voor ons weggelegd. Hiervoor is het speelveld
bovendien te complex. Bovendien zien wij dat ook de andere overheden hun verantwoordelijkheid
nemen, zoals blijkt uit de ledenbrief van de VNG van 19 mei jl., waarin zij gemeenten
aanspoort tot het vastleggen van de crisis COVID-19 als hotspot.9 Wel kan kennis over de hotspotmethodiek worden gedeeld in het kennisnetwerk Informatie
en Archief (KIA) voor de archief- en informatiesector.10

Wat betreft de aanbeveling om organisaties met een wens tot vervroegde overbrenging
te adviseren over de mogelijkheden en de te nemen stappen gaat het Nationaal Archief
met zorgdragers die dat overwegen de randvoorwaarden doornemen en de mogelijkheden
verkennen. Waar het kan zal worden overgegaan tot vervroegd overbrengen. Randvoorwaarden
zijn naast die van technische aard onder meer dat de archiefvormer er zelf voor zorgt
dat de documenten in goede, geordende en toegankelijke staat zijn en er in beginsel
geen beperkingen zijn op de openbaarheid. Omdat het naar verwachting veelal gaat om
beperkt openbaar archief, kan dit de mogelijkheid tot vervroegde overbrenging sterk
reduceren.

Ten aanzien van de informatieoverzichten van de zorgdragers die zijn gepubliceerd
op de website van het Nationaal Archief stelt het rapport vast dat actualisering niet
is gegarandeerd. Bovendien heeft het Nationaal Archief de indruk dat de gepubliceerde
informatieoverzichten slechts beperkt worden geraadpleegd.

Wij wijzen erop dat het aan de zorgdragers zelf is om wijzigingen in de overzichten
aan te brengen, indien zij daartoe aanleiding zien. In voorkomende gevallen is dit
inmiddels ook gebeurd. Deze afweging kunnen zorgdragers alleen zelf maken. Het Nationaal
Archief heeft in het actualiseren zelf geen actieve rol. Wel is hier in de periodieke
Strategische Informatie Overleggen (SIO’s) tussen het Nationaal Archief en de zorgdragers
aandacht voor gevraagd.

Voor de suggestie in het rapport om een onderzoeksgids samen te stellen zijn de betreffende
interne overzichten van betrokken afdelingen te divers en vereisen deze te veel bewerking
om tot een goede en bruikbare onderzoeksgids te worden omgevormd.

Tot slot

De bredere aanbevelingen die voortkomen uit dit rapport zullen voorts besproken worden
in het beraad van de CIO’s van het Rijk en de stuurgroep RDDI, bijvoorbeeld bij de
actualisatie van het Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding Rijk. Zo kan
worden bezien of bestaande afspraken over archivering bijstelling vergen om aan de
aanbevelingen effectief gevolg te kunnen geven.

De Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media,
A. Slob

De Minister van Justitie en Veiligheid,
F.B.J. Grapperhaus