Brief regering : Organisatie van het werk bij de Rijksoverheid in de toekomst

Nr. 289
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 4 december 2020

Tijdens het Algemeen Overleg van 18 november 2020 heb ik toegezegd u te informeren
over de toekomstige organisatie van het werk bij de rijksoverheid, onder meer op het
gebied van ICT, HR en huisvesting. In het vervolg van deze brief beschrijf ik het
proces, de tot dusverre verrichte activiteiten en mijn voornemens voor de komende
periode.

1. Urgentie

Als gevolg van de coronacrisis zijn bij de rijksoverheid, net als bij andere grote
werkgevers, grote veranderingen opgetreden in de werksituatie. Onder moeilijke omstandigheden
is de continuïteit van de dienstverlening door de overheid gegarandeerd en zijn acute
problemen op onder andere medisch, economisch en juridisch gebied onder grote maatschappelijke
en politieke druk opgelost. Sinds maart werkt naar schatting zo’n kwart van de ruim
120.000 medewerkers van de rijksdienst door op locatie om de continuïteit van vitale
overheidsdiensten te garanderen, zoals onder meer gevangenenbewaring, bediening van
infrastructuur, douane en inspecties. Het merendeel van de medewerkers werkt voornamelijk
thuis. De rijksdienst bleek zeer wendbaar en wist ook in de bedrijfsvoering effectief
te anticiperen en in te spelen op de plotselinge veranderingen, onder meer door de
grootschalige invoering van de noodzakelijke ICT-infrastructuur en door thuiswerken
op korte termijn op grote schaal mogelijk te maken. Deze ontwikkelingen hebben grote
consequenties gehad voor de (digitale) werkomgeving en de organisatie van het werk
en heeft het denken over hoe we in de toekomst het werk beter kunnen organiseren in
een stroomversnelling gebracht.

2. Opgave

Er liggen grote kansen om de rijksdienst op diverse terreinen verder te verbeteren
en zo de maatschappelijke meerwaarde voor de samenleving te vergroten. Om die kansen
te verzilveren moeten nu keuzes worden voorbereid over hoe we ons werk organiseren
na de crisis. Intensieve en vernieuwende samenwerking over organisatiegrenzen heen
tussen de verschillende ministeries, medeoverheden, wetenschap en het bedrijfsleven
is cruciaal voor de aanpak van grote maatschappelijke opgaven, zoals bijvoorbeeld
de energietransitie, de aanpak van de georganiseerde misdaad of de transformatie van
de woningmarkt.

Op basis van de ervaringen die in de afgelopen tien maanden zijn opgedaan wordt onderzocht
hoe we het functioneren van de rijksoverheid verder kunnen verbeteren. Wat kunnen
we van deze tijd leren voor de wijze waarop we willen gaan werken in de toekomst?
Hoe kunnen we de lessen uit de crisis vertalen naar de wijze waarop we in de toekomst
opgavegericht en over organisatiegrenzen heen willen samenwerken binnen de rijksdienst
en met partners daarbuiten? Hoe zorgen we dat beleid en uitvoering met elkaar in verbinding
zijn? We beginnen niet vanaf nul. In de afgelopen jaren is al veel denkwerk verricht
en zijn ontwikkelingen in gang gezet waarop kan worden voortgebouwd. Onder meer het
Strategisch Personeelsbeleid Rijk 20251 en de Strategische I-agenda2 gaven op de verschillende bedrijfsvoeringdomeinen al richting. Naast de organisatie-ontwikkeling
van de rijksoverheid is een belangrijke opgave hierbij het vormgeven van «hybride
werken» voor medewerkers, die voor het werk niet aan bepaalde locatie gebonden zijn.
Teams en medewerkers krijgen hierbij de ruimte om optimale keuzes te maken over hoe
ze het werk uitvoeren en waar ze dat doen. Het gaat daarbij onder meer om het vinden
van de balans tussen werken op kantoor, op locatie en thuis, de vormgeving van de
digitale werkomgeving, de wijze waarop leidinggevenden sturing geven en meer professionele
ruimte voor medewerkers om invulling te geven aan het werk en ontwikkeling van de
competenties die daarbij horen.

3. Onderbouwing van te maken keuzes

Ik acht het van belang om de keuzes die we maken te kunnen voorzien van een goede
onderbouwing. Daarom neemt de rijksdienst deel aan het onderzoek «We werken thuis»
van het Center for People and Buildings onder een groot aantal publieke organisaties,
waarin ervaringen met thuiswerken en de behoeften en verwachtingen van leidinggevenden
en medewerkers voor de toekomst worden gevolgd. Dit onderzoek is gereed in januari.
Enkele voorlopige bevindingen bij de rijksdienst die overeenkomen met het algemene
beeld bij andere werkgevers:

– Door verschillen in typen werk en persoonlijke kenmerken en omstandigheden lopen de
behoeften van teams en medewerkers hoe zij hun werk het beste kunnen doen uiteen.
Dit vergt maatwerk.

– 81% van de medewerkers die nu grotendeels thuiswerken verwacht in de toekomst meer
thuis te werken dan voorheen. Minder reistijd, betere balans werk-privé en geconcentreerd
kunnen werken zijn de belangrijkste redenen. Ze verwachten gemiddeld bijna 19 uur
per week thuis te werken. 12% wil liever niet thuiswerken.

– De productiviteit is op peil gebleven. 53% vindt zichzelf thuis productiever dan op
kantoor. 69% vindt dat thuiswerken de concentratie bevordert.

– Een aandachtspunt vormen de sociale cohesie van teams en de binding van mensen met
werk en hun collega’s. Deze staan momenteel sterk onder druk als gevolg van het massaal
thuiswerken. Ervaringen uit het buitenland leren dat dit blijvend aandachtspunt is
als mensen meer op afstand van elkaar werken. Met name nieuwkomers in organisaties
vragen aandacht.

– De ICT-voorzieningen en de digitale werkomgeving worden over het algemeen goed gewaardeerd.
85% geeft aan te verwachten in de toekomst meer digitaal te blijven vergaderen. Het
verbeteren van digitale vaardigheden vormt een aandachtspunt.

Deze inzichten gebruik ik om zowel de ambitie als de te nemen maatregelen te toetsen
en te verrijken. Met hetzelfde doel wordt de dialoog gevoerd met grote publieke en
private werkgevers, waarbij ervaringen worden uitgewisseld en bezien wordt of en op
welke vlakken samenwerking mogelijk is. Spreiding van werktijden over de week is bijvoorbeeld
een vraagstuk waarmee alle werkgevers worstelen.

4. Vervolg

Momenteel inventariseer ik welke mogelijke onderwerpen moeten worden uitgewerkt voor
de transitie naar hybride werken. Het betreft onder meer:

– Personele aspecten, met onderwerpen als leiding geven op afstand, binding van (nieuwe)
medewerkers en de zorg voor gezondheid en vitaliteit.

– De digitale werkomgeving, met onderwerpen als digitaal samenwerken op afstand, de
benodigde digitale vaardigheden, maar ook informatieveiligheid en privacy.

– De fysieke werkomgeving, met onderwerpen als de gewenste functies en gebruik van kantoren,
de benodigde hoeveelheid aan kantoorruimte, de inrichting van de thuiswerkwerkplek
en thuiswerkvoorzieningen.

– Vervolgens laat ik de komende maanden enkele scenario’s ontwikkelen, waarbij kosten,
baten en maatschappelijke effecten in beeld worden gebracht. Na weging van deze scenario’s
door het kabinet zal ik u hierover inhoudelijk nader informeren.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
R.W. Knops