Brief regering : Doorontwikkeling en invoering PGB2.0

Nr. 330 BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 17 juli 2020

In het Nota-overleg van 15 juni 2020 (Kamerstuk 34 104, nr. 298) heb ik toegezegd u voor de zomer nader te informeren over de planning van de doorontwikkeling
en de invoering van het PGB2.0 systeem. In deze brief geef ik invulling aan deze toezegging.
In het verlengde daarvan informeer ik u over de wijze waarop de invoering van PGB2.0
plaatsvindt en wat dit vraagt van de betrokken ketenpartijen.

Stand van zaken doorontwikkeling PGB2.0

Zoals ik u in het najaar van 2019 heb geïnformeerd, bleek na de overdracht van het
PGB2.0 systeem dat er in de basis sprake is van een goed werkend systeem, maar dat
het voldoen aan de zwaardere eisen van de overheid een grotere mate van technische
aanpassing en doorontwikkeling vereist dan was verwacht. Daarbij bleken er additionele
technische aanpassingen noodzakelijk om een stabiele werking van het systeem bij grotere
aantallen gebruikers te garanderen en zorg te dragen voor een soepel verlopend invoeringstraject.
Doordat het systeem eerst technisch op orde wordt gebracht, worden noodzakelijke functionaliteiten
voor de verstrekkers en de SVB later opgeleverd. Een deel van deze technische aanpassingen
is inmiddels gerealiseerd.

In de afgelopen periode heeft VWS samen met de ketenpartijen en de ontwikkelpartners
alle nog te ontwikkelen functionaliteiten en de benodigde technische aanpassingen
gedetailleerd in kaart gebracht. De functionele eisen en wensen van alle ketenpartners
zijn opnieuw tegen het licht gehouden, om zo tot vereenvoudiging en standaardisatie
te komen en daarmee de ontwikkelinspanning te beperken. Hiermee is een stevige inhoudelijke
basis gelegd voor de verdere doorontwikkeling van het PGB2.0 systeem.

Het programma van (functionele) eisen voor PGB2.0 is in 2017 vastgesteld en vormt
nog steeds het uitgangspunt voor de doorontwikkeling van het systeem. De Programmaraad
PGB2.0 hanteert in het verlengde daarvan een strikte en formele procedure voor het
afhandelen van eventuele verzoeken tot aanpassing om zo te voorkomen dat de lijst
met eisen onnodig in omvang toeneemt.

Op basis van de (vereenvoudigde en gestandaardiseerde) functionele wensen in het programma
van eisen is een (nieuwe) roadmap opgesteld waarin op kwartaalbasis is aangegeven
welke functionaliteiten wanneer beschikbaar komen. Nu helder is welke technische aanpassingen
en functionaliteiten gerealiseerd moeten worden, en helder is wanneer deze beschikbaar
zijn, kan ik opnieuw samen met de betrokken partijen vaststellen wanneer grotere aantallen
budgethouders gebruik kunnen maken van PGB2.0. Voordat ik u informeer over de momenten
waarop partijen op PGB2.0 aansluiten, wil ik u enige achtergrondinformatie geven over
de samenhang tussen het beschikbaar komen van functionaliteiten en de invoeringsstrategie
van PGB2.0.

Samenhang tussen doorontwikkeling en invoering

Een pgb kan aan budgethouders worden toegekend op basis van de Jeugdwet, de Wet maatschappelijk
ondersteuning 2015 (Wmo 2015), de Wet langdurige zorg (Wlz) en de Zorgverzekeringswet
(Zvw). Hierdoor is er bij de uitvoering van het pgb-proces sprake van een samengestelde
keten waarin verschillende ketenpartners hun eigen verantwoordelijkheden hebben: gemeenten
zijn verstrekkers op basis van de Wmo en de Jeugdwet, zorgkantoren zijn verstrekkers
op basis van de Wlz, zorgverzekeraars zijn verstrekkers voor de Zvw en tenslotte betaalt
de SVB de door de budgethouders gedeclareerde bedragen direct uit aan de betreffende
zorgverleners.

Verstrekkers en de SVB hebben specifieke functionaliteiten nodig voor de uitvoering
van hun deel van het pgb-proces. Als die functionaliteiten nog niet beschikbaar zijn
ondervangen zij dat met tijdelijke «work arounds». De (continue) dienstverlening aan
budgethouders staat immers voorop. Deze werkwijze is echter beperkt schaalbaar en
daardoor beperkend voor het aantal budgethouders dat van het PGB2.0 systeem gebruik
kan maken. In het licht hiervan is bij het opstellen van de huidige roadmap prioriteit
gegeven aan de ontwikkeling van functionaliteiten die nodig zijn om deze «work arounds»
op te lossen om zo grotere aantallen budgethouders en zorgverleners aan te kunnen
sluiten op het PGB2.0-systeem. Voorbeelden zijn het omgaan met «terugwerkende kracht»
bij wijzigingen in zorgovereenkomsten, declaraties en facturen (wat nu nog onvoldoende
wordt ondersteund in het PGB2.0-systeem) en het mogelijk maken van autorisatie en
authenticatie conform de Wet Digitale Overheid. Dit geldt ook voor de ondersteuning
van de gemeentelijke samenwerkingsverbanden en de ondersteuning van de bedrijfsvoering
van de zorgkantoren.

Binnen de huidige roadmap is een aantal mijlpalen benoemd. Dit zijn momenten waarop
de functionaliteiten beschikbaar zijn die minimaal noodzakelijk zijn om specifieke
groepen verstrekkers aan te sluiten op PGB2.0. Daarmee vormen de mijlpalen de basis
voor de planning van de aansluiting van verstrekkers.

Aansluitstrategie en aanpak invoering

Bij de invoering van PGB2.0 hanteer ik, vanaf het begin, het adagium «zorgvuldigheid
boven snelheid». Dat uitgangspunt krijgt vorm langs twee lijnen:

• De aansluiting van verstrekkers en hun budgethouders en zorgverleners vindt stapsgewijs
plaats. Iedere stap, bestaande uit de aansluiting van een of meer verstrekkers, wordt
met alle betrokken partijen geëvalueerd. De uitkomsten van deze evaluatie leiden zo
nodig tot bijstelling van de invoeringsaanpak.

• Voorafgaand aan de aansluiting van grote aantallen verstrekkers sluiten voorlopers
aan. De aansluiting van voorlopers maakt het mogelijk ervaring op te doen met het
aansluitproces en de daarvoor ontwikkelde voorzieningen. Bij eventuele knelpunten
is het effect daarvan beperkt (omdat het aantal betrokken budgethouders en zorgverleners
beperkt is).

De ervaringen met de eerste aansluitingen van voorlopers zijn zeer waardevol gebleken
voor de ontwikkeling van het PGB2.0 systeem en de aanscherping van de invoeringsaanpak.
Deze aanpak waarbij we continu leren en verbeteren met alle betrokken partijen in
de keten, zorgt er voor dat opschaling van het aantal aan te sluiten verstrekkers
op een verantwoorde wijze plaats kan vinden.

De aansluiting van verstrekkers op PGB2.0 vindt zoals gezegd stapsgewijs plaats. Bij
het realiseren van elke mijlpaal aan functionaliteiten kan een nieuwe groep verstrekkers
worden aangesloten. Tussendoor is het steeds mogelijk en zelfs wenselijk om voorlopers
aan te sluiten, daarbij rekening houdend met de belangen van de betrokken partijen
om zodoende de aansluitingen te doen slagen.

Het aansluiten vergt nauwkeurige afstemming en intensieve samenwerking tussen alle
betrokken partijen. De voorbereiding van een aansluiting kent een gemiddelde doorlooptijd
van ongeveer zes maanden voor iedere aan te sluiten verstrekker.

Een aansluiting vergt de volgende voorbereidingen:

• De minimaal benodigde functionaliteiten moeten beschikbaar zijn.

• Verstrekkers en de SVB dienen de gegevens van budgethouders en zorgverleners te controleren
en te actualiseren. Het ontbreken van gegevens heeft tot gevolg dat een budgethouder
niet kan worden overgezet naar PGB2.0.

• Processen van verstrekkers dienen te worden aangepast en medewerkers van verstrekkers
moeten worden opgeleid om met het nieuwe systeem en proces te werken. Dit is van belang
zodat medewerkers in staat zijn om vragen van budgethouders en zorgverleners over
de werking van het portaal te kunnen beantwoorden.

• De communicatie richting budgethouders en zorgverleners moet zorgvuldig, tijdig en
met de juiste boodschap worden uitgevoerd.

• Het overzetten van de gegevens uit verschillende bronnen naar het PGB2.0 systeem moet
zorgvuldig gebeuren. Dit vergt een nauwgezette aanpak waarbij voortdurend controles
worden uitgevoerd om te borgen dat de gegevens op de juiste manier in PGB2.0 worden
opgenomen.

Het werken in een keten vergt dat de voorbereidende activiteiten van alle ketenpartners
ten aanzien van inhoud, proces en moment van uitvoering volledig op elkaar zijn afgestemd.
Dit betekent dat niet alleen de verstrekkers die aansluiten maar ook de SVB zich op
elke aansluiting moet voorbereiden. Om de afstemming van de voorbereiding te faciliteren
leggen verstrekkers samen met de SVB de voorbereidende activiteiten met bijbehorend
tijdspad vast in een gezamenlijk invoeringsplan.

Er zijn met uitzondering van de gemeente Westland nog geen gemeenten op het PGB2.0
systeem aangesloten. De reden daarvoor is dat een aantal voor gemeenten cruciale functionaliteiten
nog niet gerealiseerd zijn. Daarnaast moet de aansluiting op het Gemeentelijk Gegevens
Knooppunt nog worden gerealiseerd. Dientengevolge zijn er nog geen andere gemeenten
aangesloten en hebben gemeenten nog geen ervaring kunnen opdoen met het aansluitproces.
Om hieraan tegemoet te komen richt ik in nauwe samenwerking met de VNG een zogenoemde
leer- en voorbereidingsomgeving in. Deze stelt gemeenten in staat om het volledige
aansluittraject op proef te doorlopen. Op deze manier kan de invoeringsaanpak voor
gemeenten worden beproefd en wordt inzichtelijk wat de impact van gemeentelijke aansluitingen
op de invoeringsaanpak is.

Het is, waar het om de invoering gaat, van belang vast te stellen dat partijen, en
met name gemeenten, naast de aansluiting op PGB2.0 aandacht moeten geven aan een groot
aantal andere onderwerpen waarbij eveneens ICT-gerelateerde capaciteit voor moet worden
ingezet, zoals bijvoorbeeld de abonnementstarieven Wmo. Het gevolg daarvan is dat
de planning voor de aansluiting van gemeenten zeer zorgvuldig tot stand moet komen.

Planning invoering PGB2.0

De planning van de invoering van het PGB2.0 systeem is gebaseerd op het realiseren
van de mijlpalen zoals benoemd in de roadmap. Het moment van aansluiten van verstrekkers
is daarmee afgestemd op het beschikbaar komen van de benodigde functionaliteit voor
de betreffende verstrekkers.

De planning ziet er als volgt uit:

Toelichting:

De tabel hierboven toont het startmoment van de aansluiting van de verschillende groepen
verstrekkers. Vanaf september 2020 sluiten als eerste 400 budgethouders van drie reeds
aangesloten zorgkantoren aan. Deze budgethouders maakten om diverse redenen nog gebruik
van PGB1.0 en stappen nu alsnog over op PGB2.0.

Dit najaar sluit ook nog een zorgkantoor van Zilveren Kruis als voorloper aan. Met
het aansluiten van deze voorloper toetsen we of de technische aanpassingen die in
de afgelopen maanden zijn doorgevoerd om de invoeringslast te verlichten inderdaad
het beoogde effect hebben gehad. Daarmee is dit een belangrijke stap in het aansluitproces.
Ook hierbij wordt voorafgaand aan de aansluiting zorgvuldig nagegaan of aan alle gestelde
vereisten voor aansluiting is voldaan.

Daarnaast wordt de komende periode benut voor het inrichten en in gebruik nemen van
de eerdergenoemde leer- en voorbereidingsomgeving met gemeenten en het uitvoeren van
de jaarafsluiting 2020. Daarnaast vindt de (jaarlijkse) verwerking plaats van de budgethouders
die door verhuizing met een ander zorgkantoor te maken krijgen, waardoor zij gebruik
gaan maken van PGB2.0 dan wel terug keren naar PGB1.0 (deze verwerking vindt ook bij
de jaarovergang 2021–2022 plaats, omwille van de overzichtelijkheid hebben we deze
niet in de tabel opgenomen).

De nog niet aangesloten zorgkantoren van CZ starten in Q1 2021 met aansluiten. Hierna
starten de resterende zorgkantoren met aansluiten vanaf Q2 2021. Naast de in dit jaar
in te richten leer- en voorbereidingsomgeving met gemeenten, starten gemeenten met
aansluiten door het voorbereiden van grootschalige aansluiting in het derde kwartaal
van 2021.

Na afloop van iedere stap vindt een evaluatie plaats, zo nodig wordt de aanpak op
basis hiervan bijgesteld en verbeterd.

Voor de aansluiting van zorgverzekeraars (die de Zvw uitvoeren) wordt in 2021 een
uitgebreide impactanalyse uitgevoerd, om te bezien op welke wijze deze aansluiting
het best kan worden vormgegeven. De achtergrond daarbij is dat uitvoerders van de
Zvw alleen per 1 januari van een jaar kunnen aansluiten op PGB2.0 waarbij alle betrokken
budgethouders in één keer worden aangesloten (in tegenstelling tot zorgkantoren en
gemeenten die op een zelf gekozen moment in het jaar kunnen aansluiten).

Tot slot

Op dit moment maken ongeveer 6.000 budgethouders en 10.000 zorgverleners gebruik van
PGB2.0. En zij zijn tevreden: zij waarderen het nieuwe portaal met een gemiddeld cijfer
van 7.8. Zoals u in deze brief kunt lezen is de doorontwikkeling en invoering van
PGB2.0 een waardevol maar intensief traject, wat energie en inzet van alle betrokken
partijen (zorgkantoren, gemeenten, SVB, zorgverzekeraars, Per Saldo, BVKZ en ICTU)
vraagt. Dankzij de ketenbrede samenwerking en de zorgvuldigheid waarmee we de doorontwikkeling
en invoering oppakken, bouwen we stapsgewijs aan PGB2.0 en zorgen we tegelijkertijd
voor continuïteit in de dienstverlening aan budgethouders en zorgverleners. Ik ben
alle betrokken partijen zeer erkentelijk voor hun bijdrage aan deze samenwerking.

In de voortgangsrapportage van dit najaar informeer ik u nader over de stand van zaken.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, H.M. de Jonge